Пути интенсификации и рационализации труда специалиста

    Стимулирование обучением - развитие менеджера через повышение его квалификации. Обучение охватывает мероприятия по обучению внутри и вне организации и самоподготовке. Плановое обучение менеджера позволяет использовать собственные производственные ресурсы работающих без поиска новых высококвалифицированных кадров на внешнем рынке труда. 
    Регулярность и плановость в проведении учебы и групповых тренингов работает как мотивирующий фактор, так как соотносится с потребностями в профессиональном и личностном росте, а также вселяет чувство стабильности и безопасности. 
    Продвижение по службе – это один из наиболее действенных стимулов, так как, во-первых, при этом повышается материальное вознаграждение; во-вторых, расширяется круг полномочий и соответственно менеджер становится причастен к принятию важных решений; в-третьих, повышается степень ответственности, что заставляет человека работать эффективнее и не допускать промахи и ошибки; в-четвертых, повышает доступ к информации. Словом, повышение в должности позволяет менеджеру самоутвердиться, почувствовать себя значимым, что конечно же делает его заинтересованным в своей работе. 
     Необходимо помнить, что отношения внутри коллектива – важный показатель эффективности трудового процесса и, кроме того, они косвенно (а иногда и прямо) влияют на удовлетворенность клиентов. В трудовом коллективе, где отношения построены на сотрудничестве, менеджеры более трудоспособны, креативны и устойчивы к нагрузкам. 
 
 
 
 

Глава 2. Анализ процесса управления и деятельности руководителя 
 
2.1 Анализ затрат рабочего времени менеджера на предприятии 
 
    Важную роль в работе менеджера играет планирование рабочего времени. 
Рабочее время - часть календарного времени, затрачиваемого на производство продукции или выполнение определенного объема работ и услуг; продолжительность времени, в течение которого работник выполнял или должен выполнять работу или иные трудовые обязанности. 
    Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение поставленных целей. В нем устанавливается, какие задачи и дела должны быть выполнены в течение соответствующего рабочего дня, причем к предусмотренным ранее, запланированным прибавляются непредусмотренные.    

    Рассмотрим два метода планирования рабочего дня: 
    Метод «Альпы»: 
   Этот метод относительно прост, и после некоторых упражнений потребуется в среднем не более 10 минут для составления ежедневного плана. Его относительно легко запомнить, поскольку он основывается на мемотехнике: начальные буквы символизируют предметные понятия. 
   Метод включает 5 стадий: 
   1. Составление заданий (записать под соответствующими рубриками формуляра «План дня» все то, что нужно сделать на следующий день: задачи из списка дел или из недельного плана; невыполненное накануне; добавившиеся дела; сроки, которые надо соблюсти; периодически возникающие задачи. При этом нужно употреблять сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре «План дня». Немного тренировки и можно научиться составлять список заданий так, чтобы в первом приближении распределять их по приоритетности; подразделять их на затяжные и краткие, непродолжительные; перепроверять задания, связанные с личным контактом на предмет возможности выполнения их более рациональным путем). 
   Составление заданий. Для этого запишите под соответствующими рубриками формуляра «План дня» все то, что Вы хотите или должны сделать на следующий день: 
- задачи из списка дел или из недельного (месячного) плана; 
- невыполненное накануне; 
- добавившиеся дела; 
- сроки, которые надо соблюсти; 
- периодически возникающие задачи.

  Употребляйте при этом сокращения, соответствующие виду деятельности или рубрикам в формуляре «План дня», например: 
  В — визиты, совещания; 
  Д — делегирование дел; 
  К — контроль; 
  П — в процессе, в деле; 
  ПК — поездки, командировки; 
  ПР — письменная работа, деловые письма, диктовка; 
  С — секретарь; 
  Т — телефонные разговоры; 
  Ч — процесс чтения (отчетов, циркуляров, газет и т. п.). 
   2. Оценка длительности акций (напротив каждого задания нужно проставить приблизительное время для его выполнения, а также просуммировать и определить ориентировочно общее время. 
   3. Резервирование времени (при составлении плана нужно придерживаться основного правила планирования времени, согласно которому планом должно быть охвачено не более 60% рабочего времени и примерно 40% должно быть оставлено в качестве резервного времени для неожиданных дел). 
  4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению (цель: сократить время, отведенное на выполнение заданий дня, до 5-6 часов .Для этого нужно установить однозначные приоритеты для своих дел и уточнить в соответствии с ними задачи дня; перепроверить посчитанную потребность во времени и сократить время на все дела до совершенно необходимого, стараясь при этом оставаться на почве реальности; рассмотреть каждую акцию с точки зрения возможности ее перепоручения и рационализации). 
    5. Контроль или учёт несделанного (не все задачи удается выполнить и не все телефонные переговоры могут состояться, поэтому их приходится переносить на следующий день. Но если что-то переносится многократно, то оно становится обузой, и тогда существуют две возможности: решительно за него взяться и решить до конца или отказаться от него, т.к. проблемы иногда решаются сами собой). 
     Ежевечерние затраты сначала 20, затем 10, а потом лишь 5 минут по методу «Альпы» приносят многократный выигрыш во времени. 
    2. Метод с помощью дневника времени: 
     Метод планирования рабочего времени при помощи дневника времени, многие планируют свое время – только не так осознанно, методично и системно, как следовало бы. Дневник времени представляет собой личную рабочую картотеку, в которой сшиты отдельные листы и которая благодаря рациональному подразделению должна быть удобна своей наглядностью (обозрительностью). Это рабочий накопитель всех планов дня, формуляров, листков, используемых в повседневной практике. 
    Дневник времени – важнейшее вспомогательное средство планирования времени. Он способствует успешному планированию личных целей, лучшему использованию драгоценного времени. С помощью него можно получить полное представление не только обо всех ближних и дальних сроках, но и обо всех планах, диспозициях, более-менее крупных проектах. А значит получить возможность гибко реагировать на всякое изменение ситуации и в любое время актуализировать свои планы. 
    Структура дневника времени. 
    1. Календарная часть: 
  1.1. Сюда можно «зашить» различные формуляры для месячных, декадных и дневных планов с промежуточными регистрами. 
  1.2. Особое значение придается плану на день. Основной принцип: один лист на день. 
  1.3. Листки для заметок по соответствующим месяцам и декадам, которые облегчат перенос сроков и целеустановок на отдельные недели и дни. 
  1.4. Отдельные дневные листки можно после сброшюровать в соответствующем порядке, и по прошествии времени получить архив времени и успехов жизни – надежное вспомогательное средство для осознанного планирования будущих успехов. 
    Новые «входящие» дневные листки должны быть снабжены всеми сроками и заданиями из декадных и месячных листков. С соответствующих листков переносятся такие даты, как дни рождения, юбилеи, уход в отпуск и т.д. 
    2. Раздел служебных и частных дат: 
на соответствующих листках и формулярах можно записывать и постоянно иметь при себе важнейшую информацию такую, как сроки проведения ярмарок, список дней рождения, тарифы зарплаты, почтовые тарифы и т.п. 
    3. Раздел адресов и телефонов: 
запись наиболее часто употребляемых и особо важных телефонных номеров адресов. 
   1. Общая часть: 
   Различные отделения, как в бумажнике позволяют разместить здесь почтовые марки, фотографии, кредитные и чековые карточки, служебный пропуск, денежные купюры и т.п. Планирование рабочего дня означает подготовку к реализации целей, поэтому принципиально важно составлять план дня в письменном виде, ведь планы, которые держатся в голове, легко отвергаются.      

     Также письменные планы дня обеспечивают разгрузку памяти. Письменно фиксируемый план имеет психологический эффект само мотивации к работе.    

    Деловая активность становится более целенаправленной и ориентированной на строгое следование программе дня. 
   2. Естественный дневной ритм (график работоспособности) 
   Работоспособность людей различна в различные периоды времени.    Некоторые люди продуктивнее работают утром, некоторые днём, или же вечером. Но при этом нельзя сказать, что одни из них работают лучше, а другие хуже. Просто пик работоспособности у этих людей приходится на разные периоды дня. Абсолютные значения пика и спада продуктивности индивидуально различаются, но что одинаково для всех людей – так это относительные, ритмичные колебания. 
    Среднестатистические колебания работоспособности в течение суток можно описать с помощью следующей кривой: 
 
  Работоспособность 
  Время суток 
 
    Ось «100%» на графике задает среднее значение дневной физиологической работоспособности, причем зоны сверху и снизу от оси примерно одинаковы по площади. 
    Самое главное, не нужно пытаться работать против своего естественного дневного ритма, а следует использовать эти закономерности в своем распорядке дня. 
    Наряду с регулярными колебаниями дневной работоспособности наблюдаются другие биологические закономерности в течение более длительных периодов времени – биоритмов. 
    Сбор первичных данных проводился в течение двух рабочих недель. 
Рассматривается деятельность менеджера отдела, который находится в середине вертикальной цепи подчинения. Это означает, что данный сотрудник подчинен вышестоящему руководителю и сам имеет в своем подчинении сотрудников собственного отдела.  
     Карты само фотографии рабочего времени за первую и вторую недели наблюдений для 10-ти часового рабочего дня менеджера. Причем, для заполнения карт само фотографии рабочего времени использовались элементов затрат рабочего времени. 
     Обработка карт само фотографии рабочего времени показывает, что за весь период наблюдения данный специалист выполнял работы в следующем объеме: 
 
 
Изучение рабочих документов, литературы: 1200 минут;

Подготовка  нормативных документов, справок: 300 минут;

Участие в совещаниях по теме: 300 минут;

Консультации  по работе: 720 минут;

Подготовка  материалов, отчетов: 420 минут;

Встреча с коллегами из других подразделений: 840 минут;

Разговоры по телефону: 720 минут;

Повышение квалификации: 180 минут;

Служебные командировки (поездки в пределах города): 360 минут;

Выполнение  общественной работы:180 минут;

Регламентированные  перерывы: 600 минут;

Взаимодействие  с подчиненными, клиентами и заказчиками: 60 минут;

Нерегламентированные  перерывы: 120 минут. 

2.2 Направления рационализации  труда руководителей 
 
     Рационализация управленческого труда предполагает создание таких условий, при которых конечная цель управления достигается с наименьшими затратами труда. Она направлена на использование в процессе труда последних достижений науки и техники менеджмента, а также передового управленческого опыта. 
     Каждый из рассмотренных принципов имеет самостоятельное значение. Вместе с тем они дополняют друг друга, раскрывая различные способы общего подхода к организации управленческого труда. 
     Рациональная организация труда аппарата управления базируется на общих принципах, осуществление которых строится по следующим основным направлениям : 
- уровень оплаты и стимулирования труда; 
- техническое обеспечение и компьютеризация труда; 
- благоприятный режим и условия труда; 
- нормирование труда.  
     Сущность нормирования труда установление объективной величины затрат рабочего времени в конкретных условиях. Комплексное обоснование норм труда с учетом взаимосвязи технических, психофизиологических и социальных факторов следует рассматривать, как поиск оптимального значения нормы и определяющих ее характеристик для технологического и трудового процессов. 
      Люди в практической деятельности по созданию потребительных стоимостей всегда имеют дело с конкретным полезным трудом. Поэтому предметом нормирования труда является процесс конкретного полезного труда, т.е. сознательная, целенаправленная деятельность человека по созданию потребительных стоимостей, необходимых ему для жизни. 
      Для различных видов и характера полезного труда эти затраты находят свое выражение в нормах труда. 
      Основными функциями нормирования труда являются распределение по труду, научная организация труда и производства, планирование производства, оценка трудовой деятельности отдельных работников и коллективов, которая служит основанием для морального и материального поощрения и распространения передового опыта. 
      Планирование производства должно совершенствоваться, но для этого необходимо точно знать величину всех элементов процесса производства и иметь надежный инструмент для их измерения. Таким инструментом может быть только норма труда, объективно определяющая необходимые затраты на производство продукции (или работы) для конкретных условий. Следовательно, рациональное ведение производства невозможно без норм труда. 
      Содержание нормирования труда определяется его предметом – процессом труда. Оно должно отражать все стороны процесса труда, рабочую силу, средства труда и предметы труда в их взаимной связи и зависимости.   

  Поэтому нормирование труда включает: 
  - изучение и анализ условий труда и производственных возможностей на каждом рабочем месте; 
  - изучение и анализ производственного опыта для устранения недостатков, выявления резервов и отражения передового опыта в нормах труда; 
  - проектирование рационального состава, способа и последовательности выполнения элементов процесса труда с учетом технических, организационных, экономических, физиологических и социальных факторов; 
  - установление и внедрение норм труда; систематический анализ выполнения норм труда и пересмотр устаревших норм.  
   Основные задачи нормирования труда состоят в том, чтобы обосновать необходимую и достаточную величину затрат рабочего времени на единицу продукции в конкретных условиях; проектировать рациональные методы труда; систематически анализировать выполнение норм труда для вскрытия резервов производства; постоянно анализировать выполнение норм труда для вскрытия резервов производства; постоянно изучать, обобщать и распространять производственный опыт, пересматривать нормы затрат труда по мере изменения условий труда. Решение этих задач позволит облегчить труд работников, повысить производительность труда и увеличить объем производства. 
    Основными функциями нормирования труда становятся: разделение по труду, научная организация и планирование труда и производства. 
Учитывая социальное значение нормирования труда, экономисты, организаторы производства в нашей стране при установлении норм труда ссылаются на общественно нормальные условия производства, обеспечивающих среднюю интенсивность труда и сохранение основной производительной силы нашего общества – людей труда. Считается, что устанавливаемы нормы труда должны выполняться каждым квалифицированным работником без всякого вреда его здоровью. Поэтому в основу нормирования труда должны быть положены следующие принципы: научная обоснованность норм труда; равная напряженность норм труда на одинаковые работы в идентичных условиях; сохранение основной производительной силы общества – трудящихся; участие трудящихся в установлении норм труда. 
     Научная обоснованность норм обеспечивается тем, что нормы труда устанавливаются с учетом требований объективных законов природы и общества и учитываю природный, технический, организационный, экономический, физиологический и социальные факторы. Они должны изменяться по мере развития и изменения условий производства, соответствовать достигнутому уровню техники, организации труда и производства. 
     Норма труда выступает не только как величина необходимых затрат рабочего времени, но и как выражение трудовых обязанностей каждого участника производства. 
     Оплата и стимулирование труда. Осуществляемый в настоящее время переход от административно-командных методов управления к регулируемой рыночной экономике, построенной на многообразии форм собственности, предполагает необходимость переосмысления сущности и содержания оплаты труда.