Проектування системи менеджменту на підпріємствіВ

Комунікації на ТзОВ В«НікольВ»

Таблиця 6

Віді комунікацій Характеристика конкретних відів Приклади Використання інформації при різніх видах комунікації  Приклади застосування документів при  здійсненні різніх відів комунікацій

Між організацією и зовнішнім  СЕРЕДОВИЩА Обмін інформації Із Споживача, постачальником, адміністрацією регіону, Податкова інспекцією та ін. Наприклад  реклама, Фінансові звіті, наради, Обговорення, телефонні переговори, службові записки, відеострічкі На підпріємстві активно  впроваджується Обмін інформацією  Із зовнішнім Середовище за допомог  Використання ЕОМ; за допомог реклами  спілкується з існуючімі и  потенційнімі Споживача. З органами влади Обмін здійснюється за допомог  звітів про діяльність організації, Наказів, законів, указів з Споживачем - за допомог реклами.

Міжрівнева:

горизонтальна Обмін інформацією  Між різнімі відділамі та іншімі структурними підрозділамі, в результаті Чого досягається кордінація и узгодження діяльності для Досягнення Загальна цілей організації. В обміні інформацією  беруть участь Різні підрозділі Товариства. Головний інженер передає цехам, підрозділам основного виробництва  результати спостереження за роботами обладнання. Звіт про зниженя трудомісткості по цехах основного виробництва; звіт про виконан роботи; звіт руху деталей.

вертикальна: Для успішного  здійснення даного виду комунікацій  необхідно Дотримуватись Певної правил: а) чіткій и ввічлівій стиль  мови; б) достатності гласність, Що унеможлівлює доміслі, плітікі; в) недопущення дріб'язкової  опікі над підлеглімі; г) не допускаті  передачу інструкцій, вказівок від  віщестоящого керівника безпосередню до последнего адресата.

- згори до низу Завдання - Довести до відома підлегліх  про Зміст и Значення рішень, Що пріймаються на віщіх рівнях, стратегічні напрямки майбутньої  діяльності. Повідомлення керівника  ТзОВ "Ніколь" про Поточні Задачі, зміну пріорітетів, конкретні  Завдання, процедури. Наказ, розпорядження,  вказівкі, резолюції. - знизу вгору Метою цієї комунікації є оповіщення віщого керівніцтва про діяльність підлегліх на ніжчіх рівнях організаційної структури.

> створі група робітніків, які регулярно збіраються для  Обговорення и Вирішення проблем  у віробніцтві або обслуговуванні  споживачів (про все повідомляється  керівніцтву). Звіті, Пропозиції, пояснювальні  записки, проекти.  

4.2 Система робіт з документами

Організація роботи з документами  полягає у створенні умов при  обробці документів, Що надходять, формуваня  інформаційно-пошукових систем з  документами и контролю за їх Використання, зберіганням необхідної інформації для оперативного Використання, а  кож у підготовці документів для  передачі до архіву на зберігання.

Документообіг - Це обіг всієї  сукупності документів починаючі від  надходжень для зовнішньої документації або відправлення для внутрішньої, до моменту завершення управлінської  Операції (передача зовнішньому спожівачеві  або здача в архів). Зміст документа  вікладається зрозумілою, лаконічною мовою, Що віключає Подвійне Тлумачення Його значення, по певній схемі. У заголовку  и дерло фразах розкрівається  суть проблеми; Далі формулюються причини  появи документа, робляться Висновки и Рекомендації. Нарешті, на Закінчення приводяться необхідні обгрунтування  її Рішення [5].

Роботу з документацією  здійснюють в організаціях спеціальні служби. До них належать канцелярія, архів, довідкове бюро, юридичний  відділ, секретаріат ТОЩО.

Із застосуванням комп'ютерів Багато відів вхідніх даніх можут  буті вікорістані Як Вихідні, котрі  використовуються у різніх підрозділах  або для різніх Завдання. Так, дані контролю запасів Корисні для  бухгалтерського ОБЛІКУ, постачання, виробництва и збуту; дані про  оплату праці Корисні для бухобліку, контролю витрат праці, обороту Капіталу, пенсій и виробництва.

Графік документообігу на підпріємстві забезпечує оптимальну кількість  підрозділів и Виконавців, через  які проходитимуть Кожній первинний  документ, візначає мінімальній Термін Його знаходження в підрозділі, а кож спріяє поліпшенню облікової роботи ..

Працівники підпріємства створюють и подаються первінні документи, які належать до сфери  їх діяльності, за графіком документообігу. Для цього кожному віконавцю  надається витяг Із графіка. У  витяг наводитися Перелік документів, Що належать до функціональніх обов'язків  віконавця, Термін їх Подання та підрозділі підпріємства, встанови, до якіх подаються  ці документи.

Відповідальність ЗА ДОДЕРЖАННЯМ  встановлених правил діловодства, стан діловодства в структурних підрозділах, а кож за Зберігання и Використання документів, Що знаходяться в структурних  підрозділах на виконання, до передачі їх на архівне Зберігання, покладається на керівніків структурних підрозділів.

Контроль за Дотримання графіка  документообігу на підпріємстві здійснюється Головним бухгалтером. Вимоги головного  бухгалтера Щодо порядку Подання  до бухгалтерії або на обчислювальних прістрій необхідніх документів та відомостей є обов'язковими для Всіх підрозділів  и служб ТзОВ "Ніколь".

4.3 Характеристика комунікаційного  процесу

Кожному рівню Управління необхідна ІНФОРМАЦІЯ, Яки здобувається и розповсюджується в процесі  комунікацій, переміщується всередіні  організації від верхнього рівня  до Нижній и навпаки. ІНФОРМАЦІЯ в  процесі комунікацій передається  НЕ Тільки для того, щоб можна  Було прійматі обгрунтовані управлінські Рішення, а кож и для того, щоб  ці Рішення могли віконуватіся іншімі людьми.

ІНФОРМАЦІЯ - ції сукупність повідомлень, які відображають конкретній стан Явища, Події, виробничо-господарської  діяльності.

Зміст інформаційної роботи полягає в тому, щоб зібраті  дані и перетворіті їх в інформацію, тобто відібраті Із них Нові и  Корисні, а кож надаті їм форму, при  якій смороду Будуть вікорістані  у найкоротшій годину. Інформацію класіфікують на товарістві за різнімі  ознайо.

За змістом:

- планово-економічна - Містіть  дані про заплановані обсягах  виробництва, реалізації, ціні;

- Фінансова - Відображає  рух грошових коштів на підпріємстві, Залучення інвестіцій, структуру  витрат;

- Облікова - Містіть дані  податкового та управлінського  облікового Щодо діяльності організації;

- БУХГАЛТЕРСЬКИЙ - Охоплює  дані, Що вікорістовуються при  здійсненні бухгалтерського ОБЛІКУ;

- технологічна - Розкриває  Зміст теології здійснення основних  та супроводжувальніх виробничо-господарських  операцій;

- Довідкова - Містіть загальнодоступні  дані, використання якіх полегшує  здійснення Всіх відів діяльності;

- адміністратівна - Відображає  дані про права, обов'язки, Відповідальність, правила та процедури в організації.

За рівнем достовірності:

- достовірна - Об'єктивно  и правдиво характеризує певне  явищем;

- недостовірно - Має сумнівне  походження, суб'єктивне забарвлення  та потребує перевіркі.

Комунікаційній процес - ції процес забезпечення ефективного  обміну інформацією Між керівнікамі  и управлінськімі підрозділамі на підпріємстві.

Модель процесу комунікацій  подана на рис.3, Звідки видно, Що комунікаційній процес Складається з:

В· Формування, або Вибори Ідеї (Зародження Ідеї);

В· кодування и Вибори каналу (перетворення Ідеї на Повідомлення за допомог слів, жестів, інтонації, Вибір способу передачі за допомог  телефонного чі електронного зв'язку, відеострічок ТОЩО).

В· передачі Ідеї;

В· декодування (Переклад сімволів відправніка у думки  отримувача);

В· здійснення Зворотня зв'язку (Відправник и отримувач міняються  комунікаційнімі ролями) [2].

Графічна модель комунікаційного  процесу на приватному підпріємстві В«НікольВ»

 

ЗАТВЕРДЖЕНЕ проекту запуск в дію цеху метало Зварювання

Рис. 3 Графічна модуль комунікаційного  процесу.

 

5. Розробка механізмів  Прийняття управлінськіх рішень  на ТзОВ В«НікольВ»

Управлінські Рішення - ції  творча вольова дія суб'єктка  Управління на Основі знань об'єктивних законів Функціонування системи  Управління та аналізі інформації про  її стан, Яка полягає у віборі мети діяльності колективу при вірішенні  проблем.

етапу Прийняття управлінськіх  Рішення на підпріємстві

1.Етап підготовкі управлінського  Рішення - ції Вивчення проблеми  на Основі одержаної інформації; постановка цілей, Вибір та  обгрунтування крітеріїв результатівності, а кож можливости НАСЛІДКІВ  прийнятя Рішення.

2.Етап Прийняття Рішення  - розглядаються організаційні питання  управлінського Рішення, вібіраються  виконавці и розподіляються ресурси.

3.Етап реалізації Рішення  [7].

Кожній етап реалізується через відповідні ланки на товарістві. Така технологія віроблення управлінськіх  рішень є логічнім продовження менеджменту, оскількі прійняті управлінські Рішення  завершують процедури Формування інструментів впливим керуючої системи на керовану.

Управлінські Рішення  на ТзОВ В«НікольВ»

Таблиця 7

Характеристика управлінськіх  рішень Характеристика елементів Приклади, які відображають характеристики управлінськіх  рішень

Віді

управлінськіх рішень

За терміном дії: стратегічні, тактічні, оператівні За масшта-бами впливим: Загальні и частко-ві. Оператівні Рішення  пріймаються керівнікамі низового рівня на Період до одного року. Тактічні Рішення пріймаються керівнікамі  середней рівня на Період від одного до п'ять РОКІВ. Стратегічні Рішення  пріймаються керівнікамі віщого рівня и полягає у візначені  перспектівніх напрямків розвітку товариства.

r> Умови Прийняття рішень  Право Прийняття рішень. Повноваження. Обов'язковість Ухвалення та виконан  управлінськіх рішень - найголовнішій  оціночній крітерій керівніх  здібностей. Прийняття рішень - ції  процес, завдякі якому обірається  лінія поведінкі Як Вирішення  певної проблеми. Ухвалення управлінського  Рішення - ції Вибір однієї  з кількох можливіть альтернатив.  Це модель, у якій фігурує певне  число варіантів та можлівість  зверни кращий з них .. Фактори,  які вплівають на процес Прийняття  управлінськіх рішень Фактор  ризиків, в умів візначеності, в умів ризиків; Особисті ЯКОСТІ  менеджера; поведінка менеджера;  Інформаційні обмеження. При прійнятті  управлінськіх рішень Враховується  фактор ризиків - рівня візначеності, з яким прогнозується результат.  Рішення пріймаються у різніх  обставинних по відношенню до  ризиків. Ці Умови традіційно  класіфікуються Як Умови візначеності, ризиків та невізначеності сітуації, Весь спектр з Наступний поділу  інформації; Повна ІНФОРМАЦІЯ; неповна  ІНФОРМАЦІЯ чі така, Що Швидко  змінюється; Повна невізначеність. Підході до оптімізації управлінськіх  рішень Моделювання прогнозування  Всі управлінські Рішення мают  на меті Сприяти Досягнення  організаційніх цілей и знайте  найкращий вихід з конкретної  сітуації. Виконання управлінськіх  рішень потребує застосування  дієвіх організаційніх, мотіваційніх  та контрольних механізмів, а  кож забезпечення колектівної  націленості на Досягнення наміченіх  результатів.  

6.Формування механізмів  Управління групами працівніків  на товарістві В«НікольВ»

Група - Ції Дві особини  або Більше, які взаємодіють Між  собою так, Що Кожна особа впліває  на інших и одночасно перебуває  Під впливим інших ОСІБ. Група  - ції певна кількість працівніків, Яки дотрімується Певної норм и прагнем задовольняти Свої спожи Досягнення групової мети.

У Поданєв визначеня слід звернути УВАГА на характерні ознайо будь-яких груп:

1. Наявність Спільної  мети;

2. Взаємний Вплив членів  групи один на одного та  на поведінку групи в цілому;

3. Наявність Певної норм  поведінкі.

Традіційно віділяють  два класи груп:

1. Формальні групи - ції  Такі групи, Що створюються  за наказом керівніцтва для  виконан конкретних виробничих  або правлінськіх функцій. В  основу Формування таких груп  покладено Розподіл праці по  вертікалі (рівні менеджменту)  та по горізонталі (підрозділі, відділі, служби). Прикладом формальної  групи є виробнича бригада,  будь-який відділ апарату Управління, обслуговуючі та Допоміжні служби  ТзОВ "Ніколь".

2. Неформальні групи - ції Такі групи, Створення та  Функціонування якіх НЕ передбачалося.  Смороду вінікають спонтанно  [8].

За допомог табліці 8 розглянемо групи працівніків, які існують  на ТзОВ "Ніколь".

 

Таблиця 8

Особливості груп працівніків

Характеристика груп працівніків  Віді формально груп Віді неформальних груп командно Виробнича Автохоббі  Футбол Склад Адміністраторі КВ Майстри  Інженері-технікі Інженері-конструктор  Чісельність 3 6 4 8 Характеристика зв'язків  Пряма залежність технологічна схема. ремонту Професійна орієнтація Спонтанні  и безконфліктні Мотиви Виникнення Організація и Управління Виробничі  спожи Група однодумців Улюблене зайняття. Заходь з підвіщення ефектівності

Формування витрат.

Створення коректурного ділового клімату.

Логічній Розподіл заробітків.

Професійна підготовка

Взаємовіручка.

всебічного інформованість

Інтересі до новинок.

Бажання дива лідером в  частіні знання.

Бажання проявіті собі з  спортівної сторони. Корисне проведення вільного часу.  

7. Розробка пропозіцій  з організації та вдосконалення  керівніцтва в організації

Проблеми лідерства являються  ключовими для Досягнення організаційної ефектівності. З однієї сторони, лідерство - ції набор якости, які прітаманні тім, хто успішно спричиняє Вплив  на інших, з іншої, лідерство - ції  процес несилового впливим у навпростець  Досягнення організацією своїх цілей. Неможливо ефективного віконуваті функції планування, організації, мотівації  и контролю, ЯКЩО Немає ефективного  керівніцтва и лідерів, здатно заохочуваті  інших працівніків, позитивно впліваті на них и вести за собою.