Процесс коммуникации в организации

ПЛАН

Введение…………………………………………………………………………. 2 
1. Процесс коммуникаций и эффективность управления…………………….  6  
2. Коммуникации между организацией и ее средой…………………………. 10  
3. Коммуникации между уровнями и подразделениями…………………….. 12  
3.1 Межуровневые коммуникации в организации………………………….... 12  
3.2 Коммуникации по восходящей……………………………………………. 13  
3.3 Коммуникации между различными отделами………………………….… 13  
3.4 Коммуникации руководитель-подчиненный……………………………... 14  
3.5 Коммуникации между руководителем и рабочей группой……………… 15  
4. Коммуникационный процесс……………………………………………….. 16  
4.1 Элементы и этапы процесса коммуникаций…………………………….... 17  
4.1.1 Зарождение идеи…………………………………………………………. 18  
4.1.2 Кодирование и выбор канала……………………………………………. 20  
4.1.3 Передача…………………………………………………………………... 22  
4.1.4 Декодирование…………………………………………………………… 22  
Заключение……………………………………………………………………..  23  
Список использованной литературы………………………………………….. 25

Вопросы к контрольной работе……………………………………………….. 26 
 
 
 
 
 

Введение.

   Менеджмент - это динамичный элемент, поддерживающий жизнеспособность каждого предприятия. Без этого элемента "производственные ресурсы" остаются всего лишь ресурсами и никогда не становятся производством. В условиях конкуренции жизнеспособность любого предприятия и, тем более, его успех особенно зависят от опыта и эффективности менеджмента.

   Возникновение менеджмента как неотъемлемого, особого и передового института  стало центральным событием в  истории общества XX столетия. Менеджмент останется основным и наиболее весомым институтом общества до тех пор, пока будет существовать западная цивилизация. Это связано не только с тем, что менеджмент основан на природе современной индустриальной системы и на потребностях современных коммерческих предприятий, которым эта система должна предоставлять свои производственные и человеческие ресурсы. Главное в том, что менеджмент отражает основные убеждения современного западного общества. Он отражает убеждение в том, что средства, необходимые для жизни человека, можно контролировать с помощью постоянного управления экономическими ресурсами. Это и убеждение в том, что экономические изменения смогут улучшить благосостояние человека и социальную справедливость. Еще 250 лет назад Джонатан Свифт (Janathan Swift) первым, немного утрируя, определил это так: тот, кто заставит вырасти две травинки там, где росла одна, заслуживает большего, чем любой философ-теоретик или создатель метафизических теорий.

   Менеджмент, являясь общественным институтом, особенно заботится о производительности ресурсов. Именно он отвечает за организацию экономического развития, поэтому он отражает основной дух современной эпохи. Менеджмент на самом деле необходим, вот поэтому он, возникнув, развивался так быстро и практически без какого-либо противодействия.

  Менеджер  – это член организации, осуществляющий управленческую деятельность и решающий управленческие задачи. «С полнотой ответственностью можно утверждать, что менеджеры являются ключевыми людьми в организации».¹ Однако не все менеджеры играют в организации одинаковую роль, не все менеджеры занимают одинаковую позицию в организации, задачи решаемые различными менеджерами далеко не одинаковы и, наконец, функции, выполняемые отдельными менеждерами, тоже не идентичны.

  Три основные роли менеджеров:

- роль  по принятию решений,

- информационная  роль,

- выступают  в качестве руководителя.

  Все виды управленческой деятельности можно  сгруппировать в четыре основных функции управления:

1. Планирование, заключающееся в выборе целей  и плана действий по их достижению;

2. Функция организации, посредством которой происходит распределение задач между отдельными подразделениями или работниками и установление взаимодействия между ними;

3. Руководство, состоящее в мотивировании исполнителей к осуществлению запланированных  действий и достижению поставленных целей;

4. Контроль, заключающийся в соотнесении  реально достигнутых результатов  с теми, которые были запланированы.

Методы    управления:   административный,   экономический,   социально-

психологический.

  Коммуникация - это общение людей в процессе их совместной деятельности, это обмен идеями, мыслями, чувствами, обмен информацией. Без коммуникации невозможно существование никакой организованной группы людей. Термин «коммуникация» происходит от латинского «communis», означающего «общее»: передающий информацию пытается установить «общность» с получающим информацию.

  Коммуникация - это средство, с помощью которого в единое целое объединяется организованная деятельность. Ее также можно рассматривать  как средство, с помощью которого социальные и энергетические вклады вводятся в социальные системы. Коммуникация является средством, с помощью которого модифицируется поведение, осуществляются изменения, информация приобретает эффективность, реализуются цели.

  Эффективно  работающие руководители - это те, кто  эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией. 
В самом широком смысле цель коммуникаций на предприятии - осуществление изменений, влияние на деятельность таким образом, чтобы достичь процветания предприятия.

  Однако, коммуникации – это сложный процесс, состоящий из взаимозависимых шагов, каждый из этих шагов очень  нужен для того, чтобы сделать наши мысли понятными другому лицу.

  Цель  работы – ознакомить с природой и сложностями коммуникаций, с  потенциальными западнями на пути к  пониманию сути сообщений, а также  с тем, что можно предпринять, чтобы более эффективно обмениваться информацией как среди менеджеров, так и за пределами их круга.

1. Процесс коммуникаций и эффективность управления.

     Согласно  исследованиям руководитель тратит от 50 до 90% всего времени на коммуникации. Это кажется невероятным, но становится понятным, если учесть, что руководитель занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений, не говоря об управленческих функциях планирования, организации, мотивации и контроля. Именно потому, что обмен информацией встроен во все основные виды управленческой деятельности, коммуникации являются связующим процессом. Для успеха индивидов и организаций необходимы эффективные коммуникации.

     Хотя  общепризнанно, что коммуникации имеют  огромное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73 % американских, 63% английских, и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациям. Согласно еще одному опросу примерно 250000 работников 2000 самых разных компаний, обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем в организациях. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации – одна из главных сфер возникновения проблем. Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становится лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители – это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.

     К основным функциям коммуникаций относятся:

1.    информативная - передача истинных или ложных сведений;

2. интерактивная (побудительная) - организация взаимодействия между людьми ( согласованность действий, распределение функций, влияние на настроение, убеждения, поведение собеседника - через внушение, приказ, просьбу, убеждение и т.д. ).

3. перцептивная - восприятие друг друга партнерами в ходе общения и установление на этой основе взаимопонимания;

4. экспрессивная - возбуждение или изменение характера эмоциональных переживаний.

     Эффективная коммуникация предполагает также наличие  у менеджера коммуникативной  компетентности, т.е. способности устанавливать  и поддерживать необходимые контакты с другими людьми, а именно: достигать взаимопонимания, ясного представления о ситуации и предмете общения. 

     Что может помешать этому?

а) стереотипы - упрощенные мнения относительно отдельных  лиц или ситуации;

б) «предвзятые  представления» - склонность отвергать все, что противоречит собственным взглядам, что ново, необычно;

в)  плохие отношения между людьми;

г) отсутствие внимания и интереса собеседника;

д) пренебрежение фактами, т.е. привычка спешить с выводами (заключениями) при отсутствии достаточного числа фактов;

е) ошибки в построении высказываний: неправильный выбор слов, сложность сообщения, слабая убедительность, нелогичность;

ж)   неверный выбор стратегии и тактики общения;

з)    смешение видов общения.

Десять  заповедей успешной коммуникации.

  

1. Перед коммуникацией четко определите идеи, вкладываемые в послание.
2. Проанализируйте истинную цель каждой коммуникации.
3. Проанализируйте все физическое и человеческое окружение при любой коммуникации.
4. Проконсультируйтесь с другими при планировании коммуникаций.
5. Обратите самое пристальное внимание на интонацию и основное содержание сообщения.
6. Воспользуйтесь возможностями, когда они представляются, включить    в сообщение нечто полезное и ценное для его получателя или адресата.
7. Постоянно держите в поле зрения то, как срабатывает коммуникация.
8. Устанавливайте коммуникацию не только на сегодня, но и на завтра.
9. Добивайтесь, чтобы дела установки не противоречили словам.
10. Учитесь умению слушать другого.    

Виды  общения:

1. «Контакт  масок», когда отсутствует стремление  понять и учитывать особенности  личности собеседника, используются  привычные маски (вежливости, строгости, скромности, безразличия) - набор выражений лица, жестов, стандартных фраз, позволяющих скрыть истинные эмоции, отношение к собеседнику.

2. Примитивное  общение, когда в отношении  собеседника возникает один вопрос: «А что я с этого буду  иметь?», в зависимости от ситуации  может «проникнуться», а может  оттолкнуть. В любом случае, получив  желаемое, теряет дальнейший интерес к собеседнику и не скрывает этого.

3. Формально-ролевое  общение, когда строго регламентированы  содержание, средства общения.

4. Деловое  общение, когда при решении  вопроса интересы дела более  значимы, чем возможные личностные  расхождения.

5. Духовное межличностное общение, когда в ходе беседы может быть затронута любая тема; собеседники хорошо знают друг друга, могут предвидеть реакцию на информацию; это беседа друзей.

6. Манипулятивное  общение направлено на извлечение  выгоды от собеседника, когда используются разные приемы ( лесть, запугивание, шантаж, «пускание пыли в глаза», обман, демонстрация доброты и т.д.).

7. Светское  общение - суть в его беспредметности;  говорят то, что положено в  подобных случаях, чья-либо точка  зрения не имеет здесь значения. 
По существу виды общения 1 и 7, 2 и 6, 3 и 4 совпадают или очень близки.

     Проведем  анализ коммуникационного процесса в организациях.

     Размышляя об обмене информацией в организации, обычно думают о людях, которые говорят  в процессе личного общения или в группах на собраниях, разговаривают по телефону или читают и составляют записки, письма и отчеты. Хотя на эти случаи приходится основная часть коммуникаций в организации, коммуникации представляют собой всепроникающий и сложный процесс. Начнем с выявления того, где вне и внутри организации требуются эффективные коммуникации. 

2. Коммуникации между организацией и ее средой.

     От  факторов внешней среды зависят  коммуникационные потребности организации. Если проанализировать, о чем говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких то вопросах, которые связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию.