Проблема соотношения регламентации и самоорганизации трудовых процессов в управлении организацией труда

Регламентация деятельности – это установление однозначных правил поведения в рамках определенной деятельности. Для персонала это прежде всего модели выполнения работ. Можно выделить три способа целенаправленного управления моделями поведения сотрудников в зависимости от жесткости регламентации: правила, нормы и традиции.

Правила – самый жесткий способ регламентации. Правила – это официально зафиксированные в регламентирующих документах модели поведения (стандарты деятельности), соблюдение которых контролируется, а нарушение наказывается. Правилами могут регулироваться технологические области деятельности, например технология производства, за которой следят менеджеры по качеству (ОТК). Кроме того, правилами могут устанавливаться модели проведения совещаний, форма одежды, поведение сотрудников во время корпоративных мероприятий и в некоторых случаях даже личная жизнь сотрудников.

Нормы – неофициальные и, как правило, не зафиксированные, но четко соблюдаемые модели поведения, следование которым контролируется сотрудниками организации, а их нарушение порицается. Сотрудники организации, которые принимают самое активное участие в сохранении, распространении и контроле за исполнением норм, становятся его лидерами (формальными или неформальными).

Традиции – максимально мягкие требования к поведению сотрудников, при которых существует некоторая модель поведения, которую одобрило руководство, но нет ни контролирующих ее соблюдение лидеров, ни официальных правил. В данном случае модель выступает в качестве эталона, но каждый человек решает сам, следовать этому эталону или нет (по принципу «нравится – не нравится»).[2]

Регламентация должна основываться на научных принципах,  они отражают объективные закономерности и накопленный опыт.  Почему?  А потому,  что сама организация –  это порядок,  упорядочение необходимой последовательности в выполнении работ, четких требований к результатам.

Таким образом,  нужны стандартные предписания к действию как отражение лучшего опыта(Г.  Эммерсон).  Нужна регламентация функций,  прав,  обязанностей каждого звена управления, система стандартных правил.  Это обеспечит единообразие в выполнении той или иной работы различными исполнителями.

Конечно, не следует злоупотреблять регламентацией. Она должна сочетаться с определенной самостоятельностью,  свободой действий при выполнении жестко регламентированных задач, функций,  обязанностей.  Тем более что категория служащих далеко не однородна  (руководители, специалисты, технические исполнители или прочие служащие).

Форма регламентации может быть разной и, прежде всего, по степени жесткости. Различают две крайности:  жесткая регламентация и саморегламентация,  когда работник сам,  пользуясь разработанными рекомендациями,  осуществляет свободный выбор наиболее приемлемого  (с его точки зрения) метода, порядка, последовательности выполнения работ.

Степень жесткости может быть разной применительно к отдельным элементам организации труда.  Большинству процессов управления присуща цикличность,  повторяемость,  и,  следовательно, такие работы можно описать,разработать для них наиболее эффективный метод выполнения(порядок,  последовательность,  способ выполнения).  Это обеспечит поддержание организационной дисциплины в работе аппарата управления.  Кроме того,  в управленческой деятельности значительный удельный вес занимают формально-логические работы,  которые,  в отличие от творческих, поддаются регламентации, так же как и исполнительские  (взять цифры из одной графы, из другой, умножить или сложить их, вписать в другую графу и т.п.).

Регламентация поддается корректировке по мере выявления более эффективного метода и способа выполнения работы.

Для жесткой регламентации объектами служат:

• содержание труда  (перечень выполняемых функций,  работ,  операций,  возложенных на отдел,  группу или отдельных работников в соответствии с целями и задачами предприятия(организации), рациональным разделением труда и использования работников по квалификации);

• содержание,  объем,  периодичность и форма информации,  необходимой для выполнения возложенных функций, основных видов работ и операций. Выявляется и устанавливается избыточная информация, добавляется та, которая необходима для эффективного труда (документирование);

• информационные связи отделов,  групп,  исполнителей  (кооперация труда),  сроки предоставления информации, документов;

• квалификационные требования к работникам в соответствии с квалификационными характеристиками, приведенными в ТКС;

• нормы труда  (нормативы численности,  нормы управляемости,  обслуживания,  нормы времени);

• организация рабочих мест (планировка, оснащение);

• санитарно-гигиенические условия труда.

Чем выше значимость творческого начала в выполнении работ,  тем большее значение приобретают самоорганизация,  саморегламентация,  обеспечивающие свободу выбора и творческий поиск более эффективного метода выполнения работы (обязанностей).

Формально-логические работы часто носят циклический характер.  Регламентация здесь возможна в отношении процедуры их выполнения, а выбор метода выполнения (как сделать) остается за самим работником.

Исполнительские работы  (документационные,  учетные,  счетные работы и операции)  регламентируются в отношении перечня порученных работнику операций,  их последовательности, метода и средств выполнения,  нормы выработки.  Соответственно,  должно быть организовано под этот регламент и рабочее место.

Источник информации для регламентации:

• квалификационный справочник руководителей, специалистов и служащих;

• типовые должностные инструкции;

• типовые положения о структурных подразделениях;

• классификаторы функций, работ, операций;

• типовые проекты организации рабочих мест.

Однако многие имеющиеся здесь нормативные материалы были разработаны под другие концепции управления,  характерные для крупных предприятий,  под другие организационно-технические условия их выполнения (другую оргтехнику) и потому нуждаются в корректировке.

Список документов, регламентирующих:

• содержание труда: положения о подразделениях, должностные инструкции;

• объем и форму представления информации: типовые системы информации;

• организацию рабочих мест: эскизы планировки, перечни оснащения, типовые рабочие места;

• условия труда: установленные нормы и нормативы;

• организацию процессов труда: процедуры выполнения отдельных видов работ. 

Регламентация труда по большинству  (если не по всем) параметрам может быть отражена в таком документе,  как  «Карта организации труда исполнителя  (руководителя,  специалиста,  технического исполнителя)».

Для того чтобы деятельность организации была управляемой, необходимо регламентировать субъекты деятельности, процессы деятельности и ресурсы, необходимые для ее успешного ведения.

Субъекты деятельности – сотрудники, выполняющие работу. Субъекты деятельности могут быть индивидуальными (должностные позиции, рабочие места) и коллективными (подразделения). Для регламентации деятельности субъектов обычно используются организационные документы: должностные инструкции, положения о подразделениях или должностных лицах. В создании именно таких документов наиболее сильны кадровые специалисты. Как правило, кадровики и руководят всем процессом разработки и мониторинга организационных документов.

Процессы деятельности – это части деятельности, в ходе которой субъекты выполняют свою работу, используя ресурсы. Для регламентации деятельности процессов используются нормативные документы (положения о направлении деятельности, рабочие инструкции, методические рекомендации). При разработке и мониторинге нормативных документов HR-специалисты могут иметь ведущую роль как сотрудники, умеющие проводить анализ деятельности и разрабатывать грамотные и понятные тексты. Так как люди – один из ключевых ресурсов, необходимых в деятельности практически любой организации, регламентация деятельности персонала – одна из самых важных задач крупных компаний. Роль HR-специалистов при работе с планово-учетными документами заключается в разработке хороших планов по управлению персоналом, а по возможности и справочников по кадровым аспектам для менеджеров компании, например справочника по уровню зарплат в других организациях.[3]

Существует расхожее мнение о том, что регламентирующие документы нужны только специалистам по регламентации или по управлению персоналом. На самом деле это не совсем так. Грамотная система документационного обеспечения управлением (ДОУ) полезна для всех категорий персонала в организации – топ-менеджеров и менеджеров среднего звена, линейных руководителей и исполнителей. Что же дает регламентация деятельности персонала для каждой категории сотрудников.?

Топ-менеджеры. Для высшего руководства регламентирующие документы – инструмент, который позволяет не отвлекаться на текущие и незначительные проблемы управления. При поставленной системе регламентации топу достаточно один раз установить набор правил – и он может быть уверен в том, что они будут правильно выполняться.

Менеджеры среднего звена. Руководителям среднего звена регламентация деятельности позволяет представлять систему управления организацией комплексно: где заканчивается и начинается очередная зона ответственности, правильно ли поделены функции, кто руководит тем или иным процессом и как оцениваются результаты этой деятельности.

Линейные руководители. Для бригадиров, перед которыми уже поставлены конкретные задачи, регламентация деятельности – это руководство к действию, где должны быть описаны способы (технологии) достижения намеченных целей. На практике во время реализации многих проектов те линейные руководители, которые изначально были настроены против лишних бумажек, получив на руки регламент, со временем осознают, что работать стало гораздо проще и удобнее.

Исполнители. Данная категория персонала является, пожалуй, основным пользователем регламентирующих документов. Одним из признаков хорошо составленного регламентирующего документа является то, что он понятен исполнителю. Ведь основная причина непринятия большинством сотрудников регламентирующих документов не в том, что они не доработаны или плохо оформлены, а в том, что эти документы недостаточно отражают деятельность конкретного сотрудника. Есть, правда, еще одна причина неприятия – правильная регламентация всегда усиливает нагрузку на сотрудника (повышает его уровень эксплуатации), но не всегда это повышение приводит к росту оплаты труда.

Специалисты по регламентации и управлению персоналом. Поскольку такие специалисты выполняют самую ответственную роль в регламентации деятельности, для них важно, чтобы регламентирующие документы были достаточно технологичными и на их разработку затрачивалось как можно меньше ресурсов.

Регламентация деятельности персонала не требует дополнительных капиталовложений и доступна абсолютно любой организации. Она позволяет систематизировать работу персонала, сделать ее более эффективной, повысить ее значимость. Однако для успешного управления компанией необходимо не только структурное описание регламентов деятельности персонала, но и внедрение в сознание персонала тех ценностных установок, которые способствуют выполнению этих самых регламентов. [4]

Глава 2 Самоорганизация управленческого труда

2.1 Понятие и виды самоорганизации

В каждой организации имеются регламентирующие документы на систему управления организации (уставные документы, законодательные и нормативные акты и т.д.). Однако наряду со штатным управленческим процессом в организации происходят процессы, связанные с несанкционированным управлением и организацией, т.е. самоуправление и самоорганизация.

Самоуправление и самоорганизация свойственны живой и неживой материи. В ряде случаев самоуправление и самоорганизация более эффективны, чем искусственные управление и организация.

Самоорганизация может рассматриваться как процесс и как явление. Сущность ее как процесса состоит в формировании совокупности действий, ведущих к созданию устойчивых реакций в системе. Сущность самоорганизации как явления состоит в объединении элементов для реализации программы или цели и действующих на основании внутренних правил и процедур.

Самоорганизация проявляется в том, что в каждом человеке, в каждом работнике, члене трудового коллектива заложены огромные творческие возможности не только исполнения трудовых заданий, но и налаживания самого процесса организации работы, способность управления своим потенциалом не по указанию сверху, а исходя из собственных целей.

Самоорганизация и самоуправление - это единый процесс, благодаря которому управленческое воздействие получает новый источник, берущий начало изнутри объекта управления.

Самоорганизация и самоуправление основываются на многовековом человеческом опыте, свидетельствующем о том, что человека трудно заставить хорошо делать что-либо "из-под палки", что только пробуждение внутренней мотивации способно полностью реализовать творческий потенциал работника.

Успешность самоорганизации и самоуправления во многом объясняется тем, что работник все больше становится не только производителем продукции, но и ее потребителем. При этом качество управления процессом собственного труда обеспечивает качество потребляемых им товаров, т.е. качество жизни самого работника.

Развитие самоорганизации и самоуправления означает раскрепощение личности человека труда, превращение его из безликого "винтика" в самодействующего и ответственного субъекта производства.[5]

Выделяют техническую, биологическую и социальную самоорганизацию.

Техническая самоорганизация (как процесс) основана на программе автоматической смены алгоритма действия при изменении свойств управляемого объекта, цели управления или параметров окружающей среды (например, система самонаведения ракет). Как явление техническая самоорганизация - это набор альтернативных интеллектуальных адаптивных систем, обеспечивающих заданную работоспособность вне зависимости от условий функционирования. Среди них различают самонастраивающиеся, самообучающиеся и самоорганизующиеся системы.