Поняття і голосні задачі самоменеджменту

2. Неодмінно  усамітнюйтеся і влаштовуйте  неприйомні години.

3 При проведенні переговорів установлюйте регламент, а також визначайте необхідні витрати часу для виконання визначених завдань.

4. Дотримуйте  принципу встановлення пріоритетів при виконанні усіх видів робіт.

5. По можливості  виконуйте тільки дійсно важливі  справи (Принцип Парето).

6. Повною  мірою використовуйте делегування  (передоручення).

7. Великі  завдання виконувати невеликими частинами (тактика "нарізування салямі")

8. Установлюйте  для самого себе терміни виконання  справ з категорії "А" (і  т.д.).

9. Головні  задачі виконуйте рано ранком (відчуття успіху).

10. Свідомо враховуйте в робочих планах коливання рівня працездатності.

3.                 Основні методики самоменеджменту 

Існує кілька методик планування часу й прийняття  рішень.

Метод «Альпи»  містить у собі п'ять стадій:

1.      Складання завдань дня.

2.     Оцінка тривалості акцій.

3.      Резервування  часу «про запас» (60:40).

4.      Прийняття рішень по пріоритетам і делегуванні.

5.      Наступний контроль – перенесення  незробленого .

Потрібно  вести щоденника часу, який являє  собою одночасно календар-пам'ятку, особистий щоденник, записну книжку, інструмент планування, довідник, абонементну  книжку, картотеку ідей і інструмент контролю.

Застосування  принципу Парето (співвідношення 80:20) полягає в тому,  що якщо всі робочі функції розглядати з погляду їх ефективності, то виявиться, що 80 % кінцевих результатів досягається за 20 % витраченого часу, тоді як інші 20 % підсумку «поглинають» 80 %  робочого часу.

Установлення  пріоритетів за допомогою аналізу АБВ містить у собі  три закономірності:

·                   Найважливіші завдання (категорія А) становить приблизно 15 % кількості  всіх завдань і справ, якими зайнятий керівник. Власна значимість цих завдань становить, однак, приблизно 65 %;

·                   Не важливі завдання (категорія Б) доводиться  в середньому загального числа  й також 20 %  значимості завдань і для керівника;

·                   Менш важливі й несуттєві завдання (категорія В) становить, навпаки, 65 % загального числа завдань, але мають  незначну частку – близько 15 % у загальній  «вартості» усіх справ, які потрібно виконати.

Потрібно  врахувати, що встановлення пріоритетів – важливе правило ефективної технічної роботи. Потрібно усвідомити, що не все можна зробити і не все потрібно зробити. Завжди треба починати  з найважливіших справ.

Аналіз  за принципом Ейзенхауера

Згідно  із цим правилом завдання встановлюються за такими критеріями, як терміновість і важливість справи.

Залежно від ступеня терміновості й важливості завдань різняться чотири можливості їх оцінки й виконанням:

1)            термінові/важливі справи. Їх потрібно  виконувати негайно і особисто

2)            Термінові/менш важливі справи.

3)            Менш термінові/ важливі завдання. Їх не потрібно виконувати  терміново. Але потрібно проконтролювати,  щоб вони не перейшли  в розряд термінових справ.

4)            Менш термінові/менш важливі завдання .

Розглянуті  аспекти самоменеджменту за своїм  характером носять  раціоналістичний підхід або так званий західний, що розвиває здібності  й силу розуму.

Задачі  самоменеджменту враховують і такий  фактор діяльності людини, як біологічний, який містить у собі поняття природного ритму роботи індивідуально для кожної людини і поняття біоритмів.

Працездатність  кожної людини піддається визначеним коливанням, які відбуваються в рамках природного ритму. Говорять звичайно про «людину ранку» чи «жайворонка» і про «людину вечора» чи «сову». Пік працездатності припадає в них на різні періоди дня. Кожний з нас може пристосуватися до цих коливань своєї працездатності. Необхідно вивчити свої особливості і використовувати ці закономірності у своєму розпорядку дня.

У житті  кожної людини присутні і впливають  три різні потоки енергії:

- фізичний  ритм (впливає на фізичну силу  і на силу волі);

- психічний  ритм (обумовлює динаміку почуттів, настроїв, творчих сил);

- інтелектуальний  ритм (впливає на розумові здібності).

Облік свого індивідуального біоритмічного стану дозволяє поліпшити свою працездатність, з огляду на нього при складанні планів роботи.

У першу чергу, керівники повинні навчитися не ототожнювати себе з іншими, визначити границі свого «я», вивчити його слабкі та сильні сторони. Знайти свою справжню волю, що є воля внутрішня, це воля духу, воля думок і вчинків.

4. Функції  самоменеджменту та їх реалізація

У самоменеджменту  є певне коло правил і функцій:

Постановка  цілей.

Постановка  цілей – це вираження у вигляді  чітких намірів і в точних  формулюваннях власних інтересів, потреб чи задач, що допомагає зорієнтувати дії і вчинки на ці цілі і на їх виконання. Для цього ціль повинна описувати кінцевий результат, а не ті дії, які необхідно виконати. Навіть найкращий спосіб роботи безнадійний, якщо керівник заздалегідь чітко не позначив те, до чого він прагне. Постановка цілі - безумовна передумова планування, а отже, і успіху - полягає в точному знанні того, що, коли, у яких  масштабах треба досягти.

Постановка  цілей – це тимчасовий процес, оскільки протягом діяльності підприємства може з'ясуватися, що ті чи інші параметри змінилися, а це приводить до необхідності перегляду цілі.

Знаходження цілей. Для того, щоб домогтися  успіху необхідно правильно вибрати  цілі. У кожного менеджера є  одна основна, найважливіша ціль, що розбивається на безліч невеликих проміжних цілей нижчого рівня, досягнення яких забезпечує досягнення цілі більш високого рівня і, у кінцевому рахунку, вищій цілі. Чітко визначені, зафіксовані на папері цілі автоматично здобувають обов'язковий характер, спонукають до постійного аналізу, повторному огляду і ревізії.

Ситуаційний аналіз являє собою свого роду реєстр особистих ресурсів (засобів для досягнення цілей) і дозволяє з'ясувати, що варто заохочувати (сильні сторони) і над чим ще треба працювати (слабкі сторони).

Шляхом  аналізу своїх здібностей менеджер визначає, що узагалі він може зробити, тобто яким особистим потенціалом для досягнення своїх цілей він володіє.  «Знати свої слабкі сторони – значить зміцнювати свої сильні сторони».

Формулювання  цілей. Установка термінів дсягнення  цілей і формулювання бажаних  результатів. Це останній крок при постановці цілей, коли формулюються конкретні  з практичних цілей для наступної  стадії планування.

Не можна  брати на себе занадто багато, щоб не загрузнути в невиконаних справах. Варто встановлювати короткострокові цілі, погоджені з досягненням довгострокових глобальних цілей.

Планування.

Планування  покликане забезпечити раціональне  використання самого коштовного ресурсу  – часу. Чим краще розподілений (тобто спланований) час, тим краще  він може бути використаний в особистих  і професійних інтересах керівника. Планування як складова частина завдань  і правил самоменеджменту означає  підготовку до реалізації цілей і структурування часу.

Головна перевага, що досягається шляхом планування роботи, полягає в тому, що планування часу приносить виграш у часі. Загальний  практичний досвід на виробництві показує, що збільшення витрат часу на планування приводить у кінцевому рахунку до економії часу в цілому.

Очевидно, витрати часу на планування не можуть нескінченно збільшуватися, існує  оптимум, після якого подальше збільшення часу на планування стає неефективним. Від загального планового періоду (рік, місяць, тиждень, день) треба максимально 1% часу витрачати на планування.

 Принципи  і правила планування часу. Щоб  правильно виконувати свої функції  і досягти свої цілей, щоб   передоручати менш важливі справи, зменшувати їх число або відсувати  на більш пізні терміни, менеджер повинен ясно уявляти свій часовий бюджет і сукупність задач. Планування являє собою проект процесів праці на майбутній часовий період.

Основні правила планування часу:

1. Співвідношення (60:40). Досвід показує, що найкраще складати план лише на певну частину робочого часу (на 60%).

2. Зведення  задач воєдино – план дій.  Щоб скласти гарний план витрат  часу, важливо завжди мати уявлення  про майбутні справи. Доцільно розділити їх на довго-, середньо- і короткострокові задачі, установити їх пріоритетність і діяти відповідно до неї.

3. Регулярність  – системність – послідовність.  Над планами часу потрібно працювати регулярно і системно, послідовно доводячи до кінця почату справу.

4. Реалістичне  планування. Тобто планувати потрібно  тільки такий обсяг задач, з  яким менеджер реально може  справитися.

5. Заповнення  втрат часу. Заповнювати втрати  часу краще по можливості відразу,  наприклад краще один раз довше  попрацювати ввечері, ніж протягом  наступного цілого дня надолужувати  втрачене напередодні.

6. Фіксація  результатів замість дій. Фіксувати в планах потрібно результати або цілі, а не просто які-небудь дії, щоб зусилля були споконвічно спрямовані безпосередньо на досягнення цілі. Це допоможе уникнути позапланової діяльності.

7. Установлення  тимчасових норм. Досвід показує, що на роботу, як правило, витрачається стільки часу, скільки його є в розпорядженні. Тому варто задавати точні тимчасові норми, передбачати в плані рівно стільки часу на ту або іншу справу, скільки воно дійсно вимагає.

8. Термін  виконання. Щоб уникнути зволікання  і відкладання справ, варто  встановлювати точні терміни  виконання для усіх видів діяльності.

9. Переробка  – повторний огляд. План потрібно  постійно переробляти і перевіряти ще раз з погляду того, чи можуть ті або інші задачі бути виконані цілком.

10. Узгодження  тимчасових планів. Щоб успішніше  запроваджувати свої плани в  життя, менеджеру необхідно погоджувати  їх із планами інших людей  (секретарки, начальника, підлеглих, колег).

Система планування часу. Як і будь-яке планування, планування часу орієнтується на відповідні  довгострокові цілі, що, у свою чергу, розбиваються  на оперативні часткові цілі. Планування припускає поступове  просування вперед, розкладання загальної  задачі на частки, для того щоб різні дії можна було розподілити в часі.

Установлення  періодів часу, що вимагаються для  досягнення особистих і професійних  цілей, дає почуття впевненості  і уявлення про найкращий розподіл часу і найбільш доцільної черговості справ.

Навіть  дуже зайнятий керівник здатен так  пристосовувати свої цілі і плани  до відповідних обставин, щоб вони завжди могли служити виконанню  плану життя і кар'єри.

Необхідно завжди перевіряти свої плани і змінювати  їх, якщо вони виявляються нездійсненними чи не дозволяють досягти поставленої цілі до терміну. Якщо ж якась справа почата, то вона повинна бути доведена до кінця.

Прийняття рішень.

Прийняття рішень припускає вибір першочергових завдань і справ. Прийняти рішення – значить установити пріоритетність.

Основні проблеми керівників полягають у  тім, що вони намагаються відразу  виконати занадто великий обсяг робіт і розпорошують свої сили на окремі, часто несуттєві, але удавані необхідними справи.

Менеджери повинні прагнути до того, щоб, устигаючи  вирішувати під час робочого дня безліч різних поточних питань, протягом певного часу займатися тільки єдиною задачею, завжди завершувати за один раз тільки одну справу, але послідовно і цілеспрямовано. Свідоме встановлення однозначних пріоритетів, послідовне і системне виконання завдань, включених у план, відповідно до їхньої черговості допоможе:

üпрацювати  тільки над дійсно важливими і  необхідними  завданнями;

üвирішувати питання відповідно до їхньої невідкладності;

üконцентруватися  на виконанні тільки однієї задачі;

üукладатися у встановлений термін;

üвиключити  справи, що можуть бути виконані іншими;

üне залишати невиконаними задачі, що вам дійсно під силу;

üодержати більше задоволення від робочого дня і результатів роботи;

üуникнути стресових перевантажень.

Реалізація  і організація.

Припускає складання розпорядку дня й організація  трудового процесу з метою  досягнення поставлених цілей. Організація  свого робочого дня повинна відповідати  основному принципу: “Робота повинна  підкорятися мені, а не навпаки”. Існує 23 правила, які можна розділити на 3 групи: правила початку дня, основної частини дня і кінця дня.