Поняття і голосні задачі самоменеджменту

ПЛАН

Вступ

1.Поняття  і голосні задачі самоменеджменту

2. Основні методики самоменеджменту

3. Планування  та основні принципи в самоменеджменті

Список  використаної літератури

Вступ

Хто не навчиться  керувати собою, той не зможе керувати іншими – говорить древня мудрість.

Як можна  добре розуміти інших, якщо не розумієш самого себе. Тому, насамперед, людина повинна пізнати саму себе.

Мистецтво керувати собою, своїм часом, своєю життєдіяльністю, керувати плином свого життя, розвиватися й удосконалюватися – неповний перелік задач, які розглядає самоменеджмент.

1. Поняття і голосні задачі самоменеджменту

Самоменеджмент – це послідовне і цілеспрямоване використання випробуваних методів роботи в повсякденній практиці, для того, щоб оптимально і зі змістом використовувати свій час.

Основна мета самоменеджменту полягає в  тому, щоб максимально використовувати  власні можливості, свідомо керувати плином свого життя (самовизначатися) і переборювати зовнішні обставини як на роботі, так в особистому житті.

Кожній  людині взагалі й особливо тому, хто готує себе до роботи керівника  чи вже є таким, у першу чергу, необхідно вміти перетворити ситуацію, для якої типова невпорядкованість дій, обумовлена зовнішніми обставинами, у ситуацію цілеспрямованих і здійсненних задач. Навіть тоді, коли на вас з усіх боків звалюються різні завдання, можна завдяки послідовному плануванню часу і використанню методів наукової організації праці краще здійснювати свою діяльність, щодня виділяючи резерв часу (у тому числі і для дозвілля) для дійсно керівних функцій.

Багато  керівників інколи занадто зорієнтовані на процес діяльності, а не на його результати. При такому підході вони віддають перевагу:

- правильно  робити справи замість того, щоб  робити правильні справи;

- вирішувати  проблеми замість того, щоб створювати  творчі альтернативи;

- зберігати  засоби замість того, щоб оптимізувати  використання засобів;

- виконувати  обов’язок замість того, щоб домагатися  результатів;

- зменшувати  витрати замість того, щоб підвищувати прибуток.

Дослідник самоменеджменту Л.Зайверт обґрунтовано нагадує про те, що поліпшувати своє життя необхідно із самого себе.“Зміни себе – і ти зміниш світ навколо себе”. Замість того, щоб змінювати обставини, які ми і так не в силах змінити, потрібно змінити своє відношення до них. Л.Зайверт дає практичні рекомендації для тих, хто хоче поліпшити своє безпосереднє виконання функцій керівника, менше засиджуючись на роботі, ефективніше виконуючи покладені задачі з меншими витратами часу, попереджаючи стреси, підвищуючи кваліфікацію. Він пропонує контролювати те, чого усім нам часто не вистачає – час – шляхом складання планів роботи, де кожному виду діяльності потрібно приділити місце, вказавши часовий інтервал, тобто визначивши, яку частку вільного часу воно займає, а також ведення щоденника часу, за допомогою якого можна навчитися контролювати себе і контролювати виконання щоденних задач.

Щоденне рішення різного роду задач і проблем можна представити у виді ряду різних функцій, які знаходяться у визначеній взаємозалежності між собою і, як правило, здійснюються у визначеній послідовності. Процес самоменеджменту в аспекті послідовності виконання конкретних функцій може охоплювати шість фаз:

• постановка цілі – аналіз і формування особистих  цілей;

• планування – розробка планів і альтернативних варіантів своєї діяльності;

• прийняття  рішень по конкретних справах;

• організація  і реалізація – складання розпорядку дня й організація особистого трудового процесу з метою  реалізації поставлених задач;

• контроль – самоконтроль і контроль підсумків (у разі потреби – коректування цілей);

• інформація і комунікації – фаза, властива у визначеній ступені усім функціям, тому що і комунікації, і обмін  інформацією необхідні на усіх фазах самоменеджменту.

Окремі  функції не обов’язково суворо випливають одна за іншої, а можуть переплітатися.

Переваги  оволодіння мистецтвом самоменджменту полягають у наступному: виконання  роботи з меншими витратами часу, краща організація праці; менше  поспіху і стресів; більше задоволення  від роботи; активна мотивація  праці; ріст кваліфікації; зниження завантаженості роботою; скорочення помилок при виконанні своїх функцій; досягнення професійних і життєвих цілей найкоротшим шляхом.

2. Основні методики самоменеджменту

Існує декілька методик планування часу і прийняття рішень. Розглянемо деякі з них. 
Метод “Альпи” містить у собі п’ять стадій:

 

1. Складання  завдань дня.

 

2. Оцінка  тривалості акцій.

 

3. Резервування  часу «про запас» (60:40).

 

4. Прийняття  рішень по пріоритетах, скороченням і передорученню (делегування).

 

5. Наступний  контроль – перенос незробленого.

Ведення щоденника часу, який являє собою  одночасно календар-пам’ятку, особистий  щоденник, записну книжку, інструмент планування, довідник, абонементну  книжку, картотеку ідей і інструмент контролю. Застосування принципу Парето (співвідношення 80:20) полягає в тому, що коли всі робочі функції розглядати з погляду їх ефективності, то виявиться, що 80 % кінцевих результатів досягається тільки за 20 % витраченого часу, тоді як інші 20 % підсумку «поглинають» 80 % робочого часу.

Встановлення  пріоритетів за допомогою аналізу АБВ містить у собі три закономірності:

• найважливіші задачі (категорія А) складають приблизно 15 % кількості всіх задач і справ, якими зайнятий керівник. Власна значимість цих задач (у змісті внеску в досягнення мети) складає, однак, приблизно 65 %;

• на важливі  задачі (категорія Б) припадає в середньому 20 % загального числа і також 20 % значимості задач і справ керівника;

• менш важливі  і несуттєві задачі (категорія  В) складає, навпроти, 65 % загального числа задач, але мають незначну частку – близько 15 % у загальній «вартості» усіх справ, які потрібно виконати.

Потрібно  врахувати, що встановлення пріоритетів - важливе правило ефективної техніки роботи. Потрібно усвідомити, що не все можна зробити і не все потрібно зробити. Завжди потрібно починати з найважливіших справ.

Аналіз  за принципом Ейзенхауера

Відповідно  до цього правила пріоритети встановлюються за такими критеріями, як терміновість і важливість справи.

У залежності від ступеня терміновості і важливості задачі розрізняються 4 можливостями їх оцінки і (у підсумку) виконанням:

1. Термінові  / важливі справи. За них варто  прийматися негайно і самому їх виконувати.

2. Термінові / менш важливі справи.

3. Менш  термінові / важливі задачі. Їх не треба виконувати терміново. Але потрібно проконтролювати, щоб вони не перейшли в розряд термінових справ.

4. Менш  термінові / менш важливі задачі.

Розглянуті  аспекти самоменеджменту за своїм  характером носять раціоналістичний підхід.

Задачі  самоменеджменту враховують і такий  фактор діяльності людини, як біологічний, який містить у собі поняття природного ритму роботи індивідуально для кожної людини і поняття біоритмів.

Працездатність  кожної людини піддається визначеним коливанням, які відбуваються в рамках природного ритму. Говорять звичайно про «людину ранку» чи «жайворонка» і про «людину вечора» чи «сову». Пік працездатності припадає в них на різні періоди дня.

Кожний  з нас може пристосуватися до цих коливань своєї працездатності. Необхідно вивчити свої особливості і використовувати ці закономірності у своєму розпорядку дня.

У житті  кожної людини присутні і впливають  три різні потоки енергії:

- фізичний  ритм (впливає на фізичну силу  і на силу волі);

- психічний  ритм (обумовлює динаміку почуттів, настроїв, творчих сил);

- інтелектуальний  ритм (впливає на розумові здібності).

Оскільки  тривалість окремих періодів різна (23, 28 і 33 дні), у кожної людини завжди спостерігаються різні, постійно мінливі комбінації характеристик фізичного, психологічного й інтелектуального стану.

Облік свого індивідуального біоритмічного стану дозволяє поліпшити свою працездатність, з огляду на нього при складанні планів роботи.

Внутрішній  шлях самовдосконалення набагато важчий, хоча й окупається в багато разів більше. Результати його відчуваються практично відразу, якщо Ви знайшли свій справжній, індивідуальний, свій неповторний шлях. Ось тут важлива не зовнішня сторона благополуччя (хоча це є лише наслідком внутрішніх причин), а стан внутрішнього щиросердечного комфорту, визначення справжніх цілей і бажань. Найчастіше ми прагнемо того, що не є нашим власним бажанням, а визначено бажаннями, цілями соціуму, у якому ми знаходимося. Саме тому досягнення поставлених цілей відбувається дуже важко, з великими зусиллями чи взагалі не здійснюється. Ми спонукувані якимись потребами, які, насправді, не є нашими, а продиктовані нашими рідними, близькими, учителями, знайомими й ін. Рухаємося потоком, не усвідомлюючи себе повноцінною одиницею Всесвіту і світу. А потім виявляємося зануреними в різного роду проблеми, неприємності.

Тому, у першу чергу, керівники повинні навчитися не ототожнювати себе з іншими, визначити границі свого «я», вивчити його слабкі та сильні сторони. Знайти свою справжню волю, що є воля внутрішня, це воля духу, воля думок і вчинків.

У самій  людині закладене все необхідне для того, щоб жити, розвиватися, удосконалюватися, допомагати собі самій справлятися зі своїми проблемами. Кожна людина створена так, щоб зуміти допомогти собі самій.

3. Планування та основні принципи в самоменеджменті

Як правило, усякий процес ґрунтовного самоменеджменту  починається зі встановлення цілей і планування.

От можлива  схема дій для первісної стадії:

Алгоритм  постановки цілей:

1. Перебування цілей (аналіз цілей).

Що я хочу?

- особисто (життєві цілі)

- професійно (кар’єрні цілі).

2. Ситуаційний  аналіз

Що я  можу? Сильні і слабкі сторони. Ситуація, оточення.

- особисто

- професійно

3. Формулювання цілей (планування цілей)

- особисто (план життя).

- професійно (план кар’єри).

Плани: на все життя, річні, квартальні, тижневі, денні.

У плануванні повинне бути правильна відповідність частки визначеності і пластичності плану, тому що тут можлива помилка в обох напрямках. Краще складати плани як можна більш визначені, тому що чітка картина робить динамічний творчий вплив на виконавця; але будьте готові, проте, у будь-який час модифікувати свій план, і неодноразово, якщо для цього виникнуть які-небудь розумні і вагомі причини.

Варто підкреслити важливість етапності в індивідуальному розвитку (ковзної системи перерозподілу пріоритету і спеціалізації).

Загальними  рекомендаціями можуть бути наступні принципи само менеджменту:

Принцип "Я не такий багатий, щоб купувати дешеві речі" - область його застосування і розрахунки.

Принцип Оккама: "не ускладнювати речі без необхідності".

В усіх своїх  діях і думках варто шукати помилку.

Без розуміння  минулого неможливо змінити майбутнє.

Мабуть, ніщо не приносить більшого щастя, чим  можливість займатися улюбленою  справою й отримувати за це гроші.

Грандіозні  речі робляться грандіозними засобами.

Плануйте, скільки часу займе та чи інша справа. Навіть не намагайтеся уникнути планування і раціоналізації своєї діяльності.

Застосовуйте "зблокування" робіт при складанні  планів усіх рівнів. Використовуйте принцип комплементації цілей.

Регулярно використовуйте особистий щоденник для емоційного саморозвантаження.

Вживайте  спеціальні заходів для подолання перешкод.

Проводячи планування, записуйте терміни, задачі, активність, розподіл часу в щоденнику.

Починаючи робити що-небудь "часооб’ємне", неодмінно звертайтеся до т.зв. "листка саморозвантаження", який може виглядати, наприклад, так:

1. Навіщо  взагалі це робити?

2. Чому  саме я?

3. Чому  саме зараз?

4. Чому  в цій формі?

Не відводьте  занадто багато часу чисто рутинним заняттям. Використовуйте формуляри  і технічні засоби для виконання  рутинної роботи. Не займайтеся занадто  довго несуттєвими деталями якої-небудь однієї задачі, якщо є більш важливі справи.

У перервах між виконанням окремих справ не слід вести подовгу приватні розмови. У наші дні розмови - звичайно порожня витрата часу. Древні, як і більшість сучасних людей

Сходу, говорили тільки тоді, коли в них було що сказати.

Скоротіть витрати часу на звичайні побутові заняття. Зробіть докладну ревізію  своїх щоденних справ, після чого робіть їх у комплексі.

Неприпустимо  відкладати важливі справи в довгу шухляду.

У переважної більшості людей максимум творчої продуктивності - зранку.

Розпочату справа по можливості намагайтеся доводити до кінця відразу ж.

Закінчуйте  розмову, якщо всяке його продовження  здається вам марним (безглуздим). Час  від часу перевіряйте ціль розмови співрозмовника і свої власні...