Понятия управления, его функций

 

Содержание:

Введение…………………………………………………………..……………….3

Глава 1. Понятие функций управления и их взаимосвязь……………………...5    

Глава 2. Контроль в системе управления………………………………………..9

2.1. Понятие, сущность и основные задачи контроля…………………………..9          

2.1. Виды контроля……………………………………………………………....13

 

Глава 3. Характеристики эффективного контроля и система контроля……..23

3.1. Характеристики эффективного контроля…………………………...……..23

3.2. Контроллинг, как современная система контроля………………………..31

Заключение…………………………………………………………………….…33

Список литературы………………………………………………………………35

 

 

 
 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ  
 
       При рыночной системе хозяйствования деятельность коммерческой организации в широком смысле направлена на завоевание и удержание предпочтительной доли рынка, на достижение превосходства над конкурентами. Соответственно управленческий контроль коммерческой организации ориентирован преимущественно на обеспечение основных показателей эффективности функционирования в современных условиях:  
устойчивое положение организации на рынке (среди конкурентов),  
признание организации субъектами рынка и общественностью,  
своевременная адаптация систем производства и управления организации к перманентно меняющейся внешней среде (рыночной конъюнктуре).  
Таким образом, в конкурентной среде рыночных отношений эффективный управленческий контроль, при прочих равных условиях, является гарантией успешной деятельности организации. Контроль представляет собой процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Контроль включает установление стандартов, измерение фактически достигнутых результатов и проведение корректировок в том случае, если достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Необходимость контроля заключается  в том, что он является неотъемлемым элементом сущности всякой организации. «Контроль и определение направления  — это синонимы», — считал П. Друкер. Множество разнообразных обстоятельств может помешать реализации планов и задуманных организационных структур. Изменения законов, социальных ценностей, технологии, условий конкуренции могут сделать планы невыполнимыми. Источником неопределенности являются и люди, работающие в любой организации. Ошибки, возникающие внутри организации, переплетаются, множатся и, если их вовремя не исправить, могут привести к катастрофе, банкротству коммерческой организации, к развалу учреждения. Известно, что в большинстве создающихся мелких предприятий не понимают важности функции контроля, допущенные ошибки накладываются и нарастают, пока не происходит банкротство. Нередко организация не гибнет, а существует, но постоянно переходит из одного кризиса в другой.

Функция контроля — выявить  проблемы и скорректировать деятельность до того, как эти проблемы перерастут в кризис.  
Поддержка успешных действий — это также функция контроля, которая состоит в поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Необходимо определить, какие именно действия эффективно способствовали достижению целей организации. Это позволяет найти область расширения деятельности организации.

Широта контроля должна позволять  ему быть всеобъемлющим. Любой руководитель независимо от ранга должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть  своих должностных обязанностей. Все вышесказанное подтверждает актуальность изучения контроля как функции управления, процесса контроля, а также характеристик эффективного контроля, чему также уделено внимание в данной работе.  

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Понятие функций управления и их взаимосвязь  
 
Управление в организации — это процесс, состоящий из последовательных действий по реализации функций управления для того, чтобы сформулировать и достичь ее цели (целей). Функциями управления называют управленческие действия, направленные на решение конкретных производственных и социальных задач для достижения целей организации.

Функции управления можно  также определить как виды управленческой деятельности, необходимые для организации  и руководства тем или иным объектом (организацией, предприятием, подразделением, группой) для осуществления  целенаправленной деятельности по достижению желаемого результата. Содержание функции  управления отражает две стороны  управленческой деятельности. Во-первых, функция определяет необходимые  действия (что необходимо делать) и, во-вторых, раскрывает конкретное содержание этих действий (как это делать).

Основными функциями управления являются планирование, организация, мотивация  и контроль. Эти функции реализуются  на всех уровнях управления (высший, средний и нижний уровни) и во всех видах деятельности организации. Содержание этих функций и сложность  управленческой деятельности на каждом уровне управления определяется конкретным перечнем задач, их спецификой и объемом.  
Функция планирования может быть определена как способ, с помощью которого руководство обеспечивает единое скоординированное направление усилий всех сотрудников на достижение общих целей организации (включая и формулирование самих целей).  
Функция организации представляет вид управленческой деятельности, направленной на обеспечение нормального функционирования организации в соответствии с определенным планом достижения желаемого результата. Она обеспечивает координацию деятельности всех подразделений и сотрудников организации для достижения поставленных целей¹.

Функция контроля в управлении реализуется как процесс, посредством  которого руководство организации  удерживает ее на запланированной траектории достижения целей, получая информацию о текущих результатах деятельности и устраняя выявленные отклонения от установленных показателей.

Функция мотивации предусматривает  действия, направленные на то, чтобы  побудить всех сотрудников организации  к результативной деятельности для достижения ее целей.

Приведенные функции управления находятся в тесной взаимосвязи: функция планирования взаимодействует  с функциями организации и  контроля, функция организации, в  свою очередь, тесно связана с  функциями планирования и контроля, а последняя (то есть функция контроля) взаимосвязана с функцией организации  и функцией планирования. Функции  планирования, организации и контроля тесно взаимосвязаны с функцией мотивации.

Приведенную взаимосвязь  функций управления принято называть внешней. Вместе с тем существует и тесная внутренняя взаимосвязь  рассматриваемых функций, проявляющаяся  в том, что элементы всех этих функций  являются составной частью каждой из них. Действительно: функция планирования содержит элементы функций организации, контроля и мотивации; функция организации  — элементы функций планирования, контроля и мотивации; функция контроля — элементы функций планирования, организаций и мотивации; функция мотивации элементы функций планирования, организации и контроля².  
 
Взаимосвязь задач управления, функций и результатов их действия представлена в следующей таблице.

 Таблица №1 - взаимосвязь задач управления, функций и результатов их действия

Общие задачи управления	Общие функции	Результаты (решения)
1. Обоснование темпов  планомерного развития организации	Прогнозирование и планирование	Планы-прогнозы, стратегический план экономического, научно-технического, социального развития
2. Образование структурных  подразделений системы управления, установление связей между объектом  и субъектом управления	Организация	Утверждение структур производства и управления взаимосвязями Утверждение штатов, положений, инструкций и т.п.
3. Установление взаимодействия  подразделений производства, Согласование действий управленческих подразделений, руководителей, управленческого  персонала Сохранение установленных  режимов, устойчивости, стабильности системы  производства	Координация и регулирование	Утверждение графиков взаимодействия и распорядка работ Утверждение стандартов обязательств, норм
4. Создание условий для  эффективной, творческой работы  и поддержание постоянной Заинтересованности в  результатах труда	Мотивация	Утверждение материальных и  моральных стимулов к труду
5. Количественная и качественная  оценка, а также учет результатов  деятельности  Проверка решений по развитию производства	Контроль, учет, анализ	Решения по результатам ревизий, проверок, учета анализа хозяйственной  деятельности

 

Например, задача управления — обоснование темпов планомерного развития системы производства —  вызывает к жизни общую функцию  — прогнозирование и планирование, а результатом ее воздействия  являются планы, прогнозы социального, экономического и научно-технического развития.

Ко второму классу относятся  задачи специфического характера. Они  вытекают из необходимости поддержания  непрерывности производственного  процесса, экономического обслуживания производства, развития коллектива как  социальной группы. Этот класс охватывает непосредственно производственную, научно-техническую, экономическую  и политическую область производства, а также научно-техническое развитие.

Задачи управления второго  класса требуют действия специфических  функций, к которым в первую очередь  относятся производственные функции  управления: технические, технологические, организации труда, обеспечения  сырьем и материалами, обслуживания производства. Задачи научно-технического развития производства требуют действия функций управления научно-техническим  прогрессом, экономического обслуживания — экономических функций, а социально-политического и духовно-идеологического развития производственного коллектива вызывают к жизни политические функций. Наиболее подробно остановимся на характеристике одной из общих функций управления - контроль.

 

Глава 2. Контроль в системе  управления

 

2.1. Понятия, сущность и основные  задачи контроля.

 

Функция контроля может быть определена как процесс, при помощи которого руководство получает информацию о  действительном состоянии дел по выполнению плана и о ходе решения  задач, направленных на достижение целей  организации. Реализация контроля включает также оценку отклонений от плана, определение  их причин и принятие управленческих решений.

Термин «контроль» практически  всегда вызывает, прежде всего, отрицательные  эмоции, связанные с ограничениями  самостоятельности, принуждением и  другими эмоциональными восприятиями, которые входят в противоречия с  индивидуальным представлением о свободе  личности. Один из аспектов функции  контроля, связанный с его формальной внешней стороной, действительно  состоит в обеспечении подчинения кому-либо или чему-либо. Однако основной задачей контроля является своевременное  принятие корректирующих действий для  обеспечения достижения организацией своих целей. И именно эта деятельность является главной в содержании функции контроля.

Контроль как функция менеджмента  представляет собой вид управленческой деятельности, обеспечивающий возможность  удержания организации на выбранном (запланированном) пути достижения целей  путем периодической оценки, сопоставления  текущих результатов деятельности организации с установленными планами (стандартами) и принятия необходимых корректирующих действий³.

Для обеспечения этой функции на всех предприятиях создаются соответствующие  системы контроля с целью организации  оперативной обратной связи между  реальными показателями деятельности предприятия и его планами. Чем  точнее и оперативнее такие системы, тем большая вероятность достижения желаемого результата за счет своевременной  корректировки как предпринимаемых  усилий для достижения целей, так  и самих целей с учетом изменения  реальной ситуации во внешней и внутренней среде организации. Критерием эффективности  любой системы контроля служит ее способность обеспечивать возможность (организационные и информационные условия) для принятия своевременных  управленческих воздействий по достижению целей организации.  
Все системы контроля, несмотря на их огромное разнообразие, базируются на единой идее обратной связи и на единых элементах функции контроля. К основным элементам функции контроля обычно относят этапы процесса контроля. Необходимыми элементами организации контроля также являются типовые технологии реализации функции контроля и основные задачи, решаемые контролем для достижения целей организации.  
Этапы процесса контроля (как основные элементы контроля) включают:  
Установление показателей деятельности предприятия, которые должны оцениваться в процессе контроля.

Измерение фактически достигнутых  результатов и определение отклонений от установленных величин (стандартов). Проведение корректировок в случае, когда достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов. Единые элементы технологии контроля отражают структуру и содержание работ по организации системы контроля на предприятии. Создание организационного механизма реализации функции контроля связано с проведением определенной совокупности работ, выполнение которых является обязательным (или настоятельно рекомендуемым) при создании конкретной системы контроля, в том числе:

1. Определение (выбор) концепции контроля: система контроля, процесс или процессы контроля, частные проверки тех или иных показателей.
2. Определение области контроля, включая качество продукции, производительность труда, себестоимость продукции и т.д.
3. Определение целей и структуры органов контроля.
4. Определение и учет общих требований и норм контроля (этические, правовые, производственные и т.п.).
5. Определение объема контроля — полный, сплошной, эпизодический, выборочный, финансовый и другие возможности.
6. Методы контроля — качественные, количественные, визуальные, инструментальные, автоматизированные, неавтоматизированные, разрушающие, неразрушающие.