Понятия, цели и задачи бенчмаркинга

3.   Измерение. Бенчмаркинг - это сравнение характеристик, измеренных на нескольких предприятиях; целью является установление того, почему существуют различия в характеристиках и как достигнуть их наилучшего значения. Важнейшим считается определение ключевых характеристик процесса, что позволяет улучшить характеристики на основе изучения процесса.

4.   Достоверность. Бенчмаркинг должен проводиться на основе фактических данных, точного анализа и изучения процесса, а не только на базе интуиции.

С помощью конкурентного  бенчмаркинга компании решают и свои внутренние бизнес-проблемы. К примеру, Ирбитский мотоциклетный завод (ИМЗ) долгое время представлял собой "натуральное хозяйство" с полным набором вспомогательных производств, традиционным для советских предприятий. Для сокращения издержек заводу потребовалась реструктуризация. Нужно было решить, какие производства оставить в компании, а какие вывести за ее пределы (то есть провести аутсорсинг). Несколько лет назад представители ИМЗ объездили крупнейших европейских производителей мотоциклетной техники и комплектующих — Ducati, Malagatti, Paioly и др., изучали структуру производства, систему дистрибуции и т. п. После этого турне ИМЗ принял окончательное решение о продаже кузнечного, литейного и ряда других цехов (европейские предприятия ничего лишнего у себя не держат). Что сэкономило заводу деньги на замену оборудования в этих цехах. 

2. Процесс бенчмаркинга

2.1 Факторы, определяющие  процесс бенчмаркинга

Факторы успеха, определяющие процесс бенчмаркинга, классифицируются следующим образом: объективные факторы (жесткие) и  субъективные факторы (мягкие).

Объективные факторы  включают в себя:

- определение  четких границ проекта; 

- точное планирование  времени; 

- соблюдение  стандартов качества;

- принятие во  внимание бюджетных ограничений.

Субъективные  факторы включают в себя:

- благоприятный  климат для сотрудничества;

- ориентацию на достижение результата (положительный настрой);

- осознание важности  качества;

- заинтересованность;

- творческий  подход;

- этику предпринимательства  (бенчмаркинг или его еще называют  анализ превосходства - это не  промышленный шпионаж).

Концепция бенчмаркинга (анализа превосходства) является вспомогательным средством для сбора информации, необходимой предприятию, чтобы постоянно повышать производительность, качество и быть впереди конкурентов.

Анализ превосходства - это взгляд на внутренние функции, деятельность и опыт со следующими целями:

- определить  лучшие результаты;

- проанализировать  свою работу;

- выявить недостатки  в функционировании;

- устранить слабые  места; 

- создать мотивацию  к постоянному улучшению.

2.2 Объекты и  субъекты исследования

Выбор объектов исследования определяется самим предприятием и его сотрудниками. Анализ производства применяется к товарам, услугам, функциям, стратегиям, процессам и  т.д. (рис. 2.2.1)[2] 

Рис. 2.2.1. Объекты  бенчмаркинга

Если идет речь о стратегических вопросах, то необходимо выяснить, какие факторы наиболее важны для реализации конкурентных преимуществ, установить критерии измерения, описывающие эти факторы и выделить предприятия, добивающихся наилучших результатов в данном секторе. Затем необходимо найти те методы, которые приводят к наилучшим результатам.

Различают три  основных типа анализа:

- внутренний  анализ превосходства (сравнение  внутри предприятий, например, между  отделами, подразделениями или товарными  группами);

- внешний анализ  превосходства (сравнение сходных  видов деятельности в различных  областях, например, между конкурентами или коллегами, работающими на различных рынках);

- функциональный  анализ превосходства (здесь сравнивают  похожие функции или процессы  в различных отраслях. Идея заключается  в том, чтобы искать наилучшие  результаты везде, где они встречаются).

При проведении анализа превосходства необходимо соблюдать следующие правила:

- руководители  предприятий должны быть максимально  заинтересованы идеей анализа  превосходства;

- сотрудники  должны быть проинформированы  о целях и необходимости проекта; 

- рабочая программа должна иметь простую, пошаговую и понятную структуру;

- ход проекта  должен быть подробно задокументирован.

Соблюдение данного  порядка имеет большое значение потому, что анализ превосходства  часто вызывает важные, реформаторские и даже революционные изменения на предприятии.

Выделяют следующие  группы принципиальных составляющих, которые могут быть объектами  сравнения: сырье и материалы; прямые трудовые затраты; косвенные трудовые затраты; затраты, связанные с реализацией  продуктов и услуг; затраты, связанные с исследованиями и разработками; затраты на маркетинг; затраты на администрацию и управление; прочие затраты.

Начнем  с сырья и материалов. Хотя бывает трудно узнать точные затраты конкурента по данному пункту, вполне реальным является сбор данных о наиболее дорогостоящих составляющих по сырьевым затратам.

Далее приведены  примеры точек анализа по разделу "Сырье и материалы": себестоимость  материалов в процентах от общего объема продаж; цена приобретения; годовой  объем закупки сырья и материалов; нормы расхода сырья; источник закупки; транспортные расходы на сырье; процент возврата дефектного сырья; выход сырья на готовый продукт в сравнении с исходной заправкой сырья.

При рассмотрении трудовых затрат более доступны и прямолинейно определены: численность; часовые тарифные ставки; размеры гарантий и компенсаций; объем производства.

Прямые трудовые затраты лучше анализировать  в целом по организации, группе продуктов или крупному подразделению. Получение данных по индивидуальным продуктам затруднено.

При определении косвенных  трудовых затрат применяется аналогичная схема, только она прикладывается к руководящему и вспомогательному персоналу. Уместно проанализировать в сравнении с конкурентами соотношение прямых и косвенных трудовых затрат. Очень часто два конкурента имеют разные нормативы управления, например соотношение количества руководителей и исполнителей. Эти нормативы отражают различные степени эффективности работы, философии ведения операций и т. д.

В большинстве  отраслей затраты, связанные с реализацией  продуктов и услуг, соотносятся  с затратами на персонал. Важной точкой анализа является долларовый объем на одного реализатора продукции. Он зависит от вида деятельности и размера компании, а также от отраслевых особенностей. На него влияют следующие факторы: опыт продавца, система оплаты, номера обрабатываемых клиентов/счетов, средний размер каждого счета, длительность времени, проводимого на операциях, не связанных с прямыми продажами.

Сравнение затрат, связанных  с исследованиями и разработками, маркетингом, администрированием и управлением. В большинстве случаев - это опять затраты на персонал. Особенностью данного вида сравнений является определение трудозатрат по различным функциональным направлениям, а не в целом, как это было в двух предыдущих разделах.

Аналогично трудозатраты по маркетингу можно разделить на подгруппы, включая маркетинговые  исследования, разработку продукта, рекламу, продвижение продукта и т. д.

Трудозатраты  по административному аппарату можно  разделить по группам персонала: специалисты отдела обработки информации, финансовый, юридический и т. д.

Следует также  отметить, что в ряде случаев необходимо сравнивать не только трудозатраты: речь идет о вычислительном оборудовании, затратах на рекламу и т. д. Однако не стоит вдаваться в крайности и доходить до анализа затрат на бумагу, телефонные переговоры. Их доля в общем объеме затрат невелика.

2.3 Этапы процесса  бенчмаркинга

Процесс бенчмаркинга можно разбить на 6 фаз:

1.   Определение объекта анализа превосходства.

Здесь нужно  установить те объекты предприятия, которые можно исследовать при  помощи анализа производства.

Существует возможность  критически пересмотреть организацию  в целом или ее отдельные составные части. Более того, надо решить, проводить ли анализ превосходства с внутренней или внешней точки зрения, например, с позиции восприятия покупателя.

Далее, этот инструмент может найти применение при анализе  товаров, контрольных показателей объема продаж, ориентации клиентов и т.д. В принципе нет никаких ограничений применения, кроме тех, которые следуют из потребностей покупателя и требований самого предприятия.

2.   Выявление партнеров по анализу превосходства.

Определив цели, следует начать поиск лучших предприятий. Подходящие партнеры должны быть не только первоклассными сами по себе, но и иметь по возможности высокую степень сопоставимости с собственной компанией. Этот процесс включает следующие шаги:

- беглый обзор.  На этой стадии осуществляют поверхностный обзор имеющихся источников информации, а также собирают уже доступные данные.

- приведение  в порядок. В этой фазе, принимая  во внимание дальнейшую информацию, подробно описывают имеющиеся  к этому моменту сведения.

- выбор лучших. На этой стадии процесса выбирают партнеров, которых сочли подходящими.

В качестве источников информации предлагаются:

- отчеты о  деятельности фирм;

- журналы, книги,  базы данных;

- перечень предприятий;

- деловые связи;

- консалтинговые  компании;

- специализированные конференции, семинары, ярмарки;

- союзы, исследовательские  учреждения и т.д.

- специалисты;

- маркетинговые  клубы;

- сотрудники  различных комиссий;

- участие в  наблюдательных советах. 

3.         Сбор информации.

Эта фаза включает не только сбор качественных данных, но и изучение/описание содержания труда, процессов или факторов, которые объясняют продуктивность.

Сбор информации включает следующие подзадачи:

- концепция опросных  листов, которая содержит определения  и объяснения;

- подбор информации о собственном предприятии (сильные и слабые стороны);

- сбор фактов  о партнере по анализу превосходства; 

- использование  дополнительных источников;

- документальное  оформление информации;

- проверка имеющихся  в наличии данных, чтобы гарантировать их признание и одобрение ответственности руководящими работниками, как на своем предприятии, так и у партнеров по анализу превосходства.

4.   Анализ информации.

Этот шаг выдвигает  высочайшие требования к творческим и аналитическим способностям участвующих в процессе анализа превосходства. Анализировать значит не только осознавать сходства и различия, но и понимать взаимосвязи.

Кроме того, надо выявить воздействия, которые могут  осложнить сравнения и фальсифицировать результаты. Здесь можно предложить следующий образ действий:

- упорядочение  и сопоставление полученных данных;

- контроль качества  информационных материалов;

- наблюдение  за оказывающими влияние факторами,  которые могут исказить сравнение; 

- выявление недостатков  в работе по сравнению с лучшими методами; понимание лежащих в основе причин, которые объясняют существование недостатков;