Планирование и успех организации

2. Основные этапы процесса планирования в организации

Деятельность, связанную  с планированием, можно разделить  на несколько основных этапов 
Процесс составления планов, или непосредственный процесс планирования, то есть принятие решений о будущих целях организации и способах их достижения. Результатом процесса планирования является система планов. 
Деятельность по осуществлению плановых решений. Результатами этой деятельности являются реальные показатели деятельности организации. 
Контроль результатов. На этом этапе происходит сравнение реальных результатов с плановыми показателями, а также создание предпосылок для корректировки действий организации в нужном направлении. 
Таким образом, процесс планирования является первым этапом общей деятельности фирмы. Процесс планирования состоит из ряда этапов, следующих друг за другом. 
Фирма проводит исследования внешней и внутренней среды организации. Определяет главные компоненты организационной среды, выделяет те из них, которые действительно имеют значение для организации, проводит сбор и отслеживание информации об этих компонентах, составляет прогнозы будущего состояния среды, производит оценку реального положения фирмы. 
Фирма устанавливает желаемые направления и ориентиры своей деятельности: видение, миссию, комплекс целей. Иногда этап установления целей предшествует анализу среды. 
Стратегический анализ. Фирма сравнивает цели (желаемые показатели) и результаты исследований факторов внешней и внутренней среды (ограничивающих достижение желаемых показателей), определяет разрыв между ними. При помощи методов стратегического анализа формируются различные варианты стратегии. 
Производятся выбор одной из альтернативных стратегий и ее проработка. 
Подготавливается окончательный стратегический план деятельности фирмы. 
Среднесрочное планирование. Готовятся среднесрочные планы и программы. 
На основе стратегического плана и результатов среднесрочного планирования фирма разрабатывает годичные оперативные планы и проекты. 
Процесс выполнения плана. 
Контроль за выполнением плана. 
В целом процесс планирования представляет собою замкнутый цикл с прямой (от разработки стратегии к определению оперативных планов до реализации и контроля) и обратной (от учета результатов выполнения к переформулированию плана) связью. 
Выбор миссии и цeлeй opгaнизaции являeтcя пepвым и caмым oтвeтcтвeнным peшeниeм пpи плaниpoвaнии. Сфopмyлиpoвaть миccию фиpмы - нaибoлee вaжнoe peшeниe для ee ocнoвaтeлeй и выcшиx мeнeджepoв. Миссия - cтepжeнь фиpмы, нaибoлee ycтoйчивaя чacть ee opгaнизмa, это цeль, для кoтopoй opгaнизaция cyщecтвyeт и кoтopaя дoлжнa быть выпoлнeнa в плaнoвoм пepиoдe. 
В cлyчae широкого понимания миссия paccмaтpивaeтcя кaк кoнcтaтaция филocoфии и cмыcлa cyщecтвoвaния opгaнизaции. Философия организации oпpeдeляeт цeннocти, вepoвaния и пpинципы, в cooтвeтcтвии c кoтopыми opгaнизaция нaмepeвaeтcя ocyщecтвлять cвoю дeятeльнocть. 
В тoм cлyчae, ecли имeeтcя yзкoe пoнимaниe миccии, oнa paccмaтpивaeтcя кaк cфopмyлиpoвaннoe yтвepждeниe oтнocитeльнo тoгo, для чeгo или пo кaкoй пpичинe cyщecтвyeт opгaнизaция, тo ecть миccия пoнимaeтcя кaк yтвepждeниe, pacкpывaющee cмыcл cyщecтвoвaния opгaнизaции, в кoтopoм пpoявляeтcя oтличиe дaннoй opгaнизaции oт eй пoдoбнoй. 
Содержание миссии может включать в себя следующие основные пункты: 
- описание продуктов и (или) ycлyг, пpeдлaгaeмыx opгaнизaциeй; 
- xapaктepиcтики pынкa - opгaнизaция oпpeдeляeт cвoиx ocнoвныx пoтpeбитeлeй, клиeнтoв, пoльзoвaтeлeй; 
- цeли opгaнизaции, выpaжeнныe в тepминax выживaния, pocтa дoxoднocти; 
- тexнoлoгия: xapaктepиcтикa oбopyдoвaния, тexнoлoгичecкиx пpoцeccoв, иннoвaций в oблacти тexнoлoгии; 
- филocoфия: здecь дoлжны быть выpaжeны бaзoвыe взгляды и цeннocти opгaнизaции, cлyжaщиe ocнoвoй для coздaния cиcтeмы мoтивaции; 
- внyтpeнняя кoнцeпция, в paмкax кoтopoй opгaнизaция oпиcывaeт coбcтвeннoe впeчaтлeниe o ceбe, yкaзывaя иcтoчники cилы, ocнoвныe cлaбocти, cтeпeнь кoнкypeнтocпocoбнocти, фaктop выживaния; 
- внeшний oбpaз кoмпaнии, ee имидж. 
Оpгaнизaция дoлжнa иcкaть cвoю миccию вo внeшнeм oкpyжeнии, тaк кaк тoлькo пocтoяннoe пoддepжaниe coциaльнoй знaчимocти oбecпeчивaeт eй выживaниe и ycтoйчивoe фyнкциoниpoвaниe в бyдyщeм. 
Миссия организации является важнейшей составляющей планирования развития любой компании. Она определяет основную цель фирмы. Компания, как правило, начинает свою деятельность с определения четкой миссии, устанавливаемой высшим руководством. 
Формулировка миссии компании должна отражать предвидение компании и направление ее развития на ближайшие десять-двадцать лет. Компаниям не стоит пересматривать свою миссию каждые несколько лет, реагируя на малейшие изменения рыночной среды. Однако компании следует переопределить свою миссию, если она не вызывает доверия потребителей или противоречит оптимальному пути развития компании. Формулировка миссии предприятия должна содержать следующее:   

1. Задача предприятия  с точки зрения его основных  услуг или изделий, основных  рынков и основных технологий; 
2. Внешняя среда по отношению к фирме, которая определяет рабочие принципы предприятия; 
3. Культура организации. 
Формулирование миссии - это формулирование основной цели компании: чего она хочет достичь в самом широком смысле. 
Формирование целей компании происходит из оценки потенциальных возможностей фирмы и обеспеченности ее соответствующими ресурсами. В теории управления цели организации подразделяются на цели общие, разрабатываемые для фирмы в целом, и цели специфические, разрабатываемые по основным видам деятельности подразделений фирмы на основе общей стратегии  
1. Общие (глобальные) цели должны отражать концепцию фирмы; должны быть разработаны на длительную перспективу; определять основные направления программ развития фирмы; должны быть четко сформулированы и увязаны с ресурсами; должны ранжироваться по принципу приоритетности. 
2. Специфические цели выражаются в количественных и качественных показателях (рентабельность, норма прибыли). 
3. Другие специфические цели (подцели): 
- по маркетингу (уровень продаж, диверсификация, система распределения, объем сбыта); 
- научные исследования и разработки (новые товары, качество продукции, технологический уровень); 
- производство (издержки, качество, экономия материальных ресурсов, новая и усовершенствованная продукция); 
- финансы (структура и источники финансирования, методы распределения прибыли, минимизация налогообложения); 
Цели должны быть: 
1. конкретными и измеримыми; 
2. ориентированными во времени (долгосрочные, среднесрочные, краткосрочными); 
3. достижимыми; 
4. совместимыми. 
Задачи выбора цели определяются каждой фирмой самостоятельно зависимости от деятельности, которой она занимается. В целом же цели любой фирмы сводятся к следующему: 
1. Повышение контролируемой доли рынка; 
2. Предвидение требований потребителя; 
3. Выпуск и продажа продукции более высокого качества; 
4. Обеспечение согласованных сроков поставок; 
5. Установление уровня цен с учетом условий конкуренции; 
6. Поддержание репутации фирмы у потребителей; 
В заключение следует отметить, что для достижения компанией поставленных целей необходимо наличие сильных связей внутри организации, которые определяли бы общую стратегию, структуру и стиль менеджмента.

Глава 2. Анализ системы планирования в кафе «Фантазия».

        2.1 Характеристика предприятия

Организацией, рассматриваемой  в данной курсовой работе, является кафе "Фантазия" (г.Волгоград). 
Предприятие является самостоятельным хозяйствующим субъектом, созданным для производства продукции, выполнения работ и оказания услуг в целях удовлетворения общественных потребностей и получения прибыли. 
Предприятие осуществляет свою деятельность в соответствии с Уставом, учредительными документами и законодательством РФ. 
Предприятие самостоятельно осуществляет свою деятельность, распоряжается своей продукцией, полученной прибылью, оставшейся в его распоряжении после уплаты налогов и других обязательных платежей. 
Вид деятельности предприятия − розничная торговля, организация общественного питания. 
Предприятие заключает сделки (договоры, контракты) со многими предприятиями г. Волгограда и других городов на поставку продуктов питания. Предприятие может закупать товары у различных российских юридических и физических лиц. Источниками формирования финансовых результатов предприятия являются прибыль, амортизационные отчисления, средства целевого финансирования. 
На предприятии созданы следующие фонды: уставный, социального развития, резервный и другие фонды общего и специального назначения. Предприятие имеет самостоятельный баланс, в котором отражается его имущество. Имущество предприятия состоит из основных и оборотных средств, а также иных материальных и финансовых ценностей. 
Управление деятельностью предприятия осуществляется его собственником, который является директором предприятия. Директор самостоятельно определяет структуру управления предприятия и формирует штаты. 
Предприятие обеспечивает гарантированный законом минимальный размер оплаты труда, условия труда и меры социальной защиты работников. Размеры оплаты труда работников предприятия установлены согласно штатному расписанию. 
Предприятие ведёт бухгалтерскую и статистическую отчётность в порядке, установленном законодательством РФ. 
Хозяйственно-финансовая деятельность кафе "Фантазия" характеризуется следующими данными: размер товарооборота предприятия достиг в 2010 г. 3105,2 млн. руб. и увеличился по сравнению с 2009 г. на 18,5%. В товарообороте предприятия преобладающую долю занимают продовольственные товары. Так, в 2010 г. их удельный вес в товарообороте предприятия составил более 90%, на долю непродовольственных товаров (табачные изделия, печатная продукция) приходится только 6% от общей суммы товарооборота. Среди продовольственных товаров больше всего реализуется мясопродуктов, салатов, ликероводочной продукции и др. 
Кафе "Фантазия" имеет хозяйственные связи со многими поставщиками, в частности, с Волгоградским, Березниковским и Кунгурским мясокомбинатами, хлебозаводами, ОАО "Волгоградский молочный завод", ОАО "Волгоградский комбинат пищевых продуктов" и др. Всего от этих и других предприятий в 2010 году поступило в предприятие товаров на 3170 млн. руб. Объем товарных ресурсов увеличился по сравнению с 2009 годом на 19,3% или на 513,0 млн. руб. 
За 2010 год было закуплено сельскохозяйственных продуктов на 510 млн. руб., что составило 15% к общему товарообороту предприятия, в том числе закуплено мяса - 25 тонн, овощей - 7 тонн, муки - 146 тонн. 
Средний срок реализации товаров в 2010 году составил 32 дня. По сравнению с 2009 годом оборачиваемость средств, вложенных в товарные запасы, замедлилась на один день (2009 год - 31 день). Это повлияло на ухудшение финансового состояния предприятия, так как замедление оборачиваемости товаров влечет за собой нерациональные расходы и снижение прибыли. 
На замедление оборачиваемости товаров повлиял рост остатков товаров в предприятии на начало и конец 2010 года. Если на начало года сумма остатков возросла на 33,8 млн. руб., то на конец года - на 63,1 млн. руб. Увеличение остатков товаров в предприятии снижает обеспеченность розничного товарооборота товарными ресурсами. 
Упрощенный список продуктов, реализуемых предприятием приведен в таблице 1. Номенклатура продуктов по каждому типу составляет от 5 до 15 наименований. В кафе "Фантазия" традиционно осуществляется торговля элитными сортами товаров. 
Таблица 1 
Ассортимент продуктов, реализуемых кафе "Фантазия"

 В 2008 году была проведена  реконструкция обеденного зала. В  результате сокращения подсобных и  складских помещений, перепланировке обеденного зала удалось получить дополнительно 20 кв. м. полезной площади. В 2008 году общая  полезная площадь составила 420 кв. м., в том числе площадь обеденного зала - 250 кв. м. Обеденный зал и  складские помещения предприятия  оснащены современными видами оборудования, кассовыми аппаратами, электронными весами и др.

Предприятие работает с 8 до 24 часов. 
В предприятии работает 28 человек, из них 21 являются официантами.

По данным бухгалтерского баланса предприятия на 1 января 2009 г., активы кафе "Фантазия" составили на конец года 442,9 млн. руб. За год они возросли на 140,9 млн. руб. Увеличение валюты баланса свидетельствует о расширении хозяйственного оборота, объёмов торговой деятельности. Предприятие является платежеспособным и кредитоспособным.

2.2 Характеристика системы  планирования в кафе «Фантазия».

Кафе "Фантазия" занимается розничной торговлей и организацией общественного питания. В кафе "Фантазия" планы составляются каждый год. 
Таким образом, основное внимание уделяется краткосрочному планированию, и незначительное внимание уделяется долгосрочному и среднесрочному планированию. Вопросы планирования на предприятии решаются коллегиально, на собрании всех структурных подразделений во главе с директором кафе "Фантазия". 
Решением основных стратегических задач на предприятии занимается бывший директор кафе "Фантазия". До этого в его ведении находилось управление оперативными вопросами. 
Но как таковое стратегическое планирование в кафе "Фантазия" отсутствует, хотя и чувствуется необходимость в нем, поскольку во внешней среде для компании имеются определенные возможности, дающие шанс для дальнейшего развития. Стратегическое планирование ставит целью дать комплексное научное обоснование проблем, с которыми может столкнуться предприятие в предстоящем периоде, и на этой основе разработать показатели развития предприятия на плановый период. Такой метод наиболее применим для кафе "Фантазия". К числу слабых сторон кафе, относиться отсутствие маркетинговых исследований, и слабая программа продвижения продукции, а именно стратегический план задает направления для деятельности организации и позволяет ей лучше понимать структуру маркетинговых исследований, процессы изучения потребителей, планирования продукции, ее продвижения, и сбыта, а также планирования цен. 
К тому же, учитывая прошлый опыт кафе "Фантазия", организация уже сталкивалась с множеством непредсказуемых факторов, что вызывает необходимость отказа от жесткой системы планирования и перехода к гибкой системе ее деятельности. Реализация такого пути возможна с разработкой стратегии деятельности организации, в которой определяются главные цели и задачи, их ресурсное и финансовое обеспечение, пути и методы достижения целей и решения возникающих проблем. 

            3.3 Рекомендации по совершенствованию системы планирования

Кафе "Фантазия" длительное время оказывает услуги в области общественного питания жителям Волгограда . Для того чтобы кафе "Фантазия" не только продолжала существовать на рынке услуг в области общественного питания, но и развивалась во всех направлениях, необходимо произвести некоторые изменения. 
Поскольку стратегия кафе "Фантазия" была определена на основе анализа возможностей компании, ее слабых и сильных сторон, а также анализа угроз внешней среды, то я рекомендую внести изменения, которые позволили бы избавиться от слабых сторон в организации, препятствующих дальнейшему развитию компании. Для этого следует обратиться к основным проблемам, существующим во внутренней среде организации: слабая программа продвижения услуг, необходимость повышения качества услуг, необходимость повышения профессионального уровня служащих компании. 
Итак, на сегодняшний день кафе "Фантазия" просто необходимо пересмотреть политику продвижения товара, т.к она совершенно незаметна, а ведь кафе нужно привлекать как можно больше клиентов. Рекомендуется рекламировать услуги, предоставляемые компанией среди населения при помощи средств массовой информации (радио - и телереклама, создание официального сайта в сети Интернет). Хорошим шагом на этом пути будет также размещение рекламных щитов на улицах. Также очевидна необходимость проведения маркетинговых исследований. 
Другая проблема состоит в том что, большая часть работников кафе "Фантазия" - это переквалифицированные специалисты других областей, которые раньше ничего общего с услугами общественного питания не имели. Повышение профессионализма сотрудников возможно за счет проведения различных лекций, семинаров, курсов повышения квалификации. Компании следует присматриваться к студентам, обучающимся по специальности "Повар", приглашать их на практику, а в дальнейшем лучших из них трудоустраивать. Повышение профессионализма работников позволит еще больше улучшить уровень обслуживания клиентов и ускорит разработку новых блюд и меню. 
Также  предлагаю внедрить в систему планирования кафе "Фантазия" следующую модель процесса планирования, отличающуюся наибольшей эффективностью планирования. 
Модель состоит из четырех стадий: формулирование предпосылок; постановка проблем; долгосрочная стратегия; среднесрочные планы. 
Стадия 1. Формулирование предпосылок. 
Философия и цели компании пересматриваются с участием акционеров с учетом ресурсов. На основе собранной информации о внешней среде, как в целом, так и о состоянии и развитии отрасли и о конкуренции составляются прогнозы о положении фирмы на будущее. Анализ прогнозов выявляет возможности и угрозы. Оценка результатов прошлой деятельности и текущих итогов выявляет проблемы и дает информацию для прогнозирования будущего развития фирмы. 
Стадия 2. Уточнение проблем. 
Исходя из вышеперечисленных предпосылок определяются уровни притязаний. Например, темпы роста ежегодно должны превышать 10%, затем прогнозируются важнейшие результаты при условии сохранения действующей политики, которые сравниваются с уровнем притязаний, и выявляются разрывы. Вырабатываются стратегии, позволяющие ликвидировать эти разрывы. 
Стадия 3. Долгосрочная стратегия. 
Чтобы устранить разрывы между прогнозными значениями показателей и теми, на которые претендует компания, разрабатываются новые стратегии "продукт-рынок", например, исследуются возможности развития новых производств, вертикальной интеграции, создания зарубежных филиалов, совместных инициатив. Изучаются варианты расширения производства и снижения издержек (здесь может использоваться матрица "рост-доля рынка"). Прогнозируются результаты при использовании той или иной из названных выше двух стратегий, и выясняется, будут ли ликвидированы разрывы. Долгосрочная стратегия состоит из трех элементов: долгосрочные цели, подкрепленные долгосрочными стратегиями; долгосрочные стратегические проекты; долгосрочная политика в основных областях. 
Стадия 4. Среднесрочные планы. 
Исходя из принятого решения относительно долгосрочной стратегии, намечаются среднесрочные задачи и направления и составляются среднесрочные планы. Последние состоят также из трех частей. Во-первых, намечаются среднесрочные проекты и осуществляется их хронологическая привязка, распределяются ресурсы; во-вторых, составляются планы по укрупненной номенклатуре продукции исходя из изменения номенклатуры и стратегии конкурентной борьбы для каждой группы продукции. Эта работа выполняется соответствующими отделениями по продукту. Третий элемент - функциональные планы корпорации, составляемые ее функциональными службами. Сюда входят планы развития производственных мощностей, планы по труду и прибыли. Таким образом, в условиях рынка кафе "Фантазия" нужны не только краткосрочные, но и долгосрочные, а так, же стратегические и тактические планы своего социально - экономического развития.

3. Заключение

В результате проделанной  работы нами: проведен анализ литературы по теме исследования; рассмотрены  сущность, цели, виды, принципы, этапы, методы планирования; проанализирована система планирования кафе "Фантазия", в том числе разработан комплекс мероприятий по совершенствованию  системы планирования кафе "Фантазия". 
Анализ теоретических и практических аспектов вопроса планирования деятельности организации на примере кафе "Фантазия" позволил сделать следующие теоретические выводы по результатам работы: 
1. Сущность планирования состоит в обосновании целей и способов их достижения на основе выявления комплекса задач и работ, а также определения эффективных методов и способов, ресурсов всех видов, необходимых для выполнения этих задач и установления их взаимодействия. Процесс планирования заключается в разработке последовательности действий, в организации действий по выполнению планов и контроле за конечными результатами. Чем лучше отработаны и теснее взаимосвязаны эти важнейшие функции, определяющие в совокупности существо предмета управления, тем результативнее управление. 
2. Сам процесс планирования в организации состоит из 9 последовательных этапов, на каждом из которых выполняются определенные цели и задачи. Важнейшей составляющей планирования развития любой компании является формулирование миссии. Компания, как правило, начинает свою деятельность с определения четкой миссии, устанавливаемой высшим руководством. Миссия определяет основную цель фирмы. 
3. Результатом процесса планирования является система планов. План включает основные показатели деятельности, которые должны быть достигнуты к концу планового периода. В процессе реализации плана, необходимым является контроль за его исполнением. 
4.. Для кафе "Фантазия" существует ряд возможностей, которые дают все шансы для дальнейшего развития.  
7. Для того чтобы кафе "Фантазия" добилось наилучших результатов, необходимо провести некоторые изменения: активное продвижение услуг, повышение уровня знаний работников компании, заключение договоров на обслуживание с юридическими лицами. 
Таким образом, цель работы, заключающаяся в проведении всестороннего анализа процесса планирования деятельности организации и разработке рекомендаций по совершенствованию системы планирования на примере кафе "Фантазия", задачи выполнены.