Отчет по практике в местном самоуправление

В  администрации  Магистральнинского городского поселения, можно отметить, что команда подобрана  исключительно умело. Учтено все: и  образование, и опыт работы, и характер, и возраст, и даже эмоциональность. А ведь в этих условиях, учитывая отдаленность от областного центра, мало обученных специалистов по муниципальным  должностям, это сделать очень  и очень сложно.

Делаю вывод, что глава Магистральнинского городского поселения, очень дальновидный, компетентный и грамотный руководитель.

По истине, муниципальные служащие – это  новаторы, очень эмоциональные, творческие и в тоже время, душевные люди.

Содержание  работы  каждого муниципального служащего  администрации Магистральнинского городского поселения очень разнообразно. Это можно показать на нескольких примерах должностных инструкций (см. прил. А).

2.2 Система работы по разработке  и принятию управленческих решений,  реализации и контроля их исполнения

Принятие  управленческих решений является составной  частью любой управленческой функции. Поскольку  органы местного самоуправления относятся к публичному образованию, то большинство решений принимается  в форме  актов.  Согласно Устава глава Поселения, как глава администрации Поселения, издает правовые акты по вопросам, отнесенным к полномочиям Главы администрации Поселения и администрации Поселения, а также по вопросам организации деятельности администрации Поселения,   как нормативного, так и ненормативного характера. 

Поскольку градация  указанных  актов  достаточно велика, порядок  их разработки, принятия и контроля за их исполнение, отражен во многих документах муниципального образования, а также  в законодательных  актах. Например, в администрации  Магистральнинского городского поселения  утверждены: инструкция по делопроизводству, Положение об архиве.

2.3 Схема прохождения документов  внутри администрации 

Магистральнинского городского поселения

В соответствии с инструкцией по делопроизводству в администрации Магистральнинского городского поселения, утвержденной Постановлением главы Магистральнинского городского поселения от 10.01.2006 № 03-п определен  порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления движение документов внутри администрации (документооборот) состоит из следующих этапов: учет, справочная работа, контроль, отправка и хранение документов. Главный принцип правильной организации документооборота – оперативное прохождение документов по наиболее короткому пути, с минимальными затратами времени и труда на их обработку.

Должность специалиста 1 категории  администрации  Магистральнинского городского поселения связана с  делопроизводством. Должностные обязанности  ее условно можно поделить на следующие  части:

1. Документальное обеспечение
•    прием и обработка поступающей корреспонденции;
•    доклад о поступающей корреспонденции руководителю;
•    направление корреспонденции исполнителям;
•    отправка исходящей корреспонденции;
•    печатание текстов, оформление документов;
•    контроль за исполнением документов;
•    составление ежемесячных отчетов по учету и использованию материальных ценностей.
2. Информационное обеспечение

• сбор, обработка, анализ, накопление, оформление, предоставление информации;

• работа с Internet, E-mail;
• работа с оргтехникой (факс, ксерокс, сканер);
• информационная поддержка специалистов в работе с оргтехникой.

3. Организационная работа.

• выполнение отдельных служебных поручений;
• приём граждан;
• телефонные переговоры, приём телефонограмм;
• деловое общение со специалистами;
• обеспечение специалистов администрации канцелярскими принадлежностями и материалами для работы.

Для учета, контроля и удобства поиска документов проводится их регистрация: входящие –  в день поступления, исходящие и  внутренние – в день подписания. На документе при его поступлении  ставится регистрационный штамп  – на нижнем поле первого листа  с правой стороны, который включает дату поступления и регистрационный  индекс.

Документы регистрируются в журнале: 02-36 (номер  соответствующий номенклатуре дел) «Журнал регистрации входящей корреспонденции». В резолюции руководителя указывается  специалист или группа специалистов, которые заносятся, при регистрации, в графу журнала (исполнитель), что  позволяет быстро навести справки  о состоянии работы с любым  документом и его местонахождении. Для учета прохождения документов оформлены папки для специалистов администрации с регистрационными карточками, где специалисты имеют возможность отслеживать своевременное исполнение документа сами.

Установление  требований к срокам и качеству исполнения документов, подлежащих контролю, производится в администрации исходя из требований законодательства, нормативно-правовых актов и с учетом потребностей администрации  в документированной  информации.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми (устанавливаются  нормативно-правовыми актами органов  власти или управления) и индивидуальными (устанавливаются руководителем). Типовые: с конкретной датой исполнения – в указанный срок; без указания конкретной даты исполнения с пометкой «срочно» – в 3-дневный срок; то же с пометкой «оперативно» - в 10-дневный срок; остальные документы, не имеющие особых пометок, - в срок не более месяца; по поручениям Правительства РФ – до 10 дней; по письмам МИД РФ – в течение 15 дней; то же с согласованием с другими организациями – 30 дней; по обращениям граждан, требующим дополнительного изучения и проверки – до месяца со дня их регистрации; то же для не требующих проверки – не более 15 дней. Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню. В исключительных случаях может быть изменен срок исполнения документов на более поздний. Для этого не менее чем за 3 рабочих дня до истечения ранее установленного срока исполнитель с ведома своего непосредственного начальника представляет ответственному за контроль лицу мотивированную просьбу в письменной форме с указанием нового срока. Сроки исполнения документов, подлежащих срочному или оперативному исполнению, не продлеваются.

Сроки исполнения работы с документами отслеживаются  в папке специалиста по списку входящих документов. Если документ, поступивший  к специалисту, без сроков исполнения: «для сведения», «для сведения и работы», «для использования в работе», то специалист делает собственноручно  пометку о принятии документа  «исполнено». По отработанному документу  в «журнале регистрации входящей корреспонденции» в графу «сведения  об исполнении» заносится номер  исходящего документа и дата исполнения, такую же информацию специалист проставляет  и в своей папке «Входящая  корреспонденция».

Порядок прохождения исходящих документов заключается в: составлении (проекта) документа, его согласования, визирования, подписания, регистрации в журнале  02-37 «Журнал регистрации исходящей корреспонденции» и отправке адресату, в соответствии с рекомендациями (факсимильная связь, письмо, заказное письмо, заказное письмо с уведомлением, с нарочным). Это наглядно изображено на рисунке 2.1.

 

 

 

 

 

 

 

 Рис. 2.1 Схема прохождения документов

 

Документы администрации хранятся в установленном  порядке. Такой порядок может  быть обеспечен только при наличии  грамотной и четкой систематизации документов. Основой систематизации документов в делопроизводстве является их группировка в дела. Дело –  это совокупность документов, или  документ, относящийся к одному вопросу  или участку деятельности, помещенных под одну обложку.               

         Порядок распределения документов  в дела называется номенклатурой  дел. Это систематизированный  перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в делопроизводстве  с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном  порядке. Отработанные документы  формируются в дела: 02-43 «Входящая  корреспонденция», 02-44 «Исходящая корреспонденция»  со сроками хранения 3 года. По  своей сути номенклатура дел  – это классификатор дел, в  которые группируются исполненные  документы. С ее помощью обеспечивается сохранность и облегчается поиск документов. Она является также учетным документом для дел временного (до 10 лет) хранения. В номенклатуре дел на основе перечней документов устанавливаются сроки хранения (графа 4) документов. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Она согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае структурных изменений разрабатывается новая номенклатура дел.

Целесообразно наряду с бумажной формой номенклатуры дел иметь и ее электронный  вариант.

По итогам 4-х лет работы можно наглядно, с помощью диаграмм, изображенных на рисунке 2.2 проанализировать документооборот  в администрации Магистральнинского городского поселения:

Рис. 2.2 Диаграмма  документооборота в администрации  Поселения 

за 2006-2009гг., шт.

Из выполненной  диаграммы наглядно просматривается  неуклонный рост объема документооборота в администрации Магистральнинского городского поселения.

2.4 Специфика работы финансово-экономического  отдела администрации Магистральнинского  городского поселения и его  место в системе управления

В администрации  Магистральнинского городского поселения  финансово-экономический отдел администрации  является отраслевым (функциональным) органом, обеспечивающим  в пределах своей компетенции проведение единой финансовой, бюджетной и налоговой  политики в Поселении.

Финансовый  отдел в своей деятельности руководствуется  Конституцией Российской Федерации, налоговым  законодательством Российской Федерации, Бюджетным кодексом Российской Федерации  и принятыми в соответствии с  ним федеральными законами, указами  Президента Российской Федерации, нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Поселения.

Деятельность  работников финансового отдела регламентируется должностными инструкциями, которые  закрепляют рациональное разделение труда  и определение работ по сложности  выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются  начальником отдела и утверждаются нормативно-правовым актом администрации  Поселения. При изменении функций  и задач финансового отдела должностные  инструкции пересматриваются.

Основными задачами финансового отдела являются:   

- участие  в разработке и реализации  направлений единой государственной  финансовой, бюджетной и налоговой  политики;  

-  обеспечение  активного воздействия финансов  на социально-экономическое развитие  Поселения, эффективности хозяйствования, а также осуществления мер  по развитию финансового рынка;   

-  концентрация  финансовых ресурсов на приоритетных  направлениях социально-экономического  развития Поселения, целевое финансирование  расходов по реализации  муниципальных программ и мероприятий;  

-  участие  в разработке предложений по  привлечению в экономику Поселения  кредитных и иных ресурсов;  

- составление  проекта бюджета Поселения; 

- совершенствование  методов финансово-бюджетного планирования, финансирования и отчетности; 

-  осуществление  финансового контроля за рациональным  и целевым расходованием бюджетных  средств.

- осуществляет  другие полномочия в соответствии  с действующим законодательством.

  Финансовый отдел несет предусмотренную действующим законодательством персональную ответственность за: неисполнение или ненадлежащее исполнение возложенных на них обязанностей, определенных в должностной инструкции, в соответствии с действующим законодательством о муниципальной службе и Трудовым кодексом Российской Федерации; несвоевременное и (или) противоречащее действующему законодательству принятие решений; нецелевое использование бюджетных средств.