Особенности ведения деловых переговоров

Трудно  быстро прийти к согласию путем уступок, приемлемым для Обеих сторон партнеры по инерции будут упорствовать в своем мнении. Здесь необходимы терпение, соответствующая мотивация и умение "поколебать" партнера с помощью новых, аргументов и способов рассмотрения проблемы при использовании всех вытекающих из переговоров возможностей.

Соглашение  на основе компромиссов заключается  в тех случаях, когда необходимо достичь общей цели переговоров, когда их срыв будет иметь для  партнеров неблагоприятные последствия.

Приведенные методы ведения переговоров носят  общий характер. Существует ряд приемов, способов и принципов, детализирующих и конкретизирующих их применение.

Данный  параграф гласит об основных элементах  деловых переговоров, таких как  правила ведения деловых переговоров, их цель и методы

1.3. Подготовка деловых  переговоров

Подготовка  деловых переговоров 

   Переговоры  предназначены в основном для  того, чтобы с помощью взаимного  обмена мнениями (в форме различных  предложений, по решению поставленной на обсуждение проблемы) получить отвечающее интересам обеих сторон соглашение и достичь результатов, которые бы устроили всех его участников. Переговоры — это менеджмент в действии. Они состоят из выступлений и ответных выступлений, вопросов и ответов, возражений и доказательств. Переговоры могут протекать легко или напряженно, партнеры могут договориться между собой без труда, или с большим трудом, или вообще не прийти к, согласию. Поэтому для каждых переговоров необходимо разрабатывать и применять специальную тактику и технику их ведения. В связи с разнообразием переговоров невозможно предложить их точную модель.

Успех переговоров всецело зависит; от того, насколько хорошо вы к ним подготовились. До начала переговоров необходимо иметь разработанную их модель:   

• четко представлять себе предмет переговоров и обсуждаемую проблему, инициатива на переговорах будет у того, кто лучше знает и понимает проблему;
• обязательно составить примерную программу, сценарий хода переговоров. В зависимости от трудности переговоров может быть несколько проектов;
• наметить моменты своей неуступчивости, а также проблемы, где можно, уступить, если неожиданно возникает тупик в переговорах;
• определить для себя верхний и нижний уровни компромиссов по вопросам, которые, на ваш взгляд, вызовут наиболее жаркую дискуссию.

Реализация  данной модели возможна в том случае, если в процессе подготовки переговоров  будут изучены следующие вопросы:       

1) цель  переговоров;

2) партнер  по переговорам;

3) предмет  переговоров;

4) ситуация  и условия переговоров;

5) присутствующие, на переговорах;

6) организация  переговоров. 

Правила организации беседы.

      Правила организации и проведения деловых  бесед направлены на то, чтобы способствовать успешному их проведению, чтобы удовлетворение и хорошее впечатление от взаимодействия осталось у каждой из сторон. Основной принцип – равноправия и взаимного  уважения. Обычно о времени и месте  поведения беседы договариваются заранее, за 3 – 5 дней. Меньший интервал может  помешать кому-то из участников, нарушив  их планы, больший – снижает надежность договоренности из-за возможных изменений  графика каждого участника. Местом проведения обычно является служебное  помещение одного из участников, но не исключена и нейтральная территория. Тот, кто проводит беседу в своем  офисе, получает преимущество «своей территории», что отчасти нарушает принцип  равноправия. Это должно быть уравновешено предупредительным и подчеркнуто внимательным его отношением к другому участнику встречи (убедиться, что ему удобно время, и он не будет испытывать затруднений при поиске места встречи, проявлять гостеприимство в процессе встречи, предоставить более удобное место за столом переговоров, предложить кофе и т.д.) Продолжительность беседы также определяется заранее и регламент должен соблюдаться каждой из сторон. При длительных беседах рекомендуется через 40-50 минут устраивать перерыв, чтобы продуктивность работы не снижалась от утомления.

Состав  участников беседы (и переговоров) также  согласуется заранее и отражает баланс интересов сторон. Оговариваются  также тематические рамки беседы и ее основные цели.  В том случае, если участники имеют высокий  должностной статус и беседа носит  в высшей степени официальный  характер, то прибывающего на встречу  участника должен встретить недалеко от входа и проводить к месту  проведения разговора сотрудник  более низкого статуса, например, секретарь. Поведение участников встречи  регулируется правилами этикета  в соответствии с их статусом. Если участники беседы ранее не были знакомы, то их взаимное представление сопровождается обменом визитными карточками.

Проведение  беседы предполагает конфиденциальность содержания, поэтому фиксировать  ход беседы или отдельные обсуждаемые  положения можно только при взаимном согласии, т.е. этот вопрос требует особого  обсуждения. 

Подготовка  помещения.

      Для проведения беседы выбирают тихое, изолированное, комфортное помещение, в котором  нет ничего лишнего. Обязательное требование - без телефона, на время беседы мобильные  телефоны отключают; в комнате не должно быть сотрудников, не участвующих  в разговоре. Комнату стараются  красиво оформить, создать положительный  настрой, способствующий взаимопониманию. На столе должно быть все, что может  понадобиться в ходе разговора (бумага для записей и ручка для каждого у частника, вспомогательные информационные материалы в достаточном количестве экземпляров, вода, стаканы и т.д.) Курение по международным стандартам в общественных местах не допускается, в нашей деловой культуре по этому поводу нет определенных правил, хозяин офиса определяет, ставить или нет на стол пепельницы. Но даже если пепельница есть, это не означает автоматического разрешения курить в помещении. Закурить можно только в том случае, если все присутствующие без колебаний на это дадут свое согласие. Следует помнить, что для некурящих людей запах дыма крайне неприятен, и в этом случае лучше от курения воздержаться, чтобы не повышать напряжение в разговоре.

Особое  внимание следует обращать на построение отношений в процессе подготовки и проведения беседы, опираясь на принцип  равноправия сторон, проявляя уважение, предупредительность, соблюдая баланс интересов. Анализируя вербальные и  невербальные проявления в поведении  собеседника надо следить за колебаниями уровня эмоционального напряжения, не допуская обострения ситуации, использовать приемы управления напряжением в разговоре. Основой корректного делового стиля является уверенное поведение, и совершенно недопустимы малейшие проявления агрессии.

В этом параграфе повествуется о том, как же необходимо правильно подготовится к переговорам, как верно подготовить помещение и как правильно организовать структуру беседы. Ведь это играет огромную роль в заключение сделок.

Вывод: первая глава данной курсовой работы повествует о теоретических навыках  в ведении деловых переговоров. Это немаловажно, так как исходя из этого, умелый менеджер безошибочно  сможет перейти к практическим навыкам. 

Глава 2. Оценка качества проведения деловых переговоров

2.1. Характерные особенности  подготовки деловых  переговоров

Содержательная  подготовка переговоров 

Содержательная  подготовка переговоров включает решение  следующих вопросов:

• анализ проблемы и диагностика ситуации
• формирование общего подхода, основных целей и задач
• определение переговорной позиции, возможных вариантов решение проблемы и согласование интересов
• формирование предложений и их аргументация.

Анализ  проблемы и диагностику ситуации следует считать ключевым элементом  всего подготовительного этапа. В процессе подготовки к переговорам  необходимо выявить интересы участников переговоров, причем не только собственные, но и партнера по переговорам. Непонимание  интересов партнера часто приводят к срыву процесса переговоров. 

Организационная подготовка переговоров 

Организационная подготовка переговоров предусматривает:

• формирование делегации
• методы подготовки к переговорам

Количественный  и качественный состав делегации  определяется количеством вопросов, подлежащих обсуждению, необходимостью привлечения экспертов, параллельным обсуждением некоторых вопросов, уровнем представительства. При  формировании делегации определяются основные функции каждого участника  переговоров.

     В процессе подготовки переговоров проводятся совещания. Этот метод подготовки можно  считать общепризнанным. Совещания  различаются по числу участников, периодичности их проведения, количеству обсуждаемых проблем. Совещания направлены на определение задач и целей предстоящих переговоров.

     В процессе подготовки к переговорам  проводятся также деловые или  имитационные игры, позволяющие воспроизвести  ситуации на предстоящих переговорах. Параллельно деловые игры способствуют выработке навыков ведения переговоров. Использование имитационных игр  в процессе подготовки к переговорам  требует больших материальных и  временных затрат, а также квалифицированных  специалистов для подготовки сценария игры и его реализации. Они применяются  сравнительно редко.

     В процессе подготовки переговоров важно  точно определить позиции участников переговоров и возможные варианты взаимоприемлемых решений.

     Итак, данный параграф предназначен для изучения точного поведения специалиста  в своей области, для правильного  подхода к организации и содержания деловых переговоров.

2.2. Анализ проведения  деловых переговоров 

      Заключает деловую часть переговоров преобразование интересов партнера в окончательное  решение (решение принимается на основе компромисса).

      Если  ход переговоров был позитивным, то на завершающей их стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные положения, которые затрагивались  в процессе переговоров, и, что особенно важно, характеристику тех положительных  моментов, по которым достигнуто согласие сторон. Это позволит добиться уверенности в том, что все участники переговоров отчетливо представляют суть основных положений будущего соглашения, у всех складывается убеждение в том, что в ходе переговоров достигнут определенный прогресс. Целесообразно, также основываясь на позитивных результатах переговоров, обсудить перспективу новых встреч.

      При негативном исходе переговоров необходимо сохранить субъективный контакт  с партнером по переговорам. В  данном случае, акцентируется внимание не на предмете переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих соопределение обоснованности предложений, связанных с продолжением переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих сохранить деловые контакты в будущем; Т.е. следует отказаться от подведения итогов по тем разделам, где не было достигнуто позитивных результатов. Желательно найти такую тему, которая представит интерес для обеих сторон, разрядит ситуацию и поможет созданию дружеской, непринужденной атмосферы прощания.

      Протокольные  мероприятия являются неотъемлемой составляющей переговоров, несут значительную нагрузку в решении поставленных на переговорах задач и могут  либо способствовать успеху, либо, наоборот, создать предпосылку для их неудачи.

Деловой протокол охватывает широкое поле своей  деятельности: это организация встреч и обслуживание переговоров, ведение  записи бесед, обеспечение сувенирами, форма одежды, культурная программа и т.п. Для решения этих вопросов целесообразно создать в организации протокольную группу (2—3 чел.), которая будет заниматься протокольными формальностями.