Особенности коммуникативного поведения в организации

Обратная связь –  демонстрация получателем реакции  на полученное сообщение. Дает возможность  отправителю установить, получено ли сообщение, насколько понятен его  смысл и какую реакцию получателя оно вызвало. Когда получатель отвечает отправителю, их роли меняются, формируется  обратный коммуникативный поток, устанавливается  двусторонний коммуникативный процесс.

Характеристика эффективной  обратной связи:

• Направленность
• Конкретность и конструктивность
• Описательный характер
• Полезность
• Своевременность
• Желание и готовность работника к восприятию
• Ясность, четкость, понятность
• Надежность, достоверность

Направленность. Цель эффективной  обратной связи – улучшение качества работы, определения уровня усвоения полученной от отправителя информации, настройка отправителя и получателя. Она не должна снижать самооценку работника, затрагивать его личность.

Конкретность и конструктивность предполагают обеспечение получателей  конкретной информацией о состоянии  дел, благодаря которой они могут  понять, а также исправить ситуацию.

Описательный характер. Эффективная обратная связь должна не оценивать деятельность работника, а объективно описывать ее и ее результаты.

Полезность. Эффективная  обратная связь предоставляет информацию, которая может быть использована для изменения трудового поведения  работника и принятия своевременных  управленческих решений.

Своевременность. Обратная связь должна предоставляться прежде, чем существующая в ней информация станет неактуальной.

Желание и готовность работников воспринимать обратную связь  – навязанная обратная связь оказывается  малоэффективной.

Ясность, четкость, понятность. Обратная связь должна доноситься в  форме, понятной получателю. Степень  понимания обратной связи отправитель  может отследить при визуальном контакте по невербальным проявлениям  реакции получателя и в вербальной форме, при задавании уточняющих вопросов.

Надежность и достоверность  характеризуют, то, насколько можно  доверять обратной связи, насколько  верно она отражает реальное положение  дел.

 

 

4. Коммуникативные барьеры

В условиях человеческой коммуникации на пути получения информации появляются различные барьеры. При этом барьеры, связанные с внешней средой, в котором осуществляется коммуникативный процесс и оказываются в информационном перегрузке. Эффективности коммуникации мешают коммуникативные барьеры.

Коммуникативные барьеры  – помехи, препятствия, вмешательства  в процесс коммуникации на любом  из ее участков, искажающие смысл сообщения.

Выделяют несколько  типов коммуникативных барьеров:

1. Информационно-дефицитарные

• Механический обрыв, неясность или замалчивание информации отправителем ведут к искажению, непониманию информации, домысливанию

2. Фонетические

• Разные диалекты, ошибки произношения, дефекты речи и дикции приводят к непониманию информации

3. Семантические

• Различие в системах знаний, в понимании смыслов и значений слов участниками общения (жаргон, сленг, шутки, цитаты, обороты речи)

4. Стилистические

• Несоответствие стиля речи отправителя ситуации общения, стилю речи или психологическому состоянию получателя

5. Логические

• Логика изложения отправителя либо слишком сложна и непонятна получателю, либо вообще отсутствует

6. Личностные

• Психологическая несовместимость отправителя и получателя, разница репрезентативных систем, различие ценностных ориентаций, негативный опыт коммуникаций, селективное восприятие информации, неумение слушать. Также причинами плохой коммуникации могут быть стереотипы, предвзятые представления, плохие межличностные отношения между участниками, отсутствие внимания и интереса к собеседнику

7. Физические

• Отвлекающие шумы, расстояние во время общения, помехи, связанные с неисправностью технических средств передачи информации

8. Временные

• Дефицит времени общения, запаздывание, несвоевременность информации

9. Организационные

• Многоуровневость, излишняя централизация и дифференциация, неопределенность прав и обязанностей, нарушение нормы управляемости

10. Статусно-диспозиционные

• Различия в статусе отправителя и получателя, социальные, политические, религиозные, профессиональные различия. Один из участников коммуникации боится задать вопрос или высказать свое мнение, не желая показаться некомпетентным, быть неправильно понятым

11. Коммуникационные перегрузки

• Загруженность коммуникационных каналов, трудность или невозможность упорядочить информацию, находящуюся на многообразных носителях, отсев части информации до этапа декодирования

 

 

12. Культурные

• Культурные различия проявляются в дистанции между участниками общения, восприятии жестов и телодвижений, манерах держаться, тоне, громкости голоса, манере говорить, приверженности своему языку во время переговоров

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Виды и особенности коммуникативного поведения

Коммуникативное поведение  характеризуется определенными  нормами, которые позволяют охарактеризовать конкретное коммуникативное поведение  как нормативное или ненормативное.

Общекультурные нормы коммуникативного поведения характерны для всей общности и в значительной степени отражают принятые правила этикета, вежливого общения. Они связаны с ситуациями самого общего плана, возникающими между людьми вне зависимости от сферы общения, возраста, статуса, сферы деятельности и т.д. В этом и заключается особенность коммуникативного поведения в организации. Деление между людьми на разные социальные категории, сферы деятельности.

Так же коммуникативное поведение  в организации делиться:

1. По субъектам и средствам коммуникаций:

• межличностные коммуникации – коммуникации, осуществляемые между людьми в ситуациях «лицом к лицу» и в группах с помощью слов и несловесных средств общения;
• коммуникации с помощью технических средств, информационных технологий. Такие коммуникации в современных условиях приобретают важнейшее значение. Осуществляются с помощью электронной почты, телекоммуникационных систем, управленческих информационных технологий и др.

2. По форме общения:

• вербальные коммуникации – коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи как системы кодирования. Многие сотрудники организаций проводят в состоянии различных форм вербальных коммуникаций более 50% рабочего времени;
• невербальные – сообщения, посланные отправителем без использования устной речи как системы кодирования, с помощью жестов, мимики, поз, манер и т.д. Они выступают как средства коммуникации в той степени, в которой их содержание может быть интерпретировано другими. Невербальные коммуникации полезны, но их интерпретация субъективна и заранее несет в себе возможность ошибки.

3. По каналам общения:

• формальные коммуникации – позволяют упорядочивать и ограничивать информационные потоки; определяются организационными и функциональными регламентами. Формальные коммуникативные каналы широко используются в организациях, имеющих иерархическую структуру управления;
• неформальные коммуникации – социальные взаимодействия между людьми, выражение человеческой потребности в общении; дополняют формальные коммуникации. Неформальную систему коммуникаций часто называют «виноградной лозой»; информация в ней часто распространяется с помощью слухов.

4. По организационному признаку:

• вертикальные коммуникации - связывают все уровни управления организации в единое целое.
• горизонтальные коммуникации в организации представляют собой пути и средства передачи информации отдельно на каждом иерархическом уровне организации.

5. По направленности общения:

• нисходящие - через систему нисходящих связей руководство организации обеспечивает ориентацию целей подразделений организации относительно главных организационных целей; коррекцию поведения, установок и поведенческих стереотипов исполнителей на всех уровнях, координацию действий; поддержание и упрочение авторитета власти и контроля.
• восходящие - потоки информации в направлении снизу вверх, т.е. в направлении подчиненные — руководитель, представляют собой каналы обратной связи процесса управления. При этом руководители высших уровней получают информацию о проблемах и текущих делах в каждом подразделении организации, что позволяет им постоянно корректировать и изменять меры воздействия на поведение подчиненных всех нижестоящих уровней.

Таким образом, можно сделать  вывод, что основной особенностью коммуникативного поведения в организации является деление на разные категории и  нормы поведения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Система коммуникации существенно облегчает работу компании, высвобождая дополнительное время для производства и сокращая объем ненужной работы.

Работники тратят большую часть своего времени на коммуникацию для того, чтобы реализовать собственные роли и цели в межличностных отношениях, в информационном обмене, в процессах принятия решений, а также в управлении, планировании, мотивации деятельности подчиненных и контроле за работой. Поскольку все виды управления построены на коммуникации, ее с полным основанием можно считать главным связующим процессом.

От качества обмена информацией  напрямую зависит степень реализации поставленных задач. В то же время  особенности коммуникативного поведения может порождать массу проблем в организациях. В частности, «открытые» проблемы, которые связаны с человеческими, поведенческими аспектами, социальной разницей людей, деления по возрасту и т.д. Они проявляются в социально-психологической напряженности, конфликтах, столкновениях интересов, в «разрывах» деловой коммуникации, в отказе от сотрудничества и в других симптомах нездорового нравственно-психологического климата организации.

В результате работы были изучены  особенности коммуникативного поведения  в организации. А так же достигнуты поставленные задачи по изучению данной темы

1. Изучено понятие коммуникативного поведения
2. Рассмотрены нормы коммуникативного поведения
3. Изучен процессов коммуникации
4. Рассмотрены основные коммуникативные барьеры
5. Изучены виды и особенности коммуникативного поведения

В целом можно сказать, что наиболее эффективное использование коммуникативного поведения зависит от таких важнейших факторов, как профессионализм руководителей, структура организации, ее характеристики, наличие устойчивых межличностных отношений между членами организации, культура подчиненных, положение организации во внешней среде (закрытость или открытость), компетентность работников.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

1. Организационное поведение. Алиев В.Г., Дохолян С.В. – Изд. 2-е. – М.: «Экономика», 2004.
2. Организационное поведение в таблицах и схемах / под. ред. Г.Р. Лафуллина, О.Н. Громовой. – Москва, 2002.
3. Красовский Ю.Д. Организационное поведение. – Москва, 2000г.
4. Менеджмент. И.А. Орлов - Учебник. Москва, 2005г.
5. Коммуникации в организации. Каймакова М. В. Ульяновск, 2008г.