Основы менеджмента

Приведенные функции  управления находятся в тесной взаимосвязи: функция планирования взаимодействует  с функциями организации и  контроля, функция организации, в  свою очередь, тесно связана с  функциями планирования и контроля, а последняя (то есть функция контроля) взаимосвязана с функцией организации  и функцией планирования. Функции  планирования, организации и контроля тесно взаимосвязаны с функцией мотивации.

Приведенную взаимосвязь  функций управления принято называть внешней. Вместе с тем существует и тесная внутренняя взаимосвязь  рассматриваемых функций, проявляющаяся  в том, что элементы всех этих функций  являются составной частью каждой из них. Действительно: функция планирования содержит элементы функций организации, контроля и мотивации; функция организации  — элементы функций планирования, контроля и мотивации; функция контроля — элементы функций планирования, организаций и мотивации; функция  мотивации — элементы функций  планирования, организации и контроля. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Роль  связующих процессов 

Коммуникация  является жизненно важной системой организации: если каким-то образом ликвидировать потоки сообщений в организации, она прекратит свое существование. Коммуникация пронизывает все виды деятельности в организации, это важный рабочий инструмент для обеспечения восприятия индивидами своих организационных ролей и для интеграции организационных подразделений. С позиций теории открытых систем организация представляется развитой сетью каналов коммуникации, которые спроектированы для сбора, систематизации и анализа информации о внешней среде, а также для передачи переработанных сообщений обратно в среду. Коммуникация предоставляет средства для выработки и исполнения решений, осуществления обратной связи и корректировки целей и процедур  деятельности организации в соответствии с требованиями ситуации. 

Коммуникации - это связующие нити, объединяющие взаимозависимые части организации. Как только коммуникация приостанавливается, организованная деятельность прекращает свое существование. Вместо нее вновь возникает нескоординированная деятельность индивидов. 

Коммуникация  является не только существенным элементом  внутреннего функционирования организации, но и играет жизненно важную роль в  обмене информацией между организацией и средой. Система коммуникации служит средством включения организаций  в их внешнюю среду. 

Инструментарий  исследований коммуникаций полезен  и для изучения организационного поведения. Если мы сможем отобразить пути передачи сообщений между различными частями конкретной организации  и пути их воздействия на поведение  организации во внешнем мире, то мы далеко продвинемся в понимании  этой организации. В дальнейшем мы будем  исходить из предпосылки, что коммуникация является обязательным элементом функционирования организации. 

Общие и  специфические функции управления 

Функции управления – это направление или виды управленческой деятельности, основанный на разделении и кооперации в управлении, и характеризующийся обособленным комплексом задач и выполняемый  специальными приемами и способами.

Общие (основные) функции управления:

осуществляются  в каждой организации и на каждом уровне управления;

присущи управлению любой организации;

разделяют содержание управленческой деятельности на виды работ по признаку последовательности их выполнения во времени, относительно самостоятельны и в тоже время тесно взаимодействуют.

Конкретные (специфические) функции управления – представляют собой результат разделения управленческого  труда. Такие функции включают в  себя различные виды деятельности, отличающиеся назначением и способом реализации. Конкретные функции воздействуют не на всю организацию, а на ее определенные стороны или части.

Каждая конкретная функция управления в организации  является комплексной по содержанию и включает в себя общие функции: планирование, организацию, мотивацию  и контроль. Общие и конкретные функции управления тесно связаны  и представляют собой разные срезы  поля управления. 
 
 
 
 
 
 
 

Взаимосвязь функций управления, их интеграция 

Одной из главных  задач менеджмента является установление взаимосвязи между целями и функциями  менеджмента, достижение которой формируется, функционирует и развивается  как целостная система.

Целеполагание - это исходный момент в деятельности менеджера, приобретающий всё большее  значение в условиях развивающейся  рыночной экономики.

Следующий важный момент заключается в том, чтобы  цели менеджмента соответствовали  его функциям и не противоречил и  им.

Достижение целей  не должно выходить за рамки какой-либо функции.

Цели и функции  менеджмента взаимосвязаны между  собой. Все функции управления выполняются  в рамках определённой целевой структуры  системы управления. Организация, как  система управления, включает комплекс взаимосвязанных между собой  целевых и функциональных подсистем, реализующих средства достижения целей, стоящих перед организацией. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Структуризация  функций управления.

Решение о выборе организационной структуры принимается  высшим руководством организации. Среднее  и низшее звенья управления предоставляют  исходную информацию, а иногда и  предлагают свои варианты структуры  подчиненных им подразделений. Наилучшей  структурой организации считается  такая структура, которая позволяет  оптимально взаимодействовать с  внешней и внутренней средой, удовлетворять  потребности организации и наиболее эффективно достигать поставленных целей. Стратегия организации всегда должна определять организационную структуру, а не наоборот.

Процесс выбора организационной структуры состоит  из трех этапов:

- деление организации  на укрупненные блоки по горизонтали,  в соответствии с осуществляемыми  направлениями деятельности;

- установление  соотношения полномочий должностей;

- определение  должностных обязанностей и поручение  их выполнения конкретным лицам.

Типы организационных  структур:

Функциональная (классическая). Такая структура  предполагает деление организации  на отдельные функциональные элементы, каждый из которых имеет четкую конкретную задачу и обязанности. Такая структура  типична для средних фирм или  организаций, которые выпускают  относительно ограниченную номенклатуру товаров, действуют в стабильных внешних условиях, и где чаще всего  достаточно стандартных управленческих решений.

Дивизиональная. Это деление организации на элементы и блоки по видам товаров или  услуг, или по группам потребителей, или по регионам, где реализуются  товары.

Продуктовая. При  этой структуре полномочия по производству и сбыту какого-либо товара передается одному руководителю. Эта структура  наиболее эффективна при разработке, освоении производства и организации  реализации новой продукции.

Региональная. Эта  структура обеспечивает наилучшее  решение проблем, связанных с  учетом особенностей местного законодательства, а так же традиций, обычаев и нужд потребителей. Структура рассчитана, в основном, на продвижение товаров в отдаленные регионы страны.

Структура, ориентированная  на потребителя. При такой структуре  все подразделения объединяются вокруг определенных групп потребителей, которые имеют сходные или  специфические потребности. Целью  такой структуры является наиболее полное удовлетворение этих потребностей.

Проектная. Это  временно создаваемая структура  для решения какой-то конкретной проблемы, или для осуществления  сложного проекта.

Матричная. Это  структура, которая получается в  результате наложения проектной  структуры на функциональную, и предполагает принцип <двойного> подчинения (как  функциональному руководителю, так  и руководителю проекта).

Конгломератная. Она предполагает соединение различных  подразделений и отделов, работающих функционально, но ориентированных  на достижение целей других организационных  структур конгломерата. Чаще всего  такая структура находит применение в крупных национальных и международных  корпорациях. 

Важную роль играет степень централизации организационной  структуры. В централизованной организации  все функции управления сосредоточены  у высшего руководства. Преимуществом  этой структуры является высокая  степень контроля и координации  деятельности организации. В децентрализованной организации некоторая часть  управленческих функций передается своим филиалам, управлениям и  т.д. Эту структуру применяют тогда, когда внешняя среда характеризуется  сильной конкуренцией, динамичными  рынками и быстро меняющейся технологией. 
 
 
 
 
 

Функции и построение структуры управления организацией 

Под организационной  структурой управления понимается упорядоченная  совокупность устойчиво взаимосвязанных  элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организации как единого  целого. Организационной структурой управления определяется также как  форма разделения и кооперации управленческой деятельности, в рамках которой осуществляется процесс управления по соответствующим  функциям, направленным на решение  поставленных задач и достижение намеченных целей. С этих позиций  структура управления представляется в виде системы оптимального распределения  функциональных обязанностей, прав и  ответственности, порядка и форм взаимодействия между входящими  в ее состав органами управления и  работающими в них людьми.

Ключевыми понятиями  структур управления являются элементы, связи (отношения), уровни и полномочия. Элементами организационной структурой управления могут быть как отдельные  работники (руководители, специалисты, служащие), так и службы либо органы аппарата управления, в которых занято то или иное количество специалистов, выполняющих определенные функциональные обязанности. Есть два направления  специализации элементов организационной  структурой управления:

а) в зависимости  от состава структурных подразделений  организации вычленяются звенья структуры управления, осуществляющие маркетинг, менеджмент производства, научно-технического прогресса и т.п.;

б) исходя из характера  общих функций, выполняемых в  процессе управления, формируются органы, занимающиеся планированием, организующие производство, труд и управление, контролирующие все процессы в организации.

Отношения между  элементами структуры управления поддерживаются благодаря связям, которые принято  подразделять на горизонтальные и вертикальные. Первые носят характер согласования и являются одноуровневыми. Вторые - это отношения подчинения. Необходимость  в них возникает при иерархичности  построения системы управления, то есть при наличии различных уровней  управления, на каждом из которых преследуются свои цели.

При двухуровневой  структуре создаются верхние  звенья управления (руководство организацией в целом) и низовые звенья (менеджеры, непосредственно руководящие работой  исполнителей). При трех и более  уровнях в организационной структуре  управления формируется так называемый средний слой, который в свою очередь  может состоять из нескольких уровней.

В структуре  управления организацией различаются  линейные и функциональные связи. Первые - суть отношения по поводу принятия и реализации управленческих решений  и движения информации между так  называемыми линейными руководителями, то есть лицами, полностью отвечающими  за деятельность организации или  ее структурных подразделений. Функциональные связи сопрягаются с теми или  иными функциями менеджмента. Соответственно используется такое понятие, как  полномочия: линейного персонала, штабного персонала и функциональные. Полномочия линейных руководителей дают право  решать все вопросы развития вверенных  им организаций и подразделений, а также отдавать распоряжения, обязательные для выполнения другими членами  организации (подразделений). Полномочия штабного персонала ограничиваются правом планировать, рекомендовать, советовать или помогать, но не приказывать  другим членам организации выполнять  их распоряжения. Если тому или иному  работнику управленческого аппарата предоставляется право принимать  решения и совершать действия, обычно выполняемые линейными менеджерами, он получает так называемые функциональные полномочия.