Основные предпосылки становления школы науки управления

 

 

Системный подход.

 

В системном подходе подчеркивается, что руководители должны рассматривать  организацию как совокупность взаимосвязанных  элементов, таких как люди, структура, задачи и технология, которые ориентированы  на достижение различных целей в  условиях меняющейся внешней среды.

Изначальный недостаток подходов различных школ к управлению заключается  в том, что они сосредоточивают  внимание только на каком-то одном важном элементе, а не рассматривают эффективность  управления как результирующую, зависящую  от многих различных факторов. Применение теории систем к управлению облегчило  для руководителей задачу увидеть  организацию в единстве составляющих ее частей, которые неразрывно переплетаются  с внешним миром. Эта теория также  помогла интегрировать вклады всех школ, которые в разное время доминировали в теории и практике управления.

 

Системные концепции.

Теория систем была впервые  применена в точных науках и в  технике. Применение теории систем в  управлении в конце 50-х годов явилось  важнейшим вкладом школы науки  управления. Системный подход - это  не есть набор каких-то руководств или  принципов для управляющих - это  способ мышления по отношению к организации  и управлению. Чтобы осознать, как  системный подход помогает руководителю лучше понять организацию и более  эффективно достичь целей, определим  сначала, что такое система.

Система - это некоторая  целостность, состоящая из взаимосвязанных  частей, каждая из которых вносит свой вклад в характеристики целого.

Все организации являются системами. Поскольку люди являются, в общем смысле, компонентами организаций (социальные компоненты), наряду с техникой, которые вместе используются для  выполнения работы, они называются социо-техническими системами. Точно  так же, как и в биологическом  организме, в организации части  ее взаимосвязаны.

 

Существуют два основных вида систем: закрытые и открытые. Закрытая система имеет жесткие фиксированные  границы, ее действия относительно независимы от среды, окружающей системы. Часы - знакомый пример закрытой системы.

 

Открытая система характеризуется  взаимодействием с внешней средой. Энергия, информация, материалы - это  объекты обмена с внешней средой проницаемые границы системы. Такая  система не является само обеспечивающейся, она зависит от энергии, информации и материалов, поступающий извне. Кроме того, открытая система имеет  способность приспосабливаться  к изменениям во внешней среде  и должна делать это для того, чтобы продолжить свое функционирование.

Руководители в основном занимаются системами открытыми, потому что все организации являются открытыми системами. Выживание  любой организации зависит от внешнего мира.

 

Крупные составляющие сложный  систем, таких как организация, человек  или машина, зачастую сами являются системами и называются подсистемами.

Подсистемы могут, в свою очередь, состоять из более мелких подсистем. Поскольку все они взаимосвязаны, неправильное функционирование даже самой  маленькой подсистемы может повлиять на систему в целом.

 

Понимание того, что организации  представляют собой сложные открытые системы, состоящие из нескольких взаимозависимых  подсистем, помогает объяснить, почему каждая из школ в управлении оказалась  практически приемлемой лишь в ограниченных пределах. Каждая школа стремилась сосредоточить внимание на какой-то одной подсистеме организации. Бихевиористская  школа в основном занималась социальной подсистемой. Школы научного управления и науки управления - главным образом, техническими подсистемами. Следовательно, они зачастую не могли правильно  определить все основные компоненты организации.

Сейчас широко распространена точка зрения, что внешние силы могут быть основными детерминантами успеха организации, которые предопределяют - какое из средств арсенала управления может оказаться успешным.

 

Модель организации как  открытой системы:

На входе организация  получает от окружающей среды информацию, капитал, человеческие ресурсы и  материалы. Эти компоненты называются входами. В процессе преобразования организация обрабатывает эти входы, преобразуя их в продукцию или  услуги. Эта продукция и услуги являются выходами организации, которые  она выносит в окружающую среду. Если организация управления эффективна, то в ходе процесса преобразования образуется добавочная стоимость входов. В результате появляются многие возможные  дополнительные выходы, такие как  прибыль, увеличение доли рынка, увеличение объема продаж и т.п.

 

Ситуационный подход.

 

Ситуационный подход концентрируется  на том, что пригодность различных  методов управления определяется ситуацией. Поскольку существует такое обилие факторов как в самой организации, так и в окружающей среде, не существует единого "лучшего" способа управлять  организацией. Самым эффективным  методом в конкретной ситуации является метод, который более всего соответствует  данной ситуации.

 

Ситуационный подход внес большой вклад в теорию управления, используя возможности прямого  приложения науки к конкретным ситуациям  и условиям. Центральным моментом ситуационного подхода является ситуация, т.е. конкретный набор обстоятельств, которые сильно влияют на организацию  в данное конкретное время. Из-за того, что в центре внимания оказывается  ситуация, ситуационный подход подчеркивает значимость "ситуационного мышления". Используя этот подход, руководители могут лучше понять, какие приемы будут в большей степени способствовать достижению целей организации в  конкретной ситуации.

 

Ситуационный подход, разработанный  в конце 60-х годов, не считает, что  концепция традиционной теории управления, бихевиористской школы и школы  науки управления неверны. Системный  подход, с которым ситуационный тесно  связан, пытается интегрировать различные  частичные подходы.

 

Ситуационный подход и  процесс управления.

 

Как и системный, ситуационный подход не является простым набором  предписывающих руководств, это скорее способ мышления об организационных  проблемах и их решениях. В нем  также сохранена концепция управления, применимая ко всем организациям. Но ситуационный подход признает, что, хотя общий процесс  одинаков, специфические приемы, которые  должен использовать руководитель для  эффективного достижения целей организации, могут значительно варьировать.

 

Ситуационный подход пытается увязать конкретные приемы и концепции  с определенными конкретными  ситуациями для того, чтобы достичь  целей организации наиболее эффективно.

 

Ситуационный подход концентрируется  на ситуационных различиях между  организациями и внутри самих  организаций. Он пытается определить, каковы значимые переменные ситуации и как они влияют на эффективность  организации.

 

Методологию ситуационного  подхода можно объяснить как  четырех шаговый процесс:

Руководитель должен быть знаком со средствами профессионального  управления, которые доказали свою эффективность. Это подразумевает  понимание процесса управления, индивидуального  и группового поведения, системного анализа, методов планирования и  контроля и количественных методов  принятия решений.

Каждая из управленческих концепций и методик имеет  свои сильны и слабые стороны, или  сравнительные характеристики в  случае, когда они применяются  к конкретной ситуации. Руководитель должен уметь предвидеть вероятные  последствия, - как положительные, так  и отрицательные, - от применения данной методики или концепции.

Руководитель должен уметь  правильно интерпретировать ситуацию. Необходимо правильно определить, какие  факторы являются наиболее важными  в данной ситуации и какой вероятный  эффект может повлечь за собой  изменение одной или нескольких переменных.

Руководитель должен уметь  увязывать конкретные приемы, которые  вызвали бы наименьший отрицательный  эффект и таили бы меньше всего  недостатков, с конкретными ситуациями, тем самым обеспечивая достижение целей организации самым эффективным  путем в условиях существующих обстоятельств.

 

Ситуационные переменные.

 

Успех или неуспех ситуационного  подхода в значительной степени  зависит от третьего шага, определяющего  переменные ситуации и их влияние. Если это не будет сделано правильно, нельзя будет полностью оценить  сравнительные характеристики или  приспособить метод к ситуации. Если можно проанализировать ситуацию, тогда  не возникает необходимости прибегать  к догадкам или методу "проб и  ошибок" для определения наиболее подходящего решения организационных  проблем. И хотя ситуационный метод  еще не был полностью обоснован, недавние исследования указывают, что  некоторые ситуационные переменные могут быть вычленены. Установление этих основных переменных, особенно, в  области лидерства и поведения  организационных структур, а также  количественных оценок, явилось наиболее важным вкладом ситуационного похода в управление.

 

Невозможно, однако, определить все переменные, влияющие на организацию. Буквально каждая грань человеческого  характера и личности, каждое предыдущее управленческое решение и все, что  происходит во внешнем окружении  организации, определенным образом  влияет на решения организации. Для  практических целей можно рассматривать, однако, только те факторы, которые наиболее значимы для организации, и те, которые скорее всего могут повлиять на ее успех.

 

 

 

 

 

3. Использование основных положений школы науки управления в современном менеджменте

 

Применение процессного  подхода.

В мировом менеджменте  на сегодняшний день применение процессного  подхода является одним из важнейших  факторов успеха. Однако практика его  постановки в компаниях стран  СНГ пока не подтверждает этот тезис. И внедрений мало, и неэффективно, и поверхностно. В чем же причины  и как выйти из сложившейся  ситуации?

 

Что такое процессное управление, и какими стандартами надо руководствоваться  при его внедрении? Возможно, это  и есть одна из главных причин неудачного внедрения. Нет стандартов-образцов и нет четких указаний. Все, что  сказано в стандарте "ИСО 9001:2000 Требования к Системам менеджмента  качества" сводится к следующему: "…систематическая идентификация  и управление различными процессами организации, и, в особенности, взаимосвязями  между процессами, могут рассматриваться  как подход, основанный на процессах, или "процессный подход".… Стандарт поощряет применение процессного подхода  в управлении, а также рассматривает  его как способ выявления и  реализации возможностей для улучшения". Плюс целый раздел требований к процессам "жизненного цикла", главные из которых касаются соответствия процессов  требованиям потребителя продукции  и/или услуг. Какие точно процессы идентифицировать, как ими управлять, как и какие взаимодействия устанавливать - стандарт даёт на откуп предприятию.

 

Эта гибкость стандарта обеспечивает его универсальность и, одновременно, уникальность процессного решения  для каждого предприятия. Но этой свободой надо уметь пользоваться. А в России эти стандарты управления 21-го века ложатся совсем на иную основу, чем за рубежом. Наш менеджмент очень  далек от современного, мирового уровня - по многим позициям мы только начинаем осваивать то, что там давно  уже вошло в школьные учебники. Например, бюджетирование, которое  толком не поставлено практически ни на одном российском предприятии.

 

Применение системного подхода  заключается в том, что менеджеры  могут проще согласовывать свою конкретную работу с работой организации  в целом, если они понимают систему и свою роль в ней. Это особенно важно для генерального директора, потому что системный подход стимулирует его поддерживать необходимое равновесие между потребностями отдельных подразделений и целями всей организации. Он заставляет его думать о потоках информации, проходящих через всю систему, а также акцентирует внимание на важности коммуникаций.

 

Системный подход помогает установить причины принятия неэффективных  решений, он же предоставляет средства и технические приемы для улучшения  планирования и контроля.

 

Современный руководитель должен обладать системным мышлением, так  как:

 

- менеджер должен воспринимать, перерабатывать и систематизировать огромный объём информации и знаний, которые необходимы для принятия управленческих решений;

 

- руководителю необходима системная методология, с помощью которой он мог бы соотносить одно направления деятельности своей организации с другим, не допускать оптимизации управленческих решений;

 

- менеджер должен видеть за деревьями лес, за частным - общее, подняться над повседневностью и осознавать, какое место его организация занимает во внешней среде, как она взаимодействует с другой, большей системой, частью которой является;

 

- системный подход в управлении позволяет руководителю более продуктивно реализовывать свои основные функции: прогнозирование, планирование, организацию, руководство, контроль.

 

Системное мышление не только способствовало развитию новых представлений  об организации (в частности, особое внимание уделялось интегрированному характеру предприятия, а также  первостепенному значению и важности систем информации), но и обеспечило разработку полезных математических средств  и приемов, значительно облегчающих  принятие управленческих решений, использование  более совершенных систем планирования и контроля.