Основные направления рациональной организации труда

 

Средства передачи информации. Эти средства должны обеспечивать передачу информации и возможность функционирования других систем управления организацией.

 

Они входят в число основных систем технической базы управления. Это системы профессиональной радиосвязи (радиостанции, радиотелефоны) и радиотелефонные  системы, директорские компьютеры, автоматические номеронабиратели, автоответчики и  различные селекторные устройства.

 

Средства вычислительной техники. Эту группу средств составляют счетно-клавишные механические и  электронные машины. Используются компьютерные модели счетно-решающих систем.

 

Большинство транспортно-пассажирских фирм, гостиничных цепей и туроператоров  установили в последние годы электронные  системы бронирования мест в гостинице. Различные общества и страны могут  подключиться к международным системам. Любое турбюро может иметь  доступ к множеству интегрированных  систем бронирования (система START/ TRAVISWISS). Высокоразвитыми системами бронирования авиалиний являются ГАЛИЛЕО, АМАДЕУС  и САБРЕ: к ним подключаются многие турфирмы. Через подобные системы  бронируются авиабилеты, автомобили напрокат и места в гостиницах в любой части мира. Наряду с  бронированием через компьютер  они производят расчет тарифов и  выдачу билетов.

 

Расширяющаяся тенденция  к стиранию границ в производстве средств телекоммуникации, ЭВМ и  технического оборудования фирм, падение  цен, рост ноу-хау, а также значительные технологические новшества (увеличение объема памяти ЭВМ, модернизация электронных  переводчиков и т.п.) оказывают свое воздействие и на структуру информационных систем в туризме. Новые системы  должны выбираться с учетом вышеупомянутого  соответствия.

 

Нормирование труда. Среди  мер, направленных на рационализацию управленческого  труда, особое место занимает его  нормирование. Непосредственной задачей  нормирования труда является определение  трудоемкости работ и необходимой  для их выполнения численности работников. Без обоснованных норм невозможны рационализация процессов разделения и кооперации труда, разработка прогрессивных технологий, совершенствование методов работы аппарата управления.

 

Предпринималось множество  попыток точно определить, сколькими  людьми может эффективно руководить один человек. Число, которое называют разные авторы, варьируется в пределах от трех до пятнадцати. Из-за большого разнообразия условий и проблем  координации ни одна отдельно указанная  величина не может считаться правильным ответом при любых обстоятельствах. Количество машинисток в стенографическом бюро, которыми может руководить его  заведующий, не равно количеству маркетологов, которыми будет эффективно управлять начальник отдела маркетинга туристской фирмы. Вместе с тем отсутствие твердых нормативов на выполнение отдельных видов работ ведет к тому, что одни исполнители не имеют нормальной нагрузки в течение рабочего дня, а другие, наоборот, перегружены. Это порождает конфликтные ситуации, ведет к нерациональному использованию знаний и опыта работников аппарата управления.

 

Особенности управленческого  труда заметно сужают возможности  внедрения в практику работы норм и нормативов. Однако изменения в  функциях руководства, вызванные переходом  к рыночной экономике, свидетельствуют  о том, что значительная часть  управленческих работ поддается  нормированию.

 

Для нормирования управленческого  труда применяют расчетные (аналитические) и исследовательские методы. Наибольшее распространение получили аналитические  методы, с помощью которых анализируется  использование рабочего времени  высококвалифицированными специалистами. Содержание их труда можно принять за эталонное, а структуру их рабочего дня считать нормативом.

 

Что касается исследовательских  методов, то они помогают определить трудоемкость конкретных видов работ  с учетом специализации организации  и содержания труда. С помощью  фотографии и хронометража изучаются  все виды работ, их структура и  затраты рабочего времени. После  этого определяются усредненные  показатели, которые и являются нормативом.

 

Разработка научно обоснованных норм труда позволяет более объективно оценить труд каждого работника  аппарата управления, эффективнее использовать материальные стимулы. Однако, поскольку  сфера управления включает большое  разнообразие видов работ даже в  пределах одной функции управления, не может быть и речи о создании каких-либо универсальных норм затрат труда.

 

Подход к нормированию отдельных видов работ должен быть дифференцированным. Так, с учетом специфики труда менеджера представляется целесообразным выделить следующие  виды норм:

 

нормы управляемости (число  работников, которыми наиболее эффективно может руководить начальник) — для  руководителей;

 

укрупненные нормативы численности (типовые структуры аппарата управления), то есть численность работников, необходимая  для полного и качественного  выполнения работ в определенных организационно-технических условиях, — для специалистов; времени и  обслуживания (определяются в зависимости  от трудоемкости работ) — для технических  исполнителей.

 

Нормативы численности и  нормы управляемости могут разрабатываться  для широкого круга руководителей. С помощью нормативов численности  определяется общая численность  работников по функции управления, а, использовав нормы управляемости, можно произвести оптимальную расстановку работников.

 

Существует несколько  методов определения норм управленческих работ. Наиболее распространенным методом  нормирования является метод аналогов. Здесь устанавливаются нормативы  затрат времени по аналогии с передовыми организациями. Этот метод целесообразно  использовать для определения объемов работ тех категорий аппарата управления, труд которых вообще не поддается сколько-нибудь удовлетворительному учету из-за отсутствия критериев регламентации сроков выполняемой ими работы.

 

В практике встречаются также  методы прямого нормирования, которые  используются для определения нормативов постоянно повторяющихся работ.

 

По сравнению с методами прямого нормирования управленческого  труда более широкое применение нашли методы косвенного нормирования, учитывающие влияние различных  факторов на нагрузку служащих. С помощью  этих методов устанавливаются укрупненные  нормативы численности различных  категорий работников. Кроме того, методы косвенного нормирования применяются  для установления норм обслуживания, то есть числа обслуживаемых работников, приходящегося на одного обслуживающего (например, число рабочих на одного кладовщика; количество обслуживаемых  одним диспетчером ИД С). Норма  обслуживания предусматривает качественное обслуживание данным работником аппарата управления определенного числа  работающих. Она устанавливается для специалистов и технических исполнителей, имеющих неравномерную нагрузку в различные периоды времени.

 

Благоприятный режим и  условия труда. Производительность управленческого труда находится  в прямой зависимости от состояния  рабочих мест и условий, в которых  трудится менеджер. Значение рассматриваемой  проблемы усиливается в связи  с появлением новых организаций  рыночного типа, когда происходят существенные качественные изменения  в системе управления экономическими и социальными процессами.

 

Рациональная организация  рабочего места менеджера обеспечивает создание в управленческой деятельности максимальных удобств и благоприятных  условий труда, повышает содержательность работы. В настоящее время разработано  более 5 тыс. типовых проектов организации  рабочих мест для различных категорий  административно-управленческого персонала.

 

Для рабочего кабинета директора  средней туристской фирмы отводят, как правило, отдельное помещение  площадью до 20 кв.м. На рис. 3.1 приведена  одна из множества рекомендуемых  схем планировки рабочего места директора турфирмы. Рабочий кабинет делится обычно на рабочую зону и зону совещаний (переговоров).

 

 

 

 

Рис. 3.1. Примерная схема  планировки рабочего места главного менеджера туристской фирмы:

 

1 — рабочий стол; 2 —  стол-приставка; 3 — стол для совещаний; 4 — кресло; 5 — стулья; 6 — корзина  для бумаг; 7 — шкаф рекламной  продукции; 8 — книжный шкаф; 9 —  шкаф для одежды; 10 — доска  для чертежей, схем, расчетов

 

Система обслуживания рабочего места менеджера должна иметь  различные средства связи и автоматизированную систему информации (АСИ).

 

В настоящее время в  практику управления широко внедряется автоматизированное рабочее место  руководителя (АРМ). В состав АРМ, как  правило, входят ПЭВМ, календарь, диалоговые устройства, электронный дневник, мощный калькулятор с большой емкостью памяти, средство для создания и  хранения личной и служебной корреспонденции, система контроля за выполнением поручений.

 

При организации рабочих  мест аппарата управления необходимо также соблюдать ряд экономических, эргономических' и эстетических требований:

 

Материальная и моральная  заинтересованность. Менеджер должен сформировать систему мотивов, побуждающих  сотрудников систематически улучшать режим и условия их труда.

 

Удобство мебели. Задача состоит  в том, чтобы габариты и форму  мебели выбрать с учетом антропометрических данных личности и удобно разместить ее на рабочем месте. В таллинском научно-производственном мебельном объединении «Стандарт» разработан кабинет руководителя «Форте» с учетом требований эргономики, технической эстетики и научной организации труда. Кабинет собирается из унифицированных элементов на металлической основе и позволяет получить многочисленные варианты оформления при рациональном использовании площади. Есть и другие проекты офисной мебели.

 

Наличие средств оргтехники. Рабочее место должно быть оборудовано  соответствующей оргтехникой, должна быть создана технология ее эффективного использования.

 

Благоприятные санитарно-гигиенические  и эстетические условия труда. В  помещении должны быть оптимальными температурный режим, освещение, влажность  воздуха, цвет стен, мебели и т.п.

 

Рациональный режим труда  и отдыха. У менеджера ненормированный  рабочий день. Это дает ему возможность  установить гибкий график выхода на работу с учетом утомляемости человека. На основе детальных наблюдений было установлено  чередование периодов высшей работоспособности  и утомления управленческих работников в течение рабочего дня (рис. 3.2).

 

Как видно из рис. 3.2, работоспособность человека меняется в течение рабочего дня и может быть разделена на три фазы. Длительность первой фазы (фаза «врабатывания» а) в зависимости от вида труда колеблется от нескольких минут до одного часа. При завершении этой фазы организм работника переходит в так называемое «устойчивое состояние» Ь, которое характеризуется наивысшей

 

 

 

 

Час работы

 

Рис. 3.2. График изменения  работоспособности человека в течение  рабочего дня

 

для данного индивида эффективностью и устойчивостью. Длительность этой фазы зависит от интенсивности труда, условий внешней среды и субъективного  отношения человека к своей работе. Как правило, через три-четыре часа работоспособность начинает снижаться, внимание рассеивается, движения замедляются, возрастает число ошибок с. Обычно к этому периоду приурочивают обеденный перерыв d. После обеденного перерыва организм вновь проходит через фазу «врабатывания».

 

Наиболее ответственным  моментом в работе по рационализации управленческого труда является планирование мероприятий по созданию благоприятных условий для труда  руководителей и специалистов организации. Они могут разрабатываться на различных уровнях управления (низшем, среднем и высшем). На основе изучения различных аспектов трудового процесса составляется комплексный план рациональной организации труда. В этом плане  отражаются мероприятия в соответствии с новыми направлениями рациональной организации та, принятой в фирме.

 

На первом этапе готовится  объект планирования и определяются объем работ и цель проводимых мероприятий. На втором (наиболее трудоемком) этапе изучается достигнутый уровень организации управленческого труда и вскрываются резервы повышения его производительности. Для этого используются фотография, хронометра? моментные наблюдения, а при необходимости и киносъемки.

 

Фотография рабочего дня  руководителя состоит в наблюдении и замерах всех без исключения затрат времени на протяжении полного  рабочего дня или определенной его  части. Основное назначение этого процесса заключается в выявлении потерь рабочего времени и порождающих  его причин.

 

С помощью хронометража изучают  затраты рабочего времени на выполнение повторяющихся трудовых операций.

 

Моментные наблюдения применяются  для изучения труда специалистов, занятых выполнением практически  одинаковой работы.

 

При киносъемке процесс труда  фиксируется на пленке. В результате просмотра можно увидеть «узкие места» в организации труда.

 

На заключительном — третьем  этапе устанавливаются конкретные исполнители намеченных мероприятий и осуществляется контроль за выполнением запланированных мероприятий