Основные направления рациональной организации труда

 

a                сосредоточение на одной функциональной области стимулирует становление служащих как специалистов в своем деле;

 

a                наблюдение и координация упрощаются, поскольку менеджеру необходимо помнить и интегрировать только узкий круг функциональных видов мастерства;

 

a                функциональная департментализация хорошо подходит к стабильным ситуациям.

 

В то же время функциональная департментализация обладает и несколькими недостатками:

 

a                служащие упускают из вида цели организации, потому что они концентрируют внимание лишь на своем отделе и своей специализации;

 

a                срок для принятия всеобщих решений увеличивается из-за необходимости принятия решений в каждой функциональной области;

 

a                возникают конфликты между узкими специалистами разных функциональных отделов;

 

a                могут возникнуть «проблемные места» при переходе работы от одного отдела к другому.

 

Особое значение функциональной департментализации состоит в том, что она является, пожалуй, основополагающим базисом для предприятий, занимающихся бизнесом. Альтернативный тип департментализации, возникший по мере развития фирм и роста производства продукции и услуг, называется департментализацией по продукту.

 

Департментализация по продукту — процесс разделения по группам видов деятельности и ресурсов в зависимости от типов продукции, которую продает компания. Применительно к туризму это может быть, например, лыжный тур либо оригинальная экскурсионная программа и т.п.

 

Департментализация по продукту имеет ряд преимуществ. Продукция становится центральным элементом, относительно которого могут координироваться все задачи фирмы. Решения принимаются быстрее и эффективнее, чем в функционально-организационной компании; обязанности и производительность каждого человека четко определены. И последнее, департментализация по продукту наиболее соответствует динамичному окружению, поскольку она поддерживает гибкость фирмы и способствует быстрому реагированию на изменение условий.

 

Но департментализация по продукту имеет и свои недостатки. Отделы сосредоточиваются только на своем виде продукции и слабо ориентируются в проблемах всей организации. Страдает согласованность действий среди подразделений, потому что каждый отдел действует самостоятельно. Фирмы с такой структурой более дорогостоящи, чем функционально организованные компании, потому что каждый отдел должен иметь собственный штат специалистов.

 

Департментализация по потребителям — процесс организации разных видов деятельности и ресурсов таким образом, чтобы каждый отдел мог внимательно реагировать на различные потребности специфических потребительских групп. Например, среди туристов это любители спокойного отдыха, любители спортивного отдыха, любители приключений и т.п.

 

Успех департментализации по потребителям зависит от способности организации определить особые категории потребителей и исследовать их специфические потребности. Особое преимущество такого разделения труда в том, что он позволяет специалистам быть очень чуткими в отношении потребностей особых потребительских групп. Часто это дает организации преимущество в предвидении новых потребностей клиентов и позволяет реагировать на них лучше и быстрее, что очень важно в условиях конкуренции. Широко распространенный метод департментализации по потребителям состоит в том, чтобы одному отделу поручить вопросы продажи путевок потребителям, другому — работу с транспортом, отелями и т.д.

 

Департментализация по географическому положению — это процесс разделения по группам видов деятельности и ресурсов в зависимости от особенностей местоположения фирмы. Департментализация по географическому положению применяется тогда, когда операции или рынки фирмы широко распространены. Но она используется также и в одном городе. В туризме такое разделение труда очень распространено, так как многие туристские фирмы предлагают свои услуги в одном или нескольких туристских регионах: на Кипре, в Чехии, Франции и т.д.

 

Главное преимущество департментализации по географическому положению в том, что она способствует лучшему приспособлению организации к нуждам особых потребителей и особенностям различных регионов. Недостаток такого разделения труда состоит в том, что контроль за отделами организации и согласование их работы затруднены и требуют увеличения административного штата.

 

Для туризма характерна еще  и департментализация по времени, то есть трудовые процессы планируются и организуются в определенные периоды времени. Поскольку туризм имеет сезонный характер, то данный аспект разделения труда менеджеру нужно обязательно учитывать.

 

Разделение труда предполагает его кооперацию, то есть объединение  людей для планомерного и совместного  участия в одном или разных, но связанных между собой процессах  труда. Поскольку кооперация выступает  материальной основой объединения  людей в совместном трудовом процессе, особую актуальность приобретает анализ теоретических аспектов ее развития, требующий как нового переосмысления наследия и уроков прошлого, так  и обобщения перемен, происходящих в экономике и в обществе. Возникает  необходимость осмысления новых  подходов к кооперации, которая объединяет людей в коллективы по принципу добровольности, а не принудительности.

 

Существовавшая до 1990г. так  называемая административная кооперация представляла собой объединение  людей под эгидой администрации  в направлении только вертикального  разделения труда. В рыночной экономике  кооперация приобретает иное содержание. В ее основе лежат уже не приказ администрации, а коллективные экономические  интересы. В этом случае кооперацию необходимо рассматривать как добровольное объединение работников на основе их заинтересованности в сотрудничестве. Коллектив представляет собой содружество  единомышленников, в котором создаются  предпосылки к формированию определенной социальной среды, способствующей наиболее полному самовыражению и развитию личности. Выполнение норм в таком  коллективе не угнетает личность.

 

Возникновение новой кооперации труда, разновидностью которой являются хозрасчетные коллективы различных  типов, предусматривает прежде всего развитие самостоятельности, добровольное содружество коллективов и отдельных работников на основе взаимных экономических и социальных интересов. Такая кооперация труда исключает любые формы командного администрирования, ибо на основе коллективности формируется новая иерархия целей.

 

Основу такого коллективизма  составляют экономические отношения. Объединение и разъединение людей  происходит чаще всего на экономической  основе. Коллективность как внеэкономическое соединение индивидов существует как  нечто случайное.

 

Как видим, в кооперации заложены материальные предпосылки коллективности, социально-экономическое значение которой состоит в том, что  кооперативы в любой форме  их проявления способствуют превращению  наемного труда в труд ассоциированных  собственников. Из этого вытекает, что  в деле управления трудящиеся, организованные в ассоциацию, имеют возможность  полностью обходиться без «администраторов».

 

Единство прежде всего экономических интересов и целей в достижении высоких конечных результатов труда является основой совместного трудового процесса. На этом основании можно утверждать, что совместная деятельность людей осуществляется посредством кооперации. По мере ее развития складываются и совершенствуются трудовые отношения между коллективами, работниками. При этом совмещение трудовых операций, интеграция и усложнение труда не исключают дальнейшего процесса его дифференциации (разделения).

 

Таким образом, новые формы  разделения труда предполагают и  новые формы его кооперации, то есть выбор соответствующих форм объединения работников, выполняющих  какие-то отдельные виды общей работы, для достижения главной цели организации.

 

Техническое обеспечение  и механизация труда. Ежегодно в  сфере управления вращается множество  организационно-распорядительных, плановых, статистических и других документов. Для работы с ними требуется многочисленный аппарат административно-управленческих и инженерно-технических работников. Облегчить труд аппарата управления, повысить его производительность и культуру и призвана организационная техника.

 

Необходимость широкого использования  средств организационной техники  возникает также и в связи  с переходом к рыночным отношениям, ростом производства и изменением номенклатуры услуг, а также увеличением объемов  информации, требующей быстрой обработки. Традиционные приемы сбора, обработки  и передачи информации становятся малоэффективными, а это требует поиска и внедрения  высокопроизводительных систем механизации  и автоматизации управленческого  труда. Так, внедрение даже простейших средств техники управления сокращает  затрачиваемое на обработку документов время приблизительно на 20 %, а системное  их применение увеличивает производительность управленческого труда в три  раза. Кроме того, широкое использование  различных технических средств  позволяет осуществить переход  на качественно новый уровень  управления, способствует эффективному решению многих управленческих задач, обеспечивает обработку информации в минимально короткие сроки.

 

Однако следует иметь  в виду, что применение технических  средств управления должно осуществляться на основе комплексного подхода, с учетом глубокого анализа технико-экономических  показателей управляемой системы. Это связано с тем, что средства организационной техники не являются сами по себе универсальным средством повышения производительности труда работников административно-управленческого персонала.

 

Вместе с тем они  могут оказать действенную помощь в снижении затрат времени на выполнение технических операций по обработке  информации и тем самым увеличить  ресурсы времени на творческие процессы, сделать управленческий труд более  интенсивным и результативным.

 

К настоящему времени определились два основных направления в механизации  и автоматизации управленческого  труда. Первое осуществляется путем  внедрения современных электронно-вычислительных систем, разработки экономико-математических методов и моделей и использования  их на основе АСУ; второе — посредством  применения организационной техники  и разработанных на ее основе организационных  проектов и систем комплексной механизации  и автоматизации управленческого  труда.

 

В зависимости от использования  тех или иных средств организационной  техники можно выделить три основных направления механизации и автоматизации  управленческого труда:

 

a                механизация отдельных операций;

 

a                механизация групп операций и процедур управления;

 

a                создание систем комплексной механизации и автоматизации процессов, всех функций управления.

 

Таким образом, организационной  техникой, или техникой управления, принято называть совокупность средств, служащих для рациональной организации  и автоматизации управленческих работ с целью повышения оперативности, эффективности и культуры управления.

 

Механизации в первую очередь  подлежат бухгалтерский и первичный  учет, оперативное руководство, плановые расчеты, делопроизводство, учет кадров, общее руководство, хозяйственно-техническое  обслуживание. Степень механизации  управленческого труда различна. Так, на этапе сбора и передачи информации труд работников системы  управления по своему содержанию является преимущественно техническим, вспомогательным. Он характеризуется повторяемостью и массовостью операций, что позволяет  эффективно использовать средства организационной  техники. На этапе анализа и обработки  информации преобладают логические операции. Хотя номенклатура средств  оргтехники исключительно широка (от авторучек и резинок до печатно-множительных и электронно-вычислительных машин), в зависимости от характера работы с информацией их можно объединить в следующие основные группы.

 

Средства изготовления документов. Составление документов — один из наиболее массовых процессов в аппарате управления. Исследования показывают, что затраты ла создание документов ручным способом многократно превышают затраты на этот процесс с применением комплекса технических средств.

 

Основная часть документов, создаваемых в аппарате управления, изготавливается на пишущих машинках (применяется и компьютерный набор). По своему характеру машинописные работы требуют значительного внимания. Дальнейшее развитие машин осуществляется путем оснащения их перфолентными приставками. Наряду с пишущими машинками в последние годы применяются пишущие автоматы (фирмы «Супертайпер», «Селектродат», «Адвокат», «Оргтекст-2Д» и др.) — устройства, автоматизирующее процесс составления текстовых документов.

 

Значительно повышают производительность управленческого труда регистраторы информации, одновременно создающие  первичные документы и машинный носитель информации.

 

Диктофонная техника избавляет  аппарат управления от необходимости  готовить рукописные черновики документов, обеспечивает более равномерную  загрузку машинисток, повышает производительность их труда на 40 — 50 %. Кроме того, ускоряется время прохождения и обработки  поступающей информации.

 

Средства копирования  и размножения документов. Современная  копировально-множительная техника  представлена разнообразными устройствами. В практике сложилось несколько  методов копирования — светокопирование, фотокопирование, термокопирование, электрографическое копирование и др. Наиболее прогрессивными методами являются электрография и  микрофильмирование. Микрофильмирование ускоряет поиск хранящейся информации и экономит до 90 — 95% площади архивных помещений. Наиболее часто используются ксероксы различных модификаций.

 

Средства обработки информации. Машины и оборудование. этой группы механизируют работы, связанные с приемом и обработкой документов. Их можно использовать отдельно, а также объединять в комплексы. Сюда входят устройства для вскрытия и заклеивания конвертов, фальцевальные машины и устройства, адресовальные и штемпелевальные средства, средства скрепления и склеивания документов и др. В условиях АСУ средства обработки информации обеспечивают управление ходом решения задач по заданным алгоритмам и осуществляют обмен информацией с устройствами ввода-вывода, с внешними запоминающими устройствами, с линиями связи. Сюда входят также вычислительные машины, комплексы и процессоры с оперативной памятью различных типов ЭВМ.

 

Средства хранения, группировки  и поиска документации. Практика управления требует организации централизованного  хранения информации. Для этой цели используется специальное оборудование для хранения документов (блоки подвесного хранения, специальные шкафы, секционные и подвижные стеллажи), различные  компьютерные системы.