Організація праці менеджера

Основними завданнями служби діловодства є  встановлен-ня єдиного порядку роботи з документами в установі та підвідомчій  мережі, документальне забезпечення діяльності на основі використання сучасної обчислювальної техніки, ав-томатизованої  технології роботи з документами  і скорочення кількості документів.

Відповідно  до цих завдань служба діловодства:

• розробляє інструкції з діловодства для установи та підвідомчої мережі, номенклатури та описи справ уста-нови і типові номенклатури для підвідомчої мережі;

• організовує  за дорученням керівництва підготовку про-ектів документів, забезпечує документальне  й організа-ційно-технічне обслуговування роботи колегіальних органів;

• організовує  роботу з пропозиціями, заявами та скарга-ми громадян;

• організовує  друкарське виготовлення, копіювання і ти-ражування документів;

• здійснює уніфікацію систем документації і документів з урахуванням можливості їх машинного  оброблення, вживає заходів до скорочення кількості форм і видів документів;

• контролює  якість підготовки та оформлення доку-ментів, їх своєчасне виконання в установі, вживає за-ходів щодо скорочення строків  проходження і виконан-ня документів, узагальнює і аналізує дані про хід  і ре-зультати цієї роботи; здійснює приймання, реєстрацію, облік, зберігання, оперативний пошук, доставку документів, інформуван-ня за документами; реалізує єдиний порядок відбору, обліку, зберігання, якості оброблення та використання документів, що ут-ворюються в діяльності установи і підвідомчої мережі, для передачі на державне зберігання; удосконалює  форми й методи роботи з документами  в установі і підвідомчій мережі завдяки використанню ор-ганізаційної техніки і засобів обчислювальної техніки; здійснює організаційно-методичне керівництво робо-тою з документами у підрозділах і підвідомчій мережі; організує підвищення кваліфікації працівників устано-ви щодо роботи з документами; впроваджує державні стандарти, уніфіковані системи документації та інші нормативи в установі та підвідомчій мережі; завіряє печаткою документи в усіх випадках, передбаче-них інструкцією щодо роботи з документами в установі.

 2). Журнальна форма реєстрації документів.

Реєстрація - фіксація факту отримання або  створення документа шляхом привласнення йому порядкового номера (індексу), дати і запису необхідних і достатніх  відомостей в спеціальних реєстраційних  формах.

Реєстрація  документа - «запис облікових даних  про документ по встановленій формі, що фіксує факт його створення, відправлення або получення»

Реєстрація - основа інформаційно-пошукової системи (ІПС) організації.

Основними цілями реєстрації є довідково-інформаційна робота і сроковий контроль виконання  документів.

Документи реєструються одноразово, тобто один раз в одному місці. Якщо документ зареєстрований службою ДОУУ, в структурному підрозділі він реєструватися не повинен. Якщо документ буде зареєстрований в структурному підрозділі (наприклад, фінансові документи), служба ДОУУ його реєструвати не повинна.

Окремі  реєстраційні масиви утворюють (тобто  реєструються зі своїми порядковими  номерами) вхідні документи, витікаючі  документи і кожен вид (різновид) внутрішніх документів.

Порядкові реєстраційні номери оновлюються на початку кожного року.

Вхідні  документи реєструються в день надходження, витікаючі і внутрішні - в день підписання.

Додатки до документів окремо не реєструються.

Існує три види реєстраційних форм: журнал реєстрації, реєстраційно-контрольна картка і комп'ютерні системи реєстрації і контролю виконання документів («системи електронного документообігу»).

Журнал  реєстрації вхідної кореспонденції

 

Реєстраційним номером при журнальній реєстрації є порядковий номер запису. Відомості  графи 1 відповідають реквізиту 28 документа, що поступив.

Відомості в графу 2 переносяться з бланка (06, 09,10 реквізитів кореспондента).

У графу 3 переноситься заголовок (17) документа, що поступив. Якщо необхідно, відомості  можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і так далі).

У графу 4 послідовно вноситься результат  розподілу (наприклад: 30.09.99 директорові) і перерозподілу, тобто резолюція  керівника (16). Записи графи 4 датуються.

У графі 5 послідовно відбивається інформація про дії виконавця, які він  робив для вирішення питання (як оформлених документально, так і  бездокументних), і номер справи, куди поміщений виконаний документ. Записи датуються. Відомості графи 5 відповідають реквізиту 27.

Журнал  реєстрації витікаючої кореспонденції

 

Реєстраційним номером при журнальній реєстрації є порядковий номер запису. Відомості  графи 1 відповідають реквізитам 09 і 10 документа.

Відомості в графу 2 переносяться з реквізиту 14. Досить вказати тільки найменування організації.

У графу 3 переноситься заголовок (17) відправленого  документа. Якщо необхідно, відомості  можна доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і так далі).

У графі 4 указується номер справи, куди поміщається  копія відправленого документа  і, якщо необхідно, робиться відмітка про  відповідь кореспондента. Записи графи 4 датуються.

Журнал  реєстрації внутрішніх документів (зразкова форма)

 

Реєстраційним номером при журнальній реєстрації є порядковий номер запису. Відомості  графи 1 відповідають реквізитам 09 і 10 документа.

У графу 2 переноситься заголовок (17) документа. Якщо необхідно, відомості можна  доповнити (наприклад, уточнити зміст, відзначити наявність додатків і  так далі).

У графі 3 указують прізвища тих посадових  осіб, кому дани доручення. (Інформація з тексту документа).

У графу 4 вноситься термін (терміни) виконання. (Інформація з тексту документа).

У графі 5 послідовно відбивається інформація про дії виконавця, які він  робив для вирішення питання (як оформлених документально, так і  бездокументних), і номер справи, куди поміщений виконаний документ. Записи датуються. Відомості графи 5 відповідають реквізиту 27.

Заголовки граф інакше називаються реквізитами  реєстраційної форми або пошуковими ознаками. При журнальній формі реєстрації активними пошуковими ознаками є  тільки порядковий реєстраційний номер  і дата (відомості графи 1), що серйозно утрудняє довідково-інформаційну роботу. Журнали доцільно використовувати, якщо протягом року в кожному з  них робиться не більше двохсот записів.

Зручнішою є карткова система реєстрації, оскільки вона дозволяє подолати два принципові недоліки журнальної форми. Реєстраційно-контрольна картка дозволяє детальніше фіксувати  етапи перерозподілу і ходу виконання  документа і оптимізувати оперативний  пошук документа або інформації про нього.

3).Формування  й оформлення справ.

 Терміни  "справа", "формування справ"  стандартизовано. У державному  стандарті - ДСТУ 2732-94 "Діловодство  й архівна справа. Терміни та  визначення" - так сформульовано  їх означення:

Справа - це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені  в окрему обкладинку.

Формування  справ - це визначення належності документів до певної справи та систематизація документів усередині справи.

Формування  справ передбачає групування виконаних  документів у справи відповідно до номенклатури справ.

Під час  формування справ слід дотримуватися  таких правил:

1. У  справу підшивають документи,  роботу з яким закінчено; кожний  документ, внесений до справи, має  бути належним чином і правильно  оформлений (містити позначку про  виконання документа і направлення  його до справи).

2. До  справи вносять лише один примірник  - оригінал документа (у разі  його відсутності - копію, засвідчену  в установленому порядку).

3. Групувати  у справи документи одного  діловодного року, за винятком  особових, судових, перехідних справ.  Особові справи формують протягом  всього часу роботи особи в  установі.

4. Групувати  у справи окремо документи  постійного і тимчасового термінів  зберігання. Як виняток, коли цього  вимагає специфіка роботи установи, документи постійного та тимчасового  термінів зберігання, пов'язані з  вирішенням одного питання, можна  групувати протягом діловодного  року в одну справу. Після закінчення  діловодного року або перед  передачею справи в архівний  підрозділ установи документи  повинні бути розкладені за  окремими справами згідно з  номенклатурою: в одній справі  документи постійного, в іншій  - документи тимчасового терміну  зберігання.

5. Включати  до справи документи тільки  з одного питання або з групи  споріднених питань, що становлять  єдиний тематичний комплекс; спочатку - ініціативний документ, а потім  - всі інші в логічній послідовності.

6. Якщо  документи за своїм змістом  і терміном зберігання не можуть  бути згруповані у справи, передбачені  номенклатурою, заводять нову  справу з обов'язковим внесенням  її найменування та терміну  зберігання в чинну номенклатуру  справ.

7. Документи,  створені за допомогою ПК, групують  у справи на загальних підставах.

8. Справа  не повинна перевищувати 250 аркушів  (30-40 мм завтовшки).

9. У  справу не підшивають чорнові,  особисті, дублетні документи, документи,  що підлягають поверненню, та  розмножені копії.

10. Документи  в середині справи групують  у хронологічному чи логічному  порядку або їх поєднанні.

Розпорядчі  документи разом з додатками  групують у справи за їх характером і хронологією.

Статут  установи та інші засновницькі документи  вміщують в окрему справу.

Статути, положення, інструкції та інші документи, затверджені розпорядчими документами, є додатками до них, а через  це їх розміщують разом із зазначеними  документами. Якщо вони затверджені  як самостійні документи, то їх групують в окремі справи.

 Доручення  органів вищого рівня і документи,  пов'язані з їх виконанням, групують  у справи за напрямами діяльності  установи. За невеликої кількості  таких документів їх формують  в одну справу. Усередині справи  документи систематизують за  датами доручень.