Організація праці менеджера

- самостійність  трудового колективу не тільки  у виборі стилю і методів  роботи, але й у визначенні величини заробітної платні у залежності від кінцевих результатів його роботи.

 Другий  напрямок наукової організації  управлінської праці - розподіл  і кооперація праці. Третій  напрямок наукової організації  управлінської праці - технічне  забезпечення і механізація праці. 

 Так,  необхідність широкого використання  засобів оргтехніки виникає у  зв’язку з переходом до ринкових  відносин, зростанням виробництва  і зміною номенклатури товарів,  а також збільшенням обсягів  інформації, що вимагає швидкої  її обробки. Традиційні прийоми  збору, обробки і передачі інформації  стають малоефективними, а це  вимагає пошуку і упровадження  високопродуктивних систем механізації  та автоматизації управлінської  праці. 

 Упровадження  навіть найпростіших засобів  техніки управління скорочує  затрачуваний на обробку документів  час приблизно на 20 %, а системне  їхнє застосування збільшує продуктивність  управлінської праці в 3 рази.

 Крім  того, широке використання різних  технічних засобів дозволяє здійснити  перехід на якісно новий рівень  управління, сприяє ефективному  рішенню багатьох управлінських  задач, забезпечує обробку інформації  в мінімально короткий термін.

 Однак  варто мати на увазі, що застосування  технічних засобів управління  повинно здійснюватися на основі  комплексного підходу, з урахуванням  глибокого аналізу техніко-економічних  показників керованої системи.  Це пов’язано з тим, що засоби  оргтехніки не є самі по  собі універсальним засобом підвищення  продуктивності праці працівників  адміністративно-управлінського персоналу.  Разом з тим вони можуть  надати дієву допомогу в зниженні  витрат часу на виконання технічних  операцій по обробці інформації  і тим самим збільшити ресурси  часу на творчі процеси, зробити  управлінську працю більш інтенсивною  і результативною.

 Виділяють  два основних напрямки механізації  й автоматизації управлінської  праці: 

- реалізується  шляхом упровадження сучасних  електронно-обчислювальних систем, розробки економіко-математичних  методів і моделей і використання  на їхній основі АСУ;

- реалізується  за допомогою застосування організаційної  техніки і розроблених на її  основі організаційних проектів  та систем комплексної механізації  та автоматизації управлінської  праці. 

 У  залежності від використання  тих або інших засобів організаційної  техніки можна виділити три  основних напрямки механізації  та автоматизації управлінської  праці: 

- механізація  окремих операцій;

- механізація  груп операцій і процедур управління;

- створення  систем комплексної механізації  та автоматизації процесів реалізації  усіх функцій управління. Організаційною  технікою, або технікою управління прийнятя.

- називати  сукупність засобів, що використовуються  для раціональної організації  та автоматизації управлінських  робіт з метою підвищення оперативності,  ефективності і культури управління.

 Механізації,  в першу чергу, підлягають бухгалтерський  і первинний облік, оперативне  керівництво, планові розрахунки, діловодство, облік кадрів, загальне  керівництво, господарсько-технічне  обслуговування.

 Ступінь  механізації управлінської праці  внаслідок її кооперації є  різною. Так, на етапі збору  і передачі інформації праця  працівників системи управління  за своїм змістом є переважно  технічною, допоміжною. Вона характеризується  повторюваністю і масовістю операцій, що дозволяє ефективно використовувати  засоби оргтехніки. На етапі аналізу  та обробки інформації переважають  логічні операції.

 У  залежності від характеру роботи  з інформацією засоби оргтехніки  можна об’єднати в наступні  основні групи: 

- засоби  виготовлення документів;

- засоби  копіювання і множення документів;

- засоби  обробки інформації;

- засоби  збереження, групування і пошуку  документації;

- засоби  передачі інформації;

- засоби  обчислювальної техніки.

 Четвертий  напрямок наукової організації  управлінської праці - нормування  праці. 

 П’ятий  напрямок наукової організації  управлінської праці - сприятливий  режим і умови праці. 

 Так,  продуктивність управлінської праці  знаходиться у прямій залежності  від стану робочих місць і  умов, в яких працює менеджер. Значення розглянутої проблеми  підсилюється у зв’язку з появою  нових організацій ринкового  типу, коли відбуваються суттєві  якісні зміни в системі управління  економічними і соціальними процесами.  Раціональна організація робочого  місця менеджера забезпечує створення  в управлінській діяльності максимальних  зручностей і сприятливих умов  праці, підвищує змістовність  роботи. В даний час розроблено  більш 5 тис. типових проектів  організації робочих місць для  різних категорій адміністративно-управлінського  персоналу. У їхній основі лежать  принципи.

 Окрім  цих принципів при організації  робочих місць, апарату управління  необхідно дотримувати ряд економічних,  ергономічних і естетичних вимог.

Матеріальна і моральна зацікавленість. Менеджер повинен сформувати систему мотивів, що спонукують робітників систематично поліпшувати режим і умови  їхньої праці. Зручність меблів. Задача полягає в тому, щоб обрати габарити і форму меблів з обліком антропометричних даних особистості.

 Наявність  засобів оргтехніки. Робоче місце  повинно бути обладнане відповідною  оргтехнікою, а отже, створена  технологія ефективного її використання. Сприятливі санітарно-гігієнічні  і естетичні умови праці.

У приміщенні повинні бути оптимальними температурний  режим, освітлення, вологість повітря, колір стін, меблів і т.п.

 Раціональний  режим праці і відпочинку. Ненормований  робочий день менеджера робить  необхідним встановлення йому  гнучкого графіка виходу на  роботу з урахуванням стомлюваності  людини.

 На  основі детальних спостережень  було встановлено чергування  періодів вищої працездатності  і стомлення управлінських працівників  протягом робочого дня.

Працездатність  людини змінюється протягом робочого дня і може бути поділена на три  фази. Тривалість першої фази (фаза впрацьовування (а) у залежності від виду праці  коливається від декількох хвилин до 1 год. У завершенні цієї фази організм працівника переходить у так званий “стійкий стан” (b), що характеризується найвищою для даного індивіда ефективністю і стійкістю. Тривалість цієї фази залежить від інтенсивності праці, умов зовнішнього  середовища і суб’єктивного відношення людини до своєї роботи.

 Як  правило, через 3-4 години працездатність  починає знижуватися, увага розсіюється,  рухи сповільнюються, зростає кількість  помилок (період с). Звичайно до  цього періоду пристосовують  обідню перерву (d). Після обідньої  перерви організм знову проходить  через фазу впрацьовування.

 Найбільш  відповідальним моментом у роботі  з раціоналізації управлінської  праці є планування заходів  щодо створення сприятливих умов  праці керівників і фахівців  організації. Вони можуть розроблятися  на різних рівнях управління (нижчому,  середньому і вищому). На основі  вивчення різних аспектів трудового  процесу складається комплексний  план раціональної організації  праці. У цьому плані відображають  заходи відповідно до основних  напрямків раціональної організації  праці. 

 На  першому етапі готується об’єкт  планування й обсяг робіт, мета  проведених заходів. На другому,  найбільш трудомісткому етапі  вивчається досягнутий рівень  організації управлінської праці,  і розкриваються резерви підвищення  його продуктивності. Для цього  використовуються фотографія, хронометраж,  моментові спостереження, а при  необхідності і кінозйомка.

 Фотографія  робочого дня керівника полягає  у спостереженні і вимірах  усіх без винятку витрат часу  протягом повного робочого дня  або його певної частини. Основне  призначення цього процесу полягає  у виявленні втрат робочого  часу і причин, що їх породжують. За допомогою хронометражу вивчають  витрати робочого часу на виконання повторюваних трудових операцій.

 Моментові  спостереження застосовуються для  вивчення праці фахівців, зайнятих  виконанням практично однакової  роботи.

 При  кінозйомці процес праці фіксується  на відеоплівці. В результаті  перегляду можна побачити “вузькі”  місця організації праці. 

 На  заключному, третьому етапі встановлюються  конкретні виконавці намічених  заходів і здійснюються контрольні  функції за виконанням запланованих  заходів. 

  
 

  
 
 
 
 

2.Служба  діловодства та її структура.  Журнальна форма реєстрації. Формування  й оформлення справ.

 1).Служба діловодства та її структура.

Загальне  керівництво організацією діловодства  в установі здійснює її керівник. Уся  організаційна робота з раціональної постановки діловодства в установі покладається на службу діловодства. Остання  є самостійним структурним підрозділом  установи і підпорядковується її керівникові.

Факторами, які визначають організаційну побудову служби діловодства, є її основні  функції, обсяг робіт по кожній з  них, а також розмір установи, тобто  кількість її структурних підрозділів, їх територіальне розміщення, загальна кількість працівників, кількість  рівнів прийняття рішень, норми уп-равління, прийнята система документування й  організації ро-боти з документами, рівень механізації та автоматизації  доку-ментальних процесів тощо.

У практиці управління існують такі види служб  діловодства:

• управління справами — в міністерствах, відомствах, корпораціях;

• загальний  відділ — у виконкомах та органах  уп-равління громадськими організаціями;

• канцелярія — в об’єднаннях, організацiях, фірмах, на підприємствах.

В установах, які не мають таких структурних  підрозділів, відповідальність за організацію  діловодства покладається на секретаря  або спеціально виділену для цього  особу.

У своїй  роботі служба діловодства має керуватися закона-ми України, що встановлюють порядок  організації і діяльності державного апарату, актами органів державної  виконавчої влади, місцевого та регіонального  самоврядування з питань здійснення контролю за виконанням документів, удоскона-лення  організаційних структур, державними стандартами на організаційно-розпорядчу документацію, положеннями Типо-вої інструкції з діловодства, розпорядчими документами ви-щої і самої установи, вказівками архівних органів та іншими чинними нормативами щодо роботи з документами.

До складу служби діловодства можуть входити: секре-таріат; підрозділи (або ділянки  роботи) з обліку та реєстрації, контролю, раціоналізації роботи з документами, розгляду листів (скарг); експедиція; копіювально-розмножувальне бю-ро; архів. Організаційно і методично  їй підпорядковані секре-тарі структурних  підрозділів та обчислювальний центр.

Кількісний  склад працівників служби діловодства  визна-чається типовими нормами  часу на роботи з діловодного об-слуговування, характером праці, обсягом документообігу, а їх обов’язки — посадовими інструкціями.