Организация внутреннего контроля на предприятии

Система внутреннего  контроля может с определенной степенью вероятности подтвердить, что цели, ради которых она была создана, достигнуты. Причиной этого являются следующие  неизбежные ограничения системы  внутреннего контроля:

естественное  требование руководством экономического субъекта того, чтобы затраты на осуществление контрольных мероприятий  были меньше тех экономических выгод, которые дает применение таких мероприятий;

тот факт, что  большинство средств контроля имеет  своей целью выявление нежелательных  хозяйственных операций, а не тех, которые являются необычными;

свойство человека делать ошибки по небрежности, из-за рассеянности, неверных суждений или недопонимания  инструктивных материалов;

умышленное нарушение  системы контроля в результате сговора  сотрудников экономического субъекта, как с другими сотрудниками данного  экономического субъекта, так и с  третьими лицами;

нарушение системы  контроля вследствие злоупотреблений  со стороны представителей руководства, ответственных за функционирование данных аспектов контроля;

распространенная  практика существенного изменения  условий ведения хозяйственной  деятельности, в результате чего принятые контрольные процедуры могут  перестать выполнять свои функции.

Средства контроля экономического субъекта должны использоваться с учетом следующего:

- хозяйственные операции выполняются с одобрения руководства как в целом, так и в конкретных случаях;

- все операции фиксируются в бухгалтерском учете в правильных суммах, на надлежащих счетах бухгалтерского учета, в правильном периоде времени;

- доступ к активам возможен только с разрешения соответствующего руководства;

- соответствие зафиксированных в бухгалтерском учете и фактически имеющихся в наличии активов определяется руководством с установленной периодичностью.

Поскольку система  контроля является важной составляющей управленческого контроля в целом, для раскрытия механизмов функционирования данной системы необходимо изучить  особенности ее составных элементов, а для этого необходимо ее классифицировать по разным признакам.

Систему внутреннего  контроля классифицируют по форме внутреннего  контроля, который зависит от особенностей организационной и правовой структуры  субъекта; видов и масштабов финансово-хозяйственной  деятельности субъекта; рациональности и целесообразности охвата контролем  сфер деятельности субъекта; отношения  руководства организации и ведению контроля.

Также различают  внутренний контроль в зависимости  от применяемых методов и приемов  контроля (общие методы контроля -- индукция, дедукция, анализ, синтез, обобщение  и другие, самостоятельно разработанные  методы -- замеры, взвешивание, пересчет, инвентаризация, наблюдение, экспертиза, сверка, обратная калькуляция, логическая и экономическая проверка, тестирование, анкетирование, опрос и т. д., специальные  методы -- методы экономической статистики, анализа, прогнозирования, моделирования  и т. д.). Одна из наиболее развитых форм внутреннего контроля -- внутренний аудит.

Организация внутреннего  контроля в форме внутреннего  аудита присуща крупным и некоторым  средним организациям, для которых  характерны:

- усложненная оргструктура;

- многочисленность филиалов, дочерних компаний;

- разнообразие видов деятельности и возможность их кооперирования;

- стремление органов управления получать достаточно объективную и независимую оценку действий менеджеров всех уровней управления.

В зависимости  от времени контроль подразделяют на оперативный, тактический и стратегический.

В зависимости  от данных, которые используются при  контрольных мероприятиях, различают  фактический, документальный контроль и контроль показателей, полученных с помощью обработки средствами ЭВМ.

По этапам проведения контрольных мероприятий различают  предварительный, текущий и последующий  контроль. Контроль может быть плановым и внеплановым, разовым, постоянным и периодическим. По степени охвата данных может быть сплошным и выборочным.

В зависимости  от типа системы внутреннего контроля он может осуществляться с помощью  систем ЭВМ или вручную, либо возможна частичная автоматизация отдельных  стадий контроля.

Неавтоматизированный  внутренний контроль осуществляется контролером-ревизором  без применения средств ЭВМ.

Частично автоматизированный внутренний контроль осуществляется его  контролерами с применением средств  автоматизации в сочетании с  обработкой данных вручную. Контроль, осуществляемый с помощью средств  автоматизации, ведется под руководством контролера-ревизора, что облегчает ему работу с большими массивами данных, экономит время, позволяет делать всесторонний анализ, задавая параметры выборки.

Следующий признак  классификации -- значимость субъектов  контроля в процессе осуществления  контрольных операций.

По данному  признаку разделяют:

1) контролеров-ревизоров,  непосредственно осуществляющих  контроль;

2) участников, в  обязанности которых входят функции  контроля, -- это различные специалисты  предприятия. Данная классификация  не исчерпывающая, но в ней  приведены основные классификационные  признаки, необходимые дляправильного  понимания системы внутреннего контроля. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3 Этапы и принципы  системы внутреннего  контроля

Организация эффективно функционирующей системы внутреннего  контроля - это сложный многоступенчатый процесс, включающий следующие этапы.

1. Критический  анализ и сопоставление определенных  для прежних условий хозяйствования  целей функционирования организации,  принятого ранее курса действий, стратегии и тактики с видами  деятельности, размерами, оргструктурой,  а также с ее возможностями.

2. Разработка  и документальное закрепление  новой (соответствующей изменившимся  условиям хозяйствования) деловой  концепции организации (что собой  представляет организация, каковы  ее цели, что она может, в  какой области имеет конкурентные  преимущества, каково желаемое место  на рынке), а также комплекса  мероприятий, способного привести  эту деловую концепцию к развитию  и совершенствованию организации,  успешной реализации ее целей,  укреплению ее позиций на рынке.  Такими документами должны быть  положения о финансовой, производственно-технологической,  инновационной, снабженческой, сбытовой, инвестиционной, учетной и кадровой  политике. Данные положения должны  разрабатываться на основе глубокого  анализа каждого элемента политики  и выбора из имеющихся альтернатив  наиболее приемлемых для данной  организации. Документальное закрепление  политики организации в различных  сферах ее финансово-хозяйственной  деятельности позволит осуществлять  предварительный, текущий и последующий  контроль всех аспектов ее  функционирования.

Анализ эффективности  существующей структуры управления, ее корректировка. Необходимо разработать  положение об организационной структуре, в котором должны быть описаны  все организационные звенья с  указанием административной, функциональной, методической подчиненности, направления  их деятельности, функции, которые они  выполняют, установлен регламент их взаимоотношений, права и ответственность, показано распределение видов продуктов, ресурсов, функций управления по этим звеньям. То же относится и к положениям о различных структурных подразделениях (отделах, бюро, группах и т. д.), к планам организации труда их работников. Необходимо разработать (уточнить) план документации и документооборота, штатное расписание, должностные инструкции с указанием прав, обязанностей и ответственности каждой структурной единицы. Без такого строгого подхода невозможно осуществлять четкую координацию функционирования всех звеньев системы внутреннего контроля организации.

Разработка формальных типовых процедур контроля конкретных финансовых и хозяйственных операций. Это позволит упорядочить взаимоотношения  работников по поводу контроля финансово-хозяйственной  деятельности, эффективно управлять  ресурсами, оценивать уровень достоверности (качества) информации для принятия управленческих решений.

Организация отдела внутреннего аудита (или другого  специализированного контрольного подразделения). При организации  такого отдела необходимо учитывать  основные требования к эффективности его функционирования.

Может быть и  большее количество этапов оценки системы  контроля в

зависимости от индивидуальных особенностей экономического субъекта, подвергнутого проверке.

При формировании системы внутреннего контроля, на предварительном этапе специалисты  должны исследовать внутренние и  внешние факторы, влияющие на деятельность экономического субъекта, выявить те проблемные зоны, которые могут возникнуть в деятельности предприятия. При  разработке системы внутреннего  контроля конкретного предприятия  необходимо учитывать все внутренние и внешние факторы (приложение В).

Общее знакомство с системой внутреннего контроля включает получение информации о  специфике и масштабах деятельности субъекта, представление о системе  его бухгалтерского учета. Итоги  первоначального знакомства позволяют  принять решение о возможности  использования в проверке системы  внутреннего контроля. Если контролер-ревизор  не может полагаться на систему внутреннего  контроля, он должен спланировать свою проверку, таким образом, чтоб выводы его не основывались на доверии к  этой системе. Низкая эффективность  системы внутреннего контроля должна быть отражена в заключении о проверке субъекта.

Критерием эффективности  системы внутреннего контроля служит соблюдение принципов внутреннего  контроля организации.

- Принцип ответственности.

- Принцип сбалансированности (сбалансированность означает, что субъекту нельзя предписывать контрольные функции, не обеспеченные средствами для их выполнения).

- Принцип подконтрольности каждого субъекта внутреннего контроля, работающего в организации.

- Принцип своевременного сообщения об отклонениях.

- Принцип ущемления интересов (необходимо создавать специальные условия, при которых любые отклонения ставят какого-либо работника или подразделение организации в невыгодное положение и побуждают их к урегулированию проблем).

- Принцип интеграции (при решении задач, связанных с контролем, должны создаваться надлежащие условия для тесного взаимодействия работников функциональных различных направлений).

-Принцип заинтересованности администрации.

- Принцип компетентности, добросовестности и честности субъектов внутреннего контроля. Принцип компетентности состоит в проявлении контролером высокого уровня знаний при контроле финансово-хозяйственной деятельности, а также предполагает обязательное пополнение багажа знаний через курсы повышения квалификации, семинары, тренинги, необходимо постоянно быть в курсе всех последних изменений в законодательстве, изучать опыт и новые методы контроля, стремиться к повышению профессионализма.

- Принцип соответствия (степень сложности системы внутреннего контроля должна соответствовать степени сложности подконтрольной системы).

- Принцип постоянства (адекватное постоянное функционирование системы внутреннего контроля позволит вовремя предупреждать о возможности возникновения отклонений).

- Принцип приемлемости методологии внутреннего контроля (означает целесообразное распределение контрольных функций, целесообразность программ внутреннего контроля, а также применяемых методов).

- Принцип непрерывности развития и совершенствования (со временем даже самые прогрессивные методы управления устаревают).

- Принцип приоритетности (абсолютный контроль надобычными незначительными операциями не имеет смысла и будет только отвлекать силы от более важных задач).

- Принцип комплексности (нельзя добиться общей эффективности, сосредоточив контроль только над относительно узким кругом объектов).

- Принцип согласованности пропускных способностей различных звеньев системы внутреннего контроля.

- Принцип оптимальной централизации (динамичность,устойчивость, непрерывность функционирования системы обусловливаются единством и оптимальным уровнем централизации оргструктуры организации).

- Принцип единичной ответственности (во избежание безответственности недопустимо закрепление отдельной функции задвумя или несколькими центрами ответственности).

- Принцип функциональных потенциальных имитаций(временное выбытие отдельных субъектов внутреннего контроляне должно прерывать контрольных процессов).

- Принцип регламента (эффективность функционирования системы внутреннего контроля прямо связана с тем, насколько подчинена регламенту контрольная деятельность в организации).