Организация трудового процесса, содержание и требования

Исходящие документ является своеобразной визитной карточкой организации. Вследствие этого все документы и вся корреспонденция должна быть составлена и написана грамотно. В основном печать исходящих документов находиться в ведении секретаря. Задача руководителя составить документ (руководитель должен составлять только те документы, которые не могут быть составлены кем-либо другим).

Руководитель, просматривая корреспонденцию в порядке важности должен поставить резолюцию.

Хранит документы в кабинете руководителя, нет ни какой необходимости и поэтому в обязанности секретаря или специального отдела вменяется ведение архива. Хранимые документы должны быть классифицированы по определенным признакам, по которым их легко было бы найти. С повсеместным внедрением компьютеров задачу хранения документов можно переложить на них. Это сэкономит время на их поиск и место.

Телефон - важное средство эффективности управленческого труда, оперативного делового общения. Но при неправильном пользовании им именно телефон становится источником потерь рабочего времени. На телефонные переговоры тратится от 4 до 27% рабочего времени.

Для того чтобы телефонный разговор продолжался минимальное количество времени, нужно его тщательно спланировать, предварительно составить короткую наметку и подобрать необходимые материалы, продумать разговор и записать основные вопросы, которые вы собираетесь выяснить, а также вопросы, которые могут возникнуть в ходе беседы.

Без целесообразного распределения своих трудовых усилий во времени и пространстве руководитель не может эффективно выполнять свои обязанности.

Эффективность распределения времени и усилий руководителя зависит:

Во-первых, от того, насколько рационально он распределяет свои усилия между различными видами работы соответственно имеющимся ресурсам времени, а значит:

а) насколько рационально он планирует свое рабочее время, свой трудовой распорядок;

б) насколько рационально он в целом распределяет свои силы.

Во-вторых, от того, насколько рационально он организует каждый вид деятельности:

а) организации и построение телефонных разговоров;

б) организация работы с документами.

Начнем с первого аспекта. В достижении рационального распределения усилий с наличествующими ресурсами времени руководителю предприятия, необходимо пользоваться принципом, который популярнейший американский специалист С. Кови выдвинул как один из семи важнейших навыков «высокоэффективных людей». Суть принципа состоит в том, что именно самому главному, приоритетному должно отводиться приоритетное место, а не в том, что первоочередные дела нужно делать первыми.

Однако, руководитель предприятия также должен помнить о необходимости рационально распределять свои силы, чтобы различные виды деятельности не отнимали их больше, чем необходимо, и чтобы в целом не допускалось перегрузки текущими, но не важными в долгосрочной перспективе делами.

Сформулируем ряд практических принципов и рекомендаций, выполнение которых позволит руководителю предприятия рационально и эффективно распределять свои усилия, а, в конечном счете - рационально и эффективно организовывать работу других.

1. Необходимо оставлять за собой только те виды и формы деятельности, которые кроме руководителя, в Администрации никто сделать не может. Все остальное нужно делегировать.

2. Не следует допускать эмоциональных, импульсивных реакций - они, как правило, отбирают и время, и силы.

3. В работе руководителя не должно быть спешки и нервозности - они тоже увеличивают потери, но и медлительность недопустима.

4. Каким бы открытым и демократичным ни был руководитель, ему все же следует ограничить «политику открытых дверей». Встречи без особой надобности не нужны.

5. Не следует чрезмерно увлекаться совещаниями, они должны проводиться лишь в том случае, когда обойтись без них нельзя.

И ещё необходимо помнить только тот работает и эффективно, и быстро, кто работает с увлечением. Увлеченность, настроенность на результат, на новые достижения - вот универсальное средство решения проблемы сил и времени.

Одно из звеньев в работе руководителя, способное отвлекать его время и силы в значительных объемах, - телефонные беседы.

Телефон по праву считается одной из технико-технологических инноваций, которая рационализирует коммуникацию и экономит время, и сегодня он получает «второе дыхание» в результате интеграции с информационно-компьютерными технологиями. Но если беседами по телефону злоупотреблять, то он может занимать столько же времени, сколько экономит, если не больше.

Средняя продолжительность телефонной беседы руководителя составляет 6-7 минут, хотя основное время (до 2/3) уходит на паузы между словами и фразами, повторы и просто ненужные слова. Поэтому экономия времени в разговорах по телефону - это проблема краткости изложения вообще, и специалисты считают, что большинство телефонных бесед можно уложить в 3 минуты, если соблюдать рациональность как в композиции беседы из четырех этапов, так и в расходе времени на каждый из них.

На взаимные представления следует расходовать 20-25 секунд, причем рекомендуется отойти от неинформативного «алло» или «слушают» и совместить отзыв с представлением (например, «Петров слушает», «Диспетчер Смирнов» и т.д.).

Введение собеседника в курс дела должно занимать не более 40-45 секунд и быть исключительно чётким и логичным, так как от этого этапа на 80 % зависит успех беседы.

Главный и наиболее длительный этап - обсуждение ситуаций (примерно 1,5 мин.), и здесь лаконизм, может быть, достигнут за счет четкой продуманности вопросов, которые бы требовали коротких и конкретных ответов.

Заключение не должно превышать 25 секунд.

Поскольку телефонные звонки относятся к числу либо не важных и не срочных факторов, либо срочных, но не важных то не лишним было бы установить определенные часы или предупредить секретаря о ситуациях, когда никто не должен беспокоить руководителя по телефону (его можно даже отключить). Точно так же, если всё же кто-то "прорвался" по телефонной связи во время важного совещания, серьезного разговора или работы над серьезными документами, то предпочтительнее попросить собеседника перезвонить через определенное время или пообещать ему самому сделать это (но, естественно, не забыть).

Таким образом, соблюдение перечисленных рекомендаций поможет руководителю рационально использовать телефон не во вред, а во благо.

Еще более опасным фактором с точки зрения возможных объемов поглощения времени и сил руководителя обычно является нерациональная организация работы с документами.

Руководителю, как правило, ежедневно приходится «переносить» значительный объем информации в виде различных документов (бумаг), чтение и анализ которых отрывают его от более важных дел: (по оценкам некоторых специалистов, к бесполезным документам можно отнести 1/3 документооборота).

Поэтому крайне полезно помнить о постоянном соблюдении бумажной «диеты». Тем более, что часть приходящих бумаг относится к разряду и не важных и не срочных, а часть - к разряду срочных, но не важных, - а, следовательно, им нужно уделять минимум времени.

Поэтому нелишним было бы прислушаться руководителю к следующим рекомендациям:

Во-первых, нужно преодолеть своеобразный психологический барьер и трезво взглянуть на бумаги, с которыми приходится иметь дело, особенно на те, которые обращаются внутри организации. Руководитель должен оценивать свой трудовой вклад по результатам деятельности организации на основе достижения целей, а вовсе не по объемам прочтенных (или написанных) бумаг. Служебные документы - это всего лишь одно из средств достижения результатов, но не суть работы.

Во-вторых, исходя из такого понимания, необходимо хорошо проанализировать всю систему документооборота на предприятиии (к ней могли просто привыкнуть, а она давно неэффективна). Руководители должны получать от подчиненных только обобщающие документы оценочного и аналитического характера, с выводами и рекомендациями (если они этого не умеют, их нужно обучить, а если обучение не даёт результатов, то следует задуматься об их служебном соответствии). Чем документооборот будет более простым по форме и ёмким по содержанию, тем надежнее, что он не превратится в самоцель.

В-третьих, следует обучить секретаря раскладывать корреспонденцию не в порядке ее поступления, а по категориям, отражающим степени важности (важность руководитель должен выразить в приоритетах, и, как мы полагаем, при этом должны быть соблюдены рассмотренные выше принципы и условия управления временем).

B-четвертых: ненужные бумаги следует тут же выбрасывать, стандартные - передавать для обработки соответствующим подчиненным, остальные - анализировать в порядке важности и сложности, немедленно принимая решения (исследования показали, что на 80 % документов руководитель может найти оптимальный ответ сразу после прочтения).

В-пятых, получая проекты исходящих документов, прежде, чем их рассматривать, руководителю следует задать себе вопрос: «А что произошло бы, если бы этот документ вообще не вышел из стен нашей Администрации?»

Итак, эффективная организация личной работы руководителя с документами может повлиять на эффективность всего его трудового процесса и соответственно на рационализацию всего управленческого процесса в организации.

Таким образом, эффективная организация трудового процесса руководителя - это действительно необходимое условие достижения эффективности функционирования всех организационных отношений.

                                            Заключение 

Проектирование рациональных трудовых процессов является важным направлением усовершенствования организации и повышение производительности работы.

Рациональность и качество трудового процесса на всех его стадиях обеспечиваются применяемыми методами выполнения отдельных элементов, позволяющих снижать физические нагрузки, создавать удобства в работе. В основе трудового процесса лежит технология производства. Поэтому эффективность работы зависит не только от исполнителя, но и от конструкции оборудования, организационной и технологической оснастки.

Для проектирования рациональной организации трудового процесса и расчета норм недостаточно разделения трудового процесса по технологическому признаку. Знание последовательности протекания технологического процесса и порядка выполнения тех или иных переходов не позволяет спроектировать наиболее рациональный и производительный способ ее выполнения. Поэтому технологическое разделение трудового процесса должно дополняться его разделением и по трудовому признаку.

В данном курсовом проекте был проведен анализ трудового процесса руководителя, который работает в ОАО «Элара».

В результате проведенной анализа мною были разработаны следующие предложения по совершенствованию организации трудового процесса директора предприятия:

1) изменить планировку рабочего места директора предприятия это:

а) стол расположить слева о рабочего стола директора,  так как это поможет ему снизить зрительную нагрузку в течении всего рабочего дня;

б) в комнате следует расположить место для работы так, чтобы дверь находилась сбоку;

в) в кабинете вокруг рабочей зоны и зоны отдыха поставить  цветы, так как цветы позволяют снизить напряженность при работе;

г) шкафы поставить рядом с рабочим столом директора;

2) обучить директора навыкам общения по телефону, которые позволили бы сократить время телефонных переговоров;

3) Объяснить директору суть принципов выполнения работ, что именно самому главному, приоритетному должно отводиться приоритетное место, а не в том, что первоочередные дела нужно делать первыми.

Список используемой литературы

1) Кукин, П. П. Безопасность жизнедеятельности. Безопасность технологических процессов и производств (Охрана труда): Учебное пособие для вузов / П. П. Кукин В. Л. Лапин, Н. Л. Пономарев. - М.: Высш. шк., 2006. - 152 с.

2) Адамчук, В. В. Организация и нормирование труда / В. В. Адамчук - М. : 2011. - 250 с.

3) Базаров, Т. Ю., Еремин Б. Л. Управление персоналом / Т. Ю. Базаров, Б. Л. Еремин  - М. : 2010. - 126 с.

4) Большаков, А. С., Михайлов В. И. Теория управления / Михайлов - СПб : Питер, 2009. - 120 с.

5) Бородина, В. В. Номирование труда / В. В. Бородина - М. : Экзамен, 2009. -  192 с.

6) Бурганова, Л. А. Теория управления / Л. А. Бурганова - М. : ИНФРА-М, 2010. - 112 с.

7) Бычин, В. Б., Нормирование труда / В. Б. Бычин, С. В. Малинин - М. : Экзамен, 2011. - 230 с.

8) Вачугов, Д. Д. Основы менеджмента / Д. Д. Вачугов - М. : Высш. Школа, 2011. - 134 с.

9) Гейц, И. В. Нормирование труда и регламентация рабочего времени / И. В. Гейц - М. : Дело и Сервис, 2009. - 352 с.

10) Генкин, Б. М. Организация, нормирование и оплата труда на промышленных предприятиях / Б. М. Генкин - М. : Норма, 2008. - 400 с.