Организация проведения деловых переговоров и совещаний

Таким образом, суть общего тактического правила противодействия  использованию запрещенных приемов  состоит в том, чтобы:

1. Своевременно  распознать политику партнера.
2. Открыто заявить о его наличии в его поведении.
3. Подвергнуть сомнению законность и желательность такой тактики, т.е. открыто обсудить ее.

 

3.3 Этапы  деловых переговоров и совещаний.

Деловые совещания:

Доклад – один участник выступает с докладом по определенной теме. Важно, чтобы доклад занимал не более семи минут, так как это именно то время, в течение которого в среднем способны удерживать свое внимание слушатели. Обмен мнениями (обмен информацией) – каждый из участников по очереди высказывается на определенную тему (отвечает на конкретный вопрос). Например, "ситуация в подразделении за последнюю неделю", "как реагируют сотрудники вашего подразделения на происходящие изменения" или "ваша оценка рисков в отношении обсуждаемого проекта". Метод хорош тем, что позволяет создать целостную картину за счет того, что каждый участник совещания берет слово.

Мозговой  штурм – участники в хаотичном порядке придумывают ответы (решения) на конкретный вопрос (проблему). При этом необходима ситуация безоценочности по отношению к идеям, так как основная задача – генерировать как можно больше идей, даже самых абсурдных. Нужно предупредить сотрудников, чтобы они не критиковали предложения коллег и вообще не произносили слово «нет». Тогда обстановка будет непринужденной и никто не будет замыкаться в себе. Впоследствии из всего многообразия можно выбрать те решения, которые больше всего подходят. Метод хорош тем, что позволяет выйти за рамки шаблонов. Он позволяет использовать ресурс группы и найти творческие решения сложных задач. Например – где взять деньги на новый проект? как минимальными затратами устроить корпоративную вечеринку? сюжет рекламного ролика и т. д.

Обсуждение - любой из участников может взять слово по имеющемуся вопросу, но не все должны высказываться в обязательном порядке. Этот метод полезен, когда проблема уже обсуждалась, и все имели возможность выступить, однако еще остались спорные моменты и вопрос на данный момент не решен.

Как провести конструктивное совещание?

В каждом совещании есть два момента, которыми необходимо управлять  ведущему. Есть предмет совещания, конкретный вопрос, который нужно решить, согласовать, либо просто довести до сведения участников. И есть отношения между людьми – участниками совещания. На каждом этапе совещания ведущему важно иметь в виду как минимум две задачи (см. таблицу). В целом, правила эффективных совещаний можно сформулировать следующим образом:

• Поставьте конкретную цель – зачем вы проводите совещание. Обязательно проверьте, действительно ли эта цель может быть достигнута с помощью совещания.
• Определите, с помощью каких приемов проведения совещания вы достигните этой цели.
• Установите время совещания и добейтесь того, чтобы оно не только началось, но и закончилось вовремя.
• Вне зависимости от цели совещания обязательно оставьте время на то, чтобы участники задали вопросы и высказали свою позицию.
• Определите лимит выступления участников, в том числе и свой лимит. Речи, занимающие более семи минут, не допустимы, даже если слово берет руководитель.

Этапы конструктивного  совещания 

Задача ведущего по существу вопросов		Задача ведущего по регулированию отношений между участниками
1. Подготовительный  этап.
Дать необходимую для  участия в совещании информацию (иногда это просто повестка дня, иногда участникам необходимо предварительно ознакомиться с несколькими вариантами нового проекта и т. п.).	Эмоционально настроить на конструктивное взаимодействие, сформировать «правильные» ожидания у участников (это особенно важно, если обсуждаемый вопрос вызывает споры и разногласия в коллективе или в силу каких-либо других причин сложилась конфликтная ситуация).
2. Начало совещания.
Сформулировать тему и цель совещания. Это можно сделать  на доске или листе флипчарта (ватмана)	Задать тон всему  совещанию (часто для этого используются своеобразные ритуалы: рассаживание участников, приветствие)
3. Основная часть совещания.
1. Озвучить проблему (либо  задачу), ради которой собрано  совещание. Предоставить возможность  участникам высказать свое мнение, обозначить интересы. 2. Утвердить вопросы,  по которым должно быть принято  решение на совещании. 3. Обеспечить процесс выработки группой (отдельными участниками) вариантов решения задачи. 4. Обеспечить процесс  принятия решений по выдвинутым  вопросам, добиться распределения  ответственности между исполнителями.	Организовать свободное  обсуждение темы совещания, атмосферы, способствующей генерации идей, конструктивному принятию решения.
4. Завершение  совещания.
Раздать участникам решения  или другие результаты совещания  в письменном виде. Если вы не успеваете  сразу, сделайте это через час-два  после совещания.	Эмоционально завершить разговор и взаимодействие (это особенно важно, когда в процессе совещания велись горячие споры).

 

Переговоры:

1. Стадия  подготовки переговоров предусматривает осуществление следующих этапов.

Этап 1. Выбор средств ведения переговоров

На этом этапе выявляются совокупность различных подходов или процедур переговоров, средства, которые будут задействованы при их осуществлении; определяются посредники, арбитраж, суд и др., способствующие решению проблемы; выбирается для обеих сторон подход.

Этап 1.2. Установление контакта между сторонами. На этом этапе:устанавливается контакт по телефону, факсу, электронной почте;

• выявляется желание вступить в переговоры и скоординировать подходы к проблеме;
• устанавливаются отношения, для которых характерны взаимное согласие, доверие, уважение, часто взаимные симпатии, настроенность на одну волну, развивается переговорное взаимодействие;
• договариваются об обязательности процедуры переговоров;
• договариваются о подключении к переговорам всех заинтересованных сторон.

Этап 1.3. Сбор и анализ необходимой  для переговоров информации. На этом этапе:

• выявляются, собираются и анализируются соответствующие сведения о людях и существе дела, имеющие отношение к предмету переговоров;
• проверяется точность данных;
• минимизируется вероятность негативного влияния недостоверных или недоступных данных;
• выявляются основные интересы всех участвующих в переговорах сторон.

Этап 1.4. Разработка плана переговоров. На этом этапе:

• определяются стратегия и тактика, которые способны привести стороны к соглашению;
• выявляется тактика, соответствующая ситуации и специфике спорных вопросов, которые будут обсуждаться.

Этап 1.5. Формирование атмосферы взаимного  доверия. На этом этапе:

• ведется психологическая подготовка к участию в переговорах по основным спорным вопросам;
• подготавливаются условия для восприятия и понимания информации и минимизируется эффект влияния стереотипов;
• формируется атмосфера признания сторонами законности спорных вопросов;
• создается обстановка доверия и эффективной коммуникации.

2. Стадия  процесса переговоров включает следующие этапы.

Этап 2.1. — это начало переговорного  процесса — здесь:

• представляются участники переговоров;
• стороны обмениваются суждениями, демонстрируют добрую волю слушать, разделять идеи, открыто предъявлять соображения, желание договориться в мирной обстановке;
• выстраивается генеральная линия поведения;
• выясняются взаимные ожидания от переговоров;
• формируются позиции сторон.

Этап 2.2. Выявление спорных вопросов и формулировка повестки дня. На этом этапе:

• выявляется область переговоров, имеющая отношение к интересам сторон;
• выявляются спорные вопросы, которые будут обсуждаться;
• формулируются спорные вопросы;
• стороны стремятся к выработке соглашения по спорным вопросам;
• обсуждение начинается с таких спорных вопросов, разногласия по которым менее серьезны, а вероятность соглашения высокая;
• используются приемы активного слушания спорных вопросов с получением дополнительной информации.

Этап 2.3. Раскрытие глубинных интересов  сторон. На этом этапе:

• осуществляется изучение спорных вопросов по одному, а затем в комплексе, для того чтобы выявить интересы, потребности и принципиальные отношения переговоров участников переговоров;
• участники переговоров раскрывают друг перед другом подробно свои интересы, чтобы они были восприняты всеми так же близко, как свои собственные.

Этап 2.4. Разработка вариантов предложений  для договоренности. На этом этапе:

• участники стремятся выбрать приемлемый вариант из имеющихся предположений для соглашения, либо сформулировать новые варианты;
• делается обзор потребностей всех сторон, в котором связываются воедино все спорные вопросы;
• разрабатываются критерии или предлагаются действующие нормы, которыми можно будет руководствоваться при обсуждении соглашения;
• формулируются принципы для соглашения;
• последовательно решаются спорные вопросы: вначале наиболее сложные дробят на более мелкие, на которые легче дать приемлемый для сторон ответ;
• варианты решений выбираются как из предложений, представляемых сторонами индивидуально, так и из тех, которые были разработаны в процессе общей дискуссии.

3. Стадия  достижения согласия включает следующие этапы.

Этап 3.1. Выявление вариантов для  соглашения. На этом этапе:

• осуществляется подробное рассмотрение интересов обеих сторон;
• устанавливается связь между интересами и имеющимися вариантами решения проблемы;
• оценивается эффективность выбираемых вариантов решений.

Этап 3.2. Окончательное обсуждение вариантов решений. На этом этапе:

• выбирается один из имеющихся вариантов; посредством уступок сторонами и происходит движение сторон навстречу друг другу;
• формируется более совершенный вариант на основе выбранного;
• происходит процесс формулирования окончательного решения;
• стороны работают над процедурой достижения основного соглашения.

Этап 3.3. Достижение формального согласия. На этом этапе:

• достигается согласие, которое может быть представлено в виде юридического документа (договора, контракта);
• обговаривается процесс выполнения договора (контракта);
• разрабатываются возможные пути преодоления вероятных препятствий в ходе выполнения договора (контракта);
• предусматривается процедура контроля за его выполнением;
• договоренности придается формализованный характер и разрабатываются механизмы принуждения и обязательств: гарантии выполнения, справедливость и беспристрастность контроля.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

 Различия в восприятии  часто приводят к тому, что  люди не соглашаются друг с  другом по определенному поводу. Это несогласие возникает тогда,  когда ситуация несет конфликтных характер. Конфликт определяется тем, что сознательное поведение одной из сторон (личность, группа, организация) вызывает расстройство интересов другой стороны Разрешение конфликтов чаще всего производится методом переговоров, деловой беседы. В разработанную методику проведения деловых переговоров включены различные факторы: восприятие, эмоции, учет разности интересов, выработка взаимовыгодных  вариантов и т.п.

Правила организации  и проведения деловых бесед направлены на то, чтобы способствовать успешному  их проведению, чтобы удовлетворение и хорошее впечатление от взаимодействия осталось у каждой из сторон.

Исходя из всего вышесказанного мы можем сделать вывод, что овладение  навыками делового общения является необходимым для будущих деловых  людей: менеджеров, экономистов и других. Это не просто, как кажется, но и не сложно. Эти навыки в будущем могут сыграть важную роль при заключении сделки или подписании контракта. Поэтому я считаю, что нам всем еще предстоит многому научиться, чтобы в будущем не теряться в нашей профессиональной деятельности.