Организация проведения деловых переговоров и совещаний

Пытаясь добиться того, чтобы  партнер осознал необходимость  интеграции, не упускайте, однако, из виду его законные интересы. Поэтому избегайте нравоучительных призывов, оторванных от интересов партнера и не связанных с конкретным предметом обсуждения. Наоборот, изложите партнеру свою позицию и подчеркните, каких действий в рамках совместной ответственности за результаты переговоров Вы от него ожидаете.

- Несмотря на несовпадение Ваших  ведомственных интересов с интересами  партнера, особо отметьте необходимость  и отправные точки решения  обсуждаемой на переговорах проблемы.         

- Попытайтесь выявить в сфере  интересов общие для всех аспекты  и возможности получения взаимной выгоды и доведите все это до сознания партнера.

- Не предавайтесь иллюзиям и  не считайте, что можно прийти  к согласию по каждому пункту  переговоров; если бы так было  на самом деле, то переговоры  вообще были бы не нужны.

Метод уравновешивания. При использовании этого метода учитывайте приведенные ниже рекомендации.

- Определите, какие доказательства  и аргументы (факты, результаты  расчетов, статистические данные, цифры и т.д.) целесообразно использовать, чтобы побудить партнера принять Ваше предложение.

- Вы должны на некоторое  время мысленно встать на место  партнера, т.е. посмотреть на вещи  его глазами.

• Рассмотрите комплекс проблем с точки зрения ожидаемых от партнера аргументов "за" и доведите до сознания собеседника связанные, с этим преимущества.

- Обдумайте также возможные  контраргументы партнера, соответственно "настройтесь" на них и  приготовьтесь использовать их  в процессе аргументации.

Бессмысленно пытаться игнорировать выдвинутые на переговорах контраргументы партнера: последний ждет от вас реакции на свои возражения, оговорки, опасения и т.д. Прежде чем перейти к этому, выясните, что послужило причиной такого поведения партнера (не совсем правильное понимание Ваших высказываний, недостаточная компетентность, нежелание рисковать, желание потянуть время и т.д.).

Компромиссный метод. Участники переговоров должны обнаруживать готовность к компромиссам: в случае несовпадений интересов партнера следует добиваться соглашения поэтапно. При компромиссном решении согласие достигается за счет того, что партнеры после неудавшейся попытки договориться между собой с учетом новых соображений частично отходят от своих требований (от чего-то отказываются, выдвигают новые предложения). Чтобы приблизиться к позиций партнера, необходимо мысленно предвосхитить возможные последствия компромиссного решения для осуществления собственных интересов (прогноз степени риска) и критически оценить допустимые пределы уступки. Может случиться,. что предложенное компромиссное решение превышает вашу компетенцию. В интересах сохранения контакта с партнером вы тут можете пойти на так называемое условное соглашение (например, сослаться на принципиальное согласие компетентного руководителя).

Трудно быстро прийти к согласию путем уступок, приемлемым для Обеих сторон партнеры по инерции будут упорствовать в своем мнении. Здесь необходимы терпение, соответствующая мотивация и умение "поколебать" партнера с помощью новых, аргументов и способов рассмотрения проблемы при использовании всех вытекающих из переговоров возможностей.

            

                       

                 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Анализ  итогов деловых переговоров.

Заключает деловую часть  переговоров преобразование интересов  партнера в окончательное решение (решение принимается на основе компромисса)¹.

Если ход переговоров  был позитивным, то на завершающей  их стадии необходимо резюмировать, кратко повторить основные положения, которые  затрагивались в процессе переговоров, и, что особенно важно, характеристику тех положительных моментов, по которым достигнуто согласие сторон. Это позволит добиться уверенности в том, что все участники переговоров отчетливо представляют суть основных положений будущего соглашения, у всех складывается убеждение в том, что в ходе переговоров достигнут определенный прогресс. Целесообразно, также основываясь на позитивных результатах переговоров, обсудить перспективу новых встреч.

При негативном исходе переговоров  необходимо сохранить субъективный контакт с партнером по переговорам. В данном случае, акцентируется внимание не на предмете переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих соопределение обоснованности предложений, связанных с продолжением переговоров, а на личностных аспектах, позволяющих сохранить деловые контакты в будущем. Т.е. следует отказаться от подведения итогов по тем разделам, где не было достигнуто позитивных результатов. Желательно найти такую тему, которая представит интерес для обеих сторон, разрядит ситуацию и поможет созданию дружеской, непринужденной атмосферы прощания.

Протокольные мероприятия  являются неотъемлемой составляющей переговоров, несут значительную нагрузку в решении  поставленных на переговорах задач  и могут либо способствовать успеху, либо, наоборот, создать предпосылку для их неудачи.

Деловой протокол охватывает широкое поле своей деятельности: это организация встреч и обслуживание переговоров, ведение записи бесед, обеспечение сувенирами, форма одежды, культурная программа ит:п. Для решения  этих вопросов целесообразно создать в организации протокольную группу (2—3 чел.), которая будет заниматься протокольными формальностями.

Переговоры можно считать  завершенными, если тщательно и ответственно проанализированы их результаты, когда  приняты необходимые меры для  их реализации; сделаны определенные выводы для подготовки следующих переговоров:

Анализ  итогов переговоров преследует следующие  цели:

• сравнение целей переговоров с их результатами;
• определение мер и действий, вытекающих из результатов переговоров;
• деловые, личные и организационные выводы для будущих переговоров или продолжения проводившихся.

Анализ  итогов деловых переговоров должен проходить по следующим трем направлениям:    

1) Анализ сразу по  завершении переговоров - такой  анализ помогает оценить ход  и результаты переговоров, обменяться впечатлениями и определить первоочередные мероприятия, связанные с итогами переговоров (назначить исполнителей и определить сроки выполнения достигнутого соглашения); 

      2) Анализ  на высшем уровне руководства  организацией - такой анализ результатов переговоров имеет следующие цели: 

      - обсуждение  отчета о результатах переговоров  и выяснение отклонения от  ранее установленных директив;

      - оценка  информации об уже принятых  мерах и ответственности;

      - определение  обоснованности предложений, связанных  с продолжением переговоров;

      - получение  дополнительной информации о  партнере по переговорам;    

      3) индивидуальный  анализ деловых переговоров —  это выяснение ответственного  отношения каждого участника  к своим задачам и организации  в целом. Это критический самоанализ в смысле контроля и извлечения уроков из переговоров.

 

3.1 Условия  эффективности переговоров.

Предпосылки успешности деловых переговоров затрагивают  ряд как объективных, так и  субъективных факторов и условий. Прежде всего партнеры по переговорам должны выполнить следующие условия¹:

- обе стороны должны  иметь интерес к предмету переговоров;           

- они должны иметь  достаточные полномочия в принятии  окончательных решений (соответствующее  право на ведение переговоров);  

- партнеры должны иметь  достаточную компетентность, необходимые знания в отношении предмета переговоров;

- уметь максимально  полно учитывать субъективные  и объективные интересы другой  стороны и идти на компромиссы;

- партнеры по переговорам  должны в определенной мере  доверять друг другу.

Для обеспечения эффективности  переговоров следует соблюдать  определенные правила.

Основное правило состоит  в том, чтобы обе  стороны пришли к убеждению, что они что-то выиграли в результате переговоров. 

Самое главное на переговорах  — это партнер. Его нужно убедить в принятии предложения. На него надо ориентировать весь ход переговоров, всю аргументацию.

Переговоры — это  сотрудничество. Любое сотрудничество должно иметь общую базу, поэтому  важно найти общий знаменатель  для различных интересов партнеров.

Редкие переговоры проходят без проблем, поэтому важна склонность к компромиссу.

Любые переговоры должны быть диалогом, поэтому важно уметь  задать правильно вопрос и уметь  выслушать партнера.

Позитивные результаты переговоров следует рассматривать  как естественное их завершение, поэтому в заключение необходимо остановиться на содержании договора, в котором нашли отражение все интересы партнеров.

Переговоры считаются  завершенными, если их результаты подверглись  тщательному анализу, на основе которого сделаны соответствующие выводы.

3.2 Психологические воздействия при решении сути переговоров.

Ход переговоров во многом зависит не только от тактики, но и  от парламентера. Существуют разные типы характеров,  разное восприятие собеседника,  эмоциональное состояние. Умение себя преподнести. Знание психологии.

 Стереотипы восприятия  или искажение восприятия.

• Эффект ореола – общее впечатление о другом человеке (фирме), восприятие и оценку его частных свойств. Если общее впечатление о человеке (фирме) благоприятное, то положительные качества переоцениваются, а отрицательные либо стараются не замечать,  либо оправдываются. И наоборот.
• Эффект первичности или последовательности – При встрече с незнакомым человеком (новой фирмой) при восприятии преобладает первая информация. В последствии при получении новых сведений будет накладываться эта первичная информация. То есть, каким бы хорошим в последствии не казался бы человек (фирма), первичное негативное впечатление наложит свой отпечаток. И наоборот.
• Эффект новизны – проявляется в ситуациях восприятия знакомого человека (фирмы). То более значимой будет новая, т.е. последняя информация. И эта информация на некоторое время будет ведущей и приводит к переоценке сложившегося мнения о человеке (фирме).
• Эффект снисходительности – Щедрая, излишняя доброжелательность   при восприятии другого человека (фирмы).
• Предубеждение – Если у человека есть свое суждение, то его разрушить и построить новое невозможно, пока не переубедить.

Значительное влияние  на восприятие другого человека (фирмы) оказывает самооценка воспринимающего. Соотносится оценка с представлением о самом себе (своей фирме). Причем неосознанно стремимся сохранить сложившееся о себе мнение. Если это мнение, может быть поколеблено, то возникает тревожное состояние и восприятие изменяется так, что бы предотвратить осознание угрожающих сигналов.

Во время переговоров  надо следить за эмоциями. Необходимо вести себя сдержанно. Неконтролируемые эмоции отрицательно сказываются на переговорном процессе и способности  принятия разумных решений. Но иногда благодаря эмоциям, при правильном использовании, можно сыграть в свою пользу . (см. приложение №1.)

Нередко бывает, что во время ведения беседы, переговоров  партнер оказывается манипулятором, т.е. человеком который пытается использовать оппонента и его личные особенности и «слабости» для достижения своих корыстных целей. Вот примеры самых распространенных приемов психологической игры и варианты реагирование на них.

Запрещенные приемы.

1. Намеренный обмен – партнер утверждает заведомо ложное. Но если вы выражаете сомнение, то он изображает обиду, даже оскорбление.

Что делать? – В самом  начале разговора подчеркнуть, что  вы «отделяете» проблему от человека, но не называть его лжецом. Показать, что вы собираетесь с ним говорить, доверяете ему или нет, но проверите все фактические заявления партнера.

2. Игра на полномочиях – в тот момент, когда вы считаете, что договоренность достигнута, партнер заявляет, что не имеет полномочий и прав на принятие окончательного решения, или на уступки и ему необходимо получить разрешение третьего лица.Что делать?  - Прежде чем приступить к беседе, спросите: «А какими полномочиями вы располагаете в данном случае?». Если ответ уклончив – оставьте за собой право пересмотреть любой пункт разговора или требуйте встречи с лицом, обладающим реальными правами.
3. Сомнительность намерений – если намерения другой стороны выполнить соглашения сомнительно, то,  выразив для  приличия уверенность в ее честности и малой вероятности нарушения условия условий соглашения с ее стороны, внесите в договор пункты, обеспечивающие выполнения обязательств, а лучи – конкретные жесткие санкции.
4. Преднамеренный выбор плохого  места для переговоров – вы подозреваете, что неудобное помещение выбрано намеренно, чтобы вы поскорее закончили переговоры и были готовы уступить по первому требованию.Что делать? – Постарайтесь понять причины ваших неприятных ощущений, обсудите их с другой стороной. Скажите, что вам неудобно. Предложите перерыв, переход в другое более удобное место, или перенести встречу на другое время и место.