Организация как открытая система

Помимо этого, рассматривая организацию как преобразующую  систему, можно разделить все  факторы на три группы: входа (ресурсы); выхода (результаты); процесса преобразования (производство).

Классификация, если она принята исследователем как верная, служит основанием к  выделению и оценке полноты предлагаемой системы факторов, поэтому она  достаточно важна в теоретическом  и практическом смысле.

Существуют различные  подходы к выделению параметров внутренней среды организаций. По определению  М.Х. Мескона, М. Альберта и Ф. Хедоури, основными внутренними переменными организации являются цели, структура, задачи, технология и люди.

Цели - конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе.

У организации  могут быть разнообразные цели. Например, чтобы получить прибыль, бизнесмены и менеджеры организаций должны сформулировать цели в таких областях, как объемы продаж (доля рынка), разработка новой продукции, цены на нее, качество услуг, подготовка и отбор персонала. Некоммерческие организации также  имеют разнообразные цели, но, вероятно, больше внимания уделяют социальной ответственности. Ориентация, определяемая целями, пронизывает все последующие  решения руководства. Подразделения  организации имеют собственные  конкретные цели, которые должны вносить  свой вклад в достижение цели всей организации и не противоречить  друг другу.

Всесторонне обоснованная цель (цели) служит исходным пунктом  и организующим фактором принятия решения. Целью может быть намеченное задание  или условие, послужившее причиной принятия решения. Цель указывает направление. Если известно, в каком направлении  нужно идти, то путь намного облегчается. Через установление целей можно  воздействовать на события. Цель должна быть конкретной, объективной, реальной, предполагать действия, иметь соответствующее  измерение.

Цели подразделяются на краткосрочные, промежуточные, долгосрочные, по очередности достижения, большие  и малые (по критерию затрат ресурсов), конкурирующие, независимые и дополнительные. Классификация целей позволяет устанавливать приоритеты, т.е. одним целям отдавать предпочтение, а другие откладывать. В зависимости от изменения условий, возможностей, достигнутых результатов цели могут оставаться теми же, корректироваться или меняться. Новые цели появляются также в результате анализа информации, решений предыдущих лет, т.е. на основе заключений, выводов. Рассматриваются новые альтернативы: ведут ли они быстрее к достижению цели, что для этого дополнительно требуется. Если требования новых альтернатив высоки и в ближайшее время не могут быть удовлетворены, то устанавливаются краткосрочные, но достижимые цели. К достижению больших и сложных целей идут постепенно, начиная с тех, которые имеют наибольший приоритет. При этом фиксируют достижение промежуточных целей.

Структура организации - это логическая взаимосвязь и  взаимозависимость уровней управления и подразделений, построенная в  такой форме, которая позволяет  наиболее эффективно достигать целей  организации. Характерной чертой организации  является разделение труда. Структура  организации закрепляет горизонтальное и вертикальное разделение труда  в ней. Как конкретно осуществить  разделение труда в организации? Этот вопрос относится к самым  существенным управленческим вопросам. Выбор подразделений определяет структуру организации и, следовательно, возможности ее успешной деятельности. Вертикальное разделение труда создает  иерархию управленческих уровней в  организации.

Центральной характеристикой  этой иерархии является формальная подчиненность  лиц на каждом уровне. Число лиц, подчиненных одному руководителю, называется сферой контроля. Чем больше сфера  контроля, тем меньше (при прочих равных условиях) уровней управления создается в организации, и наоборот. Сфера контроля в организации  часто варьируется в значительной степени как по уровням управления, так и по подразделениям. Идеальной сферы контроля не существует Ее приемлемые значения колеблются от 2-3 до 50 и более.

Как важнейшая  организационная характеристика, структура  представляет собой совокупность связей и отношений, сложившихся в системе  между ее элементами.

Итак, структура - это организационная характеристика системы, представляющая собой совокупность устойчивых системообразующих связей и отношений, обеспечивающих стабильность и равновесие системы, взаимодействие, соподчиненность и пропорциональность между составляющими ее элементами. Структура находится в тесной взаимосвязи с составом системы, определяется им и в свою очередь сама в значительной степени его определяет.

Еще одним направлением разделения труда в организации  является формулирование задач. Задача - это предписанная работа, серия  работ или часть работы, которая  должна быть выполнена заранее установленным  способом в заранее оговоренные  сроки. На основе решения руководства  о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации.

Задачи организации  традиционно делятся на три категории  по видам работ: работа с людьми; работа с предметами; работа с информацией.

С исторической точки зрения изменения в характере  и содержании задач были тесно  связаны с эволюцией специализации. Как указывал А. Смит в своем знаменитом примере о производстве булавок, когда работу делят между специалистами  вместо того, чтобы поручить ее выполнение одному человеку, потенциальная выгода огромна. Предприниматели быстро поняли, что специализация задач повышает прибыль, потому что происходит рост производительности труда и снижение затрат на производство. В настоящее  время технологические нововведения и системное сочетание техники  и специализации труда сделали  специализацию задач углубленной  и сложной, позволяющей существенно  увеличить производительность. Однако дальнейшее развитие специализации  наталкивается на монотонность и  повышенную утомляемость работников, выполняющих одну и ту же работу.

Технология является четвертой важной внутренней переменной. Большинство людей рассматривает  технологию как нечто, связанное  с изобретениями, машинами, например, полупроводниками и компьютерами. Однако технология представляет собой более  широкое понятие. По определению  известного на Западе социолога Ч. Перроу, технология - средство преобразования сырья (будь то труд, информация или материалы) в конечные продукты или услуги.

Технология, применяемая  в организации, зависит от типа производства. Типы производств бывают следующие: единичное, серийное, массовое.

В единичном  производстве выпускаются отдельные  образцы изделий или их небольшие  партии, которые и повторяются  через неопределенный промежуток времени. Единичное производство характеризуется  большим удельным весом неповторяющихся  операций. Серийное производство представляет собой выпуск партий изделий через  определенные промежутки времени. Однородные операции здесь повторяются. Массовое производство характеризуется выпуском небольшой номенклатуры изделий, постоянной достаточно длительное время. Такой  тип производства имеет большой  удельный вес однородных, повторяющихся  операций. В массовом производстве широко распространены механизация  и автоматизация производства, конвейерный  способ сборки. Большое влияние на технологию оказывает также индивидуализация производства: благодаря гибким технологиям  даже в массовом производстве учитываются  требования индивидуального заказчика  к качеству изделия. Примером может  служить производство автомобилей с учетом пожелания заказчика по цвету кузова, обивке салона, автоматизации перемены передач и т.п.

Задачи и технология тесно связаны между собой. Выполнение задачи включает использование конкурентной технологии как средства преобразования ресурсов, поступающих на входе, в  форму, получаемую на выходе. Влияние  этой переменной на управление в значительной мере определялось четырьмя крупными переворотами в технологии: промышленной революцией, стандартизацией и механизацией, применением конвейерных сборочных  линий и компьютеризацией.

Никакая технология не может быть полезной и никакая  задача не может быть выполнена без  сотрудничества людей, которые являются пятой внутренней переменной организации. Руководство достигает целей  организации через своих сотрудников. Следовательно, люди являются центральным  фактором в любой системе управления. Если руководство - отдельные менеджеры - не признают, что каждый работник представляет собой личность с ее неповторимыми  переживаниями и запросами, способность  организации достичь поставленных целей невелика.

Существуют три  основных аспекта человеческой переменной в ситуационном подходе к управлению: поведение отдельных людей; поведение  людей в группах; характер поведения  руководителя как лидера, его влияние  на поведение отдельных людей  и групп. Понимание и успешное управление человеческой переменной - сложная задача. Поведение человека в обществе и на работе является следствием сложного сочетания индивидуальных характеристик личности и внешней  среды. Особенно важными индивидуальными  характеристиками считаются способности  человека, его потребности, ожидания, характер восприятия и социальные установки.

Область, в которой  люди различаются наиболее наглядно, - это индивидуальные способности. Организации  должны использовать различия в способностях при решении вопроса, какую должность будет занимать и какую работу выполнять конкретный работник. Способности большей частью объясняются наследственностью и воспитанием. Но в основном способности приобретаются с опытом и с помощью образования. Любой человек будет использовать в работе и развивать способности, если это обеспечит удовлетворение его потребностей. Потребность есть внутреннее состояние психического или физиологического ощущения недостаточности чего-либо. Потребности базовые (физиологические - потребности в пище, тепле, одежде и др.; психологические - потребности в принадлежности к обществу, группе людей, в друзьях) должны быть удовлетворены в первую очередь. С точки зрения управления это означает, что организация должна стремиться к тому, чтобы удовлетворение потребностей человека шло бы через реализацию целей организации. Например, при достижении организацией цели - выполнение плана реализации и прибыли - работники, обеспечившие ее, получают достаточно весомый выигрыш в оплате или конкретные необходимые материальные блага (престижный автомобиль, квартира, отдых за счет фирмы и др.).

Важной потребностью любого человека является самоутверждение, стремление к власти и влиянию. Если эта потребность не удовлетворена, то человек всеми силами будет  стремиться ее удовлетворить, даже вразрез  с интересами организации.

Основываясь на прошлом опыте и текущей ситуации, люди формируют ожидания относительно результатов своей деятельности. Сознательно или подсознательно они решают, насколько вероятно или  невероятно свершение чего-то значимого  для них. Эти ожидания оказывают  большое влияние на их сегодняшнее  поведение.

Очень сильно влияет на поведение людей их восприятие окружающего. Люди реагируют не на то, что действительно происходит в  их окружении, а на то, что они  воспринимают как действительно  происходящее. Нет двух человек, которые  воспринимали бы что-то совершенно одинаково. Еще один аспект различий между людьми - это социальные установки, отношение  к чему-либо. Отношение к работе является важным фактором, определяющим, как люди будут реагировать на изменение условий работы. Если у  вас лично или в вашей группе сформировалось негативное отношение  к какому-то виду деятельности, то в  любом случае передача этого дела вам будет восприниматься вами резко  отрицательно.

Кроме этого  на поведение человека существенно  влияет его окружение. Психолог У. Мишель доказал, что все личностные характеристики, даже такие базовые черты личности, как честность и способность  вызывать доверие, зависят от ситуации. Почти все ведут себя честно в  одних ситуациях и нечестно - в  других. Эти выводы имеют очень  большое значение, потому что указывают  на важность создания такой обстановки на работе, которая поддерживала бы тип поведения, желательный для  организации Парахина В.Н. Указ. соч. С. 48..

Однако из этого  не следует, что личные качества человека не значимы.Т. Харрелл установил, что через 5, 10 и 15 лет после окончания Стенфордского университета его выпускники зарабатывают много, но большего успеха добились те, кто энергичен, социально смел и не боится принимать решения.

Таким образом, одной из наиболее известных в  России и за рубежом точек зрения на выделение факторов внутренней среды, является разработанная М. Месконом, М. Альбертом и Ф. Хедоури теория, согласно которой основными переменными внутренней среды выступают цели, задачи, структура, технология, а также люди (персонал организации). На наш взгляд, эта точка зрения - развитие известной теории "алмаза" Г. Ливитта, который выделил четыре переменные организации: задание, или миссия; структура; технология; индивиды. Исследователь подчеркивал значение каждого элемента и существующих между ними взаимосвязей - изменение в одном из них обусловливает трансформации в других (рис.2.5).

Рис.2.5 "Алмаз" Г. Ливитта Виханский О.С. Стратегическое управление: Учебник. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Гардарика, 1998. С. 149.

Заключение

Организация - процесс  создания, развития, совершенствования (эволюции) систем материального мира, способа их стабильного функционирования в течение относительно длительного  периода времени.

Процесс создания организации любой материальной системы, осуществляемой в результате хаотического, не регулируемого движения и взаимодействия различных элементов, объектов, факторов, материальной среды  будем называть процессом самоорганизации.

Необходимым и  достаточным условием возникновения  и функционирования организации, в  конкретной точке материальной среды, является изменение условий (параметров, характеристик) среды, внешней по отношению  к рассматриваемой точке (системе).

Любой материальной системе соответствует предшествующая ей своя организация, своя индивидуальная цель организации, приводящая при реализации последней, к созданию индивидуальных качественных и количественных свойств  конкретной системы.