Организация как открытая система

Но при всей кажущейся заданности, организации имеют собственную логику развития, направленную на преодоление противоречий между планомерностью и спонтанностью, индивидуальным и общим, разделением и объединением.

2. Организация как  открытая система

2.1 Системные свойства  организации

Система - это  некая совокупность взаимосвязанных  и взаимодействующих элементов, обладающая свойствами целостности, эмерджентности и устойчивости. С этой точки зрения понятие "организация" как упорядоченное состояние целого тождественно понятию "система". Однако понятие "организация" несколько шире понятия "система", так как отражает не только состояние порядка, но и процессы по упорядочению. Именно эта двойственность природы понятия "организация" делает его трактовку намного содержательнее. Любая система может рассматриваться как результат организационных преобразований, сменяющих одно ее состояние равновесия другим.

Представление организации как системы позволяет  выделить ряд присущих ей общих свойств, наблюдаемых в организациях любой  природы.

Известное аристотелевское  положение "Целое больше суммы  его частей" до сих пор остается важнейшей характеристикой организованной целостности. Создание целого осуществляется посредством интеграции. Интеграция - это объединение частей в единое целое. Любую организацию можно  рассматривать как интегрированное  целое, в котором каждый структурный  элемент занимает строго определенное место.

Понятие целостности  неразрывно связано с понятием эмерджентности. Эмерджентностью называется наличие качественно новых свойств целого, отсутствующих у его составных частей. Это означает, что свойства целого не являются простой суммой свойств составляющих его элементов, хотя и зависят от них. Однако объединяемые в систему (целое) элементы могут терять свойства, присущие им вне системы, или приобретать новые.

Организация, будучи целостным, системным образованием, обладает свойством устойчивости, т.е. всегда стремится восстановить нарушенное равновесие, компенсируя возникающие  под влиянием внешних факторов изменения.

2.2 Открытые и закрытые  системы

Всесторонний  анализ внутреннего строения организации  обеспечивается с помощью системного подхода. Система - это набор взаимосвязанных  и взаимозависимых частей, составленных в таком порядке, который позволяет  воспроизвести целое. Уникальной характеристикой  при рассмотрении систем являются внутренние отношения частей. Каждая система характеризуется как дифференциацией, так и интеграцией. В системе используются разнообразные специализированные функции. Каждая часть организации выполняет свои определенные функции. Для того чтобы поддерживать отдельные части в одном организме и формировать завершенное целое, в каждой системе осуществляется интеграция. Для этого используются такие средства, как координация уровней иерархии управления, прямое наблюдение, правила, процедуры, курс действий.

Хотя организации  распадаются на отдельные части  или составные элементы, они сами являются подсистемами в рамках более  крупной системы. Существуют не только системы и подсистемы, но и сверхсистемы. Классификация этих понятий зависит от особенностей предмета анализа. При этом целое не является простой суммой частей, поскольку систему следует рассматривать как их единство.

Различают системы  открытые и закрытые. Понятие закрытой системы возникло в физике. Это  система, являющаяся самосдерживаемой. Ее главная характеристика заключается в том, что она существенно игнорирует эффект внешнего воздействия. Совершенной системой закрытого типа была бы та, которая не принимает энергии от внешних источников и не дает энергию внешней среде. Закрытая организационная система имеет малую применяемость.

Открытая система  предполагает динамическое взаимодействие с окружающим миром. Организации  получают сырье и людские ресурсы  из внешней среды. Они зависят  от внешних клиентов и заказчиков, потребляющих их продукцию. Банки, активно  взаимодействующие с внешней  средой, открывают депозиты, обращают их в кредиты и инвестиции, используют полученную прибыль для поддержания  развития, выплаты дивидендов и уплаты налогов.

На рис.2.1 представлена промышленная организация как открытая система. На входе системы - поступление  материалов, рабочей силы, капитала. Технологический процесс организуется для переработки сырья в конечный продукт. Конечный продукт, в свою очередь, продается заказчику. Финансовые учреждения, рабочая сила, поставщики и заказчики, правительство - все являются частью внешней среды.

Рис.2.1 Промышленная организация как открытая система  Мильнер Б.З. Указ. соч. С. 50.

Разграничение систем на открытые или закрытые не является жестким, раз навсегда установленным. Открытая система может стать закрытой, если контакты с окружением сокращаются со временем. В принципе возможна и обратная ситуация. Открытые системы тяготеют к усложнению структуры и дифференциации. Иными словами, рост открытой системы сопровождается повышением уровня специализации ее элементов и усложнением структуры, нередким расширением границ системы или созданием новой сверхсистемы. Если деловое предприятие растет, то наблюдается значительная его дифференциация и усложнение его структуры. Создаются новые специализированные отделы, приобретаются новые виды сырья и материалов, расширяется ассортимент выпускаемой продукции, организуются новые сбытовые конторы.

2.3 Внешняя среда  организации

Все системы  имеют вход, трансформационный процесс  и выход. Они получают сырье, энергию, информацию, другие ресурсы и преобразуют  их в товары и услуги, прибыль, отходы и т.п. Открытые системы имеют, однако, некоторые специфические черты. Одна из таких черт - это признание  взаимозависимости между системой и внешней средой. Существует граница, которая отделяет систему от ее окружения. Изменения во внешней среде влияют на один или несколько атрибутов  системы, и наоборот, изменения в  системе воздействуют на окружение. Внешняя среда организации схематично представлена на рис.2.2

Рис.2.2 Внешняя  среда организации Мильнер Б.З. Указ. соч. С. 52.

Организация должна отражать состояние внешней среды. В основе ее построения лежат предпосылки  экономического, научно-технического, политического, социального или  этического характера. Организация  должна создаваться так, чтобы она  нормально функционировала. Должен обеспечиваться вклад каждого ее члена в общую работу и эффективная  помощь работникам в достижении поставленных целей. В этом смысле действенная  организация не может быть статичной. Она должна оперативно отслеживать  все изменения внешней среды, оценивать их и выбирать наилучшую  ответную реакцию, способствующую достижению ее целей. Она должна эффективно реагировать  на воздействия внешней среды.

Принципиальное  значение для функционирования организаций  имеет обратная связь. Открытые системы  постоянно получают информацию из внешней  среды. Это помогает приспособиться и позволяет предпринимать корректировочные действия по исправлению нежелательных  отклонений параметров системы. Здесь  под обратной связью понимается процесс, позволяющий получать приток в систему  информации или денег для модифицирования  производства выпускаемой продукции  или налаживания выпуска новой  продукции.

Термин "внешняя  среда" включает широкий спектр факторов: экономические условия, потребителей, профсоюзы, конкурирующие организации, природные факторы, действующее  законодательство и другие составляющие. Эти взаимосвязанные факторы оказывают влияние на функционирование предприятия, на его производственную, инновационную, коммерческую, финансовую деятельность. Внешняя среда и предприятие не просто сосуществуют, они взаимодействуют самым активным образом и взаимопроникают.

Факторы внешней  среды подразделяются на две основные группы - микросреда и макросреда, или  прямого и косвенного воздействия. На рисунке 2.3 изображена обобщенная схема  функционирования предприятия, рассматриваемого с позиций его реального или  возможного взаимодействия с основными  экономическими агентами и средами. Факторы прямого воздействия  представлены в виде прямоугольников  с прямыми и обратными связями. Они непосредственно влияют на функционирование предприятия и испытывают на себе влияние его операций. К данной группе относят поставщиков трудовых, финансовых, информационных, материальных и прочих ресурсов, потребителей, органы государственной власти и управления, местную администрацию, конкурентов, контактные аудитории средств массовой информации и др.

Рис.2.3 Схема  внешней среды организации Парахина В.Н. Указ. соч. С. 54.

Факторы косвенного воздействия представлены на схеме  в виде широких стрелок одностороннего воздействия. К данной группе относятся  экономические, природные, социально-политические, нормативно-правовые и другие факторы.

При проведении операций предприятие вынуждено  в первую очередь учитывать требования внешней среды прямого воздействия. Так, продавая свою продукцию на рынке, предприятие должно учитывать покупательский спрос на нее, а также позицию  конкурентов. Предприятие, конечно, стремится  продать подороже как можно больше продукции, но будет ли она куплена вообще, если цены окажутся неприемлемыми для потребителя или значительно выше Цен на аналогичную продукцию конкурентов? Сталкиваются интересы и при покупке необходимых материальных ресурсов у поставщиков, при получении кредитов в банках, определении уровня заработной платы и условий труда, а также при выплате различных налогов в бюджет и т.д.

Кроме факторов прямого воздействия руководитель должен учитывать также внешнюю  среду косвенного воздействия. Она  не оказывает прямого влияния  на операции фирмы, так как при  этом не сталкиваются интересы двух сторон, нет выбора альтернативы. Среда косвенного воздействия не влияет на состояние  фирмы в настоящий момент. В  то же время такие факторы, как  новые технологии, экономический  спад, инфляция, политические изменения  в соседнем государстве, отношение  прессы к данному бизнесу или  конкретному бизнесмену скажутся на деятельности предприятия в будущем и могут даже оказаться решающими. Влияние факторов косвенного воздействия опосредовано через изменение факторов среды прямого воздействия. Например, экономический спад приведет к сокращению числа рабочих мест, а следовательно, - к уменьшению доходов населения и спроса на вашу продукцию. Или применение новой технологии вашим конкурентом даст ему выигрыш в качестве продукции, что укрепит его позиции на рынке и снизит ваши. Поэтому менеджер обязан предусматривать влияние факторов среды косвенного воздействия и реагировать на них своевременно.

Таким образом, реакция предприятия на факторы  прямого и косвенного воздействия  различна. На изменения в факторах прямого воздействия предприятие  может реагировать двояко: перестроить  внутреннюю среду и начать политику активного приспособления или политику противодействия. К факторам косвенного воздействия предприятие вынуждено  максимально приспосабливать свои внутренние переменные: цели, задачи, структуру, технологию, персонал и др. Неотъемлемыми  характеристиками развитости внешней  среды является ее вязкость, взаимосвязанность, сложность, подвижность и неопределенность Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Указ. соч. С. 56..

Под вязкостью  внешней среды понимается количественная мера усилий, необходимых для целенаправленного  перемещения, концентрации и освоения в производстве единицы материальных, финансовых и информационно-технологических  ресурсов. Чем она выше, тем труднее  сконцентрировать ресурсы в нужное время в определенном месте, чтобы  адекватно реагировать на происходящие изменения, и тем труднее осуществлять стратегическое управление.

Очевидно, что  для России эта величина значительно  больше, чем для стран с развитыми  рыночными структурами. Нормальная вязкость на рубежах противостояния конкурентов, характерная для развитых стран, заменяется в условиях российского  рынка риском самого существования  предприятия. Отсюда следует вывод: чем выше вязкость, тем больше усилий приходится предпринимать менеджеру  при разработке и осуществлении  стратегии.

Все факторы  внешней среды взаимосвязаны. Степень  взаимосвязанности факторов - это  уровень силы, с которой изменение  одного фактора воздействует на другие. Особенно сильна взаимосвязанность  ценовых факторов. Повышение цен  на поставляемые ресурсы приводит к  росту цен на продукцию, снижению спроса и объема сбыта. Изменение  поставщиков, качества поставляемых ресурсов также влияет на результаты работы фирмы, технологию переработки, применяемые  трудовые ресурсы. Взаимосвязанность  факторов среды особенно значима  для мирового рынка, который постепенно становится единым. Фирмы, производящие продукцию, услуги для внутреннего потребления, оказываются под влиянием зарубежных партнеров.

Под сложностью внешней среды понимается число  факторов, на которые организация  обязана реагировать, а также  уровень вариативности каждого  фактора. Количество факторов зависит  от сложности производства: числа  используемых исходных компонентов, применяемых  технологий, уровня квалификации кадров, ассортимента и качества выпускаемой  продукции и услуг и др. Уровень  вариантности, или изменения факторов, определяется ростом и развитием  самого производства и окружающей среды. Сравнивая сложность среды двух организаций - местного молокоперерабатывающего  завода и завода радиоэлектронной аппаратуры, можно сделать вывод, что в  менее сложном окружении находится  первое предприятие. Для него необходима и менее сложная организационная  структура. Завод радиоэлектронной аппаратуры, наоборот, должен иметь  сложную, целенаправленную структуру, в которой отражаются необходимость  изучения мирового рынка, разработка новых  видов продукции, проведение научно-исследовательских  и проектных работ, иначе завод  не выдержит конкуренции мирового рынка.