Организация и средства информационных технологий обеспечения управленческой деятельности

 

Типография - основное производственное подразделение организации, обязано  обеспечить высокий уровень полиграфического исполнения издаваемой продукции и выпуск ее в нормативные сроки. Типография несет ответственность за эксплуатационный режим вверенного оборудования, его сохранность, и соблюдение издательского режима и учета производственной продукции. Типография производит только ту полиграфическую продукцию, которая получила оформление в редакционно-издательском отделе, стоимость и цену в бухгалтерии.

 

Бухгалтер издательства осуществляет бухгалтерский учет денежных и материальных средств, калькуляцию стоимости  издаваемой продукции.

Отдел снабжения и сбыта (реализации) обеспечивает снабжение  расходными и специальными эксплуатационными  материалами типографскую деятельность, приобретает основные средства, запасные части и бумагу. Учет сбыта полиграфической  продукции отдел осуществляет непосредственно  через бухгалтера типографии. Отдел  осуществляет маркетинг рынка печатной продукции и готовит свои предложения  в план изданий и в бизнес-план типографии.

 

Основными потребителями  продукции типографии являются крупные  и средние юридические лица, а  также предприниматели, бюджетные организации.

 

Использование современного высокотехнологичного оборудования дает компании неоспоримые конкурентные преимущества: высокое качество, низкую себестоимость и оперативность  обслуживания клиентов.

 

Максимальное использование  передовых технологий хорошо подготовленными  сотрудниками, чья квалификация позволяет  им использовать предоставляемые средства в полном объеме, дает возможность  типографии работать в условиях стремительно развивающегося рынка сувенирно-полиграфического не только не отставая от партнеров и конкурентов, но и опережая их.

 

2.2.Оценка информационной системы, технических и программных ресурсов.

 

В работе данной типографии, являющейся значимым участником рынка  полиграфических услуг, активно  используются компьютерные информационные технологии. Это обусловлено тем, что в организации существует довольно большой документооборот, а также с тем, что основная деятельность, увязанная на создании макетов и печати полиграфической  продукции, связана с непосредственным использованием компьютеров и соответствующего программного обеспечения. По степени  централизации технологического процесса информационная технология в системе  управления организацией является децентрализованной, т.е основывается на локальном применении средств вычислительной техники, установленных  на рабочих местах пользователей  для решения конкретной задачи специалиста.

 

Для эффективной работы организации  используются различные виды техники  и технологий, о некоторых из них  и их конкретном применении следует  рассказать подробнее.

 

Во внутрифирменной системе  информации используются следующие  виды техники:

1. персональные компьютеры
2. микропроцессоры
3. средства телекоммуникаций
4. средства автоматизированной обработки текстовой информации.

 

В данной организации персональные компьютеры используются для:

1. разработки оперативных планов производства контроля за их выполнением;
2. контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;
3. расчета заработной платы;
4. контроля за поступлением заказов;
5. анализа данных о сбыте продукции;
6. регистрации поступления платежей;
7. ведения учета и отчетности;
8. выполнения макетов;
9. хранения клиентской базы;
10. коммуникации с клиентами и партнерами.

 

Для данной организации характерно применение высокоэффективной внутрифирменной  системы информации, основанной на использовании новейших технических  средств автоматизированной обработки  цифровой и текстовой информации на базе компьютеров с процессорами Intel , объединенных в единую внутрифирменную  локальную вычислительную сеть. Развитие систем телекоммуникаций и, в частности, технологий локальных вычислительных сетей, позволило объединить все  технические средства обработки  цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную информационную систему.

 

Фактически на каждом рабочем  месте в организации установлен компьютер, его мощность и возможности  определяются кругом выполняемых конкретным работником задач. На каждом компьютере организации установлены стандартные  элементы программного обеспечения: Операционные системы Windows XP, пакеты программ графических  редакторов семейств Adobe и Corel Graphic Suite, открыт доступ к сети Интернет, электронная  почта. Также стандартный набор  необходимых программ: пакет офисных  программ Microsoft Office, антивирус NOD 32 с  настройкой на обязательную автоматическую проверку жестких дисков ежедневно. Файлы для запуска сетевых программ (Гарант, Консультант Плюс, AK&M Abacus и т.д.).

Правильно сделанное капиталовложение в компьютерную сеть помогает организации  зарабатывать деньги за счет четырех  основных факторов:

1. снижение административных накладных расходов;
2. повышение производительности труда;
3. рационализация ведение дел;
4. снижение затрат на аппаратные средства.

 

Снижение административных расходов. Объединение компьютеров в сеть помогает значительно снизить административные расходы. Если, например, менеджер решает перейти на новую версию прикладной программы, ему достаточно внести изменения только в ее совместно используемую копию, а не на каждом рабочем месте. Простота управления сетью означает повышение производительности труда работника, ответственного за ее эксплуатацию. Это особенно важно для небольших предприятий, таких как данная типография, где управление сетью часто совмещается с исполнением других обязанностей. Чем меньше времени тратит администратор сети на добавление новых пользователей или подсоединение новых периферийных устройств, тем больше времени он может уделить решению важных для предприятия текущих задач, что, в конечном счете, повышает рентабельность предприятия.

Повышение производительности труда. Наличие сети позволяет работникам предприятия тратить меньше времени на рутинные операции, экономя его для производительности труда.

Рационализация работы. Применение сетевых приложений, таких как системы управления базами данных и электронные таблицы, позволяет сотрудникам работать совместно, не покидая своего рабочего места. Это намного ускоряет ведение дел.

Снижение расходов на аппаратные средства. Наличие сети позволяет сотрудникам фирмы совместно использовать периферийное оборудование, такое как лазерные принтеры, устройства резервного копирования, коммуникационное оборудование. Это снижает их стоимость, приходящуюся на одного пользователя и обеспечивает доступ к нему большому числу работников.

 

Руководитель и менеджеры  пользуются текстовыми редакторами, в  основном .Microsoft Office Word для Windows и простейшими графическими редакторами типа программы просмотра изображений и факсов, которые позволяют им выполнять свои функции: печатание текстовых документов, таблиц и схем с уже заданными параметрами, просмотр выполненных дизайнерами макетов на согласование. Ими также используются программы для выхода в Интернет, такие как Internet Explorer и Opera. Использование электронной почты дает работникам возможность направлять письменные сообщения клиентам даже в других городах. Это значительно экономит время, которое ранее тратилось на телефонные звонки и сокращает расходы, связанные с оплатой междугородных телефонных разговоров.

 

При помощи телефонной сети организации возможно переключение любых внешних звонков на необходимый  внутренний номер.

Факс и модем используются для передачи информации по сетям  клиентам типографии, для получения  от них необходимой нам информации, а также для пополнения баз  данных, используемых в организации.

 

Дизайнеры данной типографии пользуются графическими редакторами  семейств Adobe и Corel Graphic Suite, наиболее подходящих для работы в сфере типографских услуг, для поиска материал дизайнеры  также используют программы для  выхода в Интернет, такие как Internet Explorer и Opera.

Операторы копировальных  аппаратов и цифровых печатающих машин пользуются специфическими программами, связанными с управлением и обслуживанием соответствующей техники.

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

В ходе данной курсовой работы были изучены информационные технологии обеспечения управленческой деятельности, на примере типографии «Мистер Принт» рассмотрены основные наиболее значимые достижения информационной технологии в сфере управления организацией. В первой главе были освещены теоретические  основы информационных технологий как  инструмента формирования управленческих решений. Информационная технология —  процесс, использующий совокупность средств  и методов сбора, обработки и  передачи данных для получения информации нового качества о состоянии объекта, процесса или явления. Автоматизированная информационная технология — совокупность методов и способов сбора, передачи, накопления, хранения, поиска и обработки  информации на основе применения средств  вычислительной техники и связи. Главной целью создания автоматизированной информационной технологии в управлении организацией является своевременное  предоставление достоверной, в необходимом  количестве информации специалистам и  руководителям для принятия обоснованных управленческих решений. К информационным системам управления предъявляются  требования: отслеживать внутреннюю и внешнюю среду организации  для получения необходимой информации, помогать проектировать и оценивать  альтернативы решений, обеспечивать информационными  продуктами. ИС могут поддерживать процессы принятия решений на информационной, проектной и стадии выбора.

 

Системы поддержки решений (СППР) - это особые интерактивные  ИС, использующие базы моделей и  базы данных для поддержки принятия полуструктурируемых и неструктурируемых  решений конкретными менеджерами, работающими в интерактивном  процессе аналитического моделирования. СППР охватывают: компьютерное оборудование, программное обеспечение, данные, модели, живой труд. Разработка СППР отличается от формирования традиционных информационных систем. СППР имеет уникальные возможности в обработке внутренней и внешней информации, в аналитических моделях и в диалоговом режиме.

 

Во второй главе курсовой работы был проведен анализ организационно-экономических  характеристик типографии «Мистер  Принт», ее информационной системы, технических  и программных ресурсов. Основным видом деятельности типографии является производство рекламно-полиграфической  продукции, а также изготовление наружной рекламы. В структуру организации  входят: редакционно-издательский отдел, типография, отдел снабжения и  сбыта (реализации), бухгалтерия. Непосредственное руководство издательством осуществляет его директор, отвечающий за результаты его деятельности. Использование  передовых технологий дает возможность  типографии работать в условиях стремительно развивающегося рынка сувенирно-полиграфического. В работе данной типографии активно  используются компьютерные информационные технологии. По степени централизации  технологического процесса информационная технология в системе управления организацией является децентрализованной. Для данной организации характерно применение высокоэффективной внутрифирменной  системы информации, основанной на использовании новейших технических  средств автоматизированной обработки  цифровой и текстовой информации на базе компьютеров с процессорами Intel , объединенных в единую внутрифирменную  локальную вычислительную сеть.

Передача информации о  положении и деятельности фирмы  на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми  частями компании осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических  средств связи.

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Атовмян И.Л. Оптимизация работы полиграфического производства. Контроль качества полиграфической продукции // Новости полиграфии. – 2003. - № 20;
2. Баблюк Е.Б. Основы управления качеством и сертификация печатной продукции // Новости полиграфии. – 2004. - № 20;
3. Бухалков М.И. Внутрифирменное планирование: Учебник, ИНФРА-М - 2004, 400 стр.;
4. Вдовенко Л.А. "Системно-информационный подход к оценке экономической деятельности промышленных предприятий" – М, 1996г.;
5. Информационно-методическое обеспечение перечня формирования направлений и специальностей в области информационно-коммуникационных технологий В.В.Никитин Москва: МАКС Пресс, 2006;
6. Ларичев О.И. Теория и методы принятия решений. - М.: Логос, 2000;
7. Мильнер Б.З. Теория организации: Учебник. – М: ИНФА – М, 2004.