МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ
И НАУКИ РФ
ГОУ ВПО
ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ
ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ
ИНСТИТУТ
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА
По дисциплине
«Организация делопроизводства персональный
менеджмент»
Вариант №2
Студентка: Бровкина Мария
Сергеевна
Факультет: менеджмента и
маркетинга
Специальность: менеджмент
организации
Курс: 4
№ зачётной книжки: 08 ММБ 02169
Преподаватель: Савенкова
Ольга Юрьевна
Липецк 2012
Содержание
- Правила и приемы деловых взаимоотношений руководителя.
- Перечислите функции служб документационного обеспечения управления.
- Составьте схему работы с исходящим документом. Укажите используемые реквизиты.
- Правила и приемы деловых взаимоотношений руководителя.
В общении имеется ряд таких
положений, следуя которым можно в значительной
степени облегчить деловое общение, повысить
его эффективность и избежать промахов
в процессе взаимодействия с другими в
бизнесе.
Эти правила применимы
к отдельным видам делового общения:
«сверху-вниз» (руководитель—подчиненный),
«снизу-вверх» (подчиненный—руководитель)
и «по горизонтали» (сотрудник—сотрудник).
Деловое общение
«сверху-вниз» - субординация. Искусство и успех делового
общения во многом определяются теми нормами
и принципами, которые использует руководитель
по отношению к своим подчиненным, какое
поведение на службе приемлемо, а какое
— нет. Эти нормы касаются, прежде всего,
того, как и на основе чего отдаются распоряжения
в процессе управления, в чем выражается
служебная дисциплина, определяющая деловое
общение. Без соблюдения этики делового
общения между руководителем и подчиненным
большинство людей чувствуют себя в коллективе
дискомфортно, нравственно незащищенными.
Отношение руководителя к подчиненным
влияет на весь характер делового общения,
во многом определяет его нравственно-психологический
климат. Именно на этом уровне формируются
в первую очередь эталоны и образцы поведения.
Отметим некоторые из них.
- Если сотрудник не выполнил вашего распоряжения, необходимо дать ему понять, что вам известно об этом, иначе он может решить, что провел вас. Более того, если руководитель не сделал подчиненному соответствующего замечания, то он просто не выполняет своих обязанностей.
- Критикуйте действия и поступки, а не личность человека.
- Никогда не советуйте подчиненному, как поступать в личных делах. Если совет поможет, вас, скорее всего не поблагодарят. Если не поможет — на вас придется вся ответственность.
- Никогда не давайте сотрудникам возможности заметить, что вы не владеете ситуацией, если вы хотите сохранить их уважение.
- Соблюдайте принцип распределительной справедливости: чем больше заслуги, тем больше должно быть вознаграждение.
- Поощряйте свой коллектив даже в том случае, если успех, достигнут главным образом благодаря успехам самого руководителя.
- Укрепляйте у подчиненного чувство собственного достоинства. Хорошо выполненная работа заслуживает не только материального, но и морального поощрения. Не ленитесь лишний раз похвалить сотрудника.
- Защищайте своих подчиненных и будьте им преданными.
- Выбирайте правильную форму распоряжения, учитывая, прежде всего два фактора: (1) ситуацию, наличие времени для нюансов, (2) личность подчиненного — кто перед вами, добросовестный и квалифицированный работник или человек, которого нужно подталкивать на каждом шагу. В зависимости от этого следует выбирать и этически наиболее приемлемые нормы поведения и формы распоряжения.
Формами распоряжения могут
быть: приказ, просьба, запрос и так
называемый «доброволец». Приказ чаще
всего следует использовать в
чрезвычайной ситуации, а также в
отношении недобросовестных сотрудников.
Просьба используется в том случае,
если ситуация рядовая, а отношение
между руководителем и подчиненным
основано на доверии и доброжелательности.
Такая форма позволяет сотруднику
высказать свое мнение на проблему
в том случае, если она по каким-либо
причинам не может быть решена. А
если соответствующим образом произнести
фразу, то у сотрудника не возникнет
никакого сомнения, что это приказ.
Вопрос лучше применять в тех случаях,
когда вы хотите вызвать обсуждение, как
лучше сделать работу или подтолкнуть
сотрудника к тому, чтобы он взял инициативу
на себя. «Есть ли смысл заняться этим?»,
«Как мы должны это сделать?». При этом
сотрудники должны быть инициативными
и достаточно квалифицированными. В противном
случае некоторые могут воспринять ваш
вопрос как проявление слабости и некомпетентности.
Деловое общение
«снизу-вверх» - субординация. Знать, как следует обращаться
и относиться к своему руководителю, не
менее важно, чем то, какие требования
следует предъявлять к своим подчиненным.
Без этого трудно найти общий язык и с
начальником, и с подчиненными. Используя
те или иные нормы, можно привлечь руководителя
на свою сторону, сделать своим союзником,
но можно и настроить его против себя,
сделать своим недоброжелателем.
Вот несколько необходимых
этических норм и принципов, которые
можно использовать в деловом
общении с руководителем.
- Старайтесь помогать руководителю в создании в коллективе доброжелательной нравственной атмосферы, упрочении справедливых отношений. Помните, что ваш руководитель нуждается в этом в первую очередь.
- Не пытайтесь навязывать руководителю свою точку зрения или командовать им. Высказывайте ваши предложения или замечания тактично и вежливо. Вы не можете ему прямо что-то приказать, но можете сказать: «Как вы отнесетесь к тому, если бы...?» и т.д.
- Не разговаривайте с начальником категорическим тоном, не говорите всегда только «да» или только «нет». Вечно поддакивающий сотрудник надоедает и производит впечатление льстеца. Человек, который всегда говорит «нет», служит постоянным раздражителем.
- Будьте преданы и надежны, но не будьте подхалимом. Имейте свой характер и принципы. На человека, который не имеет устойчивого характера и твердых принципов, нельзя положиться, его поступки нельзя предвидеть.
- Не стоит обращаться за помощью, советом, предложением и т.д. «через голову», сразу к руководителю вашего руководителя, за исключением экстренных случаев. В противном случае ваше поведение может быть расценено как неуважение или пренебрежение к мнению начальника или как сомнение в его компетентности. В любом случае ваш непосредственный руководитель в этом случае теряет авторитет и достоинство.
- Если вас наделили ответственностью, деликатно поднимите вопрос и о ваших правах. Помните, что ответственность не может быть реализована без соответствующей степени свободы действий.
Деловое общение «по горизонтали» - координация. Применительно
к коллегам-управляющим следует иметь
в виду, что найти верный тон и приемлемые
нормы делового общения с равными по статусу
сотрудниками из других подразделений
— дело весьма непростое. Особенно если
речь идет об общении и отношениях внутри
одной организации. В этом случае они нередко
являются соперниками в борьбе за успех
и продвижение по службе. В то же самое
время это люди, которые вместе с вами
принадлежат к команде общего управляющего.
В рассматриваемом случае участники делового
общения должны чувствовать себя равными
по отношению друг к другу.
Далее несколько принципов
этики делового общения между
коллегами:
- Попытайтесь достичь четкого разделения прав и ответственности в выполнении общей работы.
- Если круг ваших обязанностей пересекается с кругом обязанностей ваших коллег, это весьма опасная ситуация. Если управляющий не разграничивает ваши обязанности и ответственность от других, попытайтесь сделать это сами.
- Не давайте обещаний, которые вы не сможете выполнить. Не преувеличивайте свою значимость и деловых возможностей. Если они не оправдаются, вам будет неудобно, даже если на это были объективные причины.
- Не лезьте человеку в душу. На работе не принято спрашивать о личных делах, а тем более проблемах.
- Не старайтесь показаться лучше, умнее, интереснее, чем вы есть на самом деле. Рано или поздно все равно все выплывет наружу и встанет на свои места.
- Рассматривайте вашего коллегу как личность, которую следует уважать саму по себе, а не как средство для достижения ваших собственных целей.
Этические нормативы
делового общения и поведения
должны описывать общую систему
и правила, которых, по мнению организации,
должны придерживаться ее работники. Эти
нормативы разрабатываются с
целью улучшить деловое общение
на различных уровнях и в разных
сферах деятельности организации. Цель
их создания — установление нормальной
атмосферы и определение этических
рекомендаций при принятии решений.
Каждое предприятие, если оно дорожит
своей репутацией, будет стремиться
к тому, чтобы утвердить у себя
стандарты этики делового общения,
являющейся важным компонентом бизнеса.
2. Перечислите
функции служб документационного
обеспечения управления.
На сегодняшний день различают
четыре основных организационных структуры
службы ДОУ:
1. Управление делами.
2. Канцелярия.
3. Общий отдел.
4. Секретарь.
Управление делами создаётся
в министерствах и ведомствах
как структура, в которой выполняется
работа с документами, и как орган
контроля и координации делопроизводства
в центральном аппарате отрасли.
Являясь, по сути, структурным подразделением
организации, управление делами, в свою
очередь, подразделяется на следующие
структурные типовые подразделения:
1. Секретариат - это структурное
подразделение, создаваемое для
обслуживания руководства организации.
В его состав входят:
- приемная;
- секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;
- секретариат коллегии;
- протокольное бюро;
В функции секретариата входит:
- предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
- подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;
- организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов управления.
2. Отдел рационализации
ДОУ (делопроизводства) - это центр
совершенствования ДОУ, методический
центр.
К его функциям относятся:
- разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;
- разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);
- разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).
3. Канцелярия, которая, в
свою очередь, подразделяется
на:
- экспедицию;
- бюро переписки;
- бюро учета и регистрации документов;
- компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.
4. Отдел писем
5. Центральный архив
6. Инспекция
Канцелярия, как и другая
организационная структура службы
ДОУ, создается на предприятиях, в
научно-исследовательских, проектно-конструкторских
организациях, высших учебных заведениях.
В структуре канцелярии обычно работают
следующие подразделения (отделы, секторы,
группы):
1. Экспедиция - специализированный
участок, осуществляющий прием
и отправку по почте и курьерской
связи документации и корреспонденции.
2. Подразделение по учету
и регистрации документов, в задачи
которого входит регистрация
входящих, исходящих и внутренних
документов, контроль соответствия
принятым правилам оформления
документов, формирование и ведение
справочно-информационного массива.