Інформація її роль і види у менеджменті

     Залежно від джерела виникнення в рамках організації є внутрішня і зовнішня інформація, складова її інформаційні ресурси.

     Інформація  внутрішнього середовища, як правило, точна, повно відображає фінансово-господарський стан. Її обробка часто може здійснюватися за допомогою стандартних формалізованих процедур.

     Внутрішня інформація: про людей, продукти, витрати, скарги, послуги, технологічні процеси, сфери застосування продукту, методи збуту і техніку продажів, поставки, канали збуту.

     Зовнішнє середовище - економічні і політичні суб’єкти, діючі за межами підприємства, і відносини з ними. Це економічні, соціальні, технологічні, політичні і інші відносини підприємства з клієнтами, постачальниками, посередниками, конкурентами, державними органами і т.п.

      Інформація із зовнішнього середовища часто приблизна, неточна, неповна і суперечлива. В такому разі вона вимагає нестандартних процедур обробки.

      Зовнішня  інформація: про ринок, конкурентів, тенденції змін в діловому середовищі країни і стані міжнародних ринків, покупців, попит, вимоги клієнтів і конкурентів, зміну законодавства.

          Розглянемо ряд джерел зовнішньої інформації організації залежно від характеру інформації:

    1. Загальна інформація про стан економіки. Джерело: інформаційно-аналітичні матеріали, спеціалізовані журнали, газети, ресурси Інтернету. Прикладом є сервер «Росбізнесконсалтинг» (www.rbc.ru), надаючий наступну інформацію:

- оперативні економічні новини (декілька десятків новин в день);

- оперативна інформація з СЭЛТ/FОRЕХ;

- біржові індекси (АК&М, NIKKEY );

- інформація по валютному, фондовому, вексельному, кредитному ринках;

- аналітична інформація.

      2. Спеціалізована економічна інформація. Наприклад, на сервері Центробанку (www.crb.ru) можна знайти всю інформацію по фінансовому ринку (міжбанківський кредитний ринок, ставки залучення депозитів рублів, ринок облігацій Банку Росії, ринок державних цінних паперів, валютний ринок, курси валют на задану дату, динаміка курсу заданої валюти, крос-курси валют).

      3. Інформація за цінами на товари. Джерело: спеціалізовані журнали, каталоги, бази даних в Інтернеті. В російській частині Інтернет - в основному по комп’ютерній техніці. Одним з серверів, що надають подібну інформацію, є Dzik! Computer Database. На ньому є інформація за цінами на московському ринку по наступних розділах (в кожному з розділів може здійснюватися пошук): комп’ютери; компоненти; аксесуари; програмне забезпечення, ігри, книги, відеопродукція, послуги.

      4. Тематична інформація. Різні джерела,  у тому числі і Інтернет. При  пошуку такої тематичної інформації, по якій складно знайти спеціалізовані  сервери, використовуються пошукові  системи. Однією з найбільших (по кількості відомих їй документів) російських пошукових систем є Rambler (www. rambler. ru). Виконується пошук документів в Інтернеті за ключовими словами з урахуванням морфології мови. Крім того, будь-який великий пошуковий сервер містить інформацію про сервери по певних тематичних групах. Наприклад, той же Rambler містить такі розділи: бізнес-фінанси, робота, закони, реклама, компанії, товари/послуги, нерухомість, освіта, експертиза.

      5. Інформація з державних органів і органів управління (закони, ухвали, повідомлення податкових органів і т.п.). [20, с. 67]

          Інформаційними ресурсами, як будь-якими іншими, можна управляти. Хоча ще не розроблена методологія кількісної і якісної оцінки інформаційних ресурсів, а також прогнозування потреби в них. І, проте, на рівні організації можна і потрібно вивчати інформаційні потреби, планувати і управляти інформаційними ресурсами.

          Суть управління інформаційними ресурсами складає:

   - оцінка інформаційних потреб на кожному рівні і в рамках кожної функції управління;

   - вивчення і раціоналізація документообігу організації;

   - стандартизація і уніфікація типів і форм документів;

   - типізація інформації і даних;

   - подолання проблеми несумісності типів даних;

   - створення системи управління даними і т.п. 

2.2. Життєвий цикл інформаційних систем 

          Така категорія, як “життєвий цикл”, відображає сутність розвитку інформаційної системи в часі. Як і будь-який виготовлений продукт, інформаційна система має свій цикл життя від часу початку створення до моменту припинення експлуатації.

          Інформаційна система є особливим продуктом. Організація не може без неї існувати. Ми можемо говорити про припинення експлуатації даного покоління інформаційної системи, окремих її підсистем і елементів. 

          Життєвий цикл закінчується, як правило, не в результаті фізичного зносу інформаційної системи, а в результаті морального старіння. Моральний знос, моральне старіння - припинення задоволення вимог до інформаційної системи. При цьому можливі модифікації інформаційної системи економічно невигідні або неможливі, що спричиняє за собою необхідність розробки нової інформаційної системи. Для інформаційних технологій є цілком природним те, що вони старіють і замінюються новими. [7, с. 57]

      Наприклад, на зміну технології пакетної обробки  програм на великій ЕОМ в обчислювальному центрі прийшла технологія роботи на персональному комп’ютері на робочому місці користувача. Телеграф передав всі свої функції телефону. Телекс передав більшість своїх функцій факсу і електронній пошті і т.д.

     При впровадженні нової інформаційної технології в організації необхідно оцінити ризик відставання від конкурентів в результаті її неминучого старіння з часом, оскільки інформаційні продукти, як ніякі інші види матеріальних товарів, мають надзвичайно високу швидкість змінюваності новими видами або версіями. Періоди змінюваності коливається від декількох місяців до одного року.

     Якщо  в процесі впровадження нової інформаційної технології цьому чиннику не надавати належної уваги, можливий, що до моменту завершення перекладу фірми на нову інформаційну технологію вона вже застаріє і доведеться вживати заходам по її модернізації. Такі невдачі з впровадженням інформаційної технології звичайно пов’язують з недосконалістю технічних засобів, тоді як основною причиною невдач є відсутність або слабка спрацьованість методології використання інформаційної технології.

     Життєвий цикл - період створення і використання інформаційних систем, охоплюючи її різні стани, починаючи з моменту виникнення необхідності в даній інформаційній системі і закінчуючи моментом її повного виходу з експлуатації.

     Стадії  життєвого циклу інформаційних  систем. В життєвому циклі виділяють наступні стадії (рис. 5. ):

      1. Предпроектне обстеження

      Збір матеріалів для проектування:

      - формування вимог;

      - вивчення об’єкта автоматизації;

      - вибір і розробка варіанту концепції системи.

      Аналіз  матеріалів і розробка документації:

      - створення і затвердження техніко-економічного обґрунтовування;

      - розробка і затвердження технічного завдання на проектування інформаційної системи.

      2. Проектування

      Попереднє проектування:

      - вибір проектних розв’язань по всіх аспектах розробки інформаційної системи;

      - опис всіх компонентів інформаційної системи;

      - оформлення і затвердження технічного проекту.

      Детальне  проектування:

      - вибір і розробка математичних методів і алгоритмів програм;

      - коректування структур баз даних;

      - створення документації на поставку і установку програмних продуктів;

      - вибір комплексу технічних засобів інформаційної системи;

      - створення документації на поставку і установку технічних засобів;

      - розробка техноробочого проекту інформаційної системи.

      3. Розробка інформаційної системи 

      - отримання і установка технічних засобів;

      - розробка, тестування і доведення програм;

      - отримання і установка програмних засобів;