Інформація її роль і види у менеджменті

    - умовно-постійна;

8) за способом відображення:

    - текстова (алфавітна, алфавітно-цифрова);

    - графічна (креслення, діаграми, схеми,  графіки);

9) за способом обробки:

    - що піддається механізованій  обробці; 

    - що не піддається механізованій  обробці.

10) інформацію в організаціях можна класифікувати так:

    - внутрішня і зовнішня;

    - інформація, яка приймається, й інформація, яка передається;

    - одноразова і дубльована;

    - кількісна і описова;

    - первинна і вторинна. [24, с. 338]

      Залежно від функції, яку виконує інформація в управлінському циклі, вона буває розпорядчою, зворотного зв’язку, запам’ятовуючою та ін.

      У процесі управлінської діяльності використовують науково-технічну, адміністративно-правову, метеорологічну, агробіологічну та інші види інформації. Наукову інформацію, в свою чергу, поділяють на економічну, соціально-політичну, ідеологічну та ін. Найбільшу питому вагу у загальній кількості інформації мають економічні дані. 

    Таблиця 1

Класифікація  інформації[24, с.339 ] 

 

      Економічна  інформація - це сукупність цифр, фактів, відомостей та інших даних, які переважно кількісно відображають суспільно-економічні явища і процеси. Вона містить дані соціально-економічного планування і прогнозування, фінансових планів, первинного, оперативного й бухгалтерського обліку, статистичної звітності, економічного аналізу тощо (рис.1). 
 

      

Рис.1. Кваліфікація економічної інформації [21, с. 121] 

      Інформацію, яку використовують у народному господарстві, поділяють на відомчу (інформація підприємств, об’єднань, організацій, міністерств і відомств) і народногосподарську (інформація районних, обласних і центральних загальнодержавних органів управління).

      Економічну  інформацію класифікують за фазами, стадіями і циклами відтворення, сферами економіки, ресурсами, що використовуються, факторами виробництва та ін.

      Інформація може ділитись на достовірну і недостовірну, достатню, недостатню і надлишкову, активну і пасивну, цифрову, алфавітно-цифрову і алфавітну.

      За  місцем виникнення розрізняють зовнішню інформацію, що надходить від вищестоящих  органів, а також підприємств, організацій  і установ, які підтримують з  об’єктом управління господарські зв’язки, і внутрішню - що виникає на підприємстві (в об’єднанні). Так, на основі планового завдання приймаються управлінські рішення, які потім відображують у матеріально-технічній підготовці виробництва, техніко-економічному і оперативному плануванні, оперативному управлінні технологічними і економічними процесами, обліку і контролі за фінансовою діяльністю підприємства, звіті, аналізі результатів виробничо-господарської діяльності тощо. [3, с. 25]

      Інформація, яка використовується в господарському управлінні, існує у вигляді масивів, потоків, а також у розсіяному, незібраному вигляді.

      Масиви  - це інформаційні фонди, матеріали статистичних управлінь, архівів, бібліотек тощо.

      Сукупність  повідомлень з однаковими або  близькими властивостями, що розподілені  у даній системі з метою  здійснення управління, утворюють інформаційні потоки на підприємстві.

      Потоки  інформації різноманітні: потоки висхідної інформації - основа для розробки рішень; потоки низхідної інформації - це постанови, рішення, вказівки вищестоящих організацій; потоки регулюючої інформації - зазначені вище документи і деякі спеціальні нормативні положення.

      Залежно від того, яку функцію обслуговує економічна інформація, її поділяють  на облікову і звітну, що відображає події, які відбулися; планову, що відображає події, які намічаються, нормативну і аналітико-прогнозовану, що відображає події або явища сучасного і майбутнього; регулюючу, що відображає процес досягнення пропорційності у виробничому і управлінському процесах.

      У свою чергу, облікову інформацію поділяють  на бухгалтерську, статистичну і  оперативно-технічну. Характерною особливістю бухгалтерської інформації є її висока точність. Вона відображує детерміновані події, про які точно відомо, що вони відбулися. Водночас бухгалтерська інформація відображає події, що відбулися із запізненням. Тому якість її визначається тим, наскільки вдається зменшити розрив між строками подій і відображенням їх у бухгалтерських документах.

      Оперативно-технічна інформація становить систему показників, що відображають діяльність об’єкта на певну дату. На відміну від бухгалтерської, ця інформація не обов’язково має документований вигляд. Вона може бути одержана із телефонних повідомлень або усних доповідей спеціалістів і керівників середньої ланки.

      У підприємницькій діяльності використовують планову інформацію у вигляді  нормативів матеріальних витрат і затрат праці. Від якості нормативної інформації залежать ефективність управління, дієвість рішень, що приймаються, успішність здійснення контрольних та інших функцій.

        Різні види економічної інформації виконують неоднакову роль у системі управління. Так, планова і нормативна інформації прямо пов’язані з виробництвом, а бухгалтерська, статистична і оперативно-технічна інформація є засобом зворотного зв’язку. У загальному обсязі економічної інформації питома вага інформації, що виконує функції прямого зв’язку, становить близько 24%, і зворотного зв’язку - 76%. [6, с. 58]

      Інформація  має ряд характерних особливостей таких, як корисність, вірогідність, однозначність, періодичність, несуперечливість, надмірність.

        Корисність інформації прийнято оцінювати за тим ефектом, який ця інформація здійснює на результати управління.

      На  практиці інформація може бути зовсім непотрібною (не змінює ймовірності  досягнення цілі і розв’язання поставлених завдань) і надзвичайно цінною, дає змогу підвищити імовірність досягнення цілі.

      В інших випадках одержана інформація може призвести до прийняття рішення, що змінює положення об’єкта управління в гірший бік, тобто зменшує імовірність досягнення цілі, ця інформація називається дезінформацією.

   Важливою якісною характеристикою інформації є її вірогідність. Вірогідною якісною характеристикою інформації є її вірогідність. Важливою вважають інформацію, яка не перевищує припустимий рівень перекручення дійсного явища або процесу і відображає те, що вона повинна відображати. На вірогідність інформації, яка надходить, впливають інформаційні бар’єри, тобто перешкоди, що заважають збереженню кількості і якості інформації і призводять до її неповноти (географічні, відомчі, економічні, технічні, психологічні бар’єри).

      Надмірність інформації (повторюваність, дублювання) може бути корисною, якщо вона підвищує надійність системи даних, і непотрібною – якщо вона містить дані, які повторюються і не використовуються для прийняття рішень. Кожний менеджер за будь-яких обставин повинен забезпечувати надійну цінність інформації, що передається. Критерієм в оцінці цієї вимоги є глибина, змістовність і ступінь відповідності інформації поставленим цілям.[21, с. 141]

      Для ефективного функціонування системи  управління важливе значення має своєчасність надходження інформації. Часткова інформація, одержана своєчасно, значно корисніша для управління, ніж повна інформація за всією формою, яка одержана із запізненням.

       До важливих характеристик, які визначають якість економічної інформації, належать безперервність і систематичність її надходження. Інформація має надходити постійно, оскільки завжди виникає потреба у розробці і коригуванні управлінських інформаційних рішень. 

1.2. Роль інформації в управлінській діяльності 

    Інформація  є засобом організації і регулювання приватної і суспільної життєдіяльності, однією із форм закріплення і розповсюдження знань, інструментом управління. Перед суспільством стоїть проблема володіння інформацією, її організації, каналів руху, способів обмірковування і оцінки, механізмів ефективного використання на практиці.

    Основою управління є інформація як сукупність будь-яких знань, даних, фактів, характеристик  про відповідні предмети, явища, процеси, відношення і т. ін. По суті, всі управлінські процеси — це не що інше ніж пошук, фіксація, оцінка, закріплення, розповсюдження соціальної інформації, тобто тієї інформації, яка зв’язана із відображенням, пізнанням і перетворенням різних форм життєдіяльності людей. Але в управлінні  зокрема відбувається взаємодія не з усією інформацією, а тільки з тією, яка безпосередньо необхідна для формування і реалізації управлінських впливів. Ідеться про управлінську інформацію. [11, с. 49]

    Управлінська  інформація — це частина соціальної інформації, яка виділена з її загального масиву за критеріями придатності та обслуговування правових процесів формування і реалізації управлінських впливів.

    Така  інформація повинна бути орієнтована  за такими напрямками: по-перше, за місцем і роллю держави в системі приватної і суспільної життєдіяльності людей і, відповідно, за компетенцією конкретних державних органів (обсяг і зміст управлінської інформації повинен корегуватися з компетенцією державних органів); по-друге, за характером і ієрархією законів і інших нормативних правових актів, які підлягають обов’язковій реалізації в управлінських процесах; по-третє, за властивостями, формами і закономірностями керованих об’єктів, які диференціюють і конкретизують управлінські впливи різних державних органів, а також формують специфічні види правовідносин.

    Споживачі інформації.

    Споживачами інформації в організації можуть бути:

    - усі менеджери, що приймають рішення;

    - усі менеджери, які інформують та інструктують підлеглих;

    - усі працівники;

    - зовнішні органи, які мають право на інформацію;

    - інші власники акцій.

      Ступінь деталізації і стиль подання інформації залежать від отримувача. Вимоги до обсягу інформації ставляться з огляду на суть виконуваної роботи. Чим вище посада менеджера, тим узагальненішою має бути інформація.

      Природа інформації та її носії.

        Явища реального світу і процеси, що відбуваються у суспільному виробництві, об’єктивно відображаються за допомогою інформації, потоки якої реально існують поряд з потоками робочої сили, матеріалів і знарядь праці.    Подібно речовині і енергії, інформацію можна створити, обробляти, зберігати, передавати, використовувати.

        Інформацію у формі повідомлень, відомостей не можна віднести ні до матерії, ні до свідомості. Вона властива як живій, так і неживій природі. Якісна різноманітність об’єктивного світу зумовлює якісну багатозначність інформації. На відміну від неживої природи, яка може бути тільки джерелом інформації, жива природа, крім того, сприймає і переробляє її. Людина, як істота соціальна, одержує, збирає, зберігає, свідомо переробляє і використовує інформацію у своїй цілеспрямованій діяльності. На практиці всі технологічні, організаційні, економічні і соціальні процеси породжуються, супроводжуються і спрямовуються інформаційними процесами, які відображають різні взаємовідносини між об’єктами живого світу і становлять суть та форми зв’язку між управлінськими системами. [13, с. 69]