Мотивация и контроль

   Контроль.

   Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности.

   Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически достигнутых  результатов и проведения корректировок  в том случае, если достигнутые  результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

   Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.

   Контроль  есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство станет более понятным после того, как мы познакомимся с тремя основными видами контроля: предварительным, текущим и заключительным. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления. 
 

   Функции контроля, виды контроля 

   Одна  из важнейших причин необходимости  осуществления контроля состоит  в том, что любая организация  безусловно обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они  повредят достижению целей организации.

   Положительная сторона контроля состоит в том, что поддерживается все, способствующее деятельности организации.

   Определяя успехи и неудачи организации  и их причины, мы получаем возможность  достаточно быстро адаптировать организацию  к динамичным требованиям внешней  среды и обеспечить тем самым  наибольшие темпы продвижения к  основополагающим целям организации.

   Существует  три основных вида контроля:

   - предварительный; 

   - текущий; 

   - заключительный;

   Они имеют одну цель - способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления. 
 

   Предварительный контроль 

   Этот  вид контроля называется предварительным  потому, что осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку  правила и линии поведения  вырабатываются для обеспечения  выполнения планов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. В организации предварительный  контроль используется в трех ключевых областях - по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

   Человеческие  ресурсы. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех условий  и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и  квалифицированных людей. Для того, чтобы убедиться, что принимаемые  работники окажутся в состоянии  выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить  документы и рекомендации, представляемые нанимаемым.

   Материальные  ресурсы. Очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают  обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в том, чтобы выбрать такого поставщика, который убедительно доказал  свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также  обеспечение их запасов в организации  на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

   Финансовые  ресурсы. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет, который позволяет также  осуществить функцию планирования.  

   Текущий контроль 

   Текущий контроль осуществляется непосредственно  в ходе проведения работ. Чаще всего  его объектом являются подчиненные  сотрудники, а сам он традиционно  является прерогативой их непосредственного  начальника. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением  работы. Скорее он базируется на изменении  фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на достижение желаемой цели. Для осуществления контроля, таким образом, аппарату управления необходима обратная связь.

   Простейшим  примером обратной связи является сообщение  начальника подчиненным о том, что  их работа неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы  обратной связи позволяют руководству  выявить множество непредвиденных проблем и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед  нею задачам.

   Все системы обратной связи (биологические  или организационные) состоят из одних  и тех же фундаментальных  элементов: 

   1. Имеют цели.

   2. Используют внешние ресурсы. 

   3. Преобразуют внешние ресурсы  для внутреннего использования. 

   4. Следят за значительными отклонениями  от намеченной цели.

   5.Корректируют  эти отклонения для того, чтобы  обеспечить достижение цели.  

   Отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей, могут  вызываться как внешними, так и  внутренними факторами.

   Внутренние  факторы: проблемы, связанные с переменными  величинами. Внешние факторы: конкуренция, принятие новых законов и т.д. 

   Заключительный контроль 

   Хотя  заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы отреагировать  на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, по мнению профессора Уильямса Ньюмена, он имеет две  важные функции: 

   1. дает руководству информацию, необходимую  для планирования в случае, если  аналогичные работы предполагается  проводить в будущем; 

   2. способствует мотивации.  

   По  словам Ньюмена, измерять результативность и давать соответствующие вознаграждения необходимо “для того, чтобы сформировать будущие ожидания о существовании  тесной связи между фактическими результатами и вознаграждением”. 
 
 

   Процесс контроля.

   В процессе контроля есть три четко  различимых этапа: выработка стандартов и критериев, сопоставление с  ними реальных результатов и принятие необходимых корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

   Первый  этап процесса контроля - это установка  стандартов, т.е. конкретных, поддающихся  измерению целей, имеющих временные  границы. Для управления необходимы стандарты в форме показателей  результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.

   На  втором этапе сравнения показателей  функционирования с заданными стандартами  определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

   Следующий этап - измерение результатов - является обычно самым хлопотным и дорогостоящим. Сравнивая измеренные результаты с  заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать.

   Такими  действиями могут быть изменения  некоторых внутренних переменных системы, изменение стандартов или невмешательство  в работу системы. 

   Поведенческие аспекты контроля.

   Люди  являются неотъемлемым элементом контроля, как, впрочем, и всех других стадий управления. Поэтому при разработке процедуры  контроля менеджер должен принимать  во внимание поведение людей.

   Конечно, то обстоятельство, что контроль оказывает  сильное и непосредственное воздействие  на поведение, не должно вызывать никакого удивления. Менеджеры часто намеренно  делают процесс контроля нарочито видимым, чтобы оказать воздействие на поведение сотрудников и заставить  их направить свои усилия на достижение целей организации.

   К сожалению, хотя большинство менеджеров хорошо знают о том, что процесс  контроля может быть использован  для оказания положительного воздействия  на поведение сотрудников, некоторые  забывают о возможностях контроля вызывать непреднамеренные срывы в поведении  людей. Эти негативные явления часто  являются побочными результатами наглядности  действия системы контроля.

   Контроль  часто оказывает сильное влияние  на поведение системы. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать  поведение работников ориентированным  на них, т.е. люди будут стремиться к  удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. Такие воздействия могут также  привести к выдаче неверной информации.

   Проблем, возникающих вследствие воздействия  системы контроля, можно избежать, задавая осмысленные приемлемые стандарты контроля, устанавливая двустороннюю связь, задавая напряженные, но достижимые стандарты контроля, избегая излишнего  контроля, а также вознаграждая за достижение заданных стандартов контроля. 

   Характеристики  эффективного контроля.

   Для того, чтобы контроль мог выполнить  свою истинную задачу, т.е. обеспечить достижение целей организации, он должен обладать несколькими важными свойствами.

   1. Он должен иметь стратегический  характер, т.е. отражать общие  приоритеты организации и поддерживать  их.

   2. Конечная цель состоит не в  том, чтобы собрать информацию, установить стандарты и выявить  проблемы, а в том, чтобы решить  задачи, стоящие перед организацией. Бесполезно иметь большую информацию, если она не используется для  осуществления необходимых корректирующих  действий. Было бы глупо увольнять  хорошего работника, если он  не предоставляет отчеты о  расходах вовремя. 

   3. Соответствие делу. Чтобы быть  эффективным, контроль должен  соответствовать контролируемому  виду деятельности. Он должен  объективно измерять и оценивать  то, что действительно важно. 

   4. Своевременность контроля. Своевременность  заключается не в исключительно  высокой скорости или частоте  его проведения, а во временном  интервале между проведением  измерений или оценок, который  адекватно соответствует контролируемому  явлению. 

   5. Гибкость контроля. Контроль должен  приспосабливаться к происходящим  измерениям.

   6. Простота контроля. Наиболее эффективный  контроль - это простейший контроль  с точки зрения тех целей,  для которых он предназначен. Он требует меньше усилий и  более экономичен.

   7. Экономичность контроля. Любой контроль, который стоит больше, чем он  дает для осуществления целей,  не улучшает ситуацию, а направляет  работу по ложному пути, что  является еще одним синонимом  потери контроля.