Межличностные коммуникативные связи и эффективность управления персоналом

Расшифровав послание, получатель вступает в процесс обратной связи с отправителем, т.е. направляет свой ответ на сообщение. Обратная связь  является очень важным моментом коммуникационного  процесса, поскольку позволяет отправителю  определить, насколько адекватно было интерпретировано его послание, и возобновить коммуникацию в случае недопонимания или ошибки при его расшифровке. Отсутствие обратной связи (послания) также является своего рода обратной связью, однако с достаточно размытым содержанием, часто приводящим к недопониманию и потерям. К сожалению, коммуникация не является процессом, происходящим исключительно между отправителем и получателем послания. Существует множество факторов, снижающих чистоту передачи информации и искажающих само послание. Такие факторы называются коммуникаци­онными помехами или шумом (noise). К их числу можно отнести технические характеристики телефонных и радиосистем, знание иностранного языка, владение навыками письменной речи, дефекты речи и слуха. Помехи могут возникать на любом из этапов коммуникационного процесса и значительно снижать его эффективность, а следовательно, и эффективность управления персоналом организации.  

Общение является неотъемлемой чертой организационного бытия. Каждый член организации, будь то руководитель или сторож, участвуют в коммуникационном процессе. Однако интенсивность этого участия и, самое главное, его цели неодинаковы у различных членов организации. Сотрудники общаются друг с другом, чтобы; 

•    выразить свои чувства и эмоции (социальная цель); 

•    получить или предоставить информацию (профессиональная цель); 

•    оказать  влияния на поведение других членов организации. 

Последняя цель полностью совпадает с целью  управления персоналом организации - добиться необходимого для компании поведения своих сотрудников, что позволит реализовать организационные цели. Следовательно, коммуникация может и должна являться элементом системы управления персоналом. 

1.3. Информационное  обеспечение процесса 

управления 

Под информацией понимаются сведения, полученные в результате переработки данных, представляющих собой сигналы, из которых извлекается информация. С точки зрения классической теории информации понятие «информация» определяется через меру уменьшения неопределенности знания о каком-либо событии. Это понятие научное и впервые было дано в 50-е годы нашего века в трудах К. Шеннона и Н. Винера по теории информации в связи с развитием нового научного направления — кибернетики. Первоначально теория информации возникла как количественная математическая теория. 

Понятие «информация» в последние десятилетия стало  одним из самых употребляемых  категорий современной научной  мысли и встречается практически  во всех областях научного знания: науке  о мышлении, природе, обществе, в  правовых аспектах. 

Идет непрерывный  процесс переосмысления (углубления и расширения) этого понятия. Если сначала под информацией понимались сведения, передаваемые людьми устным, письменным или иным способом[6], то к концу XX в. информация стала рассматриваться  как универсальная субстанция, пронизывающая все сферы человеческой деятельности, служащая проводником знаний и мнений, инструментом общения, взаимопонимания и сотрудничества, утверждения стереотипов мышления и поведения. Именно такое опреде­ление дает ЮНЕСКО. 

С развитием  производства и ускорением темпов развития общества информация приобрела свойства товара и стала объектом рыночных отношений, значимость которых потребовала  их правовой регламентации. 

Многие ученые до сих пор используют термин «информация» узко в рамках технических областей научного знания, тем не менее, такое представление о сути данного понятия не выражает его комплексного понимания. В процессе обмена сообщениями и новостями основное внимание должно уделяться не только количественному анализу передаваемого сообщения, но и его содержанию. Информация, содержащаяся в понятийной форме, совсем не та, которая изучается в математических и статистических теориях информации. 

Термин «информация» уже более 50 лет используется в  журналистике, где он выступает одной из центральных и наиболее общих категорий. Кроме того, математические методы теории информации используются в физике, химии, географии, геологии и ряде других наук о неживой природе. Информационные идеи применяются в биологии, где предполагается, что само появление жизни было связано с преобразованием генетической информации; в психологии, физиологии нервной высшей деятельности, педагогике. Особое место понятие «информация» заняло в длинном ряду социальных наук — теории управления, экономике, политике и т. д. 

Социальная информация — ориентирующее знание о состоянии  социальной системы, процесс обеспечения  информационных потребностей общества на основе применения информационных технологий. Информация — это ценнейший  интеллектуальный ресурс в системе жизнеобеспечения общества, важнейшая часть его интел­лектуальной собственности, доля которой постоянно возрастает. Можно сказать, что информация — это инфраструктура интеллектуальной собственности, ибо интеллектуальная собственность берет, начало с информации как фундаментальной базы. 

Особенно велико значение информации (процессов ее сбора, хранения, переработки и использования) в управлении общественными делами, социальными процессами. 

Достоверная информация необходима для всех этапов управления: постановки целей, оценки проблемной ситуации, принятия управленческих решений, для организации и регулирования управляющей системы. Субъект управления также должен быть информирован о результатах выполнения принятых решений, на основе чего он корригирует прошлые решения и принимает новые, с учетом допущенных ранее просчетов и неоптимальных действий. 

Поэтому сбор и  переработка информации, ее эффективное  использование — необходимый  компонент управления. Информация, используемая в управлении обществом, по самой своей природе, социальная. Отражая общественные отношения (в широком смысле), отношения и процессы любого типа и уровня, она является высшим, наиболее сложным и многообразным типом информации. 

Использование социальной информации связано с  высшим типом целесообразности — осознанной целесообразностью, присущей только человеку мыслящему, осознанно действующему. Содержанием социальной информации является логическое мышление. Ее материальный носитель — слышимое или видимое слово, знак, речь, которые представляют высший тип сигнала («сигнал сигналов»). 

Первоисточником социальной информации является общество, его разные сферы и стороны  жизни. 

Информация классифицируется[7] по различным основаниям: 

— сферам общественной жизни (экономическая, социальная, политическая, духовно-культурная); 

— источникам поступления (внутренняя и внешняя); 

— материальным носителям (бумажная, электронная, электрическая); 

— формам носителей (средства массовой информации — радио, телевидение, печатная — книги, газеты, журналы); 

— периодам использования (условно-постоянная — справочная, нормативная и переменная — оперативные сведения); 

— видам основных функций управления (прогнозная, организационная, контрольно-учебная, регулятивная); 

— характеру  представления (количественная и качественная). 

Не всякое знание может рассматриваться как информация, для понимания ее сущности большое  значение имеет ее смысловое содержание. К информации обычно предъявляются  определенные требования: 

1) полнота —  отражение в полной мере управляемых  процессов; 

2) достоверность  — формирование на основе объективных  данных; 

3) оперативность  — поступление в сроки, достаточные  для принятия своевременного  решения; 

4) недопустимость  неиспользуемых сведений («шума»), осложняющих  принятие решений; 

5) прозрачность — невозможность различных толкований; 

6) экономичность  затрат при сборе информации, максимально возможная сохранность,  наибольшее агрегирование (сжатие) при передаче на более высокий  уровень управления. 

Важно подчеркнуть, что информация, которой располагает человек, может быть обыденной, эмпирической, позволяющей человеку ориентироваться в своей повседневной жизни, и систематизированной, научной. Для осуществления управленческих функций необходима научная информация, причем ее характер зависит прежде всего от специфики объекта управления, от задач, которые перед ним поставлены, а также от компетенции управляющего субъекта. Если объектом управления выступает общество в целом, а решение предусматривает преобразование его существенных сторон, необходима комплексная информация о состоянии всех сфер общественной жизни: экономической, социально-политической, духовной, семейно-бытовой. Если речь идет об управлении какой-то отдельной сферой жизни общества, то информация должна отражать прежде всего состояние этой сферы. Скажем, для управления экономикой преимущественно необходима производственно-эко­номическая информация, политической сферой — политическая информация и т. д. 

Управление любой  сферой общественной жизни, любым объектом есть и организация труда людей — непременных компонентов любой общественной системы. Поэтому управление обязательно предполагает сбор и переработку социальной информации, касающейся состояния отношений больших групп людей — классов, наций, производственных и иных коллективов, а также отдельных личностей. Например, управляя производственно-технической деятельностью какого-либо предприятия, важно располагать данными о состоянии присущего ему «социального микроклимата», то есть о людях, которые работают на данном предприятии, о сложившихся между ними отношениях. 

Специфическая, причем зачастую весьма сложная и  разносторонняя, информация необходима в административно-правовом управлении, призванном регулировать организацию, полномочия и ответственность распорядительных и исполнительных органов и отдельных должностных лиц, а также определять права и обязанности граждан и организаций в различных областях исполнительно-рас­порядительской деятельности. 

Информация, используемая в управлении общественными системами, являет собой сложную совокупность, взаимодействие различных информационных потоков. Сюда входит: исходная информация, необходимая для выработки и принятия управленческих решений; сами решения, или управленческие команды, предоп­ределяющие организацию управляющих и управляемых систем; регулирующая информация, представленная различного рода параметрами, нормативами, законами, инструкциями, технологическими картами и т. д.; оперативная информация, поступающая в процессе функционирования системы и характеризующая ее состо­яние; внешняя информация, поступающая от других систем, коммуникационно (функционально или структурно) связанных с данной системой; контрольно-учетная информация, характеризующая течение и результаты работы системы. Отобрать из многообразия информации данные, имеющие для управления существенное значение, — важная и трудная задача. 

Всю информацию можно подразделить на потоки внутри данной системы, между ее компонентами (внутренняя информация), и потоки информации, циркулирующей между данной системой и внешней средой, с которой  она состоит в функциональных связях (внешняя информация). 

Информация внутреннего  порядка обеспечивает взаимодействие между звеньями системы, объединяет их в единое целое, обеспечивает их движение к стоящей перед системой общей цели. Информация внешнего порядка  устанавливает коммуникации данной системы с другими системами, оказывающими на нее различного рода воздействие. 

Особенно большое  значение имеет циркуляция информации между объектом и субъектом управления. Информация этого рода включает два  типа потоков: потоки, циркулирующие  по каналам прямой связи — от субъекта к объекту (прямая информация); потоки, циркулирующие по каналам обратной связи — от объекта к субъекту (обратная информация). Надлежащая организация прямой информации обеспечивает своевременное и качественное поступление на объект различного рода (исходных, корригирующих, контролирующих и т. д.) команд со стороны субъекта, а обратной информации — поступление в субъект данных о состоянии объекта и достижении (или недостижении) поставленной перед ним цели. 

Оптимальным течение  информационных потоков является в том случае, когда при минимуме первичной объективной информации достигается максимум полезной для управления информации, в результате чего обеспечивается эффективное функционирование системы. 

Решить задачу оптимума информации весьма трудно, поскольку социальные системы вследствие их многокомпонентности и разнообразия внутренних и внешних взаимодействий являют собой широкую сеть альтернатив, причем не столько равновероятностных, сколько разновероятностных. Естественно, что оптимальное количество информации об общественной системе представляется в натуральном выражении достаточно большим. К тому же часть информации, поступающей от объекта к субъекту, теряется, часть искажается в результате ряда помех не только технического порядка, но и психологического, поскольку выбор сообщений для передачи, а также прием сообщений человеком облекаются в субъективную форму и в определенной мере зависят от его личного опыта, компетентности, психических особенностей. Отсюда особую важность для достижения оптимума информации приобретают методика и техника сбора первичных данных, их репрезентативность, надежность и высокая пропускная способность каналов прохождения информации, методика и техника приема и обработки информации.