Место и роль контроля в менеджменте

Учреждение  образования

«частный институт управления и предпринимательства»     
 

 
 
        КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему Место и роль контроля в менеджменте 

По  дисциплине «Менеджмент» 
 

 
 
 

Минск 2011

Содержание

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Цели курсовой работы: 

Введение

Цель контроля - обеспечение единства решения и  исполнения, предупреждение возможных  ошибок и недоработок, своевременное  выявление отклонений от заданной программы, поставленных задач и установленных сроков.

Руководители  начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда ими  сформулированы цели и задачи, создана  организация. Контроль очень важен  для успешного функционирования организации. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится чрезвычайно сложно. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 

                 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. СУЩНОСТЬ КОНТРОЛЯ 

1.1. Определение  контроля 

В процессе управления страной, отраслью, регионом, предприятием или организацией возникает множество  не предусмотренных системой управления ситуаций и неопределённостей. Для  устранения всех отклонений от намеченных целей, а также для достижения планируемых показателей реализуется функция контроля. Возникает потребность в осуществлении контроля. 

Контроль - это  часть управленческой деятельности, т.е. функция менеджера, заключающаяся  в оценке соответствия и обнаружении несоответствия требованиям путем наблюдения и заключения, на основании соответствующих измерений, испытаний или проверок. Несоответствия обнаруживаются для коррекции.  

Следует иметь  в виду, что любой руководитель, независимо от ранга, должен рассматривать контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей. Функции планирования, организации, мотивации нельзя осуществлять в отрыве от функции контроля. Все они являются неотъемлемой частью общей системы управления, ведущей организацию к получению результата деятельности. Деятельность организации должна обеспечить получение требуемого результата, она всегда протекает как управляемый процесс. Отсюда следует необходимость осуществления предварительного, а также заключительного видов контроля. 

В самом общем виде контроль можно рассматривать как процесс измерения (сопоставления) фактически достигнутых результатов по отношению к запланированным. 

При этом возможны два варианта: 

1) совпадение  фактически достигнутых результатов  с запланированными, требуемыми; 

2) несовпадение  фактически достигнутых результатов  с запланированными. 

В первом случае - всё замечательно, работа соответствует  плану или иным требованиям к  ее осуществлению. Во втором - требуется  принятие решения о необходимости  коррекции. 

Иногда контроль называют обратной связью. 

Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. На основании  этой информации принимают новые  решения и осуществляют воздействия. 

Под обратной связью подразумевают передачу данных о полученных результатах. 

Пример: простейшим примером обратной связи является отчёт  подчинённого руководителю о своей  работе. Руководитель выявляет ошибки и просчеты подчиненного и корректирует его действия для исправления  негативной ситуации. Система обратной связи позволяет руководителю выявить непредвиденные проблемы и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения в работе организации от наиболее эффективного пути ее движения к поставленным целям. 

Все системы  обратной связи включают одни и те же основные элементы и работают на одних принципах. Эти системы, во-первых, имеют цели; во-вторых, используют внешние ресурсы; в-третьих, преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования; в-четвертых, следят за значительными отклонениями от намеченных целей; в-пятых, корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей. 

Некоторые организации  создали целые системы контроля, задачей которых является обеспечение  достижения плановых показателей в  деятельности. То есть, система контроля обеспечивает обратную связь между ожиданиями, определёнными первоначальными планами менеджмента, и реальными показателями деятельности организации. 

Функцию контроля выполняет каждый руководитель - она  является неотъемлемой частью его должностных  обязанностей. Объектом контроля выступает организация. 

Воздействуя на объект управления, получают информацию о новом состоянии. На основании  этой информации принимают новые  решения и осуществляют новые  воздействия. Внутри организации контролю подвергаются проходящие в ней процессы и отдельные элементы системы. Например, предметом контроля производства является количество и качество продукции, соблюдение технологии, сроки выполнения работ. Менеджеры, отвечающие за финансы фирмы, контролируют ее доходы и расходы, сравнивают величину фактически полученной прибыли с ожидаемой. Менеджера по кадрам интересует все, что связано с людьми: нет ли опозданий, прогулов и других нарушений дисциплины, на какие работы нужен дополнительный персонал, довольны ли сотрудники своим положением в фирме. Таким образом, субъектами контроля в организациях являются менеджеры, однако субъектами контроля могут выступать и государственные органы. 
 
 
 

1.2.Почему необходим контроль? Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля начинается хаос, и объединить деятельность каких-либо групп становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и структура организации определяют ее направление деятельности, распределяя ее усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всякой организации.

Необходимость контроля вызывается несколькими обстоятельствами: 

а) на выполнении управленческих решений сказывается  изменение внешней среды организации. Это изменение может сделать  вполне реальные в момент их принятия планы недостижимыми в процессе их реализации в силу изменения законов, технологий, социальных ценностей, условий конкуренции и т.д. Для того, чтобы иметь возможность отреагировать должным образом на эти изменения и их влияние на работу организации, необходим контроль ее деятельности; 

б) функционирование самой организации, ее структура  меняется и в ходе выполнения управленческого  решения может выясниться, что  эта структура и другие внутренние переменные организации перестали соответствовать задачам достижения ее целей. Это выясняется в процессе контроля; 

в) решения  выполняют люди, которые не могут  быть с абсолютной точностью запрограммированы  на определенные действия. Их деятельность также нуждается в контроле. 
 
 

1.3..Виды контроля 

В практике управления используются различные виды контроля. В основном их можно разбить на четыре группы: 

· по времени осуществления; 

· по степени охвата; 

· по срокам проведения; 

· по форме осуществления. 

Рассмотрим  первую группу, к которой относятся  виды контроля, различаемые по времени  осуществления. В неё входят: 

· предварительный контроль; 

· текущий контроль; 

· заключительный контроль. 

Предварительный контроль осуществляется до начала фактических  работ по всем видам ресурсов. Основным средством предварительного контроля является реализация определенных правил, процедур и линий поведения. 

Текущий контроль осуществляется непосредственно в  ходе проведения работ. Чаще всего объектом контроля является деятельность подчинённых. Его цель - исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. 

Заключительный  контроль осуществляется после того, как работа выполнена. Он, во-первых, дает руководителю информацию для планирования в случае, если аналогичные работы предлагается проводить в будущем; во-вторых, за счет оценки качества выполненной  работы способствует совершенствованию мотивации эффективности деятельности персонала. 

Во второй группе - по степени охвата наблюдаемых  явлений и процессов контроль делится на: 

· общий (полный, сплошной); 

· выборочный. 

Общий контроль предполагает сплошное изучение производственно-хозяйственной деятельности, социально-экономического процесса.  

Выборочный  контроль получил наиболее широкое  развитие в проверке соблюдения технологических  процессов, прежде всего в изготовлении крупных партий деталей, массовом производстве. При его организации активно используются методы статистического контроля качества. Суть данного метода заключается в том, что проверке подвергаются особым образом отобранные из партии образцы продукции, а выводы делаются по всей партии. 

В третьей группе, выделяющейся по установлению рациональных сроков проведения, различают следующие виды контроля: 

· систематический; 

· периодический; 

· разовый. 

Систематический контроль организуется в отношении  наиболее важных, ответственных объектов производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Он проводится в заранее установленном режиме. При этом сроки проверок прямо зависят от степени важности процесса. 

В обычной, повседневной производственно-хозяйственной деятельности используются преимущественно периодические формы контроля: проверка хода выпуска продукции, наличие материалов на складе, выход рабочих на работу. К этой же группе относится статистическая отчетность.