Менеджмент организации

Введение

     Эффективный менеджер — это тот, кто берётся  именно за то, что он должен делать, и доводит дело до конца. Эффективный  лидер команды — тот, кто создает  условия, мотивирующие команду к  достижению поставленных целей. В общем  случае эффективный менеджер — тот, кто обеспечивает выполнение работы. Резервы времени абсолютно ограниченны, поэтому встаёт вопрос о его рациональном использовании, экономии. От этого во многом зависит успех любого работника и руководителя. Чтобы справиться с такой задачей, необходимо изучение затрат рабочего времени. Исходя из информации, получаемой в его результате, решается большинство задач, связанных с организацией труда и его нормированием.

     Исследования  проводятся с целью определения  структуры операций, затрат рабочего времени, рационализации приемов и  методов труда, выявления причин невыполнения норм, нерациональных затрат и потерь рабочего времени, получения  данных о факторах, влияющих на время  выполнения элементов операций, разработки нормативных материалов, оценки качества норм и нормативов, а также для  решения других задач.

     Исследование  трудового процесса предполагает анализ всех его характеристик, которые  влияют на затраты труда и эффективность  использования производственных ресурсов. Оптимальным является минимум суммарных  затрат, связанных с получением необходимой  информации, а также и ее последующим использованием.

     Наибольшее  значение имеет решение двух задач, связанных с исследованием трудовых процессов. Первая связана с определением фактических затрат времени на выполнение элементов операций. Вторая - с установлением  структуры затрат времени на протяжении рабочей смены или ее части.

     Определение продолжительности элементов операции необходимо для разработки нормативов времени, выбора наиболее рациональных методов труда, анализа норм и  нормативов. Структура затрат рабочего времени используется при разработке нормативов подготовительно-заключительного  времени, времени обслуживания рабочего места, оценке эффективности использования  рабочего времени, анализе существующей организации труда.

     Целью курсовой работы является управление рабочим временем руководителя. Предмет, с которым мы будем работать это время, а объект ЗАО «Тандер». Задачи которые нужно рассмотреть: управление рабочим временем руководителей и специалистов; должностная инструкция директора магазина «Магнит». Все это предполагает изучение и выявление, разработку в виде примера модели рационального управления рабочим временем руководителя. Для этого нужно:

     - проанализировать теоретические  данные, сведения, обобщить и охарактеризовать  материалы;

     - на основе полученного опыта,  применить знания и привести  пример, с пояснениями и выводами;

     - провести анализ на примере существующей организации;

     - составить заключения о проделанной работе.

     В этой курсовой работе мы постараемся  как можно лучше раскрыть и  объяснить проблемы, нюансы, ошибки, которые возникают на работе с  плохим расписанием и распределение  временем. Ибо хороший руководитель, хороший хозяин своей жизни. 

     1 Управление рабочим временем руководителей и специалистов

     Дефицит рабочего времени руководителей  и исполнителей - серьёзная управленческая проблема. Он ведёт к перегрузкам, стрессам, отсутствию порядка в действиях, слабой проработке вопросов. Обычно коэффициент занятости руководителя (соотношение фактической и нормативной) равен 1,2-1,6. Полезно при этом используется  70-80% времени.

     Время для руководителя - это:

     - выполнение всех важных дел в течение 4-6 ч;

     - выделять 1 ч в день для собственной важной работы;

     -  твёрдо знать, что в данный момент нет срочных дел;

     -  иметь возможность за счёт резерва всегда выполнять срочное дело;

     - избегать стрессов.

     Поскольку временем как таковым управлять  невозможно, управление рабочим временем, или тайм - менеджмент, является понятием довольно условным. Речь идёт об организации деятельности людей, позволяющей успешно экономить время.

     Такая организация может быть составным элементом системы управления фирмой, за который «отвечают» всеобщее управление качеством, реинжиринг бизнес - процессов, проектный менеджмент. По руководящим должностям целесообразно создавать примерные нормативы времени на осуществление управленческих функций. Следствием является эффективное использование времени каждого отдельного работника. Областью самоменеджмента, который человек осуществляет по собственному желанию.

     Самоменеджмент представляет собой совокупность приёмов эффективного управления собственной трудовой деятельностью. Планирование рабочего времени, постановки задач, определения приоритетов. Он сосредоточен на проблемах рационального использования рабочего времени, организации рабочего места, хронометража, умения слушать, быстро читать, вести беседы и прочее.

     Управление  рабочим временем требует высокой  самодисциплины, ломки старых привычек, формирования новых стереотипов, изменения  поведения людей, с которыми придётся вступать в контакт. Для распределения времени надо знать приоритеты работы. Её главную цель, требуемые действия, ожидаемые результаты.

     В компании необходимо создание такой  обстановки, попав в которую люди могут комфортно себя чувствовать. Только в том случае, если они эффективно расходуют своё и чужое время. Начав считать затраты личного времени, человек быстро понимает, что его потери напрямую связаны с неэффективностью корпоративной системы управления, что может быть подготовкой почвы для организационных преобразований, рационализации работы фирмы в целом. Это путь медленных, эволюционных, рассчитанных на долгосрочную перспективу изменений мышления.

     На  практике планирование времени сводится к его распределению по видам  работ. Укрупнено этот процесс регламентируется с помощью распорядка рабочего дня, который строится с учётом распорядка дня высшего руководства, учитывает периодичность выполнения отдельных работ и осуществляет их увязку. Кроме того, составляются единый распорядок рабочего дня, отражающий время начала и окончания работ. Распорядок работы руководителей и подразделений. Тайм-менеджмент как элемент самоменеджмента основан на тщательном планировании руководителями и специалистами своего рабочего времени. Такое планирование позволяет руководителям и специалистам. Критически осмыслить собственные цели, найти более эффективные способы работы, позволяющие не только своевременно справиться с существующими проблемами, но и создать необходимые резервы для решения непредвиденных преград.

     Сконцентрироваться на важнейших вопросах с учётом сроков их решения, а остальные рационально распределить среди подчиненных на основе оценки каждой работы с точки зрения её необходимости, последствий в случае отказа от выполнения, оправданности требуемых усилий, возможности снижения затрат и повышение реальной отдачи. Сформулировать оптимальную структуру рабочего дня и составить его расписание. Предпосылками планирования времени является его тщательное документирование и контроль использования, позволяющие иметь точные представления о нем, лучше распределять на осуществление тех или иных работ, а также согласование своих действий с подчиненными и коллегами.

     Планирование  времени начинают с постановки задач. Составляют список дел за период и  препятствий, которые могут возникнуть. Эти списки регулярно дополняют  и пересматривают. Затем осуществляют анализ АБВ - анализ задач, в результате которого они разделяются на 3 категории. А - важнейшие (обычно их доля составляет до 15% общего числа, но вклад в достижение целей - 65%). Б -  важные задачи (соответственно 20% и 20%). В - несущественные задачи (соответственно 65% и 15%). Необходимо также анализировать задачи, выделяя приближающие к цели. Позволяющие одновременно решить несколько проблем. Вносящие максимальный вклад в деятельность предприятия. Имеющие негативные последствия.

     Надо  иметь в виду, что с повышением уровня руководства сокращается  время, затрачиваемое на управление основной деятельностью, и растёт на административную, организационную  работу, представительство, решение  социальных проблем. На практике существует несколько видов планирования времени. С помощью долгосрочных планов распределяется время на реализацию крупных жизненных целей, требующих многих лет. Среднесрочные планы, к которым можно отнести годовые, фиксируют, прежде всего, распределение времени на решение более конкретных задач, прежде всего производственного характера. Краткосрочные планы, детализируют предшествующий (квартальный, месячный, декадный, недельный, дневной).

     В конце планового периода целесообразно  сравнивать намерения и реальные результаты. Если времени тратилось  больше, чем намечалось, надо искать причину. Уже в месячных планах надо учитывать критические дни и личные биоритмы. На положительные фазы этих периодов планируют дела, требующие повышенной нагрузки. В понедельник и в пятницу лучше не проводить серьёзных встреч и совещаний, поскольку это период врабатываемости. Учёт принципа повышенной трудоспособности происходит в дневном плане. У большинства людей в течение трудового дня имеется 2 её пика - с 9 до 13 (11-12) и с 16 до 18 ч (16-17). Вне рамок обычного рабочего дня такими периодами считаются 5-6; 20-21; 24-1ч. На это время необходимо планировать наиболее сложную и ответственную работу. Кроме того, выделяют периоды спадов работоспособности: 2-3; 9-10; 14-15; 18-19; 22-23. Время на планирование своего рабочего дня жалеть нельзя. Это позволяет экономить его в период реализации планов.

     Дневной план должен включать не более десятка  проблем, в том числе не более  трёх первостепенных, работа над которыми осуществляется в первую очередь. Их, а так же самые неприятные дела планируют на утренние часы, с тем, чтобы к вечеру их завершить. Однородные задачи группируют в дневном плане работы блоками, что позволяет не перетаскивать с одной проблемы на другую и экономить, таким образом, время.

     Как любой другой план, дневной план должен быть гибким, жестко в нем  регламентируются вопросы, связанные  с приглашением людей. Его составление начинается на кануне вечером и происходит в несколько этапов. Сначала формулируются задачи, в которые включают перенесённые из месячного и недельного (декадного) планов. Переходящие из плана предыдущего дня, не решённые к настоящему моменту, не планируемые заранее вследствие повторяемости. После этого планируют наиболее трудные и неприятные дела, а во второй половине дня - лёгкие. Затем ещё раз уточняют приоритетность задач, выделяют из них, за которые настала пора решительно браться и уточняют, кому из подчиненных, что можно поручить.

     Такая последовательность обусловлена не только нарастанием усталости, но и  тем, что после обеда подчинённые  обычно приходят с просьбами о  помощи  и разъяснении тех или  иных вопросов. Поэтому во второй половине дня лучше заниматься несложными делами, например просмотром почты  или решением проблем появившихся  с утра.

     В дневном плане предусматриваются  «окна» на случай возникновения неожиданных  проблем и 10-минутные перерывы после  каждого часа работы. Утром составленный план работы ещё раз уточняется руководителем совместно с референтом или секретарём, чтобы учесть внезапно появившиеся обстоятельства, например поступившие документы. Точность и соблюдение сроков должно быть неотъемлемым элементом личного стиля работы, поэтому при планировании времени составляют реальный точный срок завершения работы. Для облегчения работы задачу лучше разбить на подзадачи. Если в данный срок она может быть не выполнена, то в плане предусматривают возможность перенесения её на более поздний срок.

     Обычным планом охватывается не более 60% рабочего времени, а остальное время резервируют  на решение непредвиденных проблем (неожиданные посетители, телефонные звонки, и т.д.), творческую деятельность, повышение квалификации. Создание таких  резервов повышает гибкость планов и  облегчает их корректировку. Считается, что рабочий день нужно начинать в одно и то же время, ибо человек - раб своих привычек. Это обеспечивает хороший тонус и позволяет на деле реализовать принцип «Человек хозяин работы, а не работа хозяйка человека». Предпочтительно, чтобы руководитель приходил на работу в одно и то же время.

     Анализ  использования рабочего времени. На основе изучения данных получить несколько полезных показателей. Коэффициент использования рабочего дня = Продолжительность рабочего дня, мин. 

     ПЗ+ ОП + ОМ + ОЛН, мин   (1) 

     где  ПЗ - подготовительно-заключительное время;

            ОП - оперативное время;

            ОМ - время обслуживания рабочего  места;

            ОЛН - нормативное время на  отдых и личные надобности. 

     Коэффициент потерь общее количество дней, потерянных по причине отсутствия времени = Среднее количество работников  X число отработанных дней. Коэффициент потерь рабочего времени ПР - ОЛН, мин, по вине работника = Продолжительность рабочего дня, мин. Где ПР - перерывы, зависящие от работника.