Менеджемент в организационных коммуникациях

tify">     Достаточный уровень информации -- это минимально полный объем информации для конкретного человека, при котором он может принять обоснованное управленческое решение.

     Современные руководители постоянно решают нелегкую для себя задачу: какую информацию и в каком объеме следует давать тому или иному работнику?

     Достоверность во многом зависит от методики документооборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к информанту слишком поздно, может стать ложной, например информация о курсах акций на бирже.

     Стоимость информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения. Она характеризует информацию как товар, имеющий потребительную стоимость.

     Насыщенность информации - это соотношение полезной и фоновой информации. Полезная управленческая информация - это информация, которая имеет непосредственное отношение к объекту управления. Фоновая информация служит для лучшего восприятия полезной (профессиональной) информации за счет улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня. Фоновая информация может включать: шутки, анекдоты, сведения о материальном и моральном стимулировании, предупреждение о предстоящей информации, вспомогательную и вводную информацию. Если фоновой информации нет, то полезная оценивается человеком как «сухая» и плохо воспринимается.

     Открытость информации -- это возможность предоставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня открытости информации:

     секретная (государственная тайна) -- отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения на использование;

     конфиденциальная (для служебного пользования) -- отражает интересы общества, потребности группы или коллектива людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной относятся сведения о потенциале организации (кадровом, технологическом, научном и т.п.);

     публичная (открытая) -- отражает интересы общества, потребности и интересы людей. Не имеет ограничений на использование.

     Ценность информации это соответствие ценностным ориентирам деятельности человека или организации.

     Какая информация нужна организации?

     Важно различать данные и информацию. Данные рассматривают как сырье, некий случайный набор отдельных фактов. Сегодня данные регистрируются на множестве носителей: записанные на бумаге, пленке, магнитных и оптических дисках данные могут принимать любые формы. Но только когда соответствующие данные отобраны, организованы и должным образом обобщены, получается информация. К качеству управленческой информации предъявляются требования, так как от этих ее характеристик зависит качество управленческого решения, сила и точность управленческого воздействия.

     Откуда появляется информация в организации?.

     Специалисты называют шесть основных способов выработки информации:

     самонаблюдение - это собственные источники информации человека (образование, опыт, квалификация и др. приобретенные знания);

     взаимодействие - взаимный обмен информацией;

     сообщение - это письма, отчеты, специально организованные исследования;

     анализ - это выработка информации путем количественных моделей и методов принятия решений;

     оценка собственного поведения - квалификация и опыт;

     образование и опыт - совокупность практически усвоенных знаний, умений и навыков.

      Кто создает это поле данных, из которого впоследствии формируются массивы управленческой информации? При управлении информацией и при превращении ее в базу корпоративных знаний необходимо учитывать, что ко всем информационным источникам приложил руку человек.

     Для того чтобы факты не превращались в суждения, а отвечали характеристикам управленческой информации, необходимо данные обрабатывать непосредственно в месте возникновения. А для этого необходимо определить перечень источников, поставляющих данные для управленческой информации.

     Итак, необходимые факты для разработки управленческих решений получаем из данных. А суждения являются результатом анализа специалистов и менеджеров и оформляются в виде выводов с закреплением авторства. 

     1.3. Коммуникативные свойства информации 

     Информационные технологии могут сделать вашу жизнь как более легкой, так и более трудной. Все зависит от вашего отношения к ней. Для того чтобы информация пронизывала организацию и повышала эффективность ее работы, необходимо осуществить ее передачу на те уровни и рабочие места, где она необходима для выполнения работ и осуществления  управленческого воздействия. Для этого информация должна обладать коммуникативными свойствами.

     Как управлять информацией, находящейся как внутри организации, так и вне ее? Управленческое воздействие возможно, если информация перемещается в организации по заданной траектории для реализации определенной цели. Это перемещение возможно при обоснованном выборе носителей управленческой информации.

     Возможность использования информации как технологической основы менеджмента может быть реализована только в том случае, если есть ее целенаправленное движение в организации. А это возможно, если информация принимается, понимается и воспринимается. Такую интегрирующую роль информации в менеджменте выполняет коммуникация. 

     2. ИНТЕГРИРУЮЩАЯ РОЛЬ КОММУНИКАЦИИ 

     2.1. Понятие коммуникации. Язык 

     Слово коммуникация происходит от латинского communico «делаю общим, связываю, общаюсь». Наиболее близким к нему по значению является русское слово общение.

     Коммуникация выполняет жизнеобеспечивающую роль не только для каждого отдельного человека, но и в организации.

     По преданию одного из африканских племен, бог при сотворении обитателей континента создал сначала барабанщика, и потом только охотника и кузнеца. Мудрый африканский бог понимал: племя выживет не столько благодаря меткому охотнику или ловкому кузнецу, сколько при наличии умелого барабанщика, который в минуту опасности  мгновенно соберет соплеменников. Такую же функцию «коллективного организатора» выполнял вечевой колокол на Руси.

     Один из руководителей американской фирмы «Сирс», сумевший увеличить объем продаж с 5 до 15 млрд. долл. в год, так объяснил свою причину успеха: «Много лет назад мы поняли, что существует только один способ расширить дело - улучшить коммуникацию».

     Каждая организация пронизана сетью информационных каналов, которые предназначены для сбора, анализа и систематизации информации о внешней среде, а также для передачи переработанных  сообщений обратно во внешнюю среду.

     Специфичность взаимодействия людей в процессе их жизнедеятельности состоит  в использовании языка (животные тоже обладают звуковыми и двигательными средствами обмена информацией, однако взаимодействие между ними ученые называют «биологически целесообразным совместным поведением, направленным на адаптацию к среде»).

     Язык является важнейшим средством человеческого общения. Коммуникация может иметь место лишь в том случае, если общающиеся люди понимают друг друга, то есть они говорят на одном языке  и у них имеется общий социальный опыт.

     Пример: фирма «Дженерал моторс» выпустила на латиноамериканский рынок новую модель автомобиля и назвала его специально для латиноамериканцев - «Чеви нова». Модель не пошла на рынке. Проводя исследование, фирма, к своему ужасу, установила что слово «нова» по-испански означает «она не едет».

     Главная цель  коммуникации - обмен информацией различного рода. Обмен информацией осуществляется с помощью языка. Хотя очевидно, что обмен информацией и общение происходит не только с помощью языка. С древнейших времен в человеческом обществе использовались дополнительные средства общения и передачи информации, многими из которых существуют до сих пор. (Примеры: свист, язык цветов, дорожные знаки и пр.).

     Используя язык, менеджер устанавливает контакт с клиентами и подчиненными, мотивирует на выполнение тех или иных действий, выражает свое отношение.

     С помощью профессионального языка менеджер осуществляет управленческое воздействие и взаимодействует с персоналом. 

     2.2. Два аспекта коммуникации 

     Коммуникации являются не только необходимым условием и следствием всякой деятельности - они отражают одну из ценностей человека. Не случайно говорят, что самой большой ценностью человека в жизни является общение. Циркулирующая в обществе информация, к созданию которой приложил руку человек, называется социальной. Источником социальной информации является человеческая деятельность.

     По мнению американских исследователей Р. Акоффа и Ф. Эмери информацию по типу производимых ею изменений можно разделить на:

• сообщения информирующего характера;
• сообщения инструктирующего характера;
• сообщения мотивирующего характера.

     Очевидно, что множество сообщений содержат в себе признаки каждого из этих трех типов.

     Коммуникации проявляются, главным образом, в наличии информационных связей. Если они нарушены или их нет вообще, нет и не может быть коммуникации.

     Информация - это необходимое условие коммуникаций, но понятие коммуникации не сводиться полностью к понятию информации или информационных связей. В коммуникациях важную роль играет личностный фактор. При одинаковой информации коммуникации складываются различным образом.

     Эти два аспекта коммуникации - информационный и личностный - необходимо обязательно учитывать в менеджменте.

     Управление не только опирается на коммуникации, но и создает коммуникации.

     При формировании и управлении коммуникациями необходимо определить, к какому виду относятся  коммуникации.  

     2.3. Виды коммуникаций  

     Коммуникации отражают различные виды интересов, определяющих результаты деятельности человека.

     В связи с этим можно выделить коммуникации социально-психологического, организационного и экономического характера. На формировании этих коммуникаций строится система стимулирования и мотивации.

     Внешние коммуникации - коммуникации между организацией и внешней средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации.

     Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения.

     Внутренние коммуникации - коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями. Они могут быть формальными и неформальными.