Контрольная работа з "Кадрове діловодство"

Розділ 2. СИСТЕМА КАДРОВОЇ ДОКУМЕНТАЦІЇ УСТАНОВИ 

      Терміносполучення “кадрове діловодство” грунтується  на поняттях “кадри” і “діловодство”, які є загальновживаними. Так, діловодство, відповідно до чинного національного стандарту, визначається як сукупність процесів, що охоплюють питання документування управлінської діяльності та організації роботи зі службовими документами. 
 Термін "кадри" у перекладі з французької означає професіонали, які займаються тією чи іншою діяльністю, працею у тій чи іншій системі, галузі, на тому чи іншому підприємстві.

      Кадри — це головний об'єкт управління на рівні підприємства, від якості добору якого залежить його успіх; це постійний штат працівників організації.  
 Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу підприємства (чи системи) з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників тощо. Правильна організація кадрового діловодства має велике значення. Саме у кадрових службах громадяни укладають трудовій договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання. Кадрова служба є дзеркалом установи, і від того, як у ній організоване документаційне забезпечення управління, складається враження про установу в цілому.  
Кадрове діловодство ведеться у таких напрямах:

1. Облік особового складу установи та її підрозділів. 
   2. Підготовка звітів та необхідних довідок про переведення кадрів, розробка та виготовлення необхідних форм та бланків для цього. 
   3. Облік стану підготовки, перепідготовки кадрів та зарахування їх до резерву. 
   4. Облік та реєстрація надходження документів, що стосуються особового складу, контроль за їх виконанням, насамперед виконання наказів та розпоряджень по кадрах. 
   5. Організація документообігу для забезпечення оперативного і чіткого виконання та проходження документів і доручень керівництва стосовно всіх напрямів роботи з кадрами, додержання загальних та специфічних для кадрової роботи правил складання та виконання документів. 
   6. Складання номенклатурних справ з кадрового діловодства, їх оформлення та ведення. 
   7. Підготовка документів з кадрів для передачі в архів на зберігання. 
   8. Механізація, автоматизація і комп'ютерна обробка даних з особового складу. 
    Збільшення обсягів виробництва, перебудова управління економікою викликали значне збільшення обсягу інформації у сфері управління кадрами. Щороку зростає кількість службових документів. Впровадження їх машинної обробки у ряді служб великих підприємств і об'єднань не скорочує кількість персоналу. Для вирішення цієї проблеми потрібна правильна організація та механізація: обробки документів, від якої залежить ефективність процесу управління кадрами. Значний час забирає документаційне обслуговування: попередній розгляд, облік, зберігання, контроль тощо. 
    Організація праці в кадрових службах передбачає вирішення ряду завдань, серед яких: чітка організаційна побудова роботи діяльності та вибір найбільш раціональної форми організації роботи з документами; 
   правильний розподіл функцій між окремими виконавцями і підрозділами, застосування кращого досвіду та методів ведення діловодства. Вирішення цього питання здійснюється шляхом розробки та впровадження нормативних документів, посадових інструкцій, стандартів. Особливу увагу необхідно звернути на правильну розробку посадової інструкції інспектора по кадрах; 
   визначення критеріїв оцінки праці співробітників, їх навантаження; 
   підвищення кваліфікації та культури праці персоналу кадрової 
   служби; раціональна організація робочих місць, забезпечення персональними ЕОМ. 
    Документація з особового складу утворюється як результат роботи з кадрами підприємства, установи, організації (їх підбір, переведення, підготовка, перепідготовка та виховання). Характеризує правові, трудові та службові взаємовідносини окремої особи з установою. Виникає ця документація разом з появою людини на світ і супроводжує її все життя. 
   У документації з особового складу відображується діяльність установи з питань обліку, прийняття, переведення, підготовки, перепідготовки, атестації, нагородження і пенсійного забезпечення кадрів тощо. Службові документи з особового складу є підставою для надання громадянам документів, що засвідчують їх особу, посаду, фах, а також основою для одержання пільг, стипендій, пенсій чи іншої фінансової допомоги. 
    Документація з особового складу використовується у довідкових справах. Мільйони громадян, практично усе працююче населення, не раз і не два звертаються за довідкою чи іншим документом. Особливо зростає значущість документації з особового складу у час виходу працівника на пенсію. 
   Можливо, найхарактернішою рисою кадрової документації є те, що вона завжди відображає діяльність конкретних осіб, тобто є іменною документацією. Не випадково документація з особового складу лежить в основі фондів особистого походження. 
    Сказане дає змогу зробити висновок, що ведення кадрової документації, її облік, використання та зберігання повинні бути зіставлені зразково. 
    Комплекс документів за функціями управління кадрами включає такі основні групи документів:

• особисті та особові документи працівників;

• організаційно-розпорядча документація;
• первинна облікова кадрова документація.

        До групи особистих документів працівників відносяться паспорт, трудова книжка, військовий квиток, диплом, свідоцтво, атестат та інші документи, які являють собою юридичне підтвердження відомостей, котрі працівники повідомляють про себе. До них можна також віднести посвідчення особи, документи про сімейний стан, стаж роботи, спеціальність тощо. 
Особистими також є документи, що видаються установами своїм працівникам для цільового відрекомендування: перепустка, посвідчення про відрядження, довідки, що підтверджують місце роботи, посаду, заробітну плату. За юридичним призначенням до особових документів можна віднести заяви працівників про прийняття на роботу, звільнення чи переведення, автобіографію, а також документи особової справи, що характеризують ділові та моральні якості працівника - атестаційний лист, подання про призначення на посаду тощо. 
 Типова технологічна схема обробки кадрової документації :

• документування трудових правовідносин;
• ведення особових справ та трудових книжок;
• ведення довідково-облікової та звітної роботи з кадрів.

   
 Організаційно-розпорядча документація закріплює трудові правовідносини громадян з установами, підприємствами. Умовно її можна поділити на ті ж самі різновиди, що застосовуються у загальному діловодстві:

• організаційні (положення, інструкції, правила, статути);
• розпорядчі (накази, постанови, рішення, вказівки, розпорядження, ухвали);
• довідково-інформаційні (доповідні та пояснювальні записки, листи, переліки, акти, протоколи, довідки, звіти, тощо).

  
 Первинна облікова кадрова документація виконує функцію обліку працівників і є накопичувачем даних, які постачає первинна реєстрація і наступне оновлення необхідних відомостей про склад та переміщення кадрів. 
Виходячи з технології реєстрації та накопичення інформації з кадрів, групу первинної облікової кадрової документації поділяють на дві взаємопов'язані підгрупи: вихідні (початкові) облікові документи; похідні (повторні) облікові документи. 
 Вихідні облікові документи заповнюють відповідно до особистих документів громадян. Це: особовий листок з обліку кадрів, доповнення до особового листка, особова картка та інші спеціалізовані облікові документи. 
 Похідні облікові документи мають другорядний характер. Основне їх призначення - забезпечити повну, достовірну інформацію з усіх напрямів довідкової, довідково-контрольної та звітної роботи з кадрів. До цієї підгрупи облікових документів відносять: картки спеціалізованого обліку спеціалістів, журнальні (книжкові) форми реєстрації (вказівні списки, книга обліку та інші).

      Вдосконалення кадрової документації потрібно здійснювати головним чином шляхом її уніфікації та стандартизації, що не тільки зменшує матеріальні і часові витрати та забезпечує інформативністьь документації, а й закріплює у вигляді нормативних вимог найбільш удалі рішення, в тому числі завдяки можливостям застосування засобів комп'ютерної техніки.

      Застосування  в кадровій документації стандартних (паперових чи електронних) заготовок з трафаретними вставками, в яких залишаються місця для вствок, дає змогу значно зменшити час на підготовку документів, підвищити оперативність їх  підготовки, опрацювання та сприйняття інформації.

      Завдяки кадровій документації уможливлюється виконання низки управлінських функцій, що здійснюються як вищим керівництвом так і працівниками кадрової служби.

      Зведена система кадрової документації за функціональними  ознаками: 

      Щоб упоратись зі швидко зростаючим обсягом  операції з кадрової документації, потрібно підвищувати насамперед технічну оснащеність кадрової служби, через її комп'ютеризацію та впровадження передових засобів оргтехніки. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

В И С Н О В  К И 

      Досліджуючи такі питання контрольної роботи, як  основні напрями діяльності відділу кадрів та система кадрової документації установи, можна зробити такі висновки, що кадрова служба - “дзеркало організації”, “візитна картка підприємства”, і від того, як на ньому організовані робота з працівниками, документаційне забезпечення управління кадрами, складається враження і про підприємство, і його керівника.

      Роль  функціональних служб, до яких належить і кадрова служба, зводиться до підтримки діяльності лінійних підрозділів  і надання їм рекомендацій для  ефективного використання ресурсів. Так, рішення з питань найму, звільнення, призначення на нову посаду, направлення на навчання, стажування приймається безпосередньо керівниками підрозділів. Кадрова служба створює загальні умови (розробка систем, процедур, програм), що сприяють реалізації потенціалу кожного працівника, і контролювати їх виконання. Лінійні керівники, в свою чергу, здійснюють щоденне керівництво людьми, тобто примушують ці системи працювати.

      Таким чином, завдання та напрями роботи з  персоналом сприяють визначенню, що конкретно і за допомогою чого будуть вирішуватись питання кадрової політики. Розв'язання  цих завдань грунтується на належному виконанні працівниками кадрової служби своїх основних посадових обов'язків та функцій.

      Кадрове діловодство визначається як діяльність, що охоплює питання документування та організації роботи з документами стосовно особового складу підприємства (чи системи) з питань приймання, переведення, звільнення, обліку працівників тощо. Правильна організація кадрового діловодства має велике значення. Саме у кадрових службах громадяни укладають трудовій договір, ознайомлюються з правилами внутрішнього розпорядку, умовами праці, побуту, відпочинку, перспективами професійного зростання.

      Комплекс  документів за функціями  управління кадрами включає такі основні групи документів: 

• особисті  та особові документи працівників;
• організаційно-розпорядча документація;
• первинна облікова кадрова документація.

      Завдяки кадровій документації уможливлюється виконання низки управлінських  функцій, що здійснюються як вищим керівництвом так і працівниками кадрової служби. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

СПИСОК  ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ: 

1. Бібліографічний запис. Бібліографічний опис. Загальні вимоги та правила складання: ДСТУ 7.1:2006. — чинний  від 01.07.2007. — К. : Держспоживстандарт України, 2007. —  47 с. — (Система стандартів з інформації, бібліотечної тавидавничої справи) (Національний стандарт України).
2. Бойко, М.Д. Трудове право України: курс лекцій [текст] / М.Д. Бойко. - К.: Олан, 2002. - 335 с.
3. Воронкова, В.Г. Кадровий менеджмент: навчальний посібник [текст] / В.Г. Воронкова. - К.: ВД “Професіонал”, 2004. - 192 с. - ISBN 966-8556-40-2
4. Господарський кодекс України / Верховна Рада України // Відомості Верховної Ради України. - 2003. - № 6. - С. 134.
5. Глущик, С.В. Сучасні ділові папери: навч. посіб. для вищ. та середніх спец. навч. закладів  [текст] / С.В. Глущик, О.В. Дияк, С.В. Шевчук. - 3-тє вид., переробл. і допов. - К.: А.С.К., 2002. - 398 с. -  ISBN 966-539-254-9
6. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів: ДСТУ 4163-2003. - Чинний від 01.09.2003. - К.: Держспоживстандарт України, 2003. - 50 с.
7. Данюк, В.М. Кадрове діловодство: навчальний посібник [текст] / В.М. Данюк, Л.П. Кулаковська. - К.: Бліц-інформ, 2002. - 234 с.
8. Іванова, Т.В. Муніципальне діловодство: навч. посібник  [текст] / Т.В. Іванова, Л.П. Піддубна. - К.: Либідь, 2004. - 312 с. -  ISBN 966-06-0303-7
9. Інформація та документація. Скорочення слів в українській мові у бібліографічному описі. Загальні вимоги та правила: ДСТУ 3582-92. - чинний від 01.07.1998. - К.: Держспоживстандарт України, 1998. - 26 с.
10. Кравчук, В.В. Організація роботи з кадрами на підприємстві: монографія  [текст] / В.В. Кравчук. - Запоріжжя, 2006. - 300 с.
11. Організація діловодства та навчальна практика: навчальний посібник [текст]/ Я.Я. Чорнецький, В.М. Когут, В.Г. Бартєнєва та ін.; за ред. Я.Я. Чорнецького, В.М. Когута. - К.: Алерта, 2006. - 600 с. - ISBN 966-8533-41-0
12. Палеха, Ю.І. Документаційне забезпечення управління: підручник [текст] / Ю.І. Палеха. - К.: МАУП, 1997. - 344 с.
13. Палеха, Ю.І. Кадрове діловодство: навч. посібник (зі зразками сучасних ділових паперів)[текст] / Ю.І. Палеха. - 5-те вид., доп. - К.: Ліра-К. - 2009. - 476 с. - (Серія “ Культура діловодства). - ISBN 978-966-2174-00-7
14. Палеха, Ю.І. Менеджмент персоналу: навч. посібник [текст] / Ю.І. Палеха. - К.: Вид-во “Ліра-К”. - 2010. - 318 с. - ISBN 978-966-2174-11-3
15. Пилипенко, П.Д. Трудове право України: навчальний посібник  [текст] / П.Д. Пилипенко. - К.: Істина, 2005. - 208 с.
16. Скібіцька, Л.І. Діловодство: навчальний посібник для студентів вищих навч. закладів [текст] / Л.І. Скібіцька. - К.: Центр навчальної літератури, 2006. - 224 с. - ISBN 966-364-300-5