Контрольная работа по "Делопроизводству в кадровой службе"

2. Работу с персоналом  организации регламентируют  следующие документы:

       К основным документам, регламентирующим деятельность персонала, можно отнести его утвержденную структуру и штатную численность, штатное расписание, правила трудового распорядка, должностные инструкции, квалификационные характеристики, положение о структурном подразделении.

     3. Структура и штатная численность организации, предприятия – это документ, в котором закрепляется список структурных подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности предприятия. Он не имеет унифицированной формы, утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации или уполномоченным им в письменной форме лицом. Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности. Данный документ служит основанием для составления штатного расписания.

       Штатное расписание – это основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с уставом (положением). Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Этот документ дает руководству право на укомплектование организации, и ее структурных подразделений работниками. Также на основе штатного расписания кадровая служба ведет подбор сотрудников на вакантные должности, формирует резерв на выдвижение, организует повышение квалификации кадров.

       Штатное расписание является источником для установления наименований должностей, специальностей, профессий, которые отражаются в трудовых договорах и иной кадровой документации (ст. 57 ТК РФ).

      4. Для разработки содержания Положения о кадровой службе обычно используются учредительные документы организации, нормативные документы в области труда, а также типовые (примерные) положения о кадровой службе.

       Основой для составления и оформления должностных инструкций служит Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. №37, в ред. От 17 сентября 2007г.)

      5. Структура текстов Положения о кадровой службе и должностной инструкции:

       Структуру должностной инструкции образуют следующие основные разделы (главы):

1. Общие положения;
2. Функции работника;
3. Должностные полномочия (права и обязанности ) работника;
4. Ответственность работника;
5. Взаимоотношения работников.

       Текст должностной инструкции  печатается на общем бланке  предприятия и  излагается от третьего лица единственного или множественного числа.  Текст документа может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Структура Положения о кадровой службе:

1. общие положения;
2. функции  кадровой службы;
3. задачи;
4. права кадровой службы предприятия;
5. обязанности;
6. ответственность;
7. взаимоотношения (взаимодействие) с другими подразделениями (должностными лицами).

   6. Положение о кадровой службе приобретает юридическую силу, когда оно утверждается подписью руководителя организации.

       Положение требует переработки в связи с изменениями в российском законодательстве о труде, изменении актов  Президента  и Правительства,   приказов  и распоряжений  руководителя предприятия, также в связи с изменениями внутри организации.

7. Общие требования к оформлению организационных документов:

• достоверность;

• объективность;

• логичность и аргументированность выводов и фактов, приводимых в документах;

• максимальная краткость при полноте информации;

• ясность изложения и однозначность понимания документа;

• продуманность формулировок, тщательный подбор слов.

       Деловой стиль предполагает применение устойчивых языковых оборотов, стандартных фраз, использование которых в отдельных документах обязательно (например, при заполнении трудовых книжек, составлении актов, справок). Кроме того, устойчивые словосочетания обеспечивают однозначность понимания документа и сокращают время на его составление. Использование профессиональных терминов должно быть ограничено. Сокращение слов и словосочетаний допускается лишь в общепонятном варианте при первичной расшифровке в скобках.

       Для облегчения восприятия сути документа рекомендуется начинать его с изложения существа вопроса с последующим его обоснованием.

       После составления текста документа формулируется его заголовок. Это – обязательный реквизит независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «о чем?», «о ком?», согласуется с названием вида документа и имеет вид отглагольного существительного («О предоставлении»; «Об открытии»).

      Если документ предполагает наличие приложения (приложений), в его тексте должна быть отметка об этом.

     Документы могут быть изготовлены как на чистом листе бумаге, так и на бланке предприятия с угловым или продольным расположением реквизитов. Кроме того, могут быть использованы и бланки конкретных видов документов (приказ, акт и др.).

      Обязательным реквизитом любого документа является дата. Дат может быть несколько – составления, согласования, подписания или утверждения, исполнения и др. Основной датой считается дата подписания (утверждения) документа (для большинства кадровых документов) или дата зафиксированного в документе события.

       Рядом с датой в бланке документа обычно предусмотрено место для регистрационного номера, представляющего из себя цифровое или буквенно-цифровое обозначение (Приказ № 8 л/с). Кроме того, регистрационный номер может быть дополнен индексом структурного подразделения, классификатора вопросов, места хранения документов, номера дела по номенклатуре, куда подшит документ и т. д.

       Проекты документов, предусматривающих согласование с соответствующими должностными лицами, имеют визы согласования. Виза согласования документа состоит из указания должности визирующего, его подписи и расшифровки, даты:

       Обязательный реквизит документа, придающий ему юридическую силу – подпись компетентного должностного лица.

      Заверяет подлинность подписи ответственного лица печать предприятия или структурного подразделения. Печать содержит полное наименование предприятия на русском языке и место его нахождения. Письма, выполненные на бланке предприятия, не требуют обязательного удостоверения печатью (кроме гарантийных).

      Некоторые документы кроме подписания требуют своего утверждения. Это положение предусматривается в нормативных актах предприятия. Утверждение документа может происходить с помощью специально изданного документа (приказ, протокол и др.) или грифом утверждения, оформленным компетентным должностным лицом.

      На некоторых документах предусмотрено проставление резолюции компетентного должностного лица. Резолюция – это как бы маленький документ, закрепляющий распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Резолюция включает в себя текст, подпись и дату.

После исполнения документа на нем проставляется  соответствующая отметка. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или краткие сведения об исполнении.

Большинство документов изготавливается на бумаге форматом А4, А5, А3. Данные форматы обязательны  для управленческой документации. Если документ оформляется на двух и более  листах, то второй и последующие листы нумеруются арабскими цифрами посредине верхнего поля. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Список  использованной литературы

1. Борискин В.В: Государственное  управление. М., 2006.

2. Трудовой кодекс  Российской Федерации от 30.12.2011

3. О персональных  данных: федер.закон РФ от 27.07.2006г.№152-ФЗ

4. Квалификационный  справочник должностей руководителей,  специалистов и других служащих (в ред. 29.04.2008г.), М.,2008.

5. Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство. М., 2008.

6. Новейший справочник кадровика. М.,2008.

7. Санкина Л.В.  Справочник по кадровому делопроизводству. М., 2006.