Контроль в оргаизации

 

Функция контроля - это такая  характеристика управления, которая  позволяет выявить проблемы и  скорректировать соответственно деятельность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

 

В самом общем виде контроль есть часть управленческого процесса, которая в содержательном плане  предусматривает получение информации о результатах управленческих воздействий.

 

В контроле как функции  управления можно выделить две основные стороны:

 

а) познавательную, связанную  с восприятием и изучением  информации;

 

б) воздействующую, заключающуюся  в возможности обеспечить управляющую  систему данными для осуществления  корректирующих мер.

 

При оценке роли и места  функции контроля в управлении, следует  помнить, что контроль занимает в  управленческом цикле последнее  место лишь логически, но отнюдь не по значению.

 

Содержание функции контроля в конкретной ситуации определяется структурой и содержанием других функций управления (планирования, организовывания, мотивирования). В то же время принятая система контроля будет влиять на содержание систем планирования, организации деятельности, мотивирования.

 

Рассмотрим взаимосвязь  контроля с другими управленческими  функциями.

 

Тесная связь контрольной  функции с функцией планирования проявляется в формулировании целей  и контрольных показателей, которые  фиксируются в соответствующих  планах, а также в том, что временные  периоды осуществления обеих  функций должны совпадать. Это означает, что по периодам осуществления контроль должен быть трех видов: стратегический, тактический и оперативный.

 

Связь контроля с функцией организации прослеживается в решении  проблемы централизации - децентрализации  и установлении субъекта и объекта  контроля. Чем выше нестабильность среды, тем актуальнее применение децентрализации  по разным уровням иерархии. Субъекты и объекты контроля (подразделения, персонал) должны быть четко указаны  в положениях о подразделениях и  должностных инструкциях.

 

Результаты контроля, в  соответствии с теорией Портера - Лоулера, являются необходимым условием для мотивации персонала, т. к. именно результат (степень достижения цели) ведет к удовлетворенности трудом, и человек будет стремиться повторить то производственное поведение, которое привело к возникновению этого чувства. Именно поэтому критерии оценки труда должны быть четко сформулированы и быть понятны исполнителям. В этом смысле эффективность системы мотивации определяется эффективностью системы контроля.

 

Таким образом, контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию  нельзя рассматривать полностью  в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми  частями общей системы контроля в данной организации.

 

Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любая организация, безусловно, обязана обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению целей организации.

 

Также важной является и положительная  сторона контроля, состоящая во всемерной  поддержке всего того, что является успешным в деятельности организации. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит в том, чтобы  определить, какие именно направления  деятельности организации наиболее эффективны. Определяя успехи и неудачи  организации и их причины, мы получаем возможность достаточно быстро адаптировать организацию к динамичным требованиям  внешней среды.

 

Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть  своих должностных обязанностей.

 

Таким образом, контроль как  функция управления, позволяет оценить  и исправить результаты работы организации, найти эффективные способы функционирования. И выявляет «грехи» самого управления: насколько правильно и точно  сформулирована цель, правильно ли выбраны средства для её достижения.

Глава 2. Способы контроля за поведением персонала в организации

В соответствии с теорией, разработанной известным американским социологом М. Итоном, а также российским ученым А.И. Кравченко, существуют три  основных способа контроля за поведением в организации, которые применяются руководителями как бессознательно, так и вполне осознанно в зависимости от сложившейся ситуации. Рассмотрим более подробно эти способы контролирующего воздействия на различные подсистемы организации.

2.1 Контроль через социализацию  индивидов к групповым нормам

Контролирующее воздействие  будет наиболее успешным в том  случае, если нормы поведения полностью  интернализованы членами социальной группы и стали частью личностной структуры членов организации. Внедрение и функционирование контроля через социализацию позволяет установить прочный социальный порядок, ориентацию относительно целей-заданий организации, добиться мобилизации ресурсов и проявления эффекта синергии, от чего выигрывает вся организация.

Говоря о контроле через  социализацию на уровне общества, Э. Фромм отмечал, что общество только тогда функционирует эффективно, когда «его члены достигают такого типа поведения, при котором они хотят действовать так, как они должны действовать в качестве членов данного общества. Они должны желать делать то, что объективно необходимо для общества». Это высказывание справедливо и по отношению к организации. При такой культуре поведения члены организации выполняют свои социальные роли бессознательно, в силу привычек и предпочтений, которые прививаются и культивируются контролирующей системой организации.

Чтобы человек со свободной  волей подчинился правилам и установлениям  организации, стремился к достижению ее целей, что, безусловно, является ограничением его свободы и часто тяжело для него необходимо культивировать:

Ю те чувства, желания и стремления, которые вызовут у него желание подчиниться законам и нормам организационной корпоративной культуры;

Ю чувство растерянности и раздражения в том случае, если эти законы и нормы будут нарушаться им самим или другими членами организации.

В современной литературе это процесс относят к организационной  культуре. Таким образом, организационная  культура - средство контроля.

Механизм осуществления  такой социализации достаточно прост. Руководство организации в ходе тщательной выбирает те образцы поведения, которые способствуют эффективной  работе организации, повышению ее устойчивости, конкурентоспособности, достижению целей  и внутренней интеграции. Эти образцы  в процессе непрерывного внедрения  в поведение членов организации  становятся традиционными, постоянно  действующими, привычными. Постепенно эти образцы становятся само собой  разумеющимися, единственно возможными. В конечном итоге члены организации  должны чувствовать психологический  дискомфорт при нарушении организационных  норм. Они сами начинают применять  санкции к нарушителям и следить  за соблюдением социального порядка, основанного на этих образцах. Таким  образом, формируется самоконтроль за поведением членов организации.

Процесс социализации в ходе установления контроля реализуется  в три этапа.

1. Согласие с существующими  нормами. Основой для установления  согласия каждого члена организации  с существующими корпоративными  нормами служит оценка им важности  и необходимости выполнения требований, входящих в эти нормы. В случае  отсутствия согласия развитие  социализации невозможно или  неэффективно, так как работник, даже подчиняясь нормам и правилам, существующим в организации, все равно не будет убежден в необходимости их соблюдения и при наличии определенной ситуации обязательно их нарушит. В том случае, если согласие с нормами и правилами прошло успешно, у работников ограничен выбор вариантов поведения, следовательно, их поведение становится предсказуемым даже на начальной стадии социализации.

2. Идентификация с поведением, ограниченным существующими в  организации нормами и правилами.  В своей повседневной деятельности  каждый член организации ориентируется  на установления и правила,  выработанные руководством организации.  Адаптируясь к выполнению ролевых  требований, он постоянно ищет  свое место в системе социальных  организационных отношений, пытаясь  не просто пассивно воспринимать  существующий социальный порядок,  но действовать в его пределах  для достижения собственных целей.  Постепенно член организации  начинает отделять организационные  нормы, ценности, установления и  правила от <других> норм, ценностей  и правил, идентифицируя <свои> нормы и ценности, к которым  нужно прислушиваться. Конечным  итогом может стать социальная  идентичность, представляющая собой,  согласно концепции Г. Тэджфела и Дж. Тэрнера, результат множественной системы социальных идентификаций. Другими словами, идентичность - это целостное восприятие окружающей социальной и культурной среды с выявлением субкультурных особенностей ее различных составляющих, из которых выделяются близкие индивиду нормы и ценности, считающиеся первоначальной точкой отсчета.

3. Интернетизация культурных норм и ценностей организации - заключительный этап социализации члена организации к нормам, ценностям и правилам организационной корпоративной культуры. Этот этап характеризуется прежде всего тем, что член организации испытывает доверие к существующим нормам и правилам, установленным руководством организации, согласует свое поведение с поведением других членов организации (коллег, руководителей, подчиненных). В результате социальные нормы и правила организации становятся частью личностной структуры каждого конкретного члена организации и нормативное поведение начинает осуществляться бессознательно, автоматически, выполняются уверенно и определенно. Итогом этого процесса является внутренний личностный контроль за правильным поведением в пределах норм и правил организации.

Социальный контроль через  социализацию наиболее эффективен благодаря  отсутствию постоянного надзора  за подчиненными и проверок со стороны  властных структур, так как основным является самоконтроль, осуществляемый на личностном уровне.

На каждом этапе социализации личностный контроль обогащается новыми свойствами и качествами - вырабатывается ответственность индивида за соблюдение им организационных норм и правил, а также осознание правильности и уместности своего поведения в  свете этих норм и правил. Эти  качества последовательно усваиваются  членами организации в процессе социализации, направляемом руководителями. Уже на первом этапе (согласие) начинает срабатывать система внутреннего  контроля, что выражается в чувстве  страха перед нарушением норм (но не в страхе перед конкретным наказанием). Например, член организации может  опасаться выглядеть «белой вороной»; это чувство обычно сопровождается некоторой растерянностью, замешательством.

Таким образом, социальный контроль за поведением членов организации, осуществляемый на основе социализации, основан на создании у них таких установок, при которых будет психологически трудно нарушать культурные нормы и пренебрегать общепринятыми ценностями.

Контроль через социализацию возможен при выполнении ряда условий.

Ю Усваиваемые нормы, наиболее важные ценности и правила организации должны быть значимыми для членов организации, соответствовать их потребностям и желаниям.

Ю Нормы, ценности и правила, действующие в рамках организации, должны доводиться до сознания каждого члена организации с помощью авторитетных руководителей, лидеров референтных групп. Если формально отнестись к этой задаче - доведению до сознания работников содержания и сущности норм, ценностей и правил организации, это не даст нужного эффекта и не приведет к изменению установок.

Ю Нормы и ценности организации, доводимые до сознания членов организации, должны быть привлекательны, заманчивы для них. Любое правило, ограничение, норма внутреннего распорядка организации необходимо объяснить и преподнести так, чтобы они в той или иной степени задевали эгоистические интересы и потребности каждого члена коллектива.

Ю Следует предварительно создать атмосферу доверия к деятельности организации и ее руководству. В противном случае, члены организации не будут считать себя причастными к деятельности руководства, самоустранение от основных видов деятельности организации и появление чувства отчуждения от базовых норм и ценностей корпоративной культуры.

Достоинства данной формы  контроля: организационный порядок, осуществляемый на основании контроля через социализацию, носит устойчивый характер; кроме того, на поддержание  соответствующего поведения членов организации не расходуется большого количества властных ресурсов, нет  необходимости проводить постоянный надзор за их поведением. Наибольший эффект от такой формы контроля достигается  тогда, когда члены организации  начинают сами контролировать ролевые  взаимоотношения и заинтересованы в реализации организационных целей.

Недостатками данной формы  организационного контроля следует  считать большой объем подготовительной работы, а также устойчивость социализации при необходимости постоянных изменений  в деятельности организации. Кроме  того, для осуществления такого контроля необходимо наличие системы коммуникаций, позволяющей доводить требуемую  информацию до членов коллектива и  устанавливать обратную связь для  последующей коррекции управленческого  контроля.

2.2 Контроль через групповое  давление

Контроль через групповое  давление представляет собой формирование и поддержание полезных для достижения целей организации типов поведения членов коллектива, когда конформность (податливость) к существующим организационным нормам и ценностям достигается путем реализации неформальных санкций членов организации или ее подразделений в отношении каждого отдельного работника.

Основой контроля через групповое  давление является желание большинства  членов подразделения организации  следовать существующим нормам и  правилам организационного поведения, которые способствуют поддержанию  групповой субкультуры, обеспечению  целостности данного подразделения, достижению стоящих перед ним  целей, сохранению системы статусов и ролей, привычных для подразделения.

Проблема поддержания  конформного поведения членов группы внутри организации всесторонне  изучалась многими видными исследователями  организаций. Так, сторонник теории социального обмена Дж. Xоманс полагает, что члены малой социальной группы придерживаются конформного поведения не для того, чтобы следовать обычаям и традициям, а для того, чтобы заслужить одобрение других членов группы. Это объясняется тем, что регуляция поведения на основе контроля через групповое давление происходит преимущественно на уровне ролевого взаимодействия, т.е. члены группы предъявляют друг к другу требования, в основном касающиеся выполнения ими производственных функций или взаимных обязательств на неформальном уровне. В процессе совместной деятельности сама задача достижения целей подразделения задает необходимое ролевое распределение, более жесткое в практической деятельности, чем в межличностном общении. Эти полу-формально заданные правила взаимодействия и взаимного контроля складываются в некоторую систему прав и обязанностей для каждой социальной роли. Поскольку в каждой социальной группе выработаны собственные неформальные предписания, санкции и подкрепления (материальное и моральное стимулирование), то формируются требования ко всем членам группы независимо от их индивидуальных особенностей. Эти требования в виде ролевых ожиданий определяют поведение члена коллектива в данной социальной среде в форме выполнения им заданных социальных ролей.