Контроль в оргаизации

ВВЕДЕНИЕ

Глава 1. Понятие «контроль» и его сущность

1.1 Содержание и виды  контроля

1.2 Контроль как функция  управления

Глава 2. Способы контроля за поведением персонала в организации

2.1 Контроль через социализацию  индивидов к групповым нормам

2.2 Контроль через групповое  давление

2.3 Контроль через принуждение

Глава 3. Осуществление организационного контроля

3.1 Проблемы осуществления  контроля

3.2 Концепция контроллинга в организации

3.3 Организационно-методические  основы создания системы контроллинга на предприятии

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

ЛИТЕРАТУРА

ВВЕДЕНИЕ

Одной из причин финансового  кризиса компаний является отсутствие у руководства своевременной, полной и точной информации не только о  будущем, но и о настоящем финансовом состоянии предприятия или фирмы. А все потому, что бюджетирование, или финансовое (кадровое, производственное) планирование, в большинстве российских компаний носит поверхностный характер. Соответственно, это не позволяет эффективно управлять организацией, принимать точные и взвешенные управленческие решения.

Контроль - не просто модно, это  залог конкурентоспособности фирмы. Так как позволяет управлять  в режиме реального времени, и  значительно улучшить экономические  показатели работы предприятия, повысить эффективность использования всех ресурсов. Именно поэтому, применение системы контроля (контроллинг) в организации актуально в настоящее время.

В современных условиях перед  управленческой командой стоит тройная  задача. Во-первых, обеспечить поступление  информации, отражающей реальное положение  дел. Во-вторых, организовать унифицированную, сжатую, четкую и простую форму  ее подачи. И, в-третьих, организовать своевременность  поступления информации. Только оперативность  сбора и обработки данных, их значимость и актуальность позволяют принимать  эффективные решения и вовремя  реагировать на внешнюю ситуацию. Как говорят эксперты, мало пользы от точной информации, если она поступила  слишком поздно.

Современная концепция управления предприятием, обеспечивающая вышеуказанный  алгоритм, получила название контроллинга. И если западный бизнес, в условиях жесткой конкуренции, давно живет по этим правилам, то в российской деловой среде эти модные ростки впервые стали появляться лет пять - семь назад. Их возникновение было вызвано высокой динамикой развития рынка и возникновением острой конкуренции на нем.

Объект изучения в работе - контроль в социальном управлении.

Предмет изучения - контроль в управлении организацией.

Цель:

1. изучить особенности  применения контроля в управлении  организацией;

2. рассмотреть основы создания  службы контроллинга в организации.

Задачи:

 

1. раскрыть понятия «контроль»  и «контроллинг», их сущность;

 

2. описать способы контроля за поведением персонала в организации;

 

3. проанализировать осуществление  организационного контроля через  систему контроллинга.

 

Для написания работы использовались теории и концепции русских и  зарубежных исследователей. Контроль в организации через мотивацию  раскрывается благодаря исследованиям  Лаймана Портера и Эдварда Лоулера (теория мотивации Портера - Лоулера) Lyman W. Porter and Edward E. Lawler, Managerial Attitudes and Performance (Homewood, III: lrwin, 1968), p. 165. Режим доступа: http://dps.smrtlc.ru/Articles/Motiv_Mesk_3.htm. Американский социолог М. Итон, российский ученый А.И. Кравченко рассматривали осуществление контроля в организации Кравченко, А.И. Социология управления: фундаментальный курс: учеб. пособие для студентов высших учебных заведений. - 2-е изд., испр. и доп. - М.: Академический Проект, 2005. -- 1136 с..

 

Контроль обычно осуществляется в малых группах, через идентичность. Это раскрывается в концепции  социальной идентичности Г. Тэджфела и Д.Тернера Тернер, Дж. Социальное влияние / Дж. Тернер. - СПб.: Питер, 2003. - 256 с., а также в теории социального обмена Дж. Xоманс - одного из создателей теории малой группы Homans G. C. Social behavior: Its elementary forms. N.Y., 1961. Цит. по: Осипов, Г. В. История социологии в Западной Европе и США. Учебник для вузов / Г. В. Осипов. -- М.: НОРМА, 2001. -- 576 с..

 

Контроль невозможен без  конформизма членов группы к нормам, ценностям, мнению коллектива и лидера. Впервые модель конформности была продемонстрирована в известных экспериментах С. Аша, осуществленных в 1951 г., также он рассматривал формирование малых социальных групп, противостояние и одобрение общественного мнения.

 

Также поведение индивидов  в группе, и его изменение изучал С. Московичи - французский психолог и социолог Хевеши, М. А. Толпа, массы, политика: Ист. - филос. очерк / М. А. Хевеши. -- М.: ЦОП Института философии РАН , 2001. - 85 с.. Он отмечал, что «когда люди объединяются в группы, (и это естественно!) они думают совершенно по-другому, чем по - отдельности».

 

Американский психолог К. Левин оказал большое влияние  на технологию разрешения конфликтов, ему принадлежит идея проведения групповых тренингов для изменения  тех или иных особенностей поведения. «Обычно легче изменить индивидуумов, собранных в группу, чем изменить каждого из них в отдельности» Левин, К. Динамическая психология: Избранные  труды / К. Левин. - М.: Смысл, 2001. - 572 с..

 

Все теории и концепции  послужили основой для создания современной системы контроллинга. Конечно, в основе системы контроллинга лежит регулярный и своевременный сбор информации, ее анализ и планирование дальнейшей деятельности. Но «производят» данную информацию, собирают и анализируют - люди. Именно людям приходится адекватно реагировать на рыночные изменения и быстро принимать эффективные управленческие решения. В условиях обострения конкуренции, больше шансов получает то предприятие, которое добивается цели с наименьшими затратами. А для этого необходимо эффективное управление. Эффективное управление организацией - это эффективное управление информацией в ней. Контроллинг, как более гибкая, по сравнению с традиционным учетом, система, позволяет решать эти задачи. Специалисты подчеркивают, что учет лишь учитывает, то есть подводит итог проделанной работе, а система контроллинга позволяет не просто определить все проблемные места в работе предприятия, но и предоставляет инструментарий для того, чтобы устранить их. Таким образом, в работе рассматривается: контроль за поведением членов организации; система контроллинга.

Глава 1. Понятие «контроль» и его сущность

контроль организация  метод управление

1.1 Содержание и виды  контроля

Термин «контроль» не является однозначным. В переводе с французского слово «контроль» означает проверочный  документ, оформленный в двух экземплярах.

В течение длительного  времени понятие контроля связывалось, прежде всего, с проверкой правильности составления документов, записей  в массовых журналах и т.д. Контроль как явление ассоциировался с  деятельностью бухгалтеров, кассиров, финансовых работников.

 

В словарях и энциклопедиях  контроль определяется как проверка чего-либо; проверка правильности тех  или иных действий в области производства и управления; наблюдение с целью  проверки; учреждение или тот, кто занимается проверкой отчетности, деятельности какого-либо другого учреждения или ответственного лица.

Как видно из вышесказанного, исторически первоначальным является объяснение контроля как проверки правдивости  и достоверности документов. Следующим  этапом стало представление о  контроле как проверке соответствия действий поставленным целям, задачам, действующим законам. Третий этап включил  в контроль и анализ отклонений, раскрытие их причин.

Совместная, коллективная деятельность людей, тем более в эпоху разделения труда, объективно требует управления и контроля. Контроль в современных  организациях находит отражение:

1) в делопроизводстве, отчётности;

2) в проверке реализации  целей и задач;

3) в функции управления, позволяя анализировать причины  успеха / неуспеха деятельности.

Контроль в общем виде позволяет выяснить, как организация  продвигается к намеченной цели, установить степень отклонений и выбрать  соответствующие действия или альтернативный курс. Система контроля в организации  обеспечивает обратную связь между  ожиданиями, первоначальными планами  и достигнутыми реальными показателями, а также даёт возможность предвидеть кризисные ситуации.

Мы будем рассматривать, контроль, как составная часть  управления экономическими объектами  и процессами, заключающаяся в  наблюдении за объектом с целью проверки соответствия наблюдаемого состояния  объекта желаемому и необходимому состоянию, предусмотренному законами, положениями, инструкциями, др. нормативными актами, а также программами, планами, договорами, проектами, соглашениями.

Реализуя контрольную  функцию, субъект управления создает  необходимые предпосылки для  нормального функционирования хозяйствующего субъекта и достижения намеченных целей, как в стратегической перспективе, так и при решении вопросов оперативного характера.

Содержание контроля раскрывают такие процедуры, как:

Ю сбор, обработка и анализ информации о фактическом положении дел в структурных подразделениях;

Ю сравнение полученных данных с запланированными показателями;

Ю выявление отклонений и анализ их причин;

Ю разработка системы мероприятий для достижения намеченных целей.

В современной практике управления используются различные виды контроля.

По контролируемым объектам различают:

· контроль хода производственных процессов,

· технологический контроль

· финансовый контроль

· контроль трудовой дисциплины и т.д.

По периодичности контроль может быть: систематический, периодический  и разовым.

По широте охвата различают: общий и выборочный контроль.

Выделяют три аспекта  управленческого контроля:

· установление стандартов - ясное и четкое формулирование целей, которые должны быть достигнуты в  намеченный период времени. Стандарты  базируются на планах, разрабатываемых  организациями. Одновременно формируется  система показателей результативности деятельности управляемого объекта  и его структурных элементов, позволяющая точно определить, что  должно быть получено для достижения намеченных целей (объем, продажа, прибыль, стоимость сырья и материалов и т.д.);

· измерение фактически достигнутых  результатов за определенный период и их сравнение с ожидаемыми.

В ходе сравнения оценивается, насколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от стандартов; подготовка необходимых  корректирующих действий, способствующих приведению фактических положения  дел к запланированным результатам. На этом этапе могут пересматриваться и сами стандарты.

Основными причинами необходимости  контроля являются:

Ю неопределенность, сложность и динамичность среды;

Ю предупреждение возникновения кризисных ситуаций посредством обнаружения несоответствий и ошибочных действий до того, как они нанесут предприятию ощутимый вред;

Ю поддержание успеха путем сопоставления фактических результатов и плановых показателей и оценки темпа продвижения предприятия к намеченным целям.

Действенность и эффективность  контроля обеспечиваются при соблюдении следующих требований:

· использование заранее  принятых стандартов;

· соответствие функции, подлежащей измерению;

· доступность для своевременного понимания (позволяющая немедленно определить отклонение от норм и стандартов);

· результативность, способность  продуцировать четкие корректирующие меры;

· последовательный характер контрольных процедур;

· базирование на реальных целях и задачах, ориентированных  на объективные факты.

Современные исследования в  области управленческого контроля в организациях базируются на системном  подходе. При этом изучается контроль внутри организации (которая в данном случае представляет собой закрытую систему) и внешний контроль, осуществляемый по отношению к основным подсистемам  организации (организация рассматривается  как открытая система). Американский исследователь организаций Р. Эдвардс разработал типологию управленческого контроля, в соответствии с которой выделяются следующие виды контроля:

1. простой - осуществляемый  на личностном уровне, где главную  роль выполняют межличностные  отношения;

2. структурный - осуществляемый на уровне системных ролевых отношений, основой которого являются формальные институционализованные связи, основанные на интернализованных нормах, характерных для данной организации и данной корпоративной культуры;

3. технический - осуществляемый в ходе выполнения определенного вида деятельности в соответствии с определенными управленческими, информационными или социотехническими технологиями;

4. бюрократический - основанный на безличных формальных отношениях, т.е. на правилах, инструкциях и распоряжениях, определяемых существующей иерархией данной организации.

В ходе функционирования каждой организации возникает культурно  одобряемая система управленческого  и социального контроля, сочетающая все основные четыре вида.

Для осуществления эффективного контроля в условиях организации  используется несколько способов, с  помощью которых руководители могут  успешно направлять усилия персонала  и регулировать распределение и  движение ресурсов.

Управленческий контроль касается, прежде всего, поведения работников в организации, следовательно, как  социальный контроль.

1.2 Контроль как функция  управления

Управление -- сознательное целенаправленное воздействие со стороны государства, экономических субъектов, на людей и экономические объекты, осуществляемое с целью направить их действия и получить желаемые результаты.

Из определения следует, что управление - воздействие на объект для достижения цели. Контроль, в свою очередь, деятельность, направленная на обнаружение и ликвидацию отклонений от принятых целей организации.

Именно поэтому контроль - одна из ведущих функций управления после целеполагания. Если не выработана цель, то и нечего контролировать. В связи с этим контроль - это процесс и способ обеспечения достижения организацией своих целей.

 

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента, когда они сформулировали цели и  задачи и создали организацию. Контроль очень важен, для того чтобы организация  функционировала успешно. Без контроля совместной деятельности на предприятии  начинается хаос.