Контроль и его виды

 

Тема  реферата: «Контроль и его виды» 
 

СОДЕРЖАНИЕ 
 

Введение………………………………………………………………………3

Глава 1. «Понятие контроля»………………………………………………..5

Глава 2. «Виды и управленческого контроля»…………………………….8

      а) Предварительный контроль……………………………………………8

      б) Текущий контроль……………………………………………………..10

      в) Заключительный контроль…………………………………………….11

Глава 3 «Процесс контроля»………………………………………………...12

      а) Установление стандартов…………………………………………...…12

      б) Сопоставление достигнутых результатов с установленными         стандартами…………………………………………………………….14

      в) Действия……………………………………………………………..….20

Заключение…………………………………………………………………...24

     Список  использованной литературы………………………………………..25 
 
 
 
 
 
 
 

ВВЕДЕНИЕ 

      Менеджмент – это деятельность (планирование и принятие решений, организация, руководство, контроль), направленная на ресурсы организации (трудовые, финансовые, материальные, информационные) для достижения поставленной цели наиболее эффективным, экономичным и результативным способом.

      В общем виде менеджмент следует представлять как науку и искусство побеждать, умение добиваться поставленных целей, используя труд, мотивы поведения и интеллект людей. Речь идет о целенаправленном воздействии на людей с целью превращения неорганизованных элементов в эффективную и производительную силу. Другими словами, менеджмент – это человеческие возможности, с помощью которых лидеры используют ресурсы для достижения стратегических и тактических целей организации.

      Планы не всегда выполняются так, как было задумано. Люди не всегда принимают  делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды, и организация должна соответственно к ним адаптироваться. Как же руководству организации удается, в конце концов, определить, достигло ли оно своих целей, как оно обнаруживает собственные ошибки и ошибки персонала и как оно определяет, когда организации должны начинать процесс адаптации? Ответ прост. Все это достигается с помощью контроля. Контроль, попросту говоря, это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке.

      Контроль  приобретает характер основы, присутствующей на всех уровнях управления. В условиях, характеризующихся высокой неопределенностью и нестабильностью внешней среды, эффективное управление организацией предполагает больший объем контрольной работы. Более того, в силу усиления конкурентных отношений, стремительного развития и смены технологий, растущей диверсификации бизнеса и усложнения бизнес-проектов управление существенно усложняется, что обуславливает усложнение ее контрольных систем.

      Перед российскими организациями встают задачи структурной перестройки  всех элементов системы корпоративного управления, в том числе контрольных, их “наладки” на обеспечение конкурентоспособности, эффективного функционирования и развития организации в перманентно меняющихся условиях хозяйствования.

      Контроль  – это залог конкурентоспособности фирмы. Так как позволяет управлять в режиме реального времени, и значительно улучшить экономические показатели работы предприятия, повысить эффективность использования всех ресурсов. Именно поэтому, применение системы контроля (контроллинг) в организации актуально в настоящее время. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

ГЛАВА 1. «ПОНЯТИЕ КОНТРОЛЯ» 

      Наиболее  распространенным заблуждением неопытного менеджера является уверенность  в том, что принятое им решение  будет выполнено подчиненными автоматически, без особых усилий с его стороны. Управленческое решение может остаться нереализованным, если менеджер не осуществит некоторую организационную работу, не прибегнет к реализации таких управленческих функций, как регулирование и контроль действия работников предприятия. Опытные, эффективно работающие менеджеры уже на стадии выработки решения ставят перед собой следующие организационные вопросы:

1. Кто из подчиненных будет реализовывать данное управленческое решение?

2. Каков уровень квалификации работника, который будет реализовывать данное управленческое решение?.

3. Насколько данное управленческое решение соответствует квалификации работника, который будет его реализовывать?

4. Имеются ли ресурсы для выполнения данного управленческого решения, и в каком объеме?

      Контроль  является последней из основных функций менеджмента, после планирования, организации и мотивации.

      Контроль  — это процесс, обеспечивающий достижение фирмой поставленных целей.

      Контроль  — это управленческая деятельность, в задачи которой входит количественная и качественная оценка, учет результатов работы организации.

      Контроль  на предприятии должен быть направлен  на выявление, предупреждение отклонений и недостатков, а также на их оперативное  устранение.

      Главными  инструментами выполнения этой функции  являются наблюдение, проверка всех сторон деятельности предприятия, учет и анализ. В общем процессе управления контроль выступает как элемент обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов и даже норм и нормативов.

      Любое принятое управленческое решение, прежде всего, расчленяется на отдельные фрагменты, которые определяют содержание заданий конкретным подчиненным и структурным подразделениям предприятия. Затем следует очень ответственный этап в деятельности менеджера — доведение задания до подчиненных, или инструктирование. На этом этапе деятельности менеджер должен ответить на ряд вопросов:

1. Кто? Кто будет исполнять решение, насколько выбор конкретного работника для выполнения данного задания обоснован, по силам ли ему задача и т. п.

2. Что? Что из себя будет представлять детально разработанное задание работнику или группе работников.

3. Почему? Почему именно эти люди будут выполнять решение. Необходимо показать им его значимость для предприятия. Нужно вызвать интерес к нему и определить соответствующую мотивацию.

4. Когда? Когда и в какой срок должно быть выполнено задание, и с каким результатом.

5. Как и каким образом? Как подчиненные должны работать над исполнением решения, какие должны использовать способы и методы работы, кто и кому должен оказывать поддержку.

6. Где? Где работник должен выполнять задание — в рамках своего предприятия или в контакте с представителями других фирм и организаций, в чем содержательно должно заключаться взаимодействие с ними.

      Исполнение  управленческого решения определяется успехом деятельности менеджера по доведению заданий подчиненным. У работника должен быть сформирован образ будущей исполнительской деятельности (ОИД). Этот образ обладает такими чертами, как полнота, точность, прочность, гибкость и индивидуальность применительно к конкретным действиям конкретного работника.

      Деятельность  менеджера ориентирована, во-первых, на анализ процесса работы подчиненных  над выполнением поручений и  заданий (контроль процесса деятельности), а в более широком плане — анализ характера исполнения ими должностных обязанностей, во-вторых, на контроль полученных результатов деятельности подчиненных.

      Перед контролем обычно ставятся следующие  цели:

1. Своевременно и полно вскрыть промахи, ошибки и недостатки в работе подчиненных лиц и структурных подразделений;

2.    наметить пути устранения недостатков и посредством инструктирования, показа, личного примера и обучения работников оказать им реальную практическую помощь;

3. обобщить и распространить передовой опыт работы, показать возможности прогрессивных методов для совершенствования деятельности и системы управления.

      В управленческой деятельности контроль выполняет ряд задач:

- диагностика состояния дел на предприятии;

- обратная связь с работниками;

- информирование работников;

- ориентирование деятельности;

- побуждение или мотивация;

- организация деятельности подчиненных;

- изучение и распространение передового опыта. 
 
 
 
 

ГЛАВА 2. «ВИДЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО КОНТРОЛЯ» 

      В качестве функции управления различают три вида контроля:

1.  Предварительный; 

2.  Текущий; 

3.  Заключительный (итоговый).

Рассмотрим содержание перечисленных видов контроля. 

Предварительный контроль 

      Этот  вид контроля называется предварительным  потому, что осуществляется до фактического начала работ.

      Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии  поведения вырабатываются для обеспечения  выполнения планов, то их строгое соблюдений — это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях — по отношению к человеческим, материальным и финансовым ресурсам.

ЧЕЛОВЕЧЕСКИЕ  РЕСУРСЫ. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых  и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу, и рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники будут трудиться эффективно.

МАТЕРИАЛЬНЫЕ  РЕСУРСЫ. Очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают  обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям. К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

ФИНАНСОВЫЕ  РЕСУРСЫ. Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (текущий финансовый план —  Прим. научн. ред.), который позволяет  также осуществить функцию планирования. Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут. Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца.