Консалтинговый проект по совершенствованию обучения персонала (на примере ООО «Офис 911»)

     создание мотивирующей и объединяющей линии поведения, которая стимулирует высокую инициативность сотрудников;

     эффективное использование потенциала работников;

     повышение производительности труда, и, как следствие, возрастание конкурентоспособности;

     искреннее осознание сотрудников того, что цели Компании, их личные.

Мотив – это причина для того, чтобы что-то сделать. Мотивация связана с побуждающими факторами, которые заставляют людей вести себя определенным образом. К сожалению, подходам к мотивации часто сопутствуют упрощенные предположения о том, как она работает.

Процесс мотивации гораздо более сложен, чем считают многие. У людей различные потребности, для их удовлетворения они ставят перед собой различные цели и для достижения своих целей предпринимают различные действия.

Потребность к обучению, в соответствии с теорией иерархии потребностей А. Маслоу, относится в самореализации, то есть к потребности в развитии потенциала и навыков, чтобы стать тем, чем, по его мнению, человек способен стать. Удовлетворение потребности работника к обучению является одним из самых сильных мотиваторов к его эффективному трудовому поведению.

Существует масса причин, влияющих на отношение каждого работника к обучению. Часть из них вызывает у него положительную мотивацию, то есть желание обучаться, часть, напротив, демотивирует его по отношению к обучению. При этом не всегда желание сотрудника учиться является полезным для организации, а нежелание учиться – вредным. Наиболее часто встречающимися мотивами, связанными с обучением, имеющими положительный или отрицательный характер, как с точки зрения работника, так и с точки зрения организации являются следующие мотивы: Положительные мотивы, влияющие на обучение работника и являющиеся полезными для организации – это:

     Стремление сотрудников к продвижению по службе,;

     Стремление к новым знаниям и умениям;

     Стремление к уважению и признанию со стороны руководства и коллег;

     Новые полезные контакты.

Среди мотивов, создающих у сотрудников положительный настрой по отношению к обучению, есть и такие, которые расцениваются как бесполезные или даже вредные для организации. Это может быть:

      Стремление к знаниям переходящее в «учебноманию»;

      Стремление работника отвлечься и отдохнуть от работы.;

      Желание работника сменить работу.

Отрицательными мотивами, то есть нежеланием учиться, в то же время являющимися бесполезными или даже вредными для организации являются:

      «Занятость» сотрудника;

      Консерватизм, нежелание развиваться;

      Отрицательный опыт обучения;

      Семейные или личные мотивы.

Отрицательные мотивы сотрудников по отношению к обучению, которые могут быть полезными для организации:  Обоснованная уверенность сотрудника в нецелесообразности обучения;  Отрыв сотрудника от срочной и важной работы в связи с поездкой на обучение может стать критичным для организации.

Таким образом, для получения наибольшего эффекта от обучения необходимо убедиться, что работник руководствуется положительными мотивами и вместе с этим обучение будет полезным для организации. Линейный руководитель кандидата на обучение или специалист службы управления персоналом организации при принятии решения о целесообразности направления на обучение сотрудника должны уметь распознавать его истинные мотивы желания или нежелания обучаться (которые в некоторых случаях могут тщательно скрываться) и управлять этими мотивами в интересах организации.

Глава 3 Создание системы обучения персонала на предприятии ООО «Офис 911»

параграф 3.1. Общая характеристика предприятия

Общество с ограниченной ответственностью «Офис 911».

Место нахождения общества (юридический адрес): Россия, 400001, г. Волгоград, ул. Профсоюзная 15в.

Тел./факс: (8442) 94-33-97, 94-33-89.

Генеральный директор: Картушин Андрей Юрьевич

Главный бухгалтер: Картушин Андрей Юрьевич

Юр. Адрес: 400001, г. Волгоград, ул. Профсоюзная 15в.

Web-page: http://www.office911.ru

http://www.gps-volgograd.ru/contact_office911.html

ООО «Офис 911» создано в феврале 2008 года. Это стабильная, динамично развивающаяся фирма. Первоначально организация занималась ремонтом и обслуживанием компьютеров и оргтехники, производством и продажей компьютеров, комплектующих, оргтехники, расходных материалов. В феврале 2010 года открылось новое направление деятельности: поставка и установка систем GPS-навигации и мониторинга, видеорегистрации.

ООО «Офис 911»- коммерческая фирма, профессионально занимающаяся производством и продажей компьютеров, комплектующих, оргтехники, расходных материалов и другой компьютерной и около компьютерной периферии, включая пассивное и активное сетевое оборудование и промышленную электронику (датчики, контроллеры). В качестве дополнительной сферы деятельности фирма осуществляет услуги по ремонту и обслуживанию компьютеров, принтеров, копировальной техники и по заправке и восстановлению картриджей. На складе в Волгограде поддерживается большой ассортимент расходных материалов и запчастей для всех видов ремонта.

Основной текущей и перспективной задачей организации является создание конвейерной системы продаж, при которой заказы будут приниматься в основном от подготовленных клиентов, которые сами определяют свои потребности и не нуждаются в длительных консультациях. При такой схеме удается сократить расходы на подготовку товара к продаже почти до минимума и, за счет этого, снизить общую торговую наценку. Из других особенностей организации можно выделить открытый доступ клиентов к нашим поставщикам и к нашим закупочным ценам.

Особое внимание уделяется списку предлагаемых производителей. Из всего многообразия нами выбираются и рекомендуются лучшие, с точки зрения надежности. Производство системных блоков основано на тщательном предварительном отборе наиболее надежных комплектующих и жесткой системе тестирования. Такой подход сужает выбор, но позволяет добиться практически безотказной работы техники на протяжении времени, в разы превышающем гарантийные сроки. В единичных случаях отказа оборудования производится немедленный ремонт (не более суток), который обычно сводится к замене изделия целиком либо его несправных частей. Для того чтобы работа заказчика не приостанавливалась на время ремонта, фирма поддерживает склад временного оборудования.

Также фирма занимается поставкой и установкой систем GPS-навигации и мониторинга, видеорегистрации. Для установки данного оборудования на автомобили организация пользуется услугами фирмы «VIP-Гараж 888».

Численность сотрудников фирмы составляет 12 человек.

1.     Генеральный директор (1 чел.). Подписывает приказы о назначении на ту или иную должность или освобождении от нее. Осуществляет организационное руководство всем предприятием в целом.

2.     Коммерческий директор (1 чел.). Назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора, непосредственно подчиняется генеральному директору и выполняет все его распоряжения, касающиеся работы общества. Обеспечивает взаимодействие с деловыми партнерами, ведет банковскую политику предприятия и разрешение спорных вопросов. По совместительству выполняет функции технического директора.

3.     Секретарь (1 чел.). Назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора, непосредственно подчиняется генеральному директору. Выполняет непосредственно обязанности секретаря и обеспечивает взаимодействие с клиентами, подрядчиками, информационное обслуживание персонала организации.

4.     Системный инженер (2 чел.). Назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора, непосредственно подчиняется генеральному директору. Выполняют ряд работ связанных с деятельностью общества: ремонт и обслуживание сложной и проблемной техники.

5.     Старший менеджер по продажам (1 чел.). Назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора, непосредственно подчиняется генеральному директору. Выполняет ряд работ связанных с деятельностью общества в рамках должностной инструкции. (Организует работу подчиненного ему персонала для осуществления деятельности фирмы. Осуществляет руководство, планирование и координацию работ по проведению кампаний и изготовлению продукции фирмы. Осуществляет контроль за разработкой и реализацией договоров и контрактов по изготовлению продукции. Организует связи с деловыми партнерами, систему сбора необходимой информации и расширение внешних связей в целях совершенствования деятельности. Привлекает к решению поставленных задач консультантов и экспертов, при необходимости привлекает деловых партнеров для совместного проведения акций и компаний.

6.     Менеджер по продажам (1 чел.). Назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора, непосредственно подчиняется старшему менеджеру. Выполняет работы связанные с реализацией продукции и услуг, предоставляемых фирмой.

7.     Техник (6 чел.). Назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора, непосредственно подчиняется старшему менеджеру по продажам. Выполняет ряд работ связанных с деятельностью: ремонт техники, заправка картриджей и т.д.

8.     Главный бухгалтер (1 чел.). Назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора. Осуществляет полный контроль за отчетностью предприятия.

Стоит отметить, что уровень образования работников ООО «Офис 911» достаточно высокий – все сотрудники имеют высшее или незаконченное высшее образование.

Так же в организации наблюдается такое явление, как совмещение должностей: генерального директора и главного бухгалтера, менеджера по продажам и техника.

В 2010 году в ООО «Офис 911» возникла проблема с выполнением заказов по ремонту и обслуживанию оргтехники.

В результате анализа выяснилось, что объём предоставления услуг фирмой по сравнению с аналогичным этапом 2009 года вырос лишь на 12%, а дефицит рабочего времени составил 25%. Т. е. сотрудникам приходилось раньше положенного времени приходить на работу и позже, чем предусмотрено покидать рабочее место. Объём дополнительного рабочего времени в сервисно-техническом отделе составил 80 часов в неделю, что составляет 2 часа в день на человека. Ситуацию усугубило увольнение одного из техников.

параграф 3.2 Проект обучение персонала

На первоначальном этапе был проведён опрос сотрудников фирмы, и выяснилось, что их не удовлетворяет «просто выполнение работы». Большинство сотрудников назвали главной причиной снижения темпов работы отсутствие чёткой системы мотивации и поощрения. Для решения данной проблемы было предложено примененение системы AC GOAL®. Этот программный продукт оправдал себя на многих предприятиях нашей страны и ближнего зарубежья. Суть его сводится к рассмотрению всех бизнес процессов фирмы через призму МВО.

Управление по целям (англ. Management by Objectives, MBO) - это процесс согласования целей внутри организации, таким образом, что руководство компании и сотрудники разделяют цели и понимают, что они означают для организации.

Термин "Управление по целям" впервые был введен и популяризирован Питером Друкером в 1954 году в книге "The Practice of Management".

Суть управления по целям заключается в кооперативном процессе определения целей, выбора направления действий и принятии решений. Важной частью управления по целям является измерение и сравнение текущей эффективности деятельности сотрудников между собой и с набором установленных стандартов. В идеале, когда сотрудники сами вовлекаются в процесс постановки целей и определения направления действий, необходимых для их достижения, в этом случае сотрудники более мотивированы на выполнение их обязанностей.

АС GOAL — это автоматизированная система управления персоналом, позволяющая контролировать выполнение поручений, оценивать ключевые показатели эффективности (KPI), рассчитывать премии и повышать результативность всего предприятия. Система основана на GOAL-технологии.

GOAL-технология и система АС GOAL подходят для любых отраслей и могут внедряться на любом этапе деятельности организации. Технология позволяет полностью автоматизировать управление персоналом предприятия вплоть до удаленного управления.

С помощью модулей KPI (ключевые показатели эффективности), SMART (задачи), STANDART (оценка стандартов выполнения) и BONUS (расчет премии), предусмотренных в программе АС GOAL, руководитель может контролировать эффективность работы персонала, премировать сотрудников и оплачивать их работу по реальному результату.

Для работы с системой не требуется устанавливать никакого специального программного обеспечения. Все операции проходят в режиме онлайн и управляются через Интернет при помощи обычного браузера (например, Firefox или Internet Explorer). Необходимо лишь приобрести лицензию на использование системы, настроить ее под нужды вашей организации и обучить сотрудников работе в АС GOAL.

После её применения в течение первого месяца дефицит рабочего времени сократился со 130 часов в неделю до 85. В течение второго- ещё на 16.

В связи с увеличением объёма работ на 12% и увольнением одного сотрудника было принято решение о расширении штата и дополнительном наборе двух техников (один на замещение должности уволившегося и один по расширению штата).

В данном случае было применено довольно нестандартное решение: найм не уже обученных специалистов, а сотрудников без специализированных навыков, либо студентов старших курсов профильных вузов. Т.е. применён японский опыт найма сотрудников.