Комунікація в системі менеджменту

    Для створення інформаційного середовища необхідне поєднання всіх шести функцій системи автоматизації як в управлінському апараті центру, так і на кожному робочому місці, а також на підприємствах.

     Сучасний  менеджмент неможливо уявити без  засобів, що дозволяють оперативно опрацьовувати  інформацію, необхідну для обґрунтування  та прийняття управлінських рішень. Висока складність та надзвичайна мінливість зовнішнього середовища потребують відповідної швидкості обробки інформаційних сигналів. Для цього застосовуються певні технічні засоби, які допомагають скоротити витрати часу на технічні операції обробки інформації і тим самим збільшити його ресурси на творчі процеси, зробити управлінську працю більш інтенсивною і результативною.

     За  своїм призначенням технічні засоби управління поділяються на такі, що дозволяють:

     - механізувати окремі операції;

     - механізувати групи операцій і процедур управління;

     - створити систему комплексної  механізації і автоматизації  процесів реалізації всіх функцій  управління.

     Механізації в першу чергу підлягає бухгалтерський облік, оперативне управління, планові розрахунки, діловодство, облік кадрів тощо. Технічні засоби, що дозволяють механізувати певні операції та процедури, поділяються на такі групи:

     1. Засоби виготовлення документів (друкарські машинки, засоби комп’ютеризованого  набору, диктофони тощо).

     2. Засоби копіювання та розмноження документів (копіювальна техніка, мікрофільмування, комп’ютерні засоби обробки та зберігання інформації).

     3. Засоби обробки інформації (засоби  автоматизації збору і аналізу  даних –  комп’ютерні системи та спеціалізовані АСУ).

     4. Засоби зберігання, групування і  пошуку документів (стелажі, папки,  каталоги, комп’ютерні системи –масиви,  бази даних).

     5. Засоби передачі інформації (радіо-  і телефонні засоби, автовідповідачі,  селектори і комп’ютеризовані  засоби інформації – комп’ютерні мережі).

     6. Засоби обчислювальної техніки  (механічні та електронні обчислювальні  машини та системи різного  рівня складності).

     Найпростіші засоби організаційної техніки, призначені для роботи з паперовим документообігом, застосовуються досить широко (копіювальна техніка, різних видів папки і файли, степлери, каталоги і т.д.). Однак збереження паперової системи документообігу як у великій установі, так і в установах середнього та малого розміру не принесе відчутного зменшення витрат на управління і майже не вплине на його ефективність. Звісно, що деяка частина паперової системи документообігу є необхідною (зовнішній документообіг: платіжні доручення, договори, контракти, акти і т.ін.). Але використання технічних засобів тільки з метою прискорення роботи з паперовими носіями інформації – це використання лише двох з шести вище перерахованих функцій. Раціонально організована структура технічних засобів управління має допомогти звільнитися від паперового документообігу всередині організації. Тому останнім часом, поряд із простими пристроями, що полегшують управлінську працю, та засобами оргтехніки, які використовуються для складання документів, їх розмноження, обробки, зберігання, пошуку та передачі, особливої популярності набули електронні комунікаційні системи і технології. Для їх створення використовуються комп'ютери, комп'ютерні мережі, телефони та інше устаткування, а також засоби програмного забезпечення, які дозволяють автоматизувати більшість рутинних операцій.

     Створення системи комплексної механізації  і автоматизації процесів реалізації всіх функцій управління може здійснюватися у двох напрямках:

     а) впровадження електронно-обчислювальних систем, розробка економіко-математичних методів і моделей і використання їх на основі АСУ;

     б) застосування організаційної техніки та розроблених на її основі організаційних проектів і систем комплексної механізації і автоматизації управлінської праці.

     Слід  зауважити, що застосування технічних  засобів управління вимагає комплексного підходу, врахування глибокого аналізу  техніко-економічних показників керованої системи. Проблеми ефективного використання технічних засобів в управлінні в наш час викликані наступними чинниками:

     - апарат управління недостатньо  використовує організаційну техніку,  що призводить до надмірної  кількості управлінських працівників;

     - придбання невиправдано потужної  техніки призводить до значного  збільшення умовно-постійних витрат  і негативно відображається на  собівартості товару;

     - недостатня кваліфікація персоналу  або відсутність комплексного  підходу заважають використовувати придбані технічні засоби управління на повну потужність та за своїм призначенням.

     Отже, завдання полягає в тому, щоб створити таку модель інформаційного забезпечення управлінської діяльності в організації, яка б, з одного боку, зменшила витрати часу менеджерів на здійснення рутинних операцій, а з іншого – відповідала вимогам економічної доцільності, тобто оптимізувала співвідношення “результати/витрати”.

     Для задоволення потреб різних організаційних рівнів і функціональних сфер менеджменту існують такі головні типи інформаційних систем: 1) операційно-виконавчі; 2) офісні автоматизовані, 3) управлінські інформаційні системи; 4) системи підтримки рішення; 5) системи підтримки виконання рішень; 6) Інтернет-мережі.

     Операційно-виконавча  система – це комп'ютерна інформаційна система, що виконує рутинні поточні операції, потрібні для розвитку бізнесу і забезпечує пряму підтримку організації на операційному рівні. Ця система — головне джерело інформації, яка використовується іншими типами комп'ютерних систем організацій. Прикладом такої системи є автоматичні сканери у торговельних мережах фірми, які дають інформацію про обсяги і асортимент проданої продукції.

     Офісна  автоматизована система має завданням полегшити зв'язок і підвищити продуктивність менеджерів і офісних працівників завдяки вдосконаленню документообігу і передаючих процесів. Ця система, крім селекторної передачі інформації, може також включати електронний календар, телеконференцію, графіки та інше.

     Управлінська  інформаційна система — це комп'ютерна інформаційна система, що постачає повсякденну інформацію менеджерам середнього і нижчого рівнів. Вона збирає дані, систематизує їх у формі, зручній для роботи менеджерів відповідних функціональних відділів і забезпечує їх нею. Система орієнтована на поточні, операційні напрямки діяльності і особливо важлива в плануванні, прийнятті рішень, контролюванні. Як правило, система підсумовує інформацію з операційно-виконавчих систем для підготовки поточних звітів, що використовуються менеджерами для оперативного керування процесами. Наприклад, працівник служби маркетингу може з цієї системи довідатись про підготовку для клієнта замовлення та дату його відвантаження, операційний менеджер може відстежувати використання матеріальних ресурсів у процесі виготовлення продукції та її кількість тощо.

     Система підтримки рішень (СПР) — комп'ютерна інформаційна система, яка підтримує процес прийняття управлінських рішень в ситуаціях, які не досить добре структуровані. Такі системи загалом не вказують, які рішення є оптимальними. Проте вони роблять спробу спрямувати процес прийняття рішень у правильне русло з допомогою спеціальних прийомів, які допомагають менеджерам більш детально аналізувати ситуацію. Зокрема, якщо менеджера цікавить, які наслідки для фірми матиме збільшення ціни на її продукцію, він може це перевірити за допомогою СПР, оскільки у ній уже закладені відповідні тенденції, а також закономірності зміни ринкових цін під впливом дій конкурентів, інфляційних процесів, сезонних коливань тощо. СПР дозволяє підрахувати обсяги продажу і прибутки на кожен рівень можливого підвищення цін, на основі чого менеджер може прийняти рішення. Спеціалізованим типом інформаційної системи підтримки рішень, який знаходить все більше використання, є експертна система. Це комп'ютерна система, яка використовує реальні знання експерта для вирішення спеціальних проблем. Такі системи інколи називають інтенсивно-науковими системами, тому що вони намагаються об'єднати знання великої групи експертів для вирішення проблем в їх сфері досвіду.

     Системи підтримки виконання  рішень – це комп'ютерні інформаційні системи, що підтримують виконання рішень і ефективне функціонування організацій на вищих рівнях. Такі системи, головним чином, розроблені недавно і їх інколи називають виконавчо-інформаційними системами.

     Інтернет-мережі – це локальні комунікаційні мережі, які діють у межах однієї фірми. Вони дають змогу кожній структурній одиниці фірми накопичувати інформацію про себе і робити її доступною для своїх працівників, а при потребі і обмінюватися інформацією з іншими функціональними відділами. Використання електронних засобів збереження інформації дозволяє, за досвідом Bank of America, скоротити споживання паперу на 25 процентів, а системне застосування цих засобів підвищує ефективність управлінської праці у 3 рази.

     Багато  компаній використовує персональні  електронні засоби зв'язку для того, щоб дати змогу своїм працівникам  самостійно планувати свій робочий  час і використовувати його ефективніше. Виникла нова версія надомної роботи, яку тепер називають telecommuting. Люди працюють вдома і періодично надсилають результати своєї роботи засобами комп’ютерного зв’язку (електронною поштою). У більш широких масштабах ( через мережу Інтернет) це дозволяє розширювати рамки діючих організацій, відкривати нові підрозділи поза межами країни, залучати найбільш кваліфікованих працівників до роботи у компанії. Ще привабливішими стають перспективи телекомунікацій у майбутньому, про що свідчить бурхливий розвиток фірм, які працюють у галузі телекомунікацій. Це і відеоконференції, і приєднання до Інтернет-мережі через мобільний телефон і багато інших можливостей, які прискорюють процес обміну інформацією, збагачують його можливості і, в кінцевому результаті, підвищують потенціал фірми.

    Таким чином, в сучасних умовах виключно важливе значення має перебудова технічної і технологічної бази управління, що забезпечує процеси інформатизації. Однак важливо не переоцінити роль інформаційно-управлінської техніки. Вона виконує в основному забезпечуючі функції. Головні напрямки робіт по інформатизації менеджменту лежать в області організаційної, соціальної, кадрової перебудови управлінської діяльності. 
 

Висновки

    Комунікації - це процес передавання інформації від однієї особи до іншої. Ефективні комунікації - це такий процес передавання повідомлення, коли отримане повідомлення наскільки можливо близьке за значенням до первинного. Ключовими складовими ефективних комунікацій є дані та інформація.

    Комунікації - це невід'ємна і важлива частина  праці менеджера. У комунікативному процесі беруть участь відправник, який закодовує значення і передає його, та одержувач (їх може бути кілька), який приймає повідомлення і розкодовує його. Будь-яку частину всього процесу можуть перервати завади.

    Є кілька форм комунікацій в організаціях. Міжособові комунікації стосуються комунікацій між малою кількістю людей. Дві важливі форми міжособових комунікацій - усні та письмові - мають як переваги, так і недоліки. Тому менеджери, вибираючи засіб комунікацій, повинні зважати на всі аспекти. Комунікативні схеми відображають спосіб комунікацій між членами групи або робочої команди. Вертикальні комунікації між керівництвом та підлеглими відбуваються зверху вниз та знизу вверх. Горизонтальні комунікації діють між співробітниками та колегами одного рівня в організації.

    Електронні  засоби комунікацій суттєво впливають  на комунікації в організаціях. До інформаційних систем належать: операційно-виконавча  система, базова інформаційна система менеджменту, адміністративна інформаційна система, інтранет та експертна система. Кожна забезпечує певним типом інформації та є важливою для конкретних категорій менеджерів.

Список  використаної літератури:

1. Андрушків Б.М. Кузьмін О.Є. Основи менеджменту. –Львів: Світ, 1995. –296с.
2. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: Учебник для экон. спец. вузов. –М.: Высш. шк., 1994. –224с.
3. Доусон Р. Уверенно принимать решения: Как научиться принимать решения в бизнесе и жизни: Пер. с англ. — М.: ЮНИТИ, 1996.
4. Евланов Л. Г. Теория и практика принятия решений. — М.: Экономика, 1984. — 175 с.
5. Жигалов В.Т., Шимановська Л.М. Основи менеджменту і управлінської діяльності. –К.: Вища школа, 1994. –223с.
6. Зайцева О.А., Радугин А.А., Радугин К.А., Рогачёва Н.И. Основы менеджмента: Учебное пособие для вузов / Науч. редактор А.А. Радугин. –М.: Центр, 1998. –432с.
7. Завадський Й.С. Менеджмент. - К.: Українсько-фінський інститут менеджменту і бізнесу, 1997. - 543с.
8. Карданская Н.Л. Основы принятия управленческих решений: Учебное пособие. — М.: Русская Деловая Литература, 1998. — 288 с.
9. Карданская Н.Л. Принятие управленческого решения: Учебник для вузов. –М.: ЮНИТИ, 1999. –407с.
10. Менеджмент организации: Учебное пособие / Под ред. З.П.Румянцевой, Н.Л.Саломатина. - М.: ИНФРА — М, 1996. — 429 с.
11. Менеджмент организации. Учеб. пособие/ Румянцева З. П. и др. – М.: ИНФРА-М, 1995.
12. Менеджмент человеческих ресурсов: обзорная информация/сост. В.И. Яровой; под ред. Г.В. Щекина – К.: МАУУП,1995.
13. Общий курс менеджмента в таблицах и графиках: Учебник для вузов / Б.В. Прыкин, Л.В. Прыкина, Н.Д. Эриашвили, З.А. Усман; Под ред. проф. Б.В. Прыкина. –М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1998. –415с.
14. Саркисян С.А. и др. Теория прогнозирования и принятия решений / Под ред. С.А. Саркисян. — М.: Высшая школа, 1977. — 355 с.
15. Современный экономический словарь / Б.А. Райзберг, Л.Ш. Лозовский, Е.Б. Стародубцева — М.: ИНФРА-М, 1996.
16. Тарнавська Н.П., Пушкар Р.М. Менеджмент: теорія та практика: Підручник для вузів. –Тернопіль: Карт-бланш, 1997. –456с.
17. Хміль Ф.І. Менеджмент: Підручник. –К.: Вища школа, 1995. –351с.
18. Цветаев В.М. Менеджмент в сфере найма и обеспечения фирмы кадрами/ Весник С-П университета. (1992. - №12)
19. Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации/учебное-практическое пособие – М.: ЗАО «Бизнес-школа», 1997.
20. Щекин Г. В. Основы  кадрового менеджмента. Учебник . – К.:МЗУУП, 1993.