- защищенность
(право на информацию, секретность, защита
систем обработки данных);
- персонификация
(информация только для определенных лиц);
- допустимость
средств связей (только телефон, личная
встреча и т.п.);
- предельная
пропускная способность каналов информации
(количество каналов, скорость передачи,
допустимость, емкость и быстродействие
памяти).
Задача
функционирования информационной системы
заключается в том, чтобы, во-первых, информация
попала по назначению, во-вторых, не была
использована нежелательным образом.
Ограничения доступа к данным, особенно
коммерческого, финансового, технического
характера, по мере перехода на более низкие
ступени организационной иерархии обусловлены
как наличием проблемы безопасности, так
и опасениями, что данные будут неправильно
использованы.
Эффективность
коммуникационных процессов зависит
от многих факторов.
1.
Необходимо определить потребность
в информации. При этом следует обеспечить
понимание работниками, как будет использоваться
информация, и правильное направление
информационных запросов. Существует
два основных подхода к поиску информации:
- активный,
когда определенный набор данных ищется
либо непосредственно, либо опосредованно,
например с помощью сотрудника библиотеки.
Этот подход на языке носителей информационных
технологий называется "pull" — "вытягивание";
- пассивный,
когда сотрудник оповещает свое подразделение
или организацию в целом, какая ему требуется
информация ("push" — "выталкивание").
2.
Персонал должен быть осведомлен
о наличии информации, т.е. должны
быть указатели, каталоги, телефонные
справочники, навигаторы и т.д.,
а также возможность обращения
к профессионалам для получения
сведений о накопленных в организации
знаниях. Содействие в поиске информации
обеспечивается введением в организации
новых должностей специально для помощи
тем, кто занят поиском информации, а также
привлечением экспертов для фильтрации
информации.
3.
Обеспечение доступа к информации.
Для получения информации методами "pull"
и "push" необходимо обеспечить пользователю
наиболее удобные средства и поддерживать
баланс между этими методами.
4.
Система коммуникаций в организации
должна характеризоваться завершенностью
и полнотой, что означает, что обеспечен
доступ как к централизованно управляемой,
так и индивидуально создаваемой информации.
Создаются структуры и методы повторного
использования данных.
Для
совершенствования коммуникаций рекомендуется:
- обеспечить
управление информационными потоками
в организации, т.е. четко представлять
потребности в информации всех уровней
управления и организовать потоки информации
в соответствии с этими потребностями;
- использовать
при передаче сообщений параллельно несколько
каналов связи (например, письменную и
устную речь);
- проявлять
постоянное внимание к процессам обмена
информацией (встречи с подчиненными,
обсуждение предстоящих перемен, отчеты
по результатам контроля);
- организовать
системы обратных связей (опрос работников,
система сбора предложений от работников,
ротация кадров);
- практиковать
выпуск информационных бюллетеней;
- обеспечить
повышение квалификации работников управления;
- использовать
современные информационные технологии
(видеоконференции и т.д.).
Для
успешного осуществления коммуникации
менеджеры должны руководствоваться следующими
правилами:
- Перед коммуникацией
четко определить идеи, вкладываемые в
послания. Необходимо учитывать цели и
установки тех, кому направлено послание,
и тех, кого оно касается.
- Проанализировать
истинную цель каждой коммуникации. Следует
определить самую важную цель, а затем
адаптировать язык, интонацию и подход
в целом с тем, чтобы все они способствовали
достижению поставленной цели. Не следует
добиваться слишком многого одной коммуникацией.
- Проанализировать
все физическое и человеческое окружение
при любой коммуникации. Большое значение
имеют: выбор времени коммуникации, личная
или иная форма коммуникации, социальный
климат в организации, в подразделении
и т.д. Коммуникация должна постоянно приспосабливаться
к изменяющимся условиям среды.
- При планировании
коммуникации необходимо консультироваться
с другими сотрудниками; часто важно добиваться
участия других сотрудников. Это может
придать дополнительную убедительность
и объективность сообщению. Часто те, кто
оказал помощь в планировании коммуникации,
окажут ей активную поддержку.
- Следует обратить
самое пристальное внимание на интонацию
и основное содержание сообщения. Это
сказывается на позиции людей, которым
направлено сообщение.
- Следует воспользоваться
возможностями, когда они представляются,
включить в сообщение нечто полезное и
ценное для его получателя. Подчиненные
с большей готовностью откликаются на
такие сообщения.
- Необходимо
устанавливать коммуникацию не только
на сегодняшний день, но и на будущее. Хотя
коммуникация направлена на решение в
первую очередь непосредственных задач,
она должна быть организована с учетом
прошлого опыта и соответствовать долговременным
интересам и целям организации.