Коммуникация в организации

Контрольная работа

по дисциплине Управление персоналом

на тему: Коммуникация в организации

(вариант  № 15) 
 
 

Выполнила:

  студентка 3 курса, заочного отделения

специальность 080109

      «Бухгалтерский  учет, анализ и аудит»

     Проверил: старший преподаватель

Новоселова  А.Н.

Вологда

2011

 

     Введение 

     Целью работы является отражение самостоятельно полученных знаний по дисциплине в  конкретном теоретическом вопросе  – Коммуникации в организации.

     Успех или неудачу любой организации, существующей в современных рыночных условиях, сегодня определяют не только избыток или недостаток сырьевых ресурсов, труда и капитала, но и «концепции, которые люди держат в своих головах, и качество доступной им информации». Поэтому с полным правом можно считать коммуникацию средством, с помощью которого обеспечивается единство организации в достижении общей цели. Любая заинтересованная в своем «долгожительстве» компания должна уметь организовать «коммуникативное пространство» (Ю.Д. Красовский). Это могут подтвердить 63% английских, 73% американских, 85% японских руководителей, которые выделяют коммуникацию как главное условие на пути достижения эффективности их организации. При этом сами руководители тратят на коммуникацию от 50 до 90% своего времени.

      Следовательно, актуально знать и уметь применять  в рабочем коллективе не предприятии  особенности коммуникационной политики. 

1. Понятие коммуникация, коммуникационные потребности, виды коммуникаций в организации

     Коммуникация  как процесс обмена информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью является одной из главных функций и одновременно – важным объектом управления.

     Коммуникационные  проблемы напрямую связаны с коммуникационными  потребностями организации. Часто  коммуникационные потребности отождествляют  с информационными потребностями, т. е. потребностями в различного рода информации (так же, как отождествляют информацию с коммуникацией, средства массовой информации со средствами массовой коммуникации). К коммуникационным потребностям организации могут быть отнесены как потребности в информации (новых сведениях, уменьшающих неопределенность знаний относительно какого-либо объекта), так и собственные коммуникационные потребности, т. е. потребности в общении или сплочении вокруг организации целевых групп общественности (в том числе внутренней), а также потребность в эффективной обратной связи. Наглядным примером неэффективных контактов с «желательными» аудиториями могут служить взаимоотношения организации со СМИ.

     Как когда-то РR вышли из рекламы (с исторической точки зрения, связи с общественностью  действительно рождались как  ответвление рекламного дела), так  коммуникационный менеджмент обязан своим  происхождением РR, которые в американском стандарте существуют с начала XX в. и у которых за плечами целая  история развития, связанная с  различными этапами становления  американского общества и бизнеса. Но в отличие от public relations развитие коммуникационного менеджмента связано не столько с различиями в социальном, экономическом и политическом климате в разных частях мира, сколько с трансформацией всеобщего представления о том, что есть коммуникация. Начало такой трансформации положил настоящий технологический прорыв, особенно в компьютерной области. «Информационная магистраль», факсимильная связь, система голосовой почты, сотовые телефоны, настольные издательства, библиотеки в формате компактного диска, конференции в режиме on-Line – все эти и другие достижения технологической революции (или эволюции) привели к появлению новых каналов и средств общения, а значит, к новым возможностям и противоречиям в развитии коммуникации.

     Коммуникация  в организации в зависимости от критериального подхода может быть разделена на несколько видов.

     По  структурному/иерархическому критерию выделяется:

     межуровневая  коммуникация, или  вертикальная, – обмен информацией и знаниями осуществляется как по нисходящей (сообщение подчиненным о принятом управленческом решении), так и по восходящей (отчеты, предложения, объяснительные записки). В рамках межуровневой коммуникации отдельно можно выделить коммуникацию «руководитель–подчиненный». Она направлена на прояснение задач, приоритетов и ожидаемых результатов; обсуждение проблем; оповещение подчиненного о предстоящих изменениях; получение сведений об идеях, усовершенствованиях и предложениях подчиненных; коммуникация между различными отделами, или горизонтальная. Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий.

     В управленческой деятельности отдельно выделяется межличностная коммуникация. Это такой тип коммуникационного обмена, при котором и отправителем и получателем выступают отдельные индивиды. Для этого типа обмена информацией, знаниями характерен непосредственный контакт между субъектами общения. В процессе межличностной коммуникации важно уметь преодолевать возникающие преграды. Одна из преград, связанных с восприятием в межличностной коммуникации, возникает из-за конфликта между суждениями и убеждениями отправителя и получателя. Люди могут интерпретировать одну и ту же информацию по-разному в зависимости от накопленного опыта. Расхождения в основаниях суждений могут становиться причиной избирательного восприятия информации. Или возьмем семантические барьеры – поскольку слова могут иметь разные значения для разных людей, то сообщение, сформулированное одним человеком, необязательно будет интерпретировано и понято таким же образом получателем информации. Существуют невербальные преграды (обмен взглядами, выражение лица, интонация, модуляция голоса и другие характеристики речи). Неумение слушать и плохая обратная связь в межличностной коммуникации также мешают установить, действительно ли сообщение, принятое получателем, истолковано в изначально придававшемся ему смысле.

     Еще одним основанием для типологии  коммуникации в организации может служить степень их формализации.

     Формальная  коммуникация стандартизирует взаимоотношения между коммуникатором (передающим информацию) и реципиентом (принимающим информацию) в организации, строго регламентируемые организационными нормами, правилами, основными ценностями. Эти связи обладают высокой устойчивостью и надежностью и направлены на достижение организационных целей.

     Неформальная  коммуникация возникает в том случае, когда формальные связи не могут удовлетворять потребности членов социальных групп в организации. Данные связи обладают меньшей устойчивостью и направлены в основном на достижение целей малых социальных групп и отдельных личностей. Так, неформальные связи используются для информационного обеспечения взаимодействия между подразделениями (горизонтальные деловые связи), для удовлетворения потребностей членов организации в общении, взаимодействия с лидерами, конформности по отношению к групповым нормам. Неформальные связи не носят иерархического характера, но могут быть как горизонтальными (в подавляющем большинстве), так и вертикальными (например, дружеское общение между лидером и рядовым членом группы). Один из каналов неформальной коммуникации – распространение слухов. Таким образом, информация передается намного быстрее, чем по каналам формального сообщения.

     Помимо  перечисленных видов в организации  выделяют вербальную (письменную и устную) и невербальную (визуальную) коммуникацию.

     Коммуникация  организации с  внешней средой в современных российских условиях направлена на рыночный и институциональный уровни. Основной целью такого рода коммуникации является создание баланса между входом и выходом организации как системы и информационное обеспечение этого баланса. Такая коммуникация, как правило, ориентирована на различные адресные аудитории (рядовых потребителей, поставщиков, конкурентов, общественные организации или группы давления, государственные органы исполнительной и законодательной власти и т. д.). Помимо обеспечения баланса решаются также следующие задачи: создание имиджа организации на местном, государственном и международном уровнях; обеспечение связи с имеющимися и потенциальными потребителями (например, с помощью рекламы); воздействие на разработку законов, постановлений, касающихся деятельности данной организации (например, используя лоббирование).

 

2. Эффективность коммуникационных процессов и коммуникационный менеджмент

     Эффективность коммуникационных процессов в организации зависит от многих факторов: уровня и масштабности поставленных задач, организационной структуры, организационной культуры, квалификации менеджеров, стиля лидерства и др.

     В годы, связанные с рыночными развитием в РФ, все больше ценится умение организации достигать взаимопонимания и сотрудничества с контактными аудиториями, в составе которых живут, работают, конфликтуют ее сотрудники. Поэтому практически нет организаций, у которых не было бы коммуникационных проблем и необходимости в их профессиональном разрешении.

     Коммуникационный  менеджмент – это самостоятельный  вид специального менеджмента, осуществляющий познание и использование закономерностей обмена информацией, знаниями и интеллектуальной собственностью в процессе формирования и развития экономических систем. Это взаимодействие и взаимосвязь во времени и пространстве элементов, которые формируют и эффективно используют все виды капитала экономических систем. Это такая система управления, которая посредством интегрированной коммуникации с целевыми аудиториями способствует достижению максимальной эффективности по всем направлениям развития организации в условиях изменяющейся внешней среды. Наконец, коммуникационный менеджмент – это профессиональная деятельность производителя, посредника и потребителя по реализации коммуникационной стратегии, сформированной в соответствии с мотивами, установками, интересами, отношениями и конкретными целями каждого.

     Политика  коммуникационного менеджмента  – это научно выверенные и научно обоснованные коммуникационные программы, которые служат как организации, так и общественным интересам; это грамотный выбор и формирование оптимальных каналов коммуникации; это обязательное следование этическим нормам бизнеса. На современном этапе экономического развития коммуникационный менеджмент становится индикатором Ценностной ориентации общества, его стремления к модернизации, а также индикатором выбора критериев эффективности государственной политики в целом и в области экономики в частности.

     Миссия  коммуникационного менеджмента  заключается в формировании и  реализации стратегии приращения ценности человека и фирмы/ организации как субъекта хозяйствования через увеличение всех видов капитала экономической системы. Миссия напрямую связана со стратегией коммуникационного менеджмента, которую в общем виде можно рассматривать как долгосрочную программу достижения основных коммуникационных целей организации в рамках ее стратегического управления.

     Цель  коммуникационного менеджмента  – повышение эффективности экономической системы, формирование и использование всех видов ее капитала путем организации коммуникативного пространства – формирует соответствующие задачи:

     отбор и аккумулирование информации из внешних по отношению к данной экономической системе источников;

     классификация, трансформация, обеспечение доступности  информации;

     распространение и обмен информацией как внутри системы, так и вне ее;

     поиск эффективных способов, инструментов и механизмов интегрированной коммуникации;

     воплощение  фирменной коммуникации в продуктах, услугах, документах, базах данных и  программном обеспечении;

     создание, оценка и использование нематериальных активов.

     Классические  функции коммуникационного менеджмента - постановка цели, планирование, организация, мотивация, контроль и оценка результатов.

     Специфика коммуникационного менеджмента отражена также в ряде специализированных функций:

     интегративная – выступает как средство объединения деловых партнеров, специалистов и т. п. для коммуникативного процесса, генерирования идей; обусловлена использованием новых управленческих, маркетинговых и информационных технологий, инновационной активностью и творчеством;

     информационная  – ставит цель расширить информационный фонд партнера, передать необходимую  для профессиональной деятельности информацию, прокомментировать инновационные  сведения; обусловлена знанием закономерностей информационного обмена, который совершается для достижения какой-то практической цели, решения какой-то проблемы;

     контактоустанавливающая – ставит цель сформировать у деловых партнеров ценностные ориентации и установки, убедить их в правомерности тех или иных стратегий взаимодействия, сделать их своими единомышленниками; от ее реализации зависит успех коммуникативного замысла, поэтому требуется доскональное знание целевой аудитории;

     функция самопрезентации – позволяет организации самовыразиться и самоутвердиться, продемонстрировать свой интеллектуальный потенциал; реализуется при создании имиджа, репутации, которые, однако, могут и не соответствовать статусу и коммуникативной роли;

     ритуальная – формирует у партнеров эмоциональный настрой, передает чувства, переживания, побуждает к необходимому действию, сохраняет старые традиции организации, создает новые; используется в методах работы с персоналом (корпоративные празднества, награждения, чествования по поводу и т. д.), а также осуществляется при официальных церемониях;