Коммуникационные преграды и их преодоление

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Анализ коммуникационной системы в ЗАО «Пикник».

5.1 Характеристика организации.

Закрытое акционерное общество «Пикник» - это коммерческое предприятие г. Киров, занимающееся в основном оптовой торговлей продовольственными товарами и различными промышленными изделиями.

Предприятие существует 6 лет, и все это время динамично  развивается. В настоящее время  численность работников составляет 60 человек. Товарооборот и номенклатура реализуемой продукции стабильно  увеличивается. Предприятие является коммерческим, форма владения - частная. Именно поэтому большинство вопросов на предприятии решается в упрощенной форме. На предприятии действует  демократический тип руководства.

Исходящие коммуникации в ЗАО «Пикник» осуществляется на оперативных совещаниях у директора, на оперативках у начальников отделов, и в течение рабочего дня в результате прямого общения руководителя со своими подчиненными. Подавляющее большинство всей информации передается в устной форме. Лишь на некоторых совещаниях у директора ведется протокол.

Восходящая коммуникация также присутствует, но в значительно  меньшей степени. Работники предприятия грамотно и добросовестно выполняют свою работу и часто не докладывают руководству о проделанной работе и ее результатах, т.к. считают это не обязательным, а выполнение всех указаний руководства считается повседневной нормой. Гораздо большую роль на предприятии занимают горизонтальные коммуникации. Большинство вопросов решается между работниками разных отделов без участия начальников отделов. При этом вопросы решаются в устной форме и очень оперативно. Некоторые горизонтальные коммуникации осуществляются с помощью компьютерной или телефонной сети.

Коммуникации руководителя с подчиненными или с рабочей  группой также очень значительны. В течение рабочего дня неоднократно производится обмен мнениями по поводу какой-либо проблемы и путей ее решения. При этом рядовые работники смело высказывают свое мнение и часто даже спорят с начальником. В итоге, как правило, приходят к совместному решению, с которым согласно большинство присутствующих. Иногда такие обсуждения происходят стихийно и без присутствия начальника.

Неформальные коммуникации также имею место. При этом обсуждаются  как производственные вопросы, так  и сугубо личные. Основные темы подобных разговоров - автомобили и их ремонт, отдых в выходные дни, поездки  работников в другие города, обсуждение телевизионных программ и рассказ  новых анекдотов. При этом женская часть коллектива предпочитает вести подобные разговоры прямо на рабочем месте и даже в ущерб основной работе. Таким образом, в организации существует такая конфигурация неформальных коммуникационных сетей, как сеть-сплетня. В процессе наблюдения за работой данного предприятия выявились преграды организационных коммуникаций, недостатки в существующих коммуникациях и предложения способов повышения их эффективности.

На наш взгляд, можно  значительно повысить эффективность  нисходящих коммуникаций. Для этого  потребуется проводить оперативные  совещания у директора и начальников  отделов в строго определенное время с обязательным присутствием всех необходимых работников. При существующей же системе некоторые работники отсутствуют на совещаниях, т.к. время их проведения заранее не определяется. Таким образом, какая-то информация доходит до этих работников с опозданием через кого-то, а какая-то информация и вовсе не доходит. Изменить существующий порядок несложно, для этого не требуется никаких материальных затрат, а выгода очевидна.

Система горизонтальных коммуникаций на предприятии также , на наш взгляд, несовершенна. Многие практические вопросы решаются работниками разных служб, что само по себе не плохо. Однако, руководство, не владея информацией об этом, иногда дает подобное задание другим работникам, и эта работа дублируется ими. Еще хуже, когда работники разных служб в процессе решения практических задач принимают ошибочные решения, либо решения, выходящие из уровня их компетентности. В этом случае всему предприятию наносится моральны и материальный ущерб. На предприятии существуют преграды в организационных коммуникациях. Это прежде всего фильтрование информации, передаваемой работниками предприятия своим руководителям. Рядовые работники часто считают, что незачем докладывать руководству различные мелочи, однако они не всегда правы, и это также может сказаться на результатах работы предприятия в целом.

Таким образом, при ознакомлении с деятельностью ЗАО «Пикник» были выявлены существующие преграды и недостатки в организационных  коммуникациях. Суть предложений по улучшению эффективности сводится к следующему:

1. Установить на предприятии четкий график проведения оперативных совещаний всех руководителей и начальников отделов.

2. На оперативных совещаниях  начальников отделов значительно  расширить круг рассматриваемых  и обсуждаемых вопросов, что увеличит  объем восходящих и нисходящих  коммуникаций.

 

Заключение.

Коммуникации не случайно являются связующим процессом при  осуществлении множества выполняемых  операций в организации. Без них  невозможен ни один из видов деятельности (управленческой, производственной, маркетинговой). Именно поэтому вопрос о роли коммуникации возник в начале XX века, т.е. во время становления таких наук как менеджмент, организационное поведение и др.

В исследуемой нами организации  «Пикник» встретился такой тип руководителя как гуманист-коммуникатор - он активно  осуществляет процесс коммуникаций в рамках организационной иерархии как снизу вверх, так и сверху вниз и вообще склонен к деятельности, ориентированной на людей. Вместе с тем, всегда необходимо учитывать виды коммуникаций в организации и их особенности. Теоретически выделяют формальные и неформальные организационные коммуникации. Формальные коммуникации, в свою очередь, подразделяются на вертикальные (межуровневые) и горизонтальные (интерактивные). Вертикальные коммуникации состоят из нисходящих и восходящих. На практике прослеживается существование всех видов организационных коммуникаций, но в разных пропорциях. Горизонтальные преобладают на вертикальными, нисходящие - над восходящими.

В исследуемой нами организации  ЗАО «Пикник» можно выделить следующие  проблемы в управлении коммуникациями: фильтрование, информационные перегрузки, давление времени, сплетни и слухи. Помимо перечисленных проблем теоретически существуют еще такие преграды в  организационных коммуникациях, как  искажение сообщений, неудовлетворительная структура организации, внутригрупповой  язык, различия статуса. Преодоление  этих преград возможно следующим  образом: необходимо регулирование  информационных потоков, корректировка  управленческих действий, налаживание  систем обратной связи и сбора  предложений, создание информационных справочников о деятельности организации, совершенствование информационных технологий. Для исследуемой организации  ЗАО «Пикник» мы предложили следующие  методы: регулирование информационных потоков с целью увеличения объема восходящих и нисходящих коммуникаций, а также корректировка управленческих действий с целью осуществления более тесных контактов руководства с начальниками всех отделов. Эти предложения по повышению эффективности организационных коммуникаций в ЗАО «Пикник» были приняты к сведению руководства.

 

 

 

 

 

Список использованной литературы.

Бакут П.А. Информационные ресурсы- вопросы теории практики, // ИРР.- 1999.-№ 3.

Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. - М.: Финансы и статистика, 2001. -368 с.

Казанцев А.К. «Общий менеджмент». Москва. «ИНФРА-М». 1999.

Филип Котлер. «Основы маркетинга». Москва. Издательская группа «Прогресс» «Универс». 1993. -733 с.

Philip Kotler. «Atmospherics as a Marketing Tool». - Journal of Retailing, Winter 1973/74.

Thomas S. Robertson. «Innovative Behavior and Communication». N.Y., «Holt, Rinehart & Winston», 1971, p.718.