Коммуникации в деятельности организации

     Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими  своего внешнего окружения. С потенциальными потребителями они общаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, "имиджа" организации на местном, общенациональном или международном уровне.

     Организациям  приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в  этой связи пространные письменные отчеты. В своих ежегодных отчетах  любая компания сообщает информацию по финансам и маркетингу, а также приводит сведения о своем размещении, возможностях карьеры, льготах и т.п. Используя лоббистов и делая взносы в пользу разных политических групп, комитетов, организация пытается влиять на содержание будущих законов и постановлений.

     Таким образом, совместная деятельность людей предполагает контакты между ними и обмен необходимой информацией. Только на этой основе люди, объединенные в организацию, могут достигать своих целей. Любая организация, в том числе и на уровне малой группы, обязательно имеет соответствующую систему коммуникаций (связей), которая обеспечивает обмен информацией между ее членами. 

     1.2 Совершенствование коммуникаций для  эффективного управления и информационные технологии 

     Рассмотрим  некоторые способы совершенствования  информационного обмена в организации.

1. Регулирование информационных потоков.

     Руководители  на всех уровнях организации должны представлять потребности в информации собственные, своих начальников, коллег и подчиненных. Информационные потребности в значительной мере зависят от целей руководителя, принимаемых им решений и характера показателей оценки результатов его работы, а также его отдела и подчиненных.

2. Управленческие действия.

     Руководитель  может практиковать короткие встречи  с одним или несколькими подчиненными для обсуждения грядущих перемен, новых приоритетов, распределения работы и т.п. Подчиненный может предпринимать подобные шаги, добиваясь по своей инициативе контакта с руководителем или товарищами по работе.

     3) Системы обратной связи.

     Один  из вариантов системы обратной связи — перемещение людей из одной части организации в другую с целью обсуждения определенных вопросов. Опрос работников — еще один вариант системы обратной связи.

     4) Системы сбора предложений. Системы  сбора предложений разработаны  с целью облегчения поступления информации наверх. Все работники получают при этом возможность генерировать идеи, касающиеся совершенствования любого аспекта деятельности организации.

     5) Информационные бюллетени, публикации  и видеозаписи организации. Относительно  крупные организации, как правило, издают ежемесячные бюллетени, которые содержат информацию для всех работников.

     6) Современная информационная технология. Последние достижения в области  информационной технологии могут  способствовать совершенствованию  обмена информацией в организациях. Электронная почта — эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в разных штатах и странах.

     Хотя  общепризнано, что коммуникации имеют  огромное значение для успеха организаций, опросы показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. Согласно еще одному опросу примерно 250 тыс. работников 2000 самых разных компаний обмен информацией представляет одну из самых сложных проблем в организациях. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации - одна из главных причин возникновения проблем.

     Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, мы должны учиться  снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшими, более эффективными менеджерами. Эффективно работающие руководители - те, кто эффективен в коммуникациях.

     Процессы  коммуникаций позволяют руководителям  эффективно выполнять свою работу и принимать решения о выборе оптимальной стратегии для достижения поставленных целей.

     Для эффективного функционирования производственного  коллектива необходимо наличие в  нем систем как формальных, так  и неформальных коммуникаций. Если организация обладает только системой формальных коммуникаций, процесс прохождения информации будет бюрократизироваться. Если же окажется превалирующей система неформальных коммуникаций, это приведет к распространению слухов и предположений, мешающих деятельности организации. Таким образом, нужен определенный баланс данных систем, оптимальное соотношение между ними.

     Важной  задачей управления производственными  коллективами является обеспечение  работников достаточным количеством  информации, необходимой им для успешной производственной деятельности и хорошего самочувствия. Говоря о важности информированности каждого работника в системе управления, следует отметить, что его эффективной деятельности может мешать не только недостаток, но и избыток информации. Таким образом, важно обеспечивать работников оптимумом информации.

     Улучшение информированности в производственных коллективах возможно лишь на основе выявления информационных потребностей всех работников, независимо от их места  в структуре управления. Отсюда следует, что определение оптимума социально-производственной информации в каждом конкретном случае должно быть результатом учета целей и потребностей как субъекта, так и объекта управления.

     Информационные  технологии – это интеграция компьютеров, электроники и средств связи.

     Мы  употребляем выражение информационные технологии (ИТ), включая в него не только компьютерные технологии (оборудование и программное обеспечение) для изготовления и хранения информации, но также и технологии связи для передачи информации.

     Последние достижения в области информационных технологий могут способствовать совершенствованию обмена информацией в организациях. Персональный компьютер уже оказал огромное воздействие на информацию, которую руководители, вспомогательный персонал и рабочие рассылают и получают. Электронная почта дает работникам возможность направлять письменные сообщения любому человеку в организации. Кроме того, электронная почта - эффективное средство связи между людьми, находящимися в разных конторах, разных городах и даже в разных странах. В ходе видеоконференций люди, находящиеся в разных местах, в том числе и в разных странах, обсуждают всевозможные проблемы, глядя друг другу в лицо. Появились компьютерные программы, обеспечивающие работу группы сотрудников, находящихся в различных местах.

     Управляющие ИТ также включают управление сетями, которые соединяют работников с другими географическими регионами, так как возможно общаться с поставщиками и клиентами через Интернет.

     Информационная  технология позволяет нам достичь  следующих целей:

     1. Сократить время получения информации  (то есть свести к минимуму задержки в получении информации из-за ее возможной недоступности, из-за почты, из-за отправления информации по неправильному адресу или просто по причине выходного дня в компании).

     2. Ликвидировать излишнюю и повторяющуюся  работу (ненужные задания типа перепечатывания и нудная сортировка и поиск документов).

     Оптимизировать  использование человеческих ресурсов (для заданий, требующих рассуждения, инициативы, оценки).

          Таким образом, руководитель может повысить эффективность межличностных обменов, проясняя идеи для того, как сообщать их, учитывая возможные различия - семантики и восприятия, - представляя значение языка поз, жестов и интонаций, поощряя формирование обратной связи.

     Внедрение новых информационных технологий в  управленческую деятельность преследует не только автоматизацию рутинных методов обработки информации, но и организацию информационно-коммуникативного процесса на качественно новом уровне.

 

      Глава 2. Эффективность коммуникаций на ОАО «Вэлконт» 

     2.1 Анализ коммуникационных процессов 

ОАО «Электромашиностроительный завод «ВЭЛКОНТ» находится в г. Кирово-Чепецке по ул. Ленина 1б.

         ОАО «Электромашиностроительный завод «ВЭЛКОНТ» был создан в декабре 1970 г. по инициативе Кировского электромашиностроительного завода им. Лепсе и ориентирован на производство коммутационной аппаратуры для авиационной промышленности.

         25 апреля 1972 г. Приказом Министерства авиационной промышленности филиал Кировского электромашиностроительного завода им. Лепсе в г. Кирово-Чепецке переименован в «Кирово-Чепецкий электромашиностроительный завод» (КЧЭМСЗ).

        В 1973г. коллектив завода освоил сразу 4 типа реле и, начиная с этого времени, активно шла работа по расширению номенклатуры новых изделий и увеличению объемов производства.

        В 1981г. на заводе был изготовлен первый контактор серии ОДЛ облегченного типа. Это изделие нового поколения шло на замену устаревших контакторов серии ДОД.

       В настоящее время предприятие выпускает более 30 видов реле и контакторов, которые применяются практически на всех летательных аппаратах.

       Шли годы – рос завод. В 1983г. сдана в эксплуатацию многоэтажная часть корпуса №1 площадью 7 тыс.кв.м. В новом корпусе был организован сборочный цех с современным технологическим оборудованием по производству микроэлектронной техники для авиационной промышленности. Коллективом освоено более 20 типов микросборок различного уровня сложности на основе тонко- и толстопленочной технологии для бортовых систем оборудования летательных аппаратов.

         Два десятилетия завод численностью 3,5 тыс. квалифицированных специалистов работал стабильно, осваивал новые изделия, постоянно наращивал объемы производства.

         Наряду с авиационными комплектующими, завод производил изделия бытовой техники и товары народного потребления: устройства блокировки люка для стиральных машин-автоматов «Вятка», бытовые светильники, детские игрушки и другое.

          В этот же период завод выпускал масштабные модели из цинкового сплава для западногерманской фирмы «КРУПП», экзаменационные классы «Вятка-5», «Вятка-20».

         Следуя за переменами на рынке и максимально используя накопленный опыт работы в авиационной промышленности, «ВЭЛКОНТ» освоил производство комплектующих изделий для автомобильной промышленности.

         С производства выключателя фонарей заднего хода в 1993г. на заводе зародилось целое направление по производству автоэлектроаппаратуры.

        1994 г. генеральным директором ОАО «ВЭЛКОНТ» был избран Шестаков Владимир Сергеевич. Под его руководством была проведена организационная, структурная перестройка всего предприятия проведена большая работа по экономии энергоресурсов и материалов.

        С 1998г. завод приступил к производству резинотехнических изделий на основе фторкаучука СКФ-26, которые отличаются высокими параметрами тепло- и износостойкости.

        Постоянно расширяя номенклатуру, «ВЭЛКОНТ» сотрудничает с ведущими автомобильными, моторными и агрегатными заводами автопрома: АвтоВАЗ, ГАЗ, ЗМЗ, Ижмаш, УАЗ, КАМАЗ, ЗИЛ, ММЗ, СОАТЭ и др.

        На базе авиационных изделий разработаны реле и контакторы для железнодоржного транспорта, которые применяются в электрооборудовании вагонов нового поколения, серийных, а также в вагонах метрополитена.

        Система качества ОАО «ВЭЛКОНТ» сертифицирована НО «Союзсерт» на соответствие требованиям ГОСТ Р ИСО 9001.

        Оснащенность инструментального цеха позволяет своими силами изготавливать необходимую производствам технологическую оснастку. Предприятие имеет свою испытательную базу для проведения климатических и механических испытаний, а также свободные площади и оборудование для увеличения объема выпускаемой продукции и освоение новых видов изделий.

          В 2007г. ОАО ВЭЛКОНТ представлял свою продукцию на международной специализированной выставке "Автопром. Автокомпоненты-2007" в г. Тольятти.

          Сегодня предприятие поставляет для автомобильных заводов: клапан электромагнитный, выключатель массы дистанционный, выключатель блокировки дифференциала, выключатели света фонарей заднего хода, выключатели дверные, датчик уровня масла, датчики уровня охлаждающей и омывающей жидкостей, прикуриватели, контакторы и др. изделия.