Коммуникации и управление организацией

Оглавление

 

ВВЕДЕНИЕ                                                                                                              3   1. УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЕЙ                                                                   5   2. Коммуникации в системе управления                                      10 2.1. Развитие коммуникаций в системе управления                                          2.2. Коммуникации – понятие, виды и функции                                                2.3. Коммуникационные  стили                                                                            13   3. Коммуникационные процессы                                                            17 3.1. Коммуникационный процесс 3.2. Коммуникационные  сети                                                                               20 3.3. Коммуникационные  помехи                                                                          23 3.4. Эффективность коммуникационных процессов                                          26   ЗАКЛЮЧЕНИЕ                                                                                                     30   СПИСОК использованных источников                                           32

 

                                     ВВЕДЕНИЕ 
 
            Актуальность выбранной темы заключается в том, что коммуникации имеют огромное значение для успеха деятельности предприятий и представляют одну из сложных проблем   менеджмента. По существу это своего рода «кровеносная  система»  единого организма фирмы. Эффективно работающими руководителями считают тех, кто эффективен в коммуникациях.  Менеджеры должны в совершенстве владеть искусством коммуникации, так как, образно говоря, они выполняют работу «чужими руками».

 Каждая более или  менее развитая организация должна иметь в своей структуре специальный орган, основным видом деятельности которого служит выполнение некоторой совокупности функций, направленных на обеспечение участников организация целями, координацию их усилий. Такой вид деятельности называется управлением.

 Чтобы выжить, организация должна сохранять устойчивость по отношению к дисинтеграционному давлению на нее из внешней среды. Для этого организация развивает и сохраняет свою структуру и культуру. Однако решение только проблем структуры не является достаточным. Набор статусов (должностей) и ролей составляет формальную организационную структуру. Однако не они определяют жизненный потенциал организации, а люди, занимающие эти должности или выполняющие эти роли. Сотрудники организации в различной степени проявляют свою индивидуальность в процессе выполнения работы. В результате не только проявляются разные стили в выполнении одной и той же работы, но и проявляются различные образцы отношений между людьми в организации. Со временем такие образцы «типизируются», из них вырастают традиции, определяющие характер и направленность того, как люди взаимодействуют в организации.

Управление в организации  осуществляется через людей. Одним  из важнейших инструментов управления в руках менеджера является находящаяся  в его распоряжении информация. Используя и передавая эту информацию, а также получая обратные сигналы, он организует, руководит и мотивирует подчиненных. Многое зависит от его способности передавать информацию таким образом, чтобы достигалось наиболее адекватное восприятие данной информации теми, кому она предназначена.

Процесс передачи информации и средства для этой передачи носят  название коммуникации. Одновременно под коммуникацией понимают связь между объектами, а также сам процесс взаимодействия в организации и между организациями. Коммуникации играют в менеджменте огромную роль, являются важнейшим средством для достижения целей организации.

Развитие новых коммуникационных технологий прямо и опосредованно влияет на экономические процессы. Специалистами прогнозируется значительное изменение рынка труда, а в качестве показателей новой фазы рыночного хозяйства определяются глобализации, ускорение и децентрализация.

          Объектом данного исследования являются коммуникации и управление организацией. 
          Цель работы – коммуникации, создание и управление организацией, рассмотрение ее структуры и задач управления, и выработка рекомендаций по увеличению эффективности работы.

          Для достижения цели поставлены следующие задачи:

          - рассмотреть управление организацией;

          - раскрыть понятие коммуникации, её стили и виды;

          - исследовать организационные процессы;

            

 

 

             1. УПРАВЛЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИЕЙ

 

          Управление - это функция специфического  органа организации, которая обеспечивает направление деятельности всех без исключения элементов организации, удерживает в допустимых пределах отклонение отдельных частей и организации в целом от поставленных целей. Например, отдел в государственном учреждении имеет нормы и правила, по которым регулируется рабочее время сотрудников, количество и качество их работы, отношения с другими отделами и т.п. Руководство отделом, выполняя функцию управления, контролирует выполнение этих норм и правил, применяя методы вознаграждения или наказания.

          Управление организацией в наше  динамичное время представляет  собой сложную работу, которую  нельзя выполнять успешно, руководствуясь  простыми сухими заученными формулами.  Руководитель должен сочетать  понимание общих истин и значимости многочисленных вариаций, благодаря которым ситуации отличаются одна от другой.

Функционирование современных  организаций сталкивается с множеством проблем, часть из которых типовые  и могут быть сравнительно просто решены специалистами с помощью обычных технологий разработки и реализации решений. Для разрешения нетиповых проблем требуются специальные технологии-разработки решений, и, наконец, решение части проблем может быть не по силам как руководителям, так и специалистам. Набор таких проблем характеризует организацию как один из самых сложных объектов для изучения и познания. Особый интерес представляет система управления организацией. Ее изучение и совершенствование – постоянная задача руководителя.

Система управления (СУ) – совокупность всех элементов, подсистем и коммуникаций между ними, а также процессов, обеспечивающих заданное (целенаправленное) функционирование организации.

           Для системы управления организаций  необходимо:

• разработать миссию организаций;
• распределить функции производства и управления;
• распределить  задания между работниками;
• установить порядок взаимодействия работников и последовательность выполняемых ими функций;
• приобрести или модернизировать технологию производства;
• наладить систему стимулирования, снабжение и сбыт;
• организовать производство.

           Осуществление перечисленных мероприятий  требует создания СУ, которая  должна быть согласована с  системой производства организации  (рис.1).

 
Рис. 1. Система управления организаций

 

          СУ состоит из четырех подсистем: методологии, процесса, структуры и техники управления.

          Методология управления включает цели и задачи, законы и принципы, функции, средства и методы, школы управления.

          Процесс управления – часть управленческой деятельности, включающая формирование системы коммуникаций, разработку и реализацию управленческих решений, создание системы информационного обеспечения управления. 
           Структура управления – совокупность устойчивых связей объектов и субъектов управления организации, реализованных в конкретных  организационных формах. Структура управления включает функциональные структуры, схемы организационных отношений, организационные структуры и систему обучения или повышения квалификации персонала. 
            Техника и технология управления включают компьютерную и организационную технику, офисную мебель, сети связи, систему документооборота.  
           Методология и процесс управления характеризуют управленческую деятельность как процесс, а структура и техника управления – как явление.  Все элементы, входящие в СУ, также должны быть профессионально организованы для эффективной работы компании в целом.

          Основными элементами, составляющими систему управления компанией, являются: цель, процесс управления, метод, коммуникации, задача, закон, принцип, организационные отношения, функция, технология, решение, характеристики информационного обеспечения, система документооборота, организационная структура.

          Цель – идеальный образ желаемого, возможного, необходимого и исторически приемлемого для компании.

          Процесс управления – последовательность  этапов формирования и осуществления  воздействия для достижения цели.

Метод – способ воздействия на человека и коллектив. Выбирается исходя из приоритетов потребностей и интересов человека или коллектива.

           Коммуникации – процесс взаимодействия  или противодействия в системе  «человек – человек», «человек  – компьютер» посредством передачи  информации.

Задача – конкретная проблема, вытекающая из цели, требующая разрешения.

Закон – необходимое и устойчивое отношение между явлениями. Бывают законы природы, общественного развития и общественных институтов (государств). Законы не имеют альтернатив.

Принцип – основное положение какой-либо теории, учения, мировоззрения. Принципы имеют альтернативы.

Организационные отношения – различные виды воздействий на человека, в том числе административные, функциональные, патронажные.

Функция – порученная человеку работа, услуга или обязанность.

Технология – совокупность способов и процессов для выполнения заданных функций.

Решение – результат мыслительной деятельности человека, приводящий к выводу или действиям Характеристики информационного обеспечения – параметры объема, ценности, достоверности, насыщенности и открытости информации.

Функциональные структуры – схемы взаимодействия функций, необходимых для успешной деятельности компании. Система документооборота – принятый в организации порядок передвижения входящих, исходящих и внутренних документов.

Организационная структура  – схема взаимодействия должностей, функций и подчиненностей.

           Цели компании разделяют на  группу конкретных задач, которые  объединяют по сфере деятельности: экономические, технические, социальные, экологические задачи и т. д. 

 Для решения задач  формируют набор функций или операций, которые необходимо выполнить. Так, для решения экономических задач необходимо выполнение следующих функций: бухгалтерский учет, труд и заработная плата, маркетинг и др.

 Для решения ряда  различных задач могут потребоваться одинаковые функции. Поэтому весь набор функций анализируется, группируется и затем составляется функциональная структура компании. В зависимости от условий функционирования компании процесс выполнения функций может быть циклическим и разовым, непрерывным и дискретным, последовательным и параллельным.

 Выбранная схема  процесса определяет приоритет  тех или иных организационных  отношений. Исходя из функциональной  схемы, процесса и организационных  отношений, определяют состав  персонала по численности и  квалификации. Этих данных достаточно, чтобы построить организационную структуру управления (линейно-функциональную, иерархическую, матричную и др.).

 Зная перечень всех  должностей, выполняемых функций  и подчиненность, можно рассчитать  техническое оснащение рабочего места персонала. После этого в соответствии с делегированными полномочиями работники могут разрабатывать, согласовывать, принимать, утверждать и реализовывать решения. Кроме того, практически на все элементы распространяются законы и правила (принципы) профессиональной деятельности. С этого момента компания считается приступившей к работе.[10]

 Я считаю, успешная  работа организации во многом  зависит от руководящего лица  и его решений, но большую  роль также играет правильный  подбор персонала, организация работы, внешнего вида предприятия и персонала. Необходимо также учитывать экономическое положение людей, изменение их потребностей и желаний и конкуренцию в данном виде услуг.

 

 

 

2.Коммуникации в системе управления

2.1. Развитие коммуникаций в системе управления

         Поскольку в нашей стране появление и становление коммуникаций (как и всего менеджмента) произошло не так давно (10 лет – это небольшой период), то огромную роль в дальнейшем их развитии играет правильный подход к изучению опыта компаний зарубежных стран и современных российских предпринимателей. 
          В России коммуникации претерпели коренное изменение. От административно-командной системы страна резко перешла к рыночным отношениям. Если раньше управление предприятием   в основном заключалось в том, что от руководства к подчиненным поступали приказы, которые нельзя было не уточнить, не обсудить, инициативность наказывалась, а сообразительные работники не могли продвинуться по службе, то сегодня руководители предпочитают другой подход к организации  работы с подчиненными.  Инициативность теперь приветствуется, проводятся общие коллективные собрания, на которых обсуждаются проблемы развития фирмы, выслушиваются просьбы, предложения подчиненных, применяются не только моральные, но и материальные поощрения. Естественно в обоих описанных мной ситуациях есть исключения. Так при командно-административной системе были предприятия с налаженными коммуникациями, но преобладали в основном с разрозненными коммуникативными потоками, без обратной связи и т.д. Так и сейчас существуют фирмы, где организация руководства находится на низком уровне, ошибочно построены коммуникации.