Комментарий как жанр и как метод

     Руководитель  – хозяин кабинета обычно предлагает посетителю сесть. Более почетным считается  место лицом или боком к  окну, при этом хозяин кабинета старается  сесть лицом к двери, поскольку  может возникнуть необходимость недолгого общения с секретарем или кем-либо из сотрудников, появляющихся в дверях кабинета; в этом случае руководителю достаточно сделать скупой, но выразительный жест рукой, означающий «я очень занят». В случае же, если хозяин кабинета не видит входной двери, сотруднику или секретарю придется пройти через весь кабинет и подойти к руководителю, чтобы услышать все то же «я очень занят». И вся ситуация рискует выглядеть нелепо, а сам руководитель может показаться не очень вежливым – и по отношению к своим сотрудникам, и по отношению к посетителю.    В  этикете существует одна важная деталь: принято, даже в служебной обстановке, женщине, вошедшей  в кабинет в качестве посетительницы, не указывать на конкретное место, на которое она должна сесть. Женщина может сама выбрать себе место. Хозяин кабинета в этом случае может сказать: «Пожалуйста, садитесь, где Вам удобнее».      Личный контакт руководителя, по существу, сводится к беседе. Ведение беседы требует умения точно, кратко, в этичной форме выражать свои мысли и уметь слушать собеседника. Руководителю не следует перебивать подчиненного, проявлять так называемые барские манеры. Но и от подчиненного в свою очередь требуется вести беседу только по существу дела, не расходуя зря времени руководителя. Умение вести деловую беседу обязательно для каждого сотрудника, это является его прямой служебной обязанностью.            В том случае, если во время беседы руководителя с подчиненным по тем или иным причинам в кабинете находятся другие сотрудники, им рекомендуется воздерживаться от вмешательства в разговор. Если же эти сотрудники специально вызваны руководителем, чтобы дать объяснения какому – либо факту, им следует участвовать в разговоре лишь тогда, когда этого попросит руководитель.         Иногда руководитель хочет угостить посетителя. В качестве угощения используют чай, кофе, прохладительные напитки, но не более того, поскольку кабинет руководителя – не место для приема. Обычно чай или кофе предлагаются посетителю через несколько минут после начала беседы. Выпечка (печенье, кексы) подается редко, и уж если секретарь решила подать кондитерские изделия, они должны быть таковы, чтобы не возникало необходимости их ломать или резать, так как при этом появляются крошки, с которыми и посетитель, и хозяин не знают, что делать.     Организует подачу чая и кофе обычно секретарь, непосредственно подает – секретарь или специально выделенная для этого сотрудница. Обычно порядок подачи отработан раз и навсегда, поэтому проблем практически не возникает. Чашки и чайник (или кофейник) размещаются на подносе, вносимом секретарем, чашка наполняется на ¾ и подается визитеру правой рукой, если обстоятельства этому не препятствуют, справа от посетителя. Убирается чашка тоже правой рукой и слева от гостя.   

     Если посетитель в кабинете руководителя не один, соблюдается определенная очередность в подаче кофе или чая: сначала посетительнице – женщине, затем посетителям – мужчинам и в последнюю очередь – хозяину кабинета. Иногда посетители располагаются в кабинете руководителя таким образом, что трудно соблюсти требуемую очередность подачи кофе. В этом случае допускается, чтобы секретарь оставила понос с чашками и кофейником на столе, в доступном месте, и посетители сами берут чашки с подноса. Обычно такую форму подачи определяет хозяин кабинета, говоря секретарю: «Оставьте поднос здесь, мы справимся сами».  

    5.1 Прием граждан 

     Прием граждан сотрудниками органов и подразделений по чрезвычайным ситуациям является одним из главных факторов, способствующих пропаганде деятельности сотрудников ОПЧС и укрепления их связи с населением.

     Для реализации этой установки необходимо предварительно провести работу по доведению до населения через средства массовой информации дни и часы приема с указанием, какое конкретное руководящее лицо принимает посетителей. Кроме того, непосредственно в подразделении на видном месте вывешивается информация для посетителей, в которой даются графики приема посетителей с конкретным указанием, какие руководители отделов и служб ведут прием, к которым посетитель может обратиться для принятия решения по интересующему его вопросу. В дежурной части или у секретаря, помощника заводится специальный журнал, в котором записываются фамилия, имя и отчество, адрес, телефон и вопрос, с которым заявитель обращается к тому или иному должностному лицу.

     Руководящий работник должен быть компетентен в  вопросах, на которые ему приходится давать ответы посетителям, для чего, зная заранее вопросы, их интересующие, он консультируется со специалистами соответствующих служб.

     Принимающий посетителей руководитель обязан быть внимательным к заявителю, выслушивать каждого без торопливости, не перебивания, проявляя уважительность и такт, должен быть психологически готов к восприятию заявителя, который может быть излишне эмоционален, многословен, даже агрессивен. Он должен владеть приемами нейтрализации этих проявлений и уметь ввести беседу в спокойное русло.

     Руководитель, ведущий прием, должен стремиться давать максимально исчерпывающие ответы на вопросы заявителей, решая их как со специалистами служб или подразделений, так и с соответствующими органами и управлениями, от которых зависит решение поставленных посетителями проблем. В том же зависит решение поставленных посетителями проблем. В том же случае, когда принимающий руководитель не в состоянии ответить на вопрос, он сообщает посетителю, что ему будет дан письменный (если требуется) или устный ответ, определяя при этом срок ответа. Это делается для того, чтобы посетитель покинул подразделение удовлетворенным как характером встречи с руководящим лицом, так и результатами этой встречи.  
 

Заключение

       Исследования показывают, что руководитель  тратит до 80% рабочего времени  на общение. Следовательно, плодотворно  может работать лишь тот руководитель, который умеет организовывать  эффективное деловое общение. Решение этой задачи невозможно без знания психологических основ коммуникации и этики делового общения.

        Главным условием эффективности  делового общения является осознание  руководителем того, что возможность  реализации целей деятельности предприятия, фирмы, организации возрастает, если правильно организовать общение, добиться при этом создания атмосферы взаимопонимания, доверия и сотрудничества. Учёт особенностей обратной связи, использование психологических знаний для преодоления коммуникативных барьеров, а также правильный выбор типа коммуникативного воздействия и некоторые советы по этике общение существенно сократят затраты времени как руководителя, так и подчинённого.

        На протяжении всей жизни человек  интуитивно осваивает нормы и правила общения. Но для руководителя этого явно недостаточно. Поэтому необходимо систематическое обучение руководителей тем аспектам делового общения, которые имеют более или менее надёжную научную базу. Актуальной задачей является научная разработка тех вопросов общения, которые обусловлены спецификой управленческой деятельности.

        Джон Д. Рокфеллер, достигнув  вершины успеха, однажды сказал: “Умение общаться с людьми – такой же покупаемый за деньги товар, как сахар или кофе. И я готов платить за это умение больше, чем за какой-либо другой товар в мире”.

        С другой стороны, подчинённые и посетители также играют большую роль в межличностном общении. Они помогают руководителю выбрать правильную тактику общения и корректируют недоработки.

        Таким образом, общение объекта и субъекта управление представляет собой неразрывную взаимосвязь и рассматривать её надо целиком, в непосредственной близости.

Список использованной литературы 

1. Шейнов  В.П. Психология и этика делового контакта. – Минск: издательство Афалмея, 2000. – 182 с.
2. Профессиональная этика сотрудников правоохранительный органов - Под редакцией доктора философских наук, профессора А. В. Опалева и доктора философских наук, профессора Г. В. Дубова.
3. Аверьянов Л.А. Искусство задавать вопросы. М.,  1987.
4. Бадин С.М. Этика взаимоотношений. М., 1972.
5. Зигерт В. , Лонг Л. Руководитель без конфликтов. Пер. с     нем. М., 1990.
6. Каган М.С. Мир общения: проблемы межсубъектных отношений. М., 1988.
7. Комаров В.Д. Служебная этика. М., 1968.
8. Крашенникова Е.А. Шаг навстречу. М., 1988.
9. Туренко Б.П. Искусство быть руководителем. М, 1989.
10. Шепель В.М. Управленческая этика. М., 1998.
11. Шмидт Г. Искусство общения. Пер. с нем. М., 1992.
12. Юнита 1. М., 1997.