Кадровое делопроизводство в организации

2.Оформление  документов при увольнении рабочих  и служащих.

Работа  состоит из следующих операций:

- на основании заявления об  увольнении и личной карточки работника заполнение бланка приказа о прекращении трудового договора.

- составление проекта приказа  об увольнении, в котором указываются  фамилию, имя, отчество, занимаемая  должность, дата и причина увольнения  работника;

- на основании оформленного  приказа запись в личной карточке  работника даты, причины увольнения, номера приказа об увольнении;

- на основании приказа о прекращении  трудового договора запись в  трудовой книжке даты и причины  увольнения и номера приказа  об увольнении;

- выдача трудовой книжки под  расписку увольняемому;

- запись о выдаче трудовой  книжки в книге учета трудовых  книжек;

- изъятие личного дела из  картотеки, запись в личном  деле об увольнении и в журнале  уволенных;

- комплектование документов для  передачи в архив; 

- перемещение личной карточки в картотеку уволенных;

- составление отчета об увольнении  с работы.

3. Оформление  и учет трудовых книжек.

Работа  состоит из следующих операций:

- запись в бланк трудовой  книжки или вкладыша: на первой  странице – фамилии, имени,  отчества, года рождения, профессии  или должности и даты заполнения  книжки; на второй развернутой  странице – проставление штампа  предприятия и запись числа,  месяца, года зачисления на работу, профессии, разряда, даты и  номера приказа;

- отметка в книге учета движения  трудовых книжек и вкладышей  к ним; простановка на первой  странице трудовой книжки штампа  с надписью «Выдан вкладыш»;

- подготовка невостребованных  трудовых книжек для сдачи  в архив;

- ознакомление работников с  записями в трудовой книжке.

4. Запись  в трудовую книжку сведений  о работе, поощрениях и награждениях.

Работа  состоит из следующих операций:

- подборка трудовой книжки;

- на основании соответствующих  документов (паспорта, записи о переводе, приказа, распоряжения и т.д.) внесение  в трудовую книжку или вкладыша  к ней изменений по работе (перевод  в другое подразделение, перемещение  по должности, изменение оклада  или разряда), поощрений и награждений,  изменения фамилии и других  сведений;

- укладка трудовой книжки в  сейф.

5. Оформление  документов по учету движения  кадров.

Работа  состоит из следующих операций:

- на основании приказа запись  о переводе в трудовой книжке, личной карточке, личном деле  и в журнале переводов;

- составление приказа о переводе.

6. Составление  и корректировка графика отпусков.

Работа  состоит из следующих операций:

- получение графика отпусков  от подразделений;

- составление сводного графика  и его корректировка;

- доведение графиков до руководителей  подразделений; 

- контроль за соблюдением графиков  отпусков в течение года;

- составление и корректировка  графика отпусков руководящих  работников.

7. Оформление  отпуска.

Работа  состоит из следующих операций:

- на основании записки о предоставлении  отпуска запись в личной карточке  даты поступления на предприятие,  вида отпуска, даты ухода и  возвращения их отпуска и указание  периода, за который он предоставлен;

- подсчет продолжительности дополнительного  отпуска; 

- составление приказа на отпуск;

- запись в журнале регистрации  отпусков.

8. Ведение  картотеки работников по продолжительности  стажа для выплаты годового  вознаграждения и оформления  листка нетрудоспособности.

Работа  состоит из следующих операций:

- заполнение карточек (указание  фамилии, имени, отчества, цеха, продолжительности  стажа);

- пополнение картотеки и изъятие  карточек;

- внесение изменений в карточки.

9. Оформление  листа нетрудоспособности.

Работа  состоит из следующих операций:

- на основании личной карточки  или трудовой книжки определение  длительности непрерывного рабочего  стажа работника и заполнение  соответствующих граф листа нетрудоспособности (стаж работы, количество нерабочих дней, дата заполнения листка);

- регистрация листа в книге  учета.

 

3.2 Оценка деятельности рабочих кадров

 

Основным  методом оценки деятельности работников является аттестация.

Аттестация  – определение степени соответствия уровня квалификации работника квалификации выполняемой им работы.

При проведении аттестации исходят из следующих  основных принципов: законность; равное право граждан на любую должность  в соответствии со способностями  и профессиональной подготовкой, без какой либо дискриминации; профессионализм и компетентность; гласность; экономическая, социальная и правовая защищенность; ответственность за ненадлежащее исполнение своих должностных полномочий.

Оценку  квалификационного уровня работника  следует осуществлять комплексно и  основываться на учете специфики  труда той или иной категории  работников и достигаемой результативности в работе.

Основными задачами аттестации работников являются:

- определение служебного соответствия работника занимаемой должности;

- выявление перспективы использования потенциальных способностей и возможностей работника;

- стимулирование профессиональной компетенции работника;

- определение направлений повышения квалификаций, профессиональной подготовки или переподготовки работника;

- внесение предложений о перемещении кадров, освобождение работника от должности, а также переводе на более (или менее) квалифицированную работу.

Аттестация  работников может носить очередной (регулярный) и внеочередной характер.

Внеочередная  аттестация проводится по решению руководителя предприятия.

Как правило, аттестации не подлежат работники, проработавшие в занимаемой должности  менее одного года, беременные женщины. Женщины, находящиеся в отпуске  по уходу за ребенком подлежат очередной  аттестации не ранее чем через  год после выхода их на работу.

Конкретные  сроки, а также график проведения аттестации и состав аттестационной комиссии утверждается директором по согласованию с комитетом профсоюза, и доводятся до сведения аттестуемых работников не менее чем за один месяц до начала аттестации.

В ходе подготовки к аттестации директор издает приказ, в котором определены сроки проведения аттестации, установлен перечень работников, подлежащих аттестации, утверждается состав аттестационной комиссии и график, формулируются задачи руководителей подразделений по обеспечению подготовки, проведения и подведения итогов аттестации.

На  каждого работника, подлежащего  аттестации, не позднее, чем за две недели до начала проведения аттестации представляется служебная характеристика-отзыв, которая подготавливается его непосредственным руководителем. Данный документ содержит всесторонний анализ и оценку личности работника, включая его профессиональные качества, индивидуальные способности, а также результаты работы за прошедший период.

При последующей аттестации в комиссию представляется также аттестационный лист предыдущей аттестации. Аттестуемый  работник заранее, не менее чем за две недели до начала аттестации, знакомится с подготовленными на него материалами.

Аттестация  проводится в присутствии руководителя структурного подразделения, в котором  работает аттестуемый. Аттестационная комиссия проводит беседу с аттестуемым на основе рассмотрения представленных материалов, в ходе которой выясняются возникающие спорные или неясные вопросы, необходимая дополнительная информация. А также соображения аттестуемого работника и его планы в части совершенствования своей трудовой деятельности и улучшения результатов труда. Члены аттестационной комиссии на своем заседании заслушивают также краткое сообщение руководителя подразделения, с оценкой работы аттестуемого, которая отражена в характеристике-отзыве. В ходе заседания комиссии ведется протокол.

При неявке работника на заседание аттестационной комиссии без уважительной причины  комиссия проводит аттестацию в его  отсутствие.

По  результатам аттестации работника  аттестационная комиссия дает рекомендации по одному из следующих направлений:

- соответствует занимаемой должности;

- соответствует занимаемой должности при условии улучшения работы и выполнения рекомендаций комиссии с повторной аттестацией через год;

- не соответствует занимаемой должности.

Аттестационная  комиссия дает также рекомендации по повышению должности, изменению  должностного оклада, поощрению за достигнутые работником успехи, включению  в резерв на выдвижение.

Оценка  деятельности аттестуемого работника  и рекомендации комиссии принимаются  открытым голосованием. Аттестация и  голосование проводятся при наличии  не менее 2/3 числа членов утвержденного  состава аттестационной комиссии. Результаты голосования определяются большинством голосов. При равенстве голосов  аттестуемый работник признается соответствующим  занимаемой должности. При аттестации работника, являющегося членом аттестационной комиссии, аттестуемый в голосовании  не участвует. Голосование проводится в отсутствии аттестуемого работника.

 

3.3 Штатное расписание

 

В соответствии с Уставом предприятия разработана  его штатная численность. Здесь  указаны все структурные подразделения  предприятия, вводимые на предприятии  должности и количество штатных  единиц по каждой из должностей. Документ составлен на бланке предприятия, согласован с главным бухгалтером, утвержден  директором.

Изменения в структуру и штатную численность  вносятся приказом директора предприятия.

Должностной и численный состав предприятия  с указанием фонда заработной платы закреплен в штатном  расписании. Штатное расписание составлено на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписано  заместителем директора по экономике, согласовано с главным бухгалтером  и утверждено директором, в грифе  утверждения указана общая штатная  численность предприятия и месячный фонд заработной платы.

  Организация работы предприятия,  взаимные обязанности работников  и администрации, предоставление  отпусков, командирование сотрудников,  внутри объектный режим и другие  вопросы отражаются в правилах  внутреннего трудового распорядка. Этот документ составлен на  бланке предприятия, согласован  путем обсуждения на собрании  трудового коллектива, завизирован  юристом и утвержден директором  птицефабрики.

На  птицефабрике несколько подразделений, для каждого из них разработано положение, в котором определяются правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подразделения. Положение о структурном подразделении предприятия разработано руководителем подразделения и им подписано, согласовано с заместителем директора по экономике, юристом и утверждено директором предприятия.

 

 

Вывод

Каждый руководитель трудового  коллектива должен учитывать, что документы  по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни  человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, а также  ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового  кодекса РФ.

Необходимо учитывать, что  сведения о численности, составе  работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных  мест не являются сведениями конфиденциального  характера. Вместе с другими документами  предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу  подлежит передаче в государственные  архивы для длительного хранения.

Документы по личному составу  привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов труда  – сотрудников Рострудинспекции, органы которые действуют при  каждом региональном департаменте по труду. Работники, трудовые права которых  нарушены, должны находить поддержку  в органах Рострудинспекции, имеющей  сегодня «достаточно рычагов, чтобы  заставить каждого чтить требования законодательства о труде».

Не менее важным для  администрации предприятия является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых народными судами. Так, значительное место среди трудовых споров, рассматриваемых судами, занимают споры работников с администрацией о восстановлении на работе.

Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд  документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление  содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы. Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их выполнение нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.