Кадровое делопроизводство в организации

 

ЧОУ ВПО

Министерство образования  и науки Российской Федерации 

Академия социального  Образования (КСЮИ)

Социально-экономический  факультет

Кафедра «Управление персоналом»

 

 

КУРСОВАЯ РАБОТА

ПО УЧЕБНОЙ ДИСЦИПЛИНЕ «КАДРОВЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ» 

 

 

ТЕМА:

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В ОРГАНИЗАЦИИ

                                                                                

 

                                                                                 Выполнила: студентка 

5 курса, 9532 группы,

Тихонова И. В.

Проверил: к.э.н., ст.пр.

Зиятдинов А.Р.

                                                   

 

 

КАЗАНЬ 2012

Содержание

стр.

Введение 1. Организация кадровой службы 1.1 Положение об отделе кадров 1.2 Должностные инструкции сотрудников отдела кадров 2. Состав кадровой документации 3. Организация труда персонала в птицефабрике «Казанский» 3.1 Операции, проводимые отделом кадров 3.2 Оценка деятельности рабочих кадров 3.3 Штатное расписание Вывод Список используемой литературы

3 5 5 7 9 17 17 21 24 25 27

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Термин  «делопроизводство» характеризует  совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом  материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим  лицом, в любой организации для  использования в своей деятельности. Решение проблем управления документацией  в современный период прошло в  развитых странах два основных этапа. Первый этап 1970-1980гг. В это время большинство авторов считали, что «бумажное управление» не нужно и устарело. Однако второй этап делопроизводства показал, что «бумажный» поток увеличивается, и делается вывод, что существование традиционного делопроизводства и обработки документов на ЭВМ будут весьма продолжительными.

Отдел кадров традиционно представлял  собой самостоятельное структурное  подразделение предприятия, подчиненное  либо руководителю предприятия, либо его  заместителю по кадровой работе. В  зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный  состав самой кадровой службы.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических  задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Деловая информация представляется в  виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени  сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организацию работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений  немаловажное значение придается механизации  и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают  производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения  управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Целью данной курсовой работы является изучение кадрового делопроизводства в организации в целом и на примере птицефабрики «Казанский».

Задачи:

- рассмотреть организацию кадровой службы;

- ознакомиться с составом кадровой документации;

- разобрать организацию труда персонала на примере птицефабрики «Казанский».

 

1. Организация кадровой службы

1.1 Положение об отделе кадров

 

Классическая  форма организации кадровой службы на предприятии – создание отдела кадров. Его численный состав и  структура во многом зависят от масштабов  предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей.

Организация любого предприятия начинается с  составления положения, в котором  перечисляются задачи, функции, права  и обязанности подразделения.

Раздел  «Задачи» содержит четко сформулированные направления деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация  работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего  коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров.

В разделе  «Структура» указан порядок разработки и утверждения структуры отдела, его численный состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела.

  В разделе «Функции» рассмотрены  функциональные обязанности в  области кадровой работы, в частности:

- разработка планов комплектования кадров в соответствии с программой развития предприятия;

- оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством;

- учет личного состава предприятия;

- хранение и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству;

- контроль за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом;

- изучение движения кадров, анализ текучести кадров, разработка мероприятий по ее устранению;

- анализ состава, деловых качеств специалистов предприятия с целью их рационального использования;

- создание условий для повышения образовательного и квалификационного уровня специалистов;

- работа по созданию резерва на выдвижение;

- подготовка предложений по улучшению расстановки и использованию рабочих;

- подготовка и систематизация материалов для аттестационной комиссии;

- подготовка материалов для предоставления рабочих, специалистов и служащих к поощрению и награждению;

- принятие мер по трудоустройству высвобождаемых работников;

- осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров;

- организация контроля за состоянием трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка;

- ведение всей отчетности по кадровым вопросам.

Раздел  «Взаимоотношения с другими подразделениями  предприятия» содержит перечень документов, которые поступают в отдел  кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения.

От  производственных подразделений отдел  кадров получает заявки на прием рабочих  и служащих, представления о поощрении, графики отпусков.

Из  отдела кадров в производственные подразделения  направляются сведения о нарушителях  трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении рабочих и служащих, изменении  правил внутреннего трудового распорядка, сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины.

От  бухгалтерии отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности  в рабочей силе, справки о заработной плате для оформления пенсий по возрасту и инвалидности.

В бухгалтерию  отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты  приказов о приеме, перемещении и  увольнении материально ответственных  лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия.

В юридический  отдел из отдела кадров направляются на визирование приказы по личному  составу.

В разделе  «Права» указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в  частности:

- право требовать от всех подразделений предприятия необходимых для полноценной работы отдела кадров материалов;

- право принимать работников предприятия по вопросам приема, перемещения и увольнения;

- право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров;

- право требовать от других подразделений обязательного выполнения тех указаний, которые предусмотрены положением об отделе кадров.

В разделе  «Ответственность» установлена  ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность  работников отдела, которая устанавливается  должностными инструкциями.

 

1.2 Должностные инструкции сотрудников отдела кадров

 

Любая должностная инструкция работника  предприятия имеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты.

Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются:

- руководство работой отдела;

-обеспечение выполнения работ;

- разработка необходимой документации, предложений, рекомендаций, инструкций;

- обеспечение рационального использования материальных, финансовых и технических средств;

- проведение работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну;

- обеспечение рационального распределения нагрузки между работниками отдела;

- создание условий для роста и повышения квалификации персонала;

- контроль соблюдения работниками правил внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины;

- внесение предложений о поощрении отличившихся работников, наложений взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины;

- обеспечение составления уставной отчетности.

Начальник отдела кадров должен знать:

постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие  и нормативные документы вышестоящих  и других органов, касающиеся деятельности отдела;

нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ  в отделе;

основы  экономики, организации труда и  управления;

правила внутреннего трудового распорядка;

правила и нормы охраны труда, техники  безопасности, производственной санитарии  и противопожарной защиты.

Численный состав отдела кадров и перечень видов  основных работ определяется численностью работающих в организации.

 

2. Состав кадровой документации

 

Задачи  управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его  состава можно решать только при  наличии совершенной системы  информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно  совершенствуется и обновляется  на основе применения современных информационных технологий.

Информационные  показатели, используемые в кадровой службе, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической  информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Так, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367 с 1 января 1996г., предназначен для  решения задач, связанных с оценкой  численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации  и условиям труда, вопросам обеспечения  занятости, организации заработной платы рабочих и служащих. Начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и др.

Информационные  показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими  понятиями «кадровая документация»  или «документация по личному  составу» подразумевают широкий  круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и  отчетно-статистические, организационно-распорядительные.

Разновидности документов по функциям и задачам  управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.)

В состав кадровой документации входят следующие  документы:

- трудовой договор (контракт);

- приказ (распоряжение) о приеме на работу;

- личная карточка;

- учетная карточка научного работника;

- приказ (распоряжение) о переводе на другую работу;

- приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска;

- приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта);

- табель учета рабочего времени;

- личные заявления работников предприятия;

- графики отпусков.

Трудовой  договор (контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться у работника.