Этика и деловая культура в бизнесе

Не начинайте  свое выступление сразу, немного  подождите. Никаких суетливых движений, они моментально отвлекают слушателей от существа выступления и вызывают разные ассоциации, часто далекие  от содержания речи. Выступая, “не гуляйте” около трибуны, потому что слушатели  начнут вас разглядывать, а не слушать. Главным психологическим фактором, который оказывает воздействие  на слушателей, являетесь именно вы, и слушатели оценивают, как вы одеты, как вы держитесь на трибуне, как вы говорите, знаете ли вы то, о  чем говорите.

Помните о выразительности  речи. Понятность речи в равной мере страдает от того, что слова произносятся очень медленно или очень быстро. Важно, чтобы четко и ясно была произнесена ударная гласная, неударные гласные существенного влияния на разборчивость речи не оказывают. Выразительная речь способна передать массу оттенков мысли. Б.Шоу говорил следующее: “Можно сказать 50 раз “да “и 500 раз “нет”, и все они будут нести разный смысл”.

В выступлении  следует стараться избегать речевых  ошибок. Иногда бывает достаточно двух-трех ошибок, чтобы составить мнение об уровне выступающего; особенно опасны в этом отношении неправильные ударения, которые сразу представляют человека в невыгодном свете.

• Деловой имидж

     Деловой имидж – это-то представление, которое вы создаёте сами о себе как внешнее отражение вашей личности и как показатель ваших деловых и чисто человеческих качеств. Чем оно удачнее, тем выше ваш профессиональный и политический авторитет, тем легче находить общий язык с окружающими и завоёвывать у них признание и должное уважение.

Об имидже и  его роли в бизнесе и политике в последнее время говорят  у нас всё чаще и серьёзнее. Опыт мирового цивилизованного сообщества убедительно доказал, что без  создания положительного делового имиджа наивно рассчитывать на успешное осуществление  как коммерческих, так и политических проектов и пользоваться достойной  репутацией в деловых кругах.

Удачный деловой  имидж влияет не только на восприятие вас окружающими, но и на ваше восприятие самого себя. Если вы выглядите хорошо, это придаст вам смелость быть самим собой и чувствовать  себя более уверенным. Другими словами, ваш облик воздействует на вас  в той же степени, в какой он воздействует и на окружающих вас  людей.

    Стиль одежды всегда должен соответствовать конкретной деловой ситуации. Простейший способ изменения вашего имиджа - снять пиджак. Если вы пришли на собрание, а там все расслаблены и сидят в одних рубашках, не «цепляйтесь» за свой пиджак. Снимите его, и вы тут же станете частью коллектива. Точно так же, если вам нужно выглядеть более официально, наденьте пиджак. Это особенно полезно знать женщинам, которые в отличие от мужчин не всегда находятся на работе в неизменном пиджаке. Но если они держат его под рукой, то могут мгновенно принять официальный вид. Манеры поведения как форма выражения делового имиджа весьма существенно влияют на его создание. Однако ими нужно пользоваться умело, поскольку, если ваше поведение по отношению к разным людям одинаково, это не всегда пойдёт вам на пользу. Хорошие манеры начинаются с понимания нужд других и стремления оказать им посильную помощь. Вы всегда должны адаптировать свой личный стиль поведения к различным группам людей и отдельным личностям, чтобы обеспечить их расположение. Если требуется смягчить ваше поведение, пойдите на это. Лучше приспособиться, чем потерять клиента или потерпеть неудачу в попытке добиться политического успеха. Простая вежливость демонстрирует ваше понимание, что окружающие вас люди тоже ранимы и заслуживают уважения. Ваш имидж может серьёзно пострадать, если люди распознают в вас человека в целом грубого и вежливого только в определённых ситуациях. Большинство из них желает видеть перед собой не только специалиста, а прежде всего приятного и любезного человека. Положительный образ в глазах окружающих людей во многом зависит от соблюдения Вами правил и условностей делового этикета. Благодаря наличию этой формы выражения делового имиджа Вы приобретёте оттенок личного обаяния. Соблюдение правил этикета не является чересчур обременённой обязанностью. Практикой делового общения доказано, что никакая другая способность, которой может обладать деловой человек, не даёт ему такого авторитета и возможности быстро сделать карьеру, как умение хорошо говорить и грамотно писать. Человек, обладающий этими качествами, всегда более авторитетен, чем тот, кто ими не обладает. В деловом мире принято осмысливать своё поведение и заранее просчитывать его успех, исходя из ответной реакции на произведённые действия. Вот почему очень важно развивать в себе коммуникативную привлекательность, основанную на законах поведенческой стратегии, соблюдение которых является одной из важнейших форм выражения личного делового имиджа. Такая стратегия предполагает следование нормам деловой этики, соблюдение правил служебной субординации и требований культуры деловых взаимоотношений, а также учёт этических и социально-психологических ситуационных особенностей. Другой коммуникативной формой выражения делового имиджа является поведенческая техника, выражающаяся в умении использовать приёмы и способы поведения, которые обеспечивают наибольший успех. К ним относится умение создавать благоприятный психологический климат деловой беседы или коммерческих переговоров, аргументировать свои высказывания, опровергать доводы оппонентам и умело его выслушивать, защищаться от некорректных собеседников и партнёров, ставить вопросы и отвечать на них, использовать приёмы психологической разрядки и т.п. Однако использование этих приёмов и способов поведенческой техники может не дать ожидаемого успеха, если не выбирать из них наиболее подходящее для данной деловой ситуации, т.е. если не овладеть искусством поведенческой тактики, которая, так же как поведенческие стратегия и техника, является важной коммуникативной формой выражения делового имиджа. 

• Грамотная речь  в успешном бизнесе

    Успешный бизнес - это не только грамотно выстроенные финансовые и правовые отношения, но и грамотная речь. Официально-деловая речь строга, выразительна, как деловой костюм, подчеркивающий достоинства и серьезность намерений обладателя. Она не допускает иронизирования, грубости, использования вычурных оборотов. Это настоящий язык бизнеса - точный и динамичный.

   Языковая грамотность необыкновенно важна в деловом общении. Причем здесь работает формула - чем крупнее бизнес, чем выше уровень бизнес - отношений, тем выше должен быть уровень грамотности. Ведь достойное владение официально-деловым стилем - это уважение к партнеру, потребителю, да и к самому себе, наконец, а также точность, исключающая разночтения, необходимая для документов. 

    К сожалению, многие деловые люди не всегда владеют официально-деловой речью. Поэтому все политики, крупные бизнесмены пользуются услугами специалистов, которые и составляют для них выверенные, грамотные тексты. Однако грамотность необходима не только тем, кто на виду широкой общественности, но и вообще всем, кто стремится к успешной деятельности.

   

      При составлении деловых бумаг  часто используются термины. Они,  как правило, относятся к узкой  специализации и не всегда  бывают, понятны широкой публике. То, что совершенно ясно бухгалтеру, не известно рабочему производства и наоборот. Такое положение вещей вполне естественно, поэтому если документ рассчитан не только на коллег, то правильным будет заменить термин общеупотребительным словом или пояснить его значение. 

   Из других часто встречающихся ошибок можно выделить: ошибки при употреблении числительных, неправильное использование предлогов, неуместное использование иностранных слов, когда можно обойтись русскими. Все это проблемные места в языке, поэтому в случае сомнений следует обращаться к словарям и справочникам. Чтобы не ошибиться в значении слова, в его уместности, сверяются с толковыми словарями и энциклопедиями, чтобы узнать произношение слова, применяют орфоэпические словари, чтобы правильно написать числительное или выбрать нужную форму слова, используют справочники.

    

     Язык, которым мы пользуемся каждый день, и язык бизнес - отношений не одно и то же. И это логично, как наличие офиса и квартиры, одежды в стиле casual и делового дресс - кода. Грамотная речь - это своего рода марка, знак принадлежности к элитному бизнес - сообществу, к людям деловым, надежным, уверенным. Ведь успешный бизнес говорит на своем языке, на языке официально-делового стиля. 

 

• Культура оформления  служебных документов.

 

    Деловой этикет требует, чтобы документы были достоверными, доказательными, объективными, убедительными. Точность в подборе фактов, оценка ситуации особенно необходима в документации, отражающей конфликтные моменты в сфере деловых отношений. Если, например, готовится отказ в просьбе, то он должен быть написан в доброжелательном тоне с убедительными объяснениями, чтобы оставалась возможность продолжения деловых отношений. Поэтому не следует начинать письмо с отказа, прежде необходимо объяснить, чем он вызван.

    Хотя документы пишутся, как правило, в нейтральном тоне, сам стиль документа может быть расценён как доброжелательный или грубый, как вежливый или бестактный и т.п.

   Нередко в документах за внешней нейтральностью тона проглядывается резкость, неуважение к адресату. Однако не следует впадать в другую крайность - соревноваться в чрезмерной вежливости. 

    Неприятное впечатление от документа оставляет неаккуратность его оформления. Следует внимательно вычитывать документ, чтобы устранить возможные ошибки и описки. Нередко наблюдается неверное построение текста, несоразмерное расположение его частей, отсутствует разбивка по абзацам, что значительно затрудняет восприятие текста.

     В служебных документах следует бороться с неправильным использованием слов и терминов, неуместных или неоправданным употреблением иностранных слов и т.д. Нужно помнить, что существуют официально установленные требования к оформлению документов. В частности, помимо тех требований, которые уже были названы, можно отметить следующие.

     Конечно, в каждой организации складываются какие-то свои традиции в оформлении документов, но при этом следует добиваться, чтобы при всех различиях документ был чётким, конкретным, доказательным, объективным, написанным с соблюдением правил стилистики и красиво оформленным, а его содержание отвечало требованиям деловой вежливости. 

• Основы  культуры деловой  переписки

 

   Деловая переписка и деловые бумаги - неотъемлемая часть деловых отношений, которые имеют свои правила и установленные формы.

   Все деловые бумаги должны быть лаконичны, конкретны, продуманны и соответствовать установленным нормам.

  Стиль делового письма должен соответствовать требованиям русского языка и характеризовать смысл письма или документа.

    Письмо не обладает качествами современной связи - немедленной скоростью доставки информации, но выигрывает как оформленный документ, который можно перечитать и хранить любое время, а в сочетании с новейшими средствами передачи копии (факс и т. п.) превосходит все остальные виды деловой связи.

Основные  правила переписки  сводятся к следующему.

   Необходимо четко определить характер и назначение письма, проанализировать особенности адресата и суть переписки и на этой основе выбрать форму, содержание и стиль.

   При этом надо учитывать, пишите ли Вы впервые, рассчитываете ли на ответ, должны ли дать какие-либо письменные гарантии.

    Тон письма обязан быть корректным. В тексте письма не должно быть неточностей, сокращений, намеков, двусмысленности. Текст необходимо располагать аккуратно, с полями, только на одной стороне листа; бумага должна быть только белого цвета и стандартного размера.

    Исправлять ошибки машинистки можно только очень аккуратно и малозаметно с помощью специальных паст.

    Все подписи должны быть подлинными и от руки. Копии (в том числе и факс) не имеют юридической силы и, если это необходимо, должны быть заверены подписью от руки и печатью.

    Желательно адресату направлять письмо на его родном языке или дать резюме на этом языке. Недопустимо ради амбиций направлять письмо на языке малораспространенном и, возможно, неизвестном адресату.

    Если Вы должны отвечать на письмо, то неделя - это максимальный срок.

    Адрес обязательно пишется на языке и по правилам страны получателя. Так, большинство стран используют следующую последовательность строк в адресе:

- фамилия

- учреждение (организация)

- улица, номер дома

- город, индекс

- страна

    Цветные, украшенные различным образом бланки и открытки используются как приглашения или для поздравления.

Вся официальная  переписка ведется на бланках организации, имеющих угловое (слева) или продольное (сверху) расположение реквизитов, называемых "штамп". Штамп включает в себя полное и сокращенное название организации, полный почтовый и телеграфный адреса, телефон, телетайп, факс. Ниже даются две строчки для указания даты и регистрационного (исходящего) номера письма и номера и даты документа, ответом на который является данное письмо. Если бланк относится к государственному учреждению, то на бланке выше названия указывается полное наименование министерства (ведомства).

   Адрес на письме указывается справа. Сначала с указанием должности и званий в дательном падеже пишется адресат, а под ним черта, под которой полный адрес.

   Слева внизу под текстом письма, ниже подписи руководителя указывается фамилия и телефон конкретного исполнителя по тексту письма.

   Современный уровень делопроизводства требует исключительно машинописного текста, от руки возможен короткий текст или приписка на поздравительном бланке.

Собственно  письмо состоит из пяти частей:

- обращение (в  определенных случаях не обязательно);

- вступительной  части из одной-двух фраз, в  которой адресату напоминают, о  чем идет речь, или ссылаются  на прежнюю переписку;

- основной, содержательной  части, в которой сообщается  отношение к предмету обсуждения;

- заключительной части, в которой кратко сообщается решение или конкретное предложение;

- подписи.

    Письмо может не содержать прямого обращения, в этом случае оно подписывается без формулы вежливости - только должность и фамилия подписавшего. В других случаях используют различную степень обращения: "Господин директор", "Уважаемый господин президент", "Глубокоуважаемый Николай Иванович"; в этих случаях подпись сопровождается заключительной формулой вежливости: "С уважением...", "С пожеланиями успехов...", "Заверяем в своих усилиях по достижению общих целей" и т.д.

   Текст письма необходимо уместить на одной странице. Исключение возможно лишь, в крайнем случае. Все разъяснения, дополнения и справочный материал, списки и т.п. даются в качестве приложения. В этих случаях в тексте письма ниже подписи, как правило, справа дается строка: "Приложение на ... страницах".

    Письмо на бланке может подписать только руководитель или его заместители. Печать не является обязательным атрибутом письма и ставится в случае, если письмо должно или может быть использовано в качестве официального документа или в нем даются конкретные гарантии. Письмо подготавливается минимум в трех экземплярах: первый - адресату, второй - в дело, третий - исполнителю.

    Особой формой является гарантийное письмо. Оно направляется как обязательство оплаты за покупку, услуги и т.д. и состоит из заголовка, содержательной части, в которой указывается конкретно и точно вид операции, которую предстоит оплатить, и заканчивается фразой: "Оплату гарантируем. Наш расчетный счет: (указываются полные бухгалтерские реквизиты)." Это письмо обязательно имеет две подписи: руководителя и главного бухгалтера.