Источники информации

- транзакционных, предназначенных  для операционной работы;

- внутрифирменного электронного  документооборота;

- электронных хранилищ информации  и документов;

- бумажного документооборота и  документов на бумажных носителях.

По целевому назначению внутренняя информация может быть разделена  на следующие категории.

1. Информация о производстве  и сбыте: издержки, производительность  труда, качество продукции, отходы  производства, поставки, методы и  каналы сбыта и т.д.

2. Информация о трудовых ресурсах: уровень квалификации и обучение  персонала, расходы на кадровое  обеспечение, моральное состояние  сотрудников.

3. Внутренняя финансовая информация: финансовые показатели работы  фирмы по данным бухгалтерских  балансов и другой отчетности.

Бизнес-информация может быть получена через официальные (при помощи специализированных поставщиков информации) и неофициальные  информационные каналы; характер способа  получения бизнес-информации может  быть как активным (в этом случае речь идет о поиске источников информации), так и пассивным (здесь подразумевается  анализ информации из уже известных  источников). Для практических целей  обычно используют различные комбинации источников и способов получения  информации (см. табл. 1).

 

Таблица 1. Источники бизнес-информации в зависимости от канала и характера  способа ее получения

 

 

Количество внешних источников информации растет невероятными темпами. Развитие информационных технологий увеличивает  как число, так и качество баз  данных на CD-ROM и в режиме он-лайн. Всемирная компьютерная сеть – Интернет, - предлагает астрономическое количество информационных сайтов и средств  обмена информацией по всему миру. В процессе информационного поиска все больше фирм ориентируются на использование средств поиска в  режиме он-лайн, таких, как поисковые  системы в Интернете.

В качестве примеров источников получения  внешней информации приведем ряд  Интернет-источников.

1. Через сервер Ресурсного центра малого предпринимательства - самостоятельной некоммерческой организации, занимающейся проведением исследований и сбором информации в области малого предпринимательства, – доступны следующие базы данных и материалы:

• контактная информация и функции структур поддержки малого предпринимательства в России, а также описание их информационных ресурсов;
• статистические показатели по малому предпринимательству, по всем экономическим районам и регионам;
• федеральное и региональное законодательство в сфере малого предпринимательства;
• федеральные и региональные источники информации по малому предпринимательству (базы данных, информация в Internet, пресса, программы обучения);
• результаты проведенных исследований по вопросам малого предпринимательства.

2. SIORA – сервисная бизнес-сеть, предлагающая широкий спектр услуг для поддержки предпринимательства, организации и развития малого и среднего бизнеса, среди которых:

• информация;
• электронный аккредитив;
• стратегический консалтинг;
• коммерческий арбитраж;
• бизнес-планирование; и т.д.

3. Информационно-сервисный портал "Оборудование для малого и среднего бизнеса", предоставляющий информацию об оборудовании, производимом и поставляемом в России (торговом, холодильном, медицинском, полиграфическом, деревообрабатывающем, сварочном, упаковочном, пищевом, складском, строительном, выставочном оборудование и оборудовании для автосервиса). Здесь также можно найти информацию о выставках, организовать тендер. Проект разработан Агентством развития бизнеса в рамках проекта СИОРА.

4. Российское агентство поддержки малого и среднего бизнеса, являющееся в настоящее время координатором сети региональных агентств, которая по существу представляет собой единую территориально распределенную консалтинговую структуру, призванную служить каналом получения и распространения деловой информации для малых и средних предприятий.

5. Официальный сайт Общероссийского объединения Российская ассоциация развития малого предпринимательства.

6. Официальный портал поддержки малого предпринимательства Москвы «Малый бизнес Москвы», объединяющий ресурсы Системы информационного обеспечения малого предпринимательства Москвы и в полной мере соответствующий информационным потребностям предпринимателей города. Целевое назначение данного портала – предоставить предпринимателям по возможности исчерпывающую информацию об организации и ведении собственного бизнеса в Москве, начиная от общих законодательных норм и заканчивая конкретными рекомендациями и советами, касающимися повседневной предпринимательской практики.

Подводя итоги сказанному выше, еще  раз подчеркнем, что информация является одним из основных ресурсов экономического роста предприятия, поскольку именно она позволяет:

• определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации;
• осуществлять контроль за текущим состоянием организации, ее подразделений и процессов в них;
• принимать обоснованные и своевременные управленческие решения;
• координировать деятельность как отдельных сотрудников, так и подразделений, направляя их усилия на достижение общих поставленных целей.

Поэтому на любом предприятии организуется и систематически ведется работа в следующих основных направлениях:

• выявление проблем и определение информационных потребностей;
• отбор источников информации;
• сбор информации;
• обработка информации и оценка ее полноты и значимости;
• анализ информации и выявление тенденций в избранных сферах;
• разработка прогнозов и альтернатив поведения предприятия;
• оценка альтернатив различных действий, выбор стратегии и принятие управляющих решений для реализации стратегических планов.

3. Классификация источников информации по основным признакам

Взаимосвязь материального и информационного потоков является очевидной, однако соответствие одного потока другому является условной. Собственно говоря, содержание материального потока, как правило, отображают данные информационного потока, но повременным параметрам они могут не совпадать. На практике в экономических системах материальные и информационные потоки нередко опережают или опаздывают друг относительно друга.

 

 

Табл. 2 Классификация источников информации

 

Классификационные признаки	Вид информации
Уровень часовой временной синхронизации	Опережающие Отстающие Синхронные
Направление движения	Встречные Однонаправленные Обратнонаправленые Разнонаправленные
Вид объединяемых потоком систем	Горизонтальный Вертикальный
Место прохождения	Внешние Наружный
Направление движения по отношению к  экономической экономичный системе	Внутренние Входящие Исходящие
Вид носителей информации	Бумажные Магнитные Электронные и др
Источник исток, родник формирования	Директивные (управленческие) Нормативно справочные Мониторинговые Учетно-аналитические Вспомогательные
Уровень открытости	Открытые Закрытые (конфиденциальные) Обычные Заказные
Наполняемость и важность	Элементарные Комплексные Ключевые Базисные
Способ передачи передача	Курьерские, почтовые Телефонные, телеграфные Телетайпные Радиотелекоммуникационные|телекоммуникационый,телекоммуникационный| Электронные, факсимильные

 

Векторная направленность материальных и информационных потоков также  имеет специфическую особенность, которая заключается в том, что  они могут быть как однонаправленные, так и разнонаправленные:

- опережающий информационный поток,  который двигается навстречу,  например, материальному потоку  содержит, как правило, сведения о заказе;

- опережающий информационный поток  в прямом направлении -это предварительные  сообщения о будущем прибытии  груза;

- одновременно и однонаправлено  с материальным потоком идет  информация о количественных  и качественных параметрах материального  потока (это синхронные потоки);

- вслед за материальным потоком во встречном направлении может проходить информация о результатах принятия груза по количеству или качеству, разнообразные претензии, подтверждения.

Характеризуя связь направления  движения информационных потоков с  материальными и финансовыми, следует  указать на двойственность этих потоков.

Направленность информационного  потока совпадает с направлением движения материального потока, если информация о нем предоставлена  раньше времени или синхронно. Вместе с тем направленность информационного  потока может быть как встречной, так и обратной по отношению к  другим потокам. Встречный характер потока касается, прежде всего движения встречного финансового потока, который  обслуживает входящий или исходящий  материалопоток. Обратная направленность информационных потоков проявляется  при проведении мониторинга выполнения хозяйственных операций как внутри экономической системы, так и  вне нее.

К элементам информационных потоков  относятся:

-  телефонограммы и факсы;

-  накладные, поступающие с товаром;

- информация о поступлении и размещении грузов на складе;

- данные о транспортных тарифах и типах транспорта;

-  изменения в состоянии запасов;

- нармативно-справочная производственная информация;

- текущие сведения о производственных мощностях;

- данные о финансовых потоках и т.д.

Для обеспечения адекватного формирования информационных потоков необходимо соблюдать следующие принципы:

- данные должны собираться максимально близко к тому месту производственно- сбытовой деятельности, где происходят события, являющиеся их источником;

- данные должна быть представлены  в виде, пригодном для их преобразования  и сопоставления.

Измеряется информационный поток  количеством обработанной или переданной информации за единицу времени. Информационный поток основывается на перемещении  бумажных или электронных документов. В зависимости от этого, он может  измеряться

-  количеством обработанных  и переданных единиц бумажных  документов;

- или суммарным количеством  документострок в этих документах;

- или количеством информации (бит), которая содержится в том или  другом сообщении.

 

 

 

 

 

4. Применение в источников информации в  реальной  «жизни ».

 

Управление предприятием связано  с решением противоречивых и многоплановых  задач. К их числу относятся получение  прибыли, рост объема продаж, увеличение доли рынка, привлечение и удержание  специалистов, техническое перевооружение, формирование и обновление ассортимента. Все эти задачи приходится решать, не имея достаточно времени для сбора, анализа и обработки информации.

Взаимодействие предприятия и  информационной системы

Исполнение требований, предъявляемых  к информационным системам, еще не гарантирует, что она приживется на предприятии. Для этого информационная система должна вписаться в:

организационную структуру;

корпоративную культуру;

процесс формирования решений;

контекст.

Средством для формальных потоков  может быть электронный документооборот, а для неформальных — электронные  конференции, круглые столы, электронная  почта. Электронный документооборот, в отличие от бумажного, является более быстрым и позволяет  обеспечить одновременную работу нескольких специалистов над одним и тем  же документом.

Рис. 1. Информационные потоки

Электронные конференции и дискуссии  дают возможность сотрудникам свободно и в удобное для них время  обсуждать важные для предприятия  или подразделения проблемы.

Предприятие, в зависимости от своего сегмента рынка, может использовать организационную структуру, приближенную как к вертикальной, так и к  органической.

Информационная система, не соответствующая  организационной структуре предприятия, скорее всего, будет им отторгнута. Так, работа на сложном турбулентном рынке требует использования  горизонтальных связей. При их помощи предприятие может обработать большие  объемы динамично меняющейся информации и минимизировать упущенную выгоду. Информационная же система, предполагающая перенесение акцентов на формальный документооборот вдоль исполнительной вертикали, в случае своего внедрения  сделает ненужным использование  горизонтальных связей.